🚩Bitte beachte, dass dieser Lohnexport möglicherweise nicht in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten ist. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
gastromatic verfügt über einen Lohnexport, um erfasste Arbeitszeiten und Abwesenheiten aus gastromatic in Mirus zu importieren. Dies erspart langwieriges Übertragen der Auswertungsdaten per Hand und sorgt auch für eine Zeitersparnis in der Lohnbuchhaltung.
Navigation
Voraussetzungen
Um den Mirus-Export nutzen zu können, muss der Lohnexport über gastromatic freigeschaltet sein. Ebenfalls müssen einige Einstellungen in gastromatic vorgenommen werden um einen erfolgreichen Export durchführen zu können:
Personalnummer: Für jeden Mitarbeitenden muss in gastromatic eine Personalnummer (maximal 8 Stellen) hinterlegt sein, die identisch zu jener in Mirus (unter Mitarbeiterdaten und Arbeitszeitdaten - Arbeitszeitangaben) ist.
Kostenstellen: Wird mit Kostenstellen gearbeitet, so müssen für die verschiedenen Organisationseinheiten ebenfalls die Kostenstellennummern hinterlegt werden.
CODE: Bei den Löhnen, Zuschlägen und Abwesenheiten müssen CODEs hinterlegt sein, die identisch zu denen in Mirus sind. Diese kannst du bei deinem Lohnbüro erfragen, teilweise sind von Mirus Standard-CODEs vorgegeben.
Lohn: Alle Mitarbeitenden müssen in gastromatic einem Lohn zugeordnet sein, sonst werden diese nicht in die Export Datei übertragen.
ℹ️ Hinweis: Saldokorrekturen werden nicht über den Export übertragen und müssen gesondert in Mirus eingetragen werden.
Einrichtung in gastromatic
Löhne
Für jeden Lohn muss der CODE eingetragen werden. Dazu gehst du in die Einstellungen - Vertragsdaten - Vergütung - Löhne. Du öffnest das entsprechende Lohnmodell und kannst dann auf der rechten Seite über den Menüpunkt Lohnart das Lohnprogramm sowie die Code eingeben.
Zuschläge
Bei der Einrichtung der CODEs in den Zuschlägen gehst du ähnlich wie bei den Löhnen vor (Einstellungen - Vertragsdaten - Vergütung - Zuschläge). Um den den Code einzugeben, öffnest du den Einzelzuschlag (ausgeblendete Liste) und kannst anschließend auf der rechten Seite über den Menüpunkt Lohnart das Lohnprogramm auswählen und den Code eingeben. Die Nachtarbeitszeiten werden separat als Nachtstunden inklusive Zuschlag übertragen. Einmalige Zuschläge werden immer mit einer Stunde übertragen. Folgende CODEs sind als Standard von Mirus vorgegeben:
Nachtarbeit - Zeit: 25
Nachtarbeit - Lohn: 22
Überzeit - Lohn: 23
Abwesenheitskategorien
Für Abwesenheiten werden die diversen CODEs benötigt. Angaben müssen für bezahlte und unbezahlte Abwesenheiten getroffen werden. Dazu gehst du in die Einstellungen - Abwesenheiten - Abwesenheitskategorien. Bei bestehenden Abwesenheitskategorien kannst du Lohnart und Ausfallschlüssel nachtragen, indem du auf die Abwesenheit klickst, diese bearbeitest und speicherst. Folgende CODEs sind als Standard in Mirus hinterlegt:
Ruhetag: 1
Ferientag: 2
Feiertag: 3
Unfall: 4
Krankheit: 5
Militär/Ziv.Schutz: 6
Schule: 8
Unbezahlte Ferien: 9
Mutterschaft: 10
Bildungsurlaub: 11
Zusätzliche Freier Tag (Umzug, etc.) 15
Kompensationen wird kein CODE zugeordnet
ℹ️ Hinweis: Bei Stundenlöhnern wird die Anzahl der gearbeiteten Tage automatisch übertragen, weshalb dafür kein Mirus-CODE hinterlegt werden muss.
