🚩Wichtig zu wissen: In diesem Artikel werden alle verfügbaren Funktionen erklärt. Bitte beachte, dass möglicherweise nicht alle davon in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten sind. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
Hinter dem Stichwort "Aktionen" verbergen sich mehrere Funktion in der Auswertung:
Navigation:
Arbeitszeiten bearbeiten
⊳ Unbestätigte Zeit eintragen und bestätigen
⊳ Verpasste Arbeitszeiten löschen
weitere Aktionen
⊳ Zeitkonto aktualisieren
⊳ Zeitkonto anpassen
⊳ Visualisierung
Bestätigte Arbeitszeit eintragen
Hat dein Mitarbeitender ungeplant gearbeitet und nicht gestempelt, konnte nicht stempeln oder wurde die Arbeitszeit aus sonst einem Grund nicht in gastromatic hinterlegt, hast du die Möglichkeit für deine Mitarbeitende Arbeitszeiten nachzutragen.
ℹ️ Hinweis: Jede Arbeitszeit, die du über die Auswertung einträgst, ist eine bestätigte Arbeitszeit. Diese wird umgehend mit einem grünen Haken in der Status-Spalte versehen.
Du hast drei Möglichkeiten in der Auswertung Arbeitszeiten einzutragen:
Über das +-Symbol bei den Aktionen in der Menüleiste, dort wählst du "bestätigte Arbeitszeit" aus.
Über das Feld mit den 3 Punkten in der Gruppierung, dort wählst du "neue Arbeitszeit" aus.
Du öffnest die Gruppierung, drückst das +-Symbol rechts in der Spalte und kannst dann die Arbeitszeit eintippen. Anschließend bestätigst du die Eingabe.
Je nachdem, wie viele Zeiten du einträgst, ob für einen oder mehrere Mitarbeitenden und wann, kann das eine Vorgehen zeitsparender als die anderen Optionen sein. Setzt du dem neuen Fenster einen Haken bei "weitere Einträge", bleibt dieses nach dem speichern des neuen Eintrages geöffnet und du kannst weitere Einträge vornehmen.
Saldokorrektur
Möchtest du das Stundenkonto deines Mitarbeitenden korrigieren, das heißt Überstunden auszahlen oder aus sonst einem Grund das Saldo deines Mitarbeitenden positiv oder negativ beeinflussen, hast du die Möglichkeit eine Saldokorrektur vorzunehmen.
ℹ️ Hinweis: Saldokorrekturen beeinflussen das Arbeitszeitkonto!
Du hast zwei Möglichkeiten in der Auswertung Saldokorrekturen einzutragen:
Über das +-Symbol bei den Aktionen in der Menüleiste, dort wählst du "Saldokorrektur" aus.
Über das Feld mit den 3 Punkten in der Gruppierung, dort wählst du "neue Saldokorrektur" aus.
Je nachdem, wie viele Zeiten du einträgst, ob für einen oder mehrere Mitarbeitende und wann, kann das eine Vorgehen zeitsparender als die anderen Optionen sein. Setzt du dem neuen Fenster einen Haken bei "weitere Einträge", bleibt dieses nach dem speichern des neuen Eintrages geöffnet und du kannst weitere Einträge vornehmen.
ℹ Hinweis: Ist für dich ein Lohnexport freigeschaltet (z. B. für Datev Lohn & Gehalt), musst du hier noch eine Lohnart eintragen, damit die Saldokorrektur auch im Export übernommen wird. Ist der gewählte Zeitraum bereits für den Monatsabschluss gesperrt (siehe Daten sperren) und du verfügst nicht über die entsprechende Berechtigung, kannst du nachträglich keine Saldokorrektur durchführen. Wende dich in diesem Fall an deinen Super Admin.
Bei anderen Lohnexporten kann es notwendig sein, die Auszahlung nochmal separat an den Steuerberater zu kommunizieren.
Unbestätigte Zeit eintragen und bestätigen
Unbestätigte Zeiten siehst du direkt in der Übersicht in den Gruppierungen. Dabei handelt es sich um gestempelte Zeiten, die noch nicht bestätigt wurden. Um diese Zeiten zu bestätigten gibt es zwei Möglichkeiten:
Du wählst über die 3 Punkte rechts in der Gruppierung "unbestätigte Zeiten eintragen". Dann wirst du nochmal gefragt, ob du dies wirklich tun möchtest. Mit einem Klick auf "ok" werden die Zeiten als bestätigt eingetragen.
