🚩Bitte beachte, dass dieser Lohnexport möglicherweise nicht in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten ist. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
gastromatic verfügt über einen Lohnexport, um erfasste Arbeitszeiten und Abwesenheiten aus gastromatic in das Datev Modul LODAS zu importieren. Dies erspart langwieriges Übertragen der Auswertungsdaten per Hand und sorgt auch für eine Zeitersparnis in der Lohnbuchhaltung.
ℹ️ Hinweis: Du möchtest den Lodas-Export ganz neu in deinem Account einrichten? Dann kannst du direkt zu den Voraussetzungen gehen und den nächsten Absatz überspringen.
Was ändert sich zum "alten" Datev LODAS-Export?
Die Daten können sowohl in der Kalender- als auch in der Monatserfassung zu exportiert werden.
Es ist möglich pro Anstelltyp (Gehaltsempfänger, Stundenlöhner) eine Lohnart für Abwesenheiten zu speichern.
Ab sofort kann eine Lohnart für die reine Statistik und berechnete Tage eintragen werden.
Es können nun auch Saldokorrekturen in dem Export übernommen werden.
Es kann ganz genau entschieden werden, welche Daten für den Export berücksichtig werden sollen: Arbeitszeiten, Zuschläge und Abwesenheiten.
🚀Du verwendest bereits den alten Datev-Lodas-Export und möchtest nun auf den neuen Datev-Lodas-Export wechseln? Dann befolge unsere kleine Anleitung:
Trage in den Einstellungen unter Vertragsdaten und Vergütung sowohl für Löhne, als auch für deine Zuschläge die Lohnarten und Ausfallschlüssel (Kalendererfassung) oder Bearbeitungsschlüssel/Buchungsschlüssel (Monatserfassung) ein.
Gebe auch in den entsprechenden Abwesenheitskategorien die jeweiligen Angaben für die Lohnarten und Ausfallschüssel oder Bearbeitungsschlüssel/Buchungsschlüssel für Stundenlöhner, ggf. Gehaltsempfänger, die Statistik und/oder die berechneten Tage an.
Navigation
Voraussetzungen
Um den DATEV-Export nutzen zu können, muss der Lohnexport über gastromatic freigeschaltet sein. Ebenfalls müssen einige Einstellungen in gastromatic vorgenommen werden, um einen erfolgreichen Export durchführen zu können:
Personalnummer: Für jeden Mitarbeitenden muss in gastromatic eine Personalnummer hinterlegt sein, die identisch zu jener in DATEV LODAS ist.
Lohnart und Ausfallschlüssel: Bei den Löhnen, Zuschlägen und den Abwesenheiten müssen Lohnart und Ausfallschlüssel/Bearbeitungsschlüssel hinterlegt sein, die identisch zu denen in DATEV LODAS sind. Diese kannst du bei deinem Lohnbüro erfragen.
Lohn: Alle Mitarbeitende müssen in gastromatic einem Lohn zugeordnet sein, sonst werden diese nicht in die Export Datei übertragen.
Kostenstellen: Wird mit Kostenstellen gearbeitet, so müssen für die verschiedenen Organisationseinheiten ebenfalls die Kostenstellennummern hinterlegt werden.
Einrichtung in gastromatic
Löhne (Vertragsdaten)
Für jeden stündlichen Lohn muss die Lohnart eingetragen werden. Dazu gehst du in die Einstellungen - Vertragsdaten - Vergütung - Löhne.
Es ist für jedes Modell auf der linken Seite möglich die Lohnart einzutragen. Um in allen Modellen mit Stundenlohn die entsprechende Lohnart einzutragen, klickst du auf das Modell und auf der rechte Seite auf Lohnart. Anschließend kannst du über
➕Programm das Lohnprogramm "Lodas Lohnart" auswählen und die Lohnart eingeben.
Exportierst du die Datei in der Monatserfassung, dann muss zusätzlich die “Lodas BS-Nummer” ausgewählt und eingetragen werden.
Exportierst du die Datei in Kalendererfassung, muss zusätzlich der “Lodas Ausfallschlüssel” ausgewählt und eingetragen werden.
ℹ️ Hinweis: Die Angabe des Bearbeitungsschlüssels (BS-Nummer) oder des Ausfallschlüssel ist notwendig, damit die Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden in dem Lodas-Export auftauchen.
Ob es sich bei dem Modell um ein stündliches Modell handelt, siehst du in den Einstellungen des Modells. Dort siehst du auch für welchen Anstellungstyp das Modell freigegeben ist. Denn die Lohnarten unterscheiden sich oftmals innerhalb der Anstellungstypen.