Kostenstellen (optional)
Arbeitest du mit Angabe der Kostenstellen, kannst du diese auf Betriebs- oder Arbeitsbereichsebene angegeben. Gehe hierzu in die Einstellungen - Verwaltung - Betriebe und bearbeite über das Stift-Symbol den betreffenden Betrieb. In den Stammdaten gibst du die Kostenstellen für den Betrieb an oder auf Arbeitsbereichsebene in den einzelnen Arbeitsbereichen.
ℹ️ Hinweis: Kostenstellen auf Arbeitsbereichsebene überschreiben die Kostenstellen für den Betrieb.
Mirus konfigurieren
Damit die Daten in Mirus eingelesen werden können, muss der Import durch den Mirus-Support eingerichtet werden. Diesen erreichst du unter: 📞 +41 848 1000 88.
Arbeitszeitdaten aus gastromatic exportieren
Das Mirus-Export Feature funktioniert über den Export und Download einer Datei durch gastromatic. Diese exportierte Datei wird dann wiederum in Mirus importiert, und Mirus übernimmt die Daten automatisch (siehe Voraussetzungen).
Der Download wird in der Auswertung über das Feld "Export" in den Aktionen generiert. Du filterst zunächst den zu exportierenden Monat. Dann wählst du in dem Dropdown-Menü den Mirus-Export aus. Daraufhin öffnet sich ein weiteres Menü, um den Export individualisiert durchzuführen.
Als erstes siehst du den Kalendermonat, den du ausgewählt hast. Sind Daten ggf. nicht vollständig gepflegt, wird dir dies oben als Hinweis angezeigt. So kannst du direkt die Lohnart/Ausfallschlüssel bei Löhnen, Zuschlägen oder Abwesenheiten noch nachtragen.
Es wird in zwei verschiedene Kategorien: “Zeiten & Zuschläge” sowie “Genehmigte Abwesenheiten”. Die beiden Kategorien können grundsätzlich über den Regler aktiviert oder deaktiviert werden. Damit entscheidest du, ob du die Zeiten und Zuschläge sowie Genehmigte Abwesenheiten für den Export mit exportieren möchtest oder nicht.
Zeiten & Zuschläge
Du kannst entscheiden, ob oder welche Zeitdaten und Zuschläge im Export enthalten sein sollen. Möchtest du bspw. nur Zuschläge exportieren, so hakst du mit einem Klick auf die Kacheln diese Kategorien ab und lässt nur die Zuschläge aktiviert.
Ausgewählte, zu übertragenden Daten sind für den Export aktiviert, wenn sie grau hinterlegt sind. Sind einige dieser Daten ausgegraut, liegen diese im ausgewählten Zeitraum nicht vor. Weiß hinterlegte Daten sind für den Export vorhanden, jedoch nicht ausgewählt.
ℹ️ Hinweis: Die Zeitdaten werden immer in der Monatserfassung exportiert. Das bedeutet, dass die Daten kumuliert für den ausgewählten Zeitraum exportiert werden.
Genehmigte Abwesenheiten
Abwesenheiten werden immer in Tagen (und in der Monatserfassung) exportiert. Liegen Abwesenheiten in dem ausgewählten Zeitraum vor, werden dir diese pro Kategorie aufgeführt. Du kannst einzelne Abwesenheiten für den Export rausnehmen oder alle angehakt lassen.
Weiterhin kann der Export mit Kostenstellen mittels Schieberegler aktiviert werden, sofern Kostenstellen verwendet und eingepflegt sind. Zum Schluss bestimmst du, ob die Dauer in netto oder brutto exportiert werden soll. Nettoarbeitszeiten sind exklusive und Bruttoarbeitszeiten sind inklusive Pausen. Um den Export zu starten, klickst du nun auf "exportieren" und du erhältst eine mirusExport.csv-Datei.
Arbeitszeitdaten in Mirus exportieren
Damit die Daten in Mirus erscheinen, müssen diese zuerst eingelesen werden.
Die Funktion findest du in Mirus unter Stammdaten - Arbeitszeiten -Zeiterfassung - lesen. Dann musst du die exportierte Datei auswählen und kannst die Daten einlesen.