ℹ️ Hinweis: An dieser Stelle ist keine Kontrolle oder Bearbeitung der einzelnen Zeiten möglich!Du nutzt den Gruppenfilter und filterst nach "unbestätigte Zeiten". Dann werden dir alle unbestätigten Zeiten in der Gruppierung angezeigt. An dieser Stelle hast du die Möglichkeit die Zeiten zu kontrollieren und ggfs. anzupassen.
Verpasste Arbeitszeiten löschen
Verpasste Zeiten siehst du direkt in der Übersicht in den Gruppierungen. Dabei handelt es sich um im Dienstplan geplante, aber nicht gestempelte Zeiten, die bisher nicht bearbeitet wurden. Um diese Zeiten zu löschen gibt es zwei Möglichkeiten:
Du wählst über die 3 Punkte rechts in der Gruppierung "verpasste Arbeitszeiten löschen". Dann wirst du nochmal gefragt, ob du dies wirklich tun möchtest. Mit einem Klick auf "ok" werden die Zeiten gelöscht.
ℹ️ Hinweis: An dieser Stelle ist keine Kontrolle oder Bearbeitung der einzelnen Zeiten möglich!Du klickst einmal auf das Feld "verpasste Zeiten" in den Gruppendetails oder nutzt den Gruppenfilter und filterst nach "verpasste Zeiten". Dann werden dir alle verpassten Zeiten in der Gruppierung angezeigt. An dieser Stelle hast du die Möglichkeit die Zeiten zu kontrollieren und auch zu bestätigen.
Daten sperren
Der Lohnlauf steht vor der Tür und du möchtest vermeiden, dass nach dem Monatsabschluss nachträglich Änderungen an den Daten in der Auswertung sowie in den Personaldaten (Stammdaten & Vertragsdaten) deiner Mitarbeitenden durchgeführt werden.
Um die Daten deiner Mitarbeitenden zu sperren musst du zunächst eine Gruppierung nach "Mitarbeiter", Arbeitsbereich oder Betrieb wählen. Anschließend wählst du über “Zeitraum” den zu sperrenden Monat aus. Wichtig ist, dass der Zeitraum in der Vergangenheit liegt.
ℹ Hinweis: Auf Ebene der Untergruppierung ist es nicht möglich Daten zu sperren.
Nun hast du drei Möglichkeiten, die Sperrfunktion auszuführen:
Du kannst über die 3 Punkte rechts auf “Daten sperren & entsperren” klicken.
ℹ Hinweis: Hast du in diesem Fall nach "Mitarbeiter" gruppiert, musst du jeden einzelnen Mitarbeitenden sperren.
Alternativ markierst du die Checkbox(en), klickst auf “Bearbeiten” und wählst "Daten sperren & entsperren" aus.
Oder du klickst auf das große Schlosssymbol neben dem Namen des Betriebs, Arbeitsbereichs oder Mitarbeiters - je nach Gruppierung.
ℹ Hinweis: Für Variante zwei und drei muss unter dem Augensymbol links oben der Haken bei “Bearbeitungsauswahl” gesetzt sein.
Hast du dich für eine Option entschieden und ggf. “Daten sperren & entsperren” angeklickt, wird dir zunächst die Auswahl zwischen “Sperren” oder “Entsperren” angezeigt. Hier lässt du “Sperren” markiert. Zudem wird dir angegeben, bis zu welchem Datum die Daten gesperrt werden. Befinden sich also vor dem ausgewählten Zeitraum ungesperrte Daten, werden diese automatisch mit gesperrt.
Außerdem wird dir angezeigt wie viele Mitarbeitende gesperrt werden, wie viele Mitarbeitende bereits im ausgewählten Zeitraum gesperrt sind und für wie viele Mitarbeitende du keine Rechte für das Sperren der Daten hast. Fährst du mit der Maus über die Anzahl der Mitarbeitenden, siehst du direkt, welche Mitarbeitende betroffen sind.