Zuschläge (Vertragsdaten)
Bei der Einrichtung der Lohnart in den Zuschlägen gehst du ähnlich wie bei den Löhnen vor (Einstellungen - Vertragsdaten - Vergütung- Zuschläge).
Du öffnest das Modell für den entsprechenden Einzeluschlag und gehst auf der rechten Seite unterhalb der Einstellungen auf Lohnart.
Anschließend klickst du auf ➕Programm, wählst das Lohnprogramm "Lodas Lohnart" aus und gibst die Lohnart ein.
Exportierst du die Datei in der Monatserfassung, dann muss zusätzlich die “Lodas BS-Nummer” ausgewählt und eingetragen werden.
Exportierst du die Datei in Kalendererfassung, muss zusätzlich der “Lodas Ausfallschlüssel” ausgewählt und eingetragen werden.
ℹ️ Hinweis: Die Angabe des Bearbeitungsschlüssels (BS-Nummer) oder des Ausfallschlüssel ist notwendig, damit die erarbeiteten Zuschläge deiner Mitarbeitenden in dem Lodas-Export auftauchen.
Abwesenheitskategorien
Für Abwesenheiten wird der Ausfallschlüssel, ggf. die Lohnart oder der Bearbeitungsschlüssel benötigt. Diese Angaben müssen für bezahlte und unbezahlte Abwesenheiten, die lohnabrechnungsrelevant sind, getroffen werden. Dazu gehst du in Einstellungen - Abwesenheiten - Abwesenheitskategorien.
Bei bestehenden Abwesenheitskategorien kannst du die Daten eintragen, indem du auf die Abwesenheit klickst, diese bearbeitest und speicherst.
Folgende Angaben kannst du pro Bezahlungsart (Lohn oder Gehalt) sowie für berechnete Tage und der Statistik treffen:
Gehaltsempfänger:
Ausfallschlüssel bei Kalenderfassung
Bearbeitungsschlüssel bei Monatserfassung
Lohnart ist nur notwendig, wenn ein "Lohn" generiert werden soll
Ausgabe in Tagen (Empfehlung) oder Stunden
ℹ️ Hinweis: Zahlst du deinen Gehaltsempfänger bei Krankheit u./o. Urlaub eine SFN-Lohnfortzahlung, kannst du an dieser Stelle den entsprechenden Bearbeitungsschlüssel und die Lohnart eintragen.
Lohnempfänger:
Ausfallschlüssel bei Kalenderfassung (Empfehlung)
Bearbeitungsschlüssel bei Monatserfassung
Lohnart
Ausgabe in Tagen oder Stunden (Empfehlung)
Berechnete Tage:
Hier werden alle bezahlten Abwesenheitstagen exportiert.
Du entscheidest, ob du die Tage in Kalender- oder in Monatserfassung exportieren willst.
Ausfallschlüssel bei Kalenderfassung
Bearbeitungsschlüssel bei Monatserfassung
Die Angabe einer Lohnart ist nicht zwangsläufig notwendig.
🚀 Beispiel: Dein Mitarbeitender hat eine 5-Tage-Woche. Du trägst ihm Urlaub von Montag bis Sonntag ein. Bezahlt werden 5 Tage, die in dieser Buchungszeile erfasst werden.
Statistisch:
Lohnart ist nicht notwendig
Hierbei werden die Abwesenheiten in der Monatserfassung und in Tagen übermittelt. Eine Auswahlmöglichkeit zwischen der Kalender- oder Monatserfassung gibt es nicht.
Es wird demnach der Bearbeitungsschlüssel benötigt.
Die Angabe einer Lohnart ist nicht notwendig.
🚀 Beispiel: Dein Mitarbeitender hat eine 5-Tage-Woche. Du trägst ihm Urlaub von Montag bis Sonntag ein. Bezahlt werden 5 Tage, statisch erfasst werden 7 Tage.
ℹ️ Hinweis: Die Angabe des Bearbeitungsschlüssels (BS-Nummer) oder des Ausfallschlüssel ist notwendig, damit die Abwesenheiten deiner Mitarbeitenden in dem Lodas-Export auftauchen.
Saldokorrekturen
Saldokorrekturen werden in der Auswertung verwendet, um eine Auszahlung oder einen Auf- bzw. Abbau von Überstunden vorzunehmen. Für Saldokorrekturen werden die Lohnart, der Ausfallschlüssel (Kalendererfassung) oder der Bearbeitungsschlüssel (Monatserfassung) benötigt. Diese Angaben müssen beim Erstellen einer Saldokorrektur angegeben werden, nachträglich ist dies nur möglich, wenn man die Saldokorrektur löscht und erneut erstellt.
Kostenstellen (optional)
Arbeitest du mit Angabe der Kostenstellen, kannst du diese auf Betriebs- oder Arbeitsbereichsebene angeben. