In der Auswertung von gastromatic hast du die Möglichkeit, die Bewegungs- und Lohndaten sowie Urlaube (gesamtes Urlaubsjahr) deiner Mitarbeitenden zu exportieren. Damit kannst du relevante Daten bspw. für deine Mitarbeitenden, dein Lohnbüro oder eine Zoll-Kontrolle bereitstellen. Hierfür stehen dir Standard-Exporte im Excel- und CSV-Format zur Verfügung.

Standard-Exporte

⊳ Einfach-Export (Excel)

⊳ Kompakt-Export (Excel)

⊳ Detail-Export (CSV, Excel)

⊳ Lohn-Export (CSV, Excel)

⊳ Urlaub-Export (Excel)

⊳ Kennzahlen-Export (Excel)

⊳ MA-Änderungen (Excel) (Änderungsbericht)

Lohnschnittstellen-Exporte

Export-Details

Tipps zum Export

Wähle den Einfach-Export, um eine schnelle Kontrolle der Arbeitszeiten zu erhalten oder den Mitarbeitenden eine Ausdruck der Arbeitszeiten aushändigen zu können. Genehmigte Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit werden ebenfalls mit Datum und Dauer ausgewiesen. Optional können der Stand des Arbeitszeit- und Urlaubskontos mit exportiert werden. Es kann sinnvoll sein, den Export jede Woche zu ziehen und auf dem Rechner abzulegen oder gar auszudrucken, sodass du alle nötigen Unterlagen bei einer Zollkontrolle direkt griffbereit sind.

Der Kompakt-Export eignet sich vor allem, um sich einen groben Überblick über die Dauer der Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Zuschlagszeiträume zu verschaffen. Die Dauer kann hierbei in Stunden oder Tagen exportiert werden.

Nutze den Detail-Export, wenn du detailliert die Daten deiner Mitarbeitenden ausgeben möchtest. Je nachdem, wie umfangreich du den Export zusammenstellst, hast du zudem die Möglichkeit, einen Soll-/Ist-Vergleich zu ziehen, indem du die Plan- und Ist-Zeiten deiner Mitarbeitenden gegenüberstellst. Weiterhin kann es sinnvoll sein, den Detail-Export für die Lohnabrechnung an dein Steuerbüro zu übergeben.

Der Lohn-Export eignet sich vor allem als Übersicht, um die Summe aller Personalkosten zu erhalten und nachvollziehen zu können, wie sich diese aus Gehalt, Lohn und Zuschlägen zusammensetzen.

Der Urlaub-Export eignet sich vor allem für eine übersichtliche Darstellung der bereits genommenen, genehmigten und geplanten Urlaube in der Jahresperspektive. Darüber hinaus kann mit dem Tagessatz eine einfache Urlaubsrückstellung ermittelt werden.

Zusätzlich zu den genannten Standardexporten bieten wir dir auch einen individualisierbaren Export an. Mit dem Kennzahlen-Export hast du nun die Möglichkeit, dir die wichtigen Kennzahlen in ein Excel-Dokument exportieren zu können.

Wurden in dem ausgewählten Zeitraum Änderungen in den Stammdaten und/oder in den Vertragsdaten deiner Mitarbeitenden terminiert, kannst du dir diese über ein Excel-Dokument exportieren und deinem Steuerberater ganz einfach zukommen lassen. Um den Änderungsbericht zu exportieren, gehst du auf Export und "MA-Änderungen"-Export.

Wir empfehlen dir, vor dem exportieren des MA-Änderungen-Export immer erst die Daten zu sperren, sodass keine Änderungen mehr getätigt werden können. Somit gehen keine lohnrelevanten Änderungen verloren.

ℹ️ Hinweis: Welche leitenden Mitarbeitenden die Kennzahl und den Export zu den Mitarbeiter-Änderungen sehen dürfen, regelst du über die Rechteverwaltung.

Es werden alle Terminierungen vom Tätigkeitsbereich sowie von Stammdatenfelder, die in den Einstellungen der Eingabefelder den Regler “KPI MA-Änderungen” aktiviert haben, für den Export MA-Änderungen berücksichtigt.

Des Weiteren werden folgende Änderungen von Daten in den Vertragsdaten für den MA-Änderungen-Export aufgeführt:

ℹ️ Hinweis: Auch neu angelegt Mitarbeitende, deren Stammdaten und die Vertragsdaten befüllt wurden, werden in dem ausgewählten Zeitraum angezeigt. Somit können alle Daten für den ersten Lohnlauf nochmal geprüft und an das Lohnbüro versendet werden. Möchtest du bereits deaktivierte Mitarbeitende im Änderungsbericht sehen, so achte darauf über den Status aktivierte und deaktivierte Mitarbeitende auszuwählen, bevor du den Export ziehst.