ℹ Hinweis: Diese Funktion ist an Nutzungsrechte gekoppelt. Das Recht zum Zeiten sperren obliegt zunächst nur dem Super Admin. Soll eine weitere Person/ein weiterer Personenkreis ebenfalls die Rechte dafür bekommen, muss dieses Recht vom Super Admin über die Rechteverwaltung📖 zugewiesen werden.
Sobald du abschließend rechts unten auf “Sperren” klickst, werden sowohl die Daten (Arbeitszeiten, Abwesenheiten & Saldokorrekturen) als auch die Personaldaten (Stammdaten & Vertragsdaten) deiner Mitarbeitenden gesperrt, sodass keine Änderungen bzw. nur noch Änderungen von berechtigten Personen getätigt werden dürfen. Somit wird gewährleistet, dass lohnabrechnungsrelevante Stammdaten sowie Daten nicht mehr geändert werden, bzw. nur von Personen mit einer entsprechenden Berechtigung. Mehr darüber erfährst du in diesem Handbuchartikel. Wichtig zu erwähnen ist, dass Daten im Anstellungsverhältnis (noch) nicht gesperrt werden.
Um zu sehen, ob du für einen gewählten Zeitraum bei Mitarbeitenden, Arbeitsbereichen, Betrieb(en) - abhängig von der gewählten Gruppierung - Zeiten bereits gesperrt hast, setzt du in der Anzeige (= kleines Augensymbol) unter “Sonstiges” das Häkchen bei “Gesperrte Daten”. Ein Vorhängeschloss-Symbol erscheint links neben dem Namen des Mitarbeitenden, des Arbeitsbereichs oder des Betriebes. Auch in der Detailansicht der Arbeitszeiten findest du rechts neben der jeweiligen Arbeitszeit ein Vorhängeschloss-Symbol. Dieses zeigt dir an, dass die Arbeitszeit gesperrt und nicht mehr bearbeitet werden kann.
Abwesenheiten und Saldokorrekturen im gesperrten Zeitraum sind ebenfalls durch ein Vorhängeschloss-Symbol gekennzeichnet. Auch diese kannst du nur neu erstellen oder anpassen, sofern du die Berechtigung dafür hast.
ℹ Hinweis: Du kannst auch über die Kommentarfunktion keine Arbeitszeiten mehr korrigieren oder nachtragen. Jedoch kannst du es öffnen und weiterhin für das Hinterlegen von Kommentaren nutzen.
Im Übrigen findest du auch einen Hinweis im Aktivitätenprotokoll, wer wann eine Zeit gesperrt, eine gesperrte Zeit bearbeitet oder einen Zeitraum entsperrt hat.
Gesperrte Zeiten bearbeiten
Das Bearbeiten von gesperrten Zeiten ist ebenfalls an Rechte gekoppelt. D.h. nur wenn in der Rechteverwaltung 📖 die entsprechenden Rechte für dich zu diesem Thema gesetzt sind, kannst du gesperrte Zeiten anpassen. Klicke hierzu auf das Vorhängeschloss-Symbol ganz rechts an dem Tag, an dem eine Anpassung vorgenommen werden soll, und korrigiere die Zeit. Speichere die geänderte Arbeitszeit ab, klicke auf den hellgrünen Button “Arbeitszeit bestätigen” und die Zeit ist anschließend wieder gesperrt (gekennzeichnet durch Vorhängeschloss-Symbol).
Doch nicht nur Arbeitszeiten sondern auch Abwesenheiten und Saldokorrektur können mit dem Öffnen des Schlosses bearbeitet werden.
Werden zudem Zeitkonten aktualisiert, erhältst du immer einen Hinweis, wenn Mitarbeitende bereits gesperrt sind. Hast du nicht die Rechte gesperrte Mitarbeitende zu bearbeiten, werden die entsprechenden Mitarbeitenden rausgefiltert.
ℹ️ Hinweis: Werden in bereits gesperrten Zeiträumen Änderungen an Stammdaten oder Bewegungsdaten getätigt, kannst du dir diese über das Aktivitätenprotokoll und den Filter-Typ “Nachmeldungen” filtern.
