🚩Bitte beachte, dass dieser Lohnexport möglicherweise nicht in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten ist. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
gastromatic verfügt über einen Lohnexport, um erfasste Arbeitszeiten, Zuschläge und Abwesenheiten aus gastromatic in Abacus Lohn zu importieren. Dies erspart langwieriges Übertragen der Auswertungsdaten per Hand und sorgt auch für eine Zeitersparnis in der Lohnbuchhaltung.
Navigation
Voraussetzungen
Um den Abacus-Export nutzen zu können, muss der Lohnexport über gastromatic freigeschaltet sein. Der Export erfolgt als Monatserfassung. Es müssen einige Einstellungen in gastromatic vorgenommen werden um einen erfolgreichen Export durchführen zu können:
Personalnummer: Für jeden Mitarbeitenden muss in gastromatic eine Personalnummer (maximal 10 Stellen) hinterlegt sein, die identisch zu jener in Abacus Lohn ist.
Kostenstellen: Wird mit Kostenstellen gearbeitet, so müssen für die verschiedenen Organisationseinheiten ebenfalls die Kostenstellennummern hinterlegt werden.
Lohnart: Bei den Löhnen, Zuschlägen und Abwesenheiten müssen Lohnarten hinterlegt sein, die identisch zu denen in Abacus Lohn sind, um diese exportieren zu können. Diese kannst du bei deinem Lohnbüro erfragen.
Lohn: Alle Mitarbeitende müssen in gastromatic einem Lohn zugeordnet sein, sonst werden die Arbeitszeiten nicht übertragen. In Abacus Lohn können sowohl die Stunden von Stundenlöhnern als auch von Festgehaltsempfängern übermittelt werden.
Periodennummer & Mitarbeitereigenschaft: Über das Abacus-Exportfenster in der Auswertung musst du eine Periodennummer angeben. Mithilfe dieser Nummer, kannst du die Lohnläufe bestimmen, bspw. wenn du Exporte für deine Festgehaltsempfänger getrennt vom Export für deine Stundenlöhner in Abacus Lohn exportieren möchtest. Sofern du mehrere Lohnläufe nutzt, musst du in gastromatic zunächst deine Mitarbeitende mithilfe von Mitarbeitereigenschaften entsprechend filtern.
ℹ️ Hinweis: Saldokorrekturen werden nicht über den Export übertragen und müssen gesondert in Abacus Lohn eingetragen werden.
Einrichtung in gastromatic
Löhne
Für jeden monatlichen und stündlichen Lohn muss die Lohnart eingetragen werden, wenn du die Arbeitszeiten übertragen möchtest. Dazu gehst du in die Einstellungen - Vertragsdaten - Vergütung - Löhne. Du öffnest das entsprechende Lohnmodell und kannst dann auf der rechten Seite über den Menüpunkt Lohnart das Lohnprogramm sowie die Lohnart eingeben.
Zuschläge
Bei der Einrichtung der Lohnarten in den Zuschlägen gehst du ähnlich wie bei den Löhnen vor (Einstellungen - Löhne & Zuschläge - Zuschläge). Um die Lohnart einzugeben, öffnest du den Einzelzuschlag (ausgeblendete Liste) und kannst anschließend auf der rechten Seite über den Menüpunkt Lohnart das Lohnprogramm auswählen und die Lohnart hinterlegen.
Einmalige sowie monatliche Zuschläge werden immer als Anzahl übertragen.
ℹ️ Hinweis: Wenn du dem Zuschlag eine Lohnart hinzufügst, siehst du sofort, ob in Stunden oder Anzahl exportiert wird. Ein monatlicher oder einmalig pro Schicht-Zuschlag wird als Anzahl exportiert und bspw. der Nachtzuschlag in Stunden.
Abwesenheitskategorien
Für Abwesenheiten werden die diversen Lohnarten benötigt. Angaben müssen für bezahlte und unbezahlte Abwesenheiten getroffen werden. Dazu gehst du in die Einstellungen - Abwesenheiten - Abwesenheitskategorien. Bei bestehenden Abwesenheitskategorien kannst du die Lohnart nachtragen, indem du auf die Abwesenheit klickst, diese bearbeitest und speicherst.
ℹ️ Hinweis: Abwesenheiten werden in Tage exportiert.
Kostenstellen (optional)
Arbeitest du mit Angabe der Kostenstellen, kannst du diese auf Betriebs- oder Arbeitsbereichsebene angegeben. Gehe hierzu in die Einstellungen - Verwaltung - Betriebe und bearbeite über das Stift-Symbol den betreffenden Betrieb. In den Stammdaten gibst du die Kostenstellen für den Betrieb an oder auf Arbeitsbereichsebene in den einzelnen Arbeitsbereichen.
