🚩Bitte beachte, dass dieser Lohnexport möglicherweise nicht in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten ist. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
gastromatic verfügt über einen Lohnexport, um erfasste Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Zuschläge aus gastromatic in SBS zu importieren. Diese Option erspart langwieriges Übertragen der Auswertungsdaten und sorgt so für eine Zeitersparnis in der Lohnbuchhaltung.
Navigation
Voraussetzungen
Um den SBS-Export nutzen zu können, muss der Lohnexport über gastromatic freigeschaltet sein. Ebenfalls müssen einige Einstellungen in gastromatic vorgenommen werden um einen erfolgreichen Export durchführen zu können:
Personalnummer: Für jeden Mitarbeitenden muss in gastromatic eine Personalnummer hinterlegt sein, die identisch zu jener in SBS ist.
Kostenstellen: Wird mit Kostenstellen gearbeitet, so müssen für die verschiedenen Organisationseinheiten ebenfalls die Kostenstellennummern hinterlegt werden. Hier hast du die Möglichkeit die Kostenstelle aus gastromatic oder dem SBS-Personalstamm zu ziehen oder gar keine zu übertragen.
Lohnart: Bei den Löhnen, Zuschlägen und den Abwesenheiten muss die Lohnart hinterlegt sein, die identisch zu denen in SBS ist. Diese kannst du bei deinem Lohnbüro oder dem Verantwortlichen für die SBS-Abrechnung erfragen.
Lohn: Alle Mitarbeitende müssen in gastromatic einem Lohn zugeordnet sein, sonst werden diese nicht in die Exportdatei übertragen.
ℹ️ Hinweis: Es werden sowohl die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden in SBS übermittelt, die einen stündlichen Lohn als auch ein Monatsgehalt in gastromatic besitzen.
Einrichtung in gastromatic
Löhne
Für jeden stündlichen Lohn muss die Lohnart eingetragen werden. Dazu gehst du in die Einstellungen - Vertragsdaten - Vergütung - Löhne.
Es ist für jedes Modell auf der linken Seite möglich die Lohnart einzutragen. Um in allen Modellen mit Stundenlohn die entsprechende Lohnart einzutragen, klickst du auf das Modell und auf der rechte Seite auf Lohnart. Anschließend kannst du über
➕Programm das Lohnprogramm auswählen und die Lohnart eingeben.
Ob es sich bei dem Modell um ein stündliches Modell handelt, siehst du in den Einstellungen des Modells. Dort siehst du auch für welchen Anstellungstyp das Modell freigegeben ist. Denn die Lohnarten unterscheiden sich oftmals innerhalb der Anstellungstypen.
Zuschläge
Bei der Einrichtung der Lohnart in den Zuschlägen gehst du ähnlich wie bei den Löhnen vor (Einstellungen - Vertragsdaten - Vergütung- Zuschläge).
Du öffnest das Modell für den entsprechenden Zuschlag und gehst auf der rechten Seite unterhalb der Einstellungen auf Lohnart.
Anschließend klickst du auf ➕Programm, wählst dein Lohnprogramm aus und gibst die Lohnart ein
Abwesenheitskategorien
Um Abwesenheiten (sowohl bezahlt als auch unbezahlt) exportieren zu können, wird die Lohnart benötigt. Um die Lohnarten einzupflegen, gehst du über Einstellungen - Abwesenheiten in die Abwesenheitskategorien. Bei bestehenden Abwesenheitskategorien kannst du Lohnart nachtragen, indem du auf die Abwesenheit klickst, diese bearbeitest und speicherst. Neben Angabe der Lohnart, musst du noch festlegen, wie die Abwesenheit für Gehaltsempfänger und Lohnempfänger auszugeben und zu erfassen ist. Bspw.:
Urlaub: Gehaltsempfänger (gleiches Prinzip für Lohnempfänger) - Ausgabe in Tagen - erfasst als Monatserfassung.
Die Urlaubstage werden für den gesamten Monat in Tagen exportiert.Wählst du hingegen die Kalendererfassung in Stunden, erhältst du den Urlaub in Stunden für jeden Tag.
Zusätzlich kannst du eine Lohnart für die reine "Statistik" eintragen. Hierbei werden die Abwesenheiten nur als Kalendererfassung in Tagen übermittelt. Eine Auswahlmöglichkeit zwischen der Kalender- oder Monatserfassung gibt es nicht.
Saldokorrekturen
Saldokorrekturen (und Fehlzeiten) werden nicht über den Export übertragen und müssen gesondert in SBS eingetragen werden.
Kostenstellen (optional)
Arbeitest du mit Angabe der Kostenstellen, kannst du diese auf Betriebs- oder Arbeitsbereichsebene angegeben. Gehe hierzu in die Einstellungen - Verwaltung - Betriebe und bearbeite über das Stift-Symbol den betreffenden Betrieb. In den Stammdaten gibst du die Kostenstellen für den Betrieb an oder auf Arbeitsbereichsebene in den einzelnen Arbeitsbereichen.
ℹ️ Hinweis: Kostenstellen auf Arbeitsbereichsebene überschreiben die Kostenstellen für den Betrieb.
