gastromatic verfügt über eine Schnittstelle, um erfasste Arbeitszeiten kumuliert aus gastromatic in Agenda Lohn & Gehalt zu importieren. Dies erspart langwieriges Übertragen der Auswertungsdaten per Hand und sorgt auch für eine Zeitersparnis in der Lohnbuchhaltung.
Navigation
Voraussetzungen
Um den Agenda-Export nutzen zu können, muss die Schnittstelle über gastromatic freigeschaltet sein. Ebenfalls müssen einige Einstellungen in gastromatic vorgenommen werden um einen erfolgreichen Export durchführen zu können:
Personalnummer: Für jeden Mitarbeiter muss in gastromatic eine Personalnummer hinterlegt sein, die identisch zu jener in Agenda Lohn & Gehalt ist.
Lohn: Alle Mitarbeiter müssen in gastromatic einem Lohn zugeordnet sein, sonst werden deren Arbeitszeiten nicht in die Exportdatei übertragen.
ℹ️ Hinweis: Es werden nur die Arbeitszeiten der Mitarbeiter in Agenda übermittelt, die einen stündlichen Lohn in gastromatic besitzen.Lohnart: Bei den Löhnen, Zuschlägen und Abwesenheiten müssen die entsprechenden Agenda Lohnarten hinterlegt sein.
Abwesenheiten: Abwesenheiten können nur bei Stundenlöhnern exportiert werden
Einrichtung in gastromatic
Löhne
Für jeden stündlichen Lohn muss die Lohnart eingetragen werden. Dazu gehst du in die Einstellungen - Vertragsdaten - Vergütung - Löhne.
Es ist für jedes Modell auf der linken Seite möglich die Lohnart einzutragen. Um in allen Modellen mit Stundenlohn die entsprechende Lohnart einzutragen, klickst du auf das Modell und auf der rechte Seite auf Lohnart. Anschließend kannst du über
➕Programm das Lohnprogramm auswählen und die Lohnart eingeben.
Ob es sich bei dem Modell um ein stündliches Modell handelt, siehst du in den Einstellungen des Modells. Dort siehst du auch für welchen Anstellungstyp das Modell freigegeben ist. Denn die Lohnarten unterscheiden sich oftmals innerhalb der Anstellungstypen.
Zuschläge
Bei der Einrichtung der Lohnart in den Zuschlägen gehst du ähnlich wie bei den Löhnen vor (Einstellungen - Vertragsdaten - Vergütung- Zuschläge).
Du öffnest das Modell für den entsprechenden Zuschlag und gehst auf der rechten Seite unterhalb der Einstellungen auf Lohnart.
Anschließend klickst du auf ➕Programm, wählst dein Lohnprogramm aus und gibst die Lohnart ein.
Abwesenheitskategorien
Für Abwesenheiten wird die Lohnart benötigt. Angaben müssen für bezahlte und unbezahlte Abwesenheiten getroffen werden. Dazu gehst du in die Einstellungen - Abwesenheiten - Abwesenheitskategorien. Bei bestehenden Abwesenheitskategorien kannst du die Lohnart nachtragen, indem du auf die Abwesenheit klickst, diese bearbeitest und speicherst.
Kostenstellen (optional)
Arbeitest du mit Angabe der Kostenstellen, kannst du diese auf Betriebs- oder Arbeitsbereichsebene angegeben. Gehe hierzu in die Einstellungen - Verwaltung - Betriebe und bearbeite über das Stift-Symbol den betreffenden Betrieb. In den Stammdaten gibst du die Kostenstellen für den Betrieb an oder auf Arbeitsbereichsebene in den einzelnen Arbeitsbereichen.
ℹ️ Hinweis: Kostenstellen auf Betriebsebene überschreiben die Kostenstellen für die Arbeitsbereiche.
Arbeitszeitdaten in Agenda exportieren
Das Agenda-Export Feature funktioniert über den Export und Download einer Datei durch gastromatic. Diese exportierte Datei wird dann wiederum in Agenda importiert, und Agenda übernimmt die Daten automatisch (siehe Voraussetzungen).
Der Download wird in der Auswertung über das Feld "Export" in den Aktionen generiert. In dem Dropdown-Menü wählst du dann den Agenda Lohn & Gehalt-Export aus. Daraufhin öffnet sich ein weiteres Fenster.
Anschließend wählst du den zu exportierenden Monat und kannst die Mandantennummer angeben, dies ist jedoch optional. Außerdem wählst du die zu übertragenen Daten aus, sodass diese grün markiert sind. Sind einige dieser Details ausgegraut, so liegen diese im ausgewählten Zeitraum nicht vor. Schwarz markierte Details sind für den Export vorhanden, jedoch nicht ausgewählt. Zum Schluss bestimmst du, ob die Dauer in netto oder brutto exportiert werden soll. Nettoarbeitszeiten sind exklusive und Bruttoarbeitszeiten sind inklusive Pausen. Um den Export zu starten, klickst du nun auf "exportieren" und du erhältst eine Lohn.csv-Datei.