ℹ️ Hinweis: Kostenstellen auf Arbeitsbereichsebene überschreiben die Kostenstellen für den Betrieb.
Arbeitszeitdaten in Abacus exportieren
Das Abacus-Export Feature funktioniert über den Export und Download einer Datei durch gastromatic. Diese exportierte Datei wird dann wiederum in Abacus Lohn importiert, und Abacus übernimmt die Daten automatisch (siehe Voraussetzungen).
Der Download wird in der Auswertung über das Feld "Export" in den Aktionen generiert. Du filterst zunächst den zu exportierenden Monat. Dann wählst du in dem Dropdown-Menü den Abacus-Export aus. Daraufhin öffnet sich ein weiteres Menü, um den Export individualisiert durchzuführen.
Als erstes siehst du den Kalendermonat, den du ausgewählt hast. Sind Daten ggf. nicht vollständig gepflegt, wird dir dies oben als Hinweis angezeigt. So kannst du direkt die Lohnart/Ausfallschlüssel bei Löhnen, Zuschlägen oder Abwesenheiten noch nachtragen.
Es wird in zwei verschiedene Kategorien: “Zeiten & Zuschläge” sowie “Genehmigte Abwesenheiten”. Die beiden Kategorien können grundsätzlich über den Regler aktiviert oder deaktiviert werden. Damit entscheidest du, ob du die Zeiten und Zuschläge sowie Genehmigte Abwesenheiten für den Export mit exportieren möchtest oder nicht.
Zeiten & Zuschläge
Der Export erfolgt immer in der Monatserfassung. Das bedeutet, dass die Daten deiner Mitarbeiter kumuliert für den ausgewählten Zeitraum exportiert werden.
Weiter kannst du entscheiden, ob oder welche Zeitdaten und Zuschläge im Export enthalten sein sollen. Möchtest du bspw. nur Zuschläge exportieren, so hakst du mit einem Klick auf die Kacheln diese Kategorien ab und lässt nur die Zuschläge aktiviert.
Ausgewählte, zu übertragenden Daten sind für den Export aktiviert, wenn sie grau hinterlegt sind. Sind einige dieser Daten ausgegraut, liegen diese im ausgewählten Zeitraum nicht vor. Weiß hinterlegte Daten sind für den Export vorhanden, jedoch nicht ausgewählt.
Genehmigte Abwesenheiten
Abwesenheiten werden immer in Tagen und als Monatserfassung exportiert. Liegen Abwesenheiten in dem ausgewählten Zeitraum vor, werden dir diese pro Kategorie aufgeführt. Du kannst einzelne Abwesenheiten für den Export rausnehmen oder alle angehakt lassen.
Anschließend musst du eine Periodennummer angeben. Diese kann aus bis zu zwei Ziffern bestehen und dient der Zuordnung deiner Mitarbeitenden zwischen Gehaltsempfängern und Stundenlöhnern. Um deine Mitarbeitende in der Auswertung entsprechend filtern zu können, musst du ihnen diese Mitarbeitereigenschaften zuweisen (mehr dazu 📖).
Weiterhin kann der Export mit Kostenstellen mittels Schieberegler aktiviert werden, sofern Kostenstellen verwendet und eingepflegt sind. Zum Schluss bestimmst du, ob die Dauer in netto oder brutto exportiert werden soll. Nettoarbeitszeiten sind ohne und Bruttoarbeitszeiten inklusive Pausen. Um den Export zu starten, klickst du nun auf "exportieren" und erhältst eine abacusExport.xml-Datei.
ℹ️ Hinweis: Der Abacus-Export unterstützt alle Versionen ab 2018.
Export in Abacus Lohn importieren
In Abacus wählst du zunächst über das Dropdown oben links das Modul Lohn aus.
Anschließend kannst du über das Suchfeld "625" eintippen und die entsprechende Auswahl treffen, um anschließend die XML Datei in Abacus Lohn über das neue Fenster zu importieren.
🚩 Wichtig: Beim Format muss XML ausgewählt sein, denn unser Export aus gastromatic ist in diesem Format. Per Drag and Drop kann man den Export in das Fenster "Importdaten" ziehen. Mithilfe des Blitzes kann man den Export starten. Außerdem ist es wichtig, dass bei der Abacus- Applikationsauswahl die Lohnbuchhaltung ausgewählt und kein Haken bei den darunter stehenden Optionen gesetzt ist.
Nach dem Import gibst du über das Suchfeld "L111" ein, um die Vorerfassung einzusehen.