Gesperrte Zeiten entsperren
Das Entsperren von gesperrten Zeiten ist ebenfalls an Rechte gekoppelt. D.h. nur wenn in der Rechteverwaltung 📖 die entsprechenden Rechte für dich zu diesem Thema gesetzt sind, kannst du einen gesperrten Zeitraum wieder entsperren.
Du kannst wieder die Gruppierung nach Betrieb, Arbeitsbereich oder Mitarbeiter nutzen. Anschließend wählst einen entsprechenden Zeitraum aus.
🚩Wichtig ist hier, dass das Enddatum des Zeitraums keine Auswirkung auf das Entsperren hat. Es werden alle Daten bis zum Anfangsdatum, das du im Zeitraum gewählt hast, entsperrt. Haben wir bespielweise heute den 01.11. und du wählst den Zeitraum 01.09.-30.09 zum Entsperren aus, werden alle gesperrten Daten, auch der (gesperrte) Monat Oktober, mit entsperrt. Denke also daran, sobald du deine Anpassungen getätigt hast, das Enddatum wieder anzupassen und die Zeiten erneut zu sperren.
Um nun die Zeiten bis zum ausgewählten Anfangsdatum zu entsperren, hast du wieder drei Möglichkeiten. Entweder du nutzt die Checkbox(en) links neben dem Betrieb(en), Arbeitsbereich(en) oder Mitarbeitenden. Alternativ kannst du über die drei Punkte gehen und klickst in beiden Fällen wieder auf “Daten sperren & entsperren”. Oder du gehst über das große Vorhängeschloss links neben dem Namen des Betriebs, Arbeitsbereichs oder Mitarbeitenden.
Daraufhin öffnet sich das bekannte Modal. Ist der Zeitraum bereits gesperrt, ist die Option “Entsperren” automatisch ausgewählt. Zudem wird dir wieder angezeigt, bis zu welchen Tag die Daten entsperrt werden sowie wie viele Mitarbeitende gesperrt werden, wie viele Mitarbeitende bereits im ausgewählten Zeitraum gesperrt sind und für wie viele Mitarbeitende du keine Rechte für das Entsperren der Daten hast. Fährst du mit der Maus über die Anzahl der Mitarbeitenden, siehst du direkt, welche Mitarbeitende betroffen sind. Mit einem Klick auf “Entsperren” werden die Daten bis zu dem entsprechenden Datum entsperrt.
Das Vorhängeschloss-Symbol zeigt dir wieder an, welche Mitarbeitende, Arbeitsbereichs oder Betriebe entsperrt sind (Schloss ist geöffnet). Nun kannst du deine Anpassungen tätigen. Wichtig ist, dass du anschließend das Enddatum wieder anpasst und die Daten wieder sperrst sowie ggf. die Änderungen an deinen Steuerberater übermittelst.
Zeitkonto aktualisieren
Wird ein Zeitkonto deines Mitarbeitenden nicht angezeigt, hast du die Möglichkeit gastromatic einen Anstoß zur Neuberechnung zu geben. Hierfür stehen dir drei Wegen zur Verfügung:
Aktualisierungs-Symbol 🔄 in den Aktionen in der Menüleiste: Drückst du darauf, werden neben den Arbeitszeitkonten (Überstunden-, Zeitzuschags- & Zeitregistrierungskonten) auch die Urlaubs-, und Zuschlags-, Guttagekonten aller Mitarbeitenden aktualisiert.
Aktualisierungs-Symbol 🔄 bei der AZK-Kennzahl eines Mitarbeitenden: Drückst du an dieser Stelle auf das Symbol, werden alle Konten des betreffenden Mitarbeiters berechnet.
Über das Feld mit den 3 Punkten in der Gruppierung, dort wählst du "Zeitkonto aktualisieren" aus. Drückst du an dieser Stelle auf das Feld, werden alle Konten des betreffenden Mitarbeitenden berechnet (außer dem Resturlaubskonto).
Zeitkonto anpassen
Mit dieser Funktion kannst du das Arbeitszeitkonto, falls freigeschaltet auch das Zeitregistrierungskonto 📖 und das Zeitzuschlagskonto 📖 zu einem bestimmten Datum auf einen von dir festgelegten Wert korrigieren. Dies geht über das Feld mit den 3 Punkten rechts. Dort wählst du die Aktion "Zeitkonto anpassen".