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Über unsere Schnittstellen-Exporte können relevante Daten deiner Mitarbeitenden, wie Arbeitszeiten, Zuschläge, etc. kinderleicht in das von dir verwendete Lohnabrechnungsprogramm übermittelt werden. So ersparst du dir viel manuellen Aufwand, um Daten zu übertragen. Folgende Schnittstellen bieten wir an:

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Nachdem du den Excel- oder CSV-Export gewählt hast, erscheint ein neues Fenster. In diesem kannst du in der linken Leiste einen der vier Standard-Exporte sowie den Urlaubsexport auswählen. Hast du dich für eine Export-Variante entschieden, stehen dir im rechten Abschnitt standardmäßig sieben Details zur Verfügung.

Die Details (graue Kacheln) können per Mausklick an- oder abgewählt werden (siehe gelbe Markierung). Je nachdem, zu welchem Zweck der Export gezogen wird, ist es sinnvoll, bestimmte Details zu aktivieren bzw. deaktivieren.

ℹ️ Hinweis: Geht es darum, Zeiten an das Lohnbüro zu übermitteln, sollten in jedem Fall die bestätigten Zeiten, sonstige Abwesenheiten, Saldokorrekturen und genehmigte Abwesenheiten aktiviert sein. Gestempelte und geplante Zeiten können ebenfalls exportiert werden. Jedoch ist es ratsam, zuvor zu kontrollieren, ob die Zeiten korrekt sind. In diesem Zuge lohnt es sich, die Zeiten vor dem Export zu korrigieren, bestätigen oder löschen.

Bestätigte Zeiten, sind die von dir akzeptierten, nachgetragenen und ggf. korrigierten Ist-Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden. Sie werden für die Berechnung des Saldos und des Lohns eines Mitarbeitenden herangezogen.

Geplante Zeiten, sind die Zeiten, die im Dienstplan geplant wurden. Diese sind nicht gestempelt oder korrigiert. Hast du die geplanten Zeiten für den Export aktiviert, werden sie im Export ebenfalls berücksichtigt. Auch haben sie Auswirkungen auf die Berechnung der Summe der Ist-Zeiten, da sie als solche gewertet werden. Zudem beeinflussen sie somit auch das Soll und das Saldo

ℹ️ Hinweis: Es ist ratsam vorher zu kontrollieren, ob die Zeiten korrekt sind und ggf. direkt zu korrigieren.

Gestempelte Zeiten, sind die Zeiten, die vom Mitarbeitenden gestempelt wurden. Diese sind nicht korrigiert. Hast du die gestempelten Zeiten für den Export aktiviert, werden sie im Export ebenfalls berücksichtigt. Auch haben sie Auswirkungen auf die Berechnung der Summe der Ist-Zeiten, da sie als solche gewertet werden. Zudem beeinflussen sie somit auch das Soll und das Saldo.

ℹ️ Hinweis: Es ist ratsam, vorher zu kontrollieren, ob die Zeiten korrekt sind und ggf. direkt zu korrigieren.

Unter "sonstige Abwesenheiten" fallen alle Abwesenheiten, die nicht über definierte Abwesenheitskategorien eingestellt wurden. Dazu zählen bspw. nicht anwesend, Fehlzeit, frei.

ℹ️ Hinweis: Sonstige Abwesenheiten können mit einem Sollwert hinterlegt sein. Exportierst du diese nicht mit, kann die Angabe des zu erbringenden Solls eines Mitarbeitenden verfälscht sein. Dies hat ebenfalls Auswirkungen auf das Saldo.

Genehmigte Abwesenheiten sind jegliche Abwesenheiten, die mithilfe einer Abwesenheitskategorie eingetragen und genehmigt sind. Hast du die genehmigten Abwesenheiten für den Export aktiviert, so stehen dir ebenfalls Checkboxen ✅ der vorliegenden Abwesenheitskategorien zur Verfügung. Du kannst wählen, welche Abwesenheiten berücksichtigt werden sollen oder nicht.

ℹ️ Hinweis: Ähnlich wie bei den sonstigen Abwesenheiten, können auch genehmigte Abwesenheiten mit einem Soll hinterlegt sein. Werden diese nicht mit exportiert, hat dies Auswirkungen auf das im Export angegebene Soll und das Saldo.