Arbeitszeitdaten aus gastromatic exportieren
Das SBS-Export Feature funktioniert über den Export und Download einer ASCII-Datei durch gastromatic. Diese exportierte Datei wird dann wiederum in SBS importiert, und SBS übernimmt die Daten automatisch (siehe Voraussetzungen).
Der Download wird in der Auswertung über das Feld "Export" in den Aktionen generiert. In dem Dropdown-Menü wählst du dann den SBS-Export aus. Daraufhin öffnet sich ein weiteres Menü für den „SBS Export“. Darüber kann der Export individualisiert durchgeführt werden.
Als erstes siehst du den Kalendermonat, den du ausgewählt hast. Sind Daten ggf. nicht vollständig gepflegt, wird dir dies oben als Hinweis angezeigt. So kannst du direkt die Lohnart/Ausfallschlüssel bei Löhnen, Zuschlägen oder Abwesenheiten noch nachtragen.
Es wird in zwei verschiedene Kategorien: “Zeiten & Zuschläge” sowie “Genehmigte Abwesenheiten”. Die beiden Kategorien können grundsätzlich über den Regler aktiviert oder deaktiviert werden. Damit entscheidest du, ob du die Zeiten und Zuschläge sowie Genehmigte Abwesenheiten für den Export mit exportieren möchtest oder nicht.
Zeiten & Zuschläge
Du wählst zunächst aus, ob den die Daten in Kalender- und Monatserfassung exportieren möchtest.
Kalendererfassung: Die Zeitdaten deiner Mitarbeitenden werden für jeden einzelnen Tag in SBS übernommen.
Monatserfassung: Diese exportiert die Daten deiner Mitarbeitenden kumuliert für den ausgewählten Zeitraum.
ℹ️ Hinweis: Die Auswahl, die du hier tätigst hat keinen Einfluss auf die Ausgabe der Abwesenheiten im Export. Die Abwesenheiten werden entsprechend der Einstellungen in den Abwesenheitskategorien zusammengefasst.
Weiter kannst du entscheiden, ob oder welche Zeitdaten und Zuschläge im Export enthalten sein sollen. Möchtest du bspw. nur Zuschläge exportieren, so hakst du mit einem Klick auf die Kacheln diese Kategorien ab und lässt nur die Zuschläge aktiviert.
Ausgewählte, zu übertragenden Daten sind für den Export aktiviert, wenn sie grau hinterlegt sind. Sind einige dieser Daten ausgegraut, liegen diese im ausgewählten Zeitraum nicht vor. Weiß hinterlegte Daten sind für den Export vorhanden, jedoch nicht ausgewählt.
Genehmigte Abwesenheiten
Das Erfassungsformat der einzelnen Abwesenheitskategorie wird in den Einstellungen der Abwesenheiten festgelegt. Liegen Abwesenheiten in dem ausgewählten Zeitraum vor, werden dir diese pro Kategorie aufgeführt. Du kannst einzelne Abwesenheiten für den Export rausnehmen oder alle angehakt lassen.
Abschließend gibst du die Firmennummer (max. 5-stellig) an. Diese ist obligatorisch, da die Export-Datei dementsprechend vergeben wird. Weiterhin kann der Export mit Kostenstellen mittels Anhaken des entsprechende Kästchens aktiviert werden, sofern Kostenstellen verwendet und eingepflegt sind. Du wählst, ob du die Kostenstellen aus gastromatic, dem SBS-Personalstamm oder gar nicht ziehen möchtest.
ℹ️ Hinweis: Kostenstellen aus gastromatic: Die unterschiedlichen Kostenstellen in denen die Zeiten anfallen werden berücksichtigt. Kostenstellen aus dem SBS-Personalstamm: Es werden nur die hinterlegten Stammkostenstellen berücksichtigt.
Du kannst festlegen, ob die Arbeitszeiten und Zuschläge Netto (mit Pausenabzug) oder Brutto (falls die Pausenzeiten bezahlt werden sollen) berechnet werden.
Um den Export zu starten, klickst du nun auf "exportieren" und du erhältst eine datev.txt-Datei.
Die aus gastromatic exportierte Datei muss nun in SBS importiert werden.
Arbeitszeitdaten in SBS importieren
Die heruntergeladene Datei aus gastromatic speicherst du an einem beliebigen Ablageort ab. Dieser Ablageort sollte allerdings mit dem hinterlegten Ablageort in SBS übereinstimmen. Achte darauf, dass du die Datei immer unter den selben Namen abspeicherst. Denn die Datei wird immer unter dem gleichen Namen, aber als mehrfaches Exemplar heruntergeladen. SBS könnte die Datei sonst nicht einlesen.
🚀 Beispiel: SBS.29(2).dat -> SBS.29.dat
SBS.29(3).dat -> SBS.29.dat
Als nächstes öffnest du SBS und gehst auf ASCII-Transfer -> BEWA-LORD-Transfer und gibst in dem offenen Fenster die Firmennummer ein, anschließend klickst auf "Weiter" und die Datei wird eingelesen.