In der Eingabemaske gibst du den Tag an, zu dem das Arbeitszeitkonto angepasst werden soll, ebenso den Namen der Anpassung (ggf. Bemerkung) sowie den Zielwert. Die Änderung erfolgt mittels Saldokorrektur Vortag des gewählten Tages vor Mitternacht, 🚀 Beispiel:
Du möchtest, dass dein Mitarbeitender zum 01.07. einen AZK-Wert von Null Stunden hat. Du wählst den 01.07. in der Eingabemaske aus und setzt den Wert Null ein.
Diese "Saldokorrektur" wirst du in der Auswertung am 30.06. finden. Der Grund dafür ist, dass die Korrektur zum Ende des Vortages vorgenommen wird, sodass dein Mitarbeitender zum gewählten Tag mit dem richtigen Wert startet. Möchtest du die Anpassung kontrollieren, dann filter den Zeitraum zum 30.06. und du wirst sehen, dass dein Mitarbeitender mit 0 Über-/Minusstunden in den Juli startet.
Würde die Buchung am 01.07. erfolgen, würden AZK-Veränderungen durch Mehr- oder Minderarbeit nicht berücksichtigt, da der Wert für den 01.07. Null ist.
Das bedeutet, dass wenn du den Wert zum 01.07. auf Null gesetzt hast, der Mitarbeitende an dem 01.07. ein Soll von 8 Stunden hat und nicht arbeiten kommt, er an diesem Tag -8 Stunden auf dem Arbeitszeitkonto stehen hat.
ℹ️ Hinweis: Nutzt du eine Lohnschnittstelle bei der auch Saldokorrekturen übertragen werden, kannst du bei der Anpassung (=Saldokorrektur) die Lohnart für die Schnittstelle angeben.
💡 Tipp: Möchtest du für mehrere Mitarbeitende auf einmal das Arbeitszeitkonto, Zeitregistrierungskonto oder Zeitzuschlagskonto anpassen, klickst du diese (oder alle gefilterten) in der Checkbox ✅ links an und wählst über den Stift ✎ rechts "Zeitkonto anpassen".
Sind Zeiten bei Mitarbeitenden gesperrt, kannst du bei entsprechender Berechtigung das Zeitkonto desjenigen auch im Nachgang noch anpassen. Gruppiere nach Mitarbeitern und klicke bspw. auf den Button mit den 3 Punkten rechts bei dem Mitarbeiter und wähle “Zeitkonto anpassen” aus. Das Modul zum Anpassen des Zeitkontos öffnet sich. Ist der betreffende Mitarbeiter gesperrt, erhältst du einen Hinweis. Das “i” beim Hinweis zeigt dir über das Mouseover an, ob du die Berechtigung für eine Anpassung bei dem Mitarbeiter hast oder nicht. Solltest du die entsprechenden Rechte nicht haben, wende dich bitte an den Super Admin.
Im Anschluss kannst du den AZK-Zielwert eintragen und auf den grünen Button “Konten anpassen” klicken. Dieser Mitarbeitende ist so wieder gesperrt für den gewählten Zeitraum.
Visualisierung
Über das Feld mit den 3 Punkten rechts kannst du dir in den Aktionen einen Visualisierung anzeigen lassen. Dabei wird dir die Verteilung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten grafisch (Arbeitszeit) oder in einem Diagramm (Verteilung) dargestellt.
Mithilfe der grafischen Darstellung der Arbeitszeit hast du einen Überblick über die Arbeitszeitendauer, bezahlte Abwesenheiten, die kumulierte Dauer, Saldokorrekturen, Solldaten und den kumulierten Saldo.
Über die Verteilung siehst du in einem Diagramm aufbereitet, wie viele bestätigte, unbestätigte, verpasste und geplante Zeiten sowie Abwesenheiten vorliegen.
ℹ️ Hinweis: Wählst du eine andere Gruppierung als "Mitarbeiter", bspw. "keine Gruppierung", kannst du dir neben Arbeitszeit und Verteilung noch die Anzahl der Mitarbeitenden anzeigen lassen.