Übermittelst du über den Export Daten an dein Lohnbüro, so solltest du auch die Saldokorrekturen mit exportieren. Nur so ist für das Lohnbüro ersichtlich, ob bspw. Überstunden ausgezahlt werden sollen und wie viele.

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Bereits in der Auswertung erhältst du keine aussagekräftigen Zahlen, wenn die Daten der Mitarbeitenden nicht entsprechend gepflegt sind. Dies wirkt sich selbstverständlich auch auf den Export aus. Achte darauf, dass alle benötigten Angaben (bspw. Startdatum mit gastromatic, Vertragsdaten, Urlaub) in den Profilen deiner Mitarbeitenden hinterlegt sind, bspw.:

Den Zeitraum der exportierten Daten kannst du im Export in der zweiten Zeile über den Abrechnungszeitraum einsehen. Die Auswahl des Zeitraums ist ausschlaggebend für die Ergebnisse, die du in der Auswertung und im Export erhältst. Achte hier darauf, dass du diesen, wie gewünscht in der Auswertung angegeben hast.

ℹ️ Hinweis: Wenn du nur einen Teil des Monats als Zeitraum ausgewählt hast, wird das Soll eines Mitarbeitenden kalkulatorisch berechnet.

Es ist möglich, die Mitarbeitenden in den Exporten nach bestimmten Kriterien auf- oder absteigend zu sortieren. Die Sortierung greift sowohl auf der Übersichtsseite des Exports als auch in der Anordnung der Tabs für die einzelnen Datenblätter pro Mitarbeitender. Um die Sortierung vorzunehmen, wählst du in der Auswertung das gewünschte Sortierkriterium aus. Hast du die gewünschte Reihenfolge definiert, kannst du den Export ziehen.

ℹ️ Hinweis: Beim Kompakt-Export wird die in der Auswertung eingestellte Sortierung nicht berücksichtigt. Hier wird immer nach der Personalnummer sortiert.

Je mehr anzuzeigende Daten du in der Auswertung aktivierst, bevor du den Export startest, desto detaillierter werden auch die einzelnen Datenblätter pro Mitarbeitender im Export gefüllt. Dies macht sich vor allem im Detail-Export bemerkbar. Beispiele hierfür sind die Soll-Arbeitszeit und der Saldo.
Weiterhin werden Anzeigeformate beim Export berücksichtigt. Hast du in der Auswertung deine Kennzahlen auf Industrieminuten eingestellt, so werden die Zahlen auch in diesem Format im Export dargestellt. Gleiches gilt für das Format in Echtminuten.
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Hast du in der Auswertung Datenfilter angewandt, so gelten diese auch für den Export. Wenn du beispielsweise nur die Bewegungsdaten für bestimmte Mitarbeitende, Eigenschaften, oder Arbeitsbereiche ziehen möchtest, so filterst du in der Auswertung entsprechend nach diesen.

🚩 Achtung: Bei der Anwendung von Filtern kommt es oft zu Missverständnissen. Bedenke folgendes Szenario:

Arnold hat im Mai 2020 ein Soll von 144 Stunden zu erbringen. Durch seine Arbeitszeiten und bezahlte Abwesenheiten, ist eine Ist-Zeit von 59,17 Stunden aufgelaufen. Hinzu kamen einige Anpassungen des Arbeitszeitkontos durch Saldokorrekturen von insgesamt -24 Stunden. Hierdurch errechnet sich ein Saldo von -108,83 Stunden.

Arnold arbeitet außerdem in zwei Arbeitsbereichen: Service und Einlass. Du möchtest nun herausfinden, wie viel er in den einzelnen Arbeitsbereichen gearbeitet hat und setzt dementsprechend den jeweiligen Filter auf den Arbeitsbereich. Hierbei entsteht folgendes Ergebnis:

Oft wird angenommen, dass die Summe der einzelnen Arbeitsbereiche das gleiche Ergebnis liefern sollte, wie beim Setzen keines Filters oder beim Setzen beider Filter zusammen. Dies muss jedoch nicht der Fall sein. Was ist also der Grund hierfür?
Schaue dir hierzu einmal die Zeilen an, in denen kein Arbeitsbereich definiert ist. Hierzu gehören Fehlzeiten, freie Tage, unbezahlte Abwesenheiten und ggf. Saldokorrekturen. Diese beeinflussen sowohl die Soll-Arbeitszeiten, als auch das Saldo, welche jedoch nicht auf die gefilterten Arbeitsbereiche berechnet werden.
Überlege dir also genau, was du durch den gesetzten Filter bezwecken bzw. welche Auswirkungen dieser mit sich bringen kann.

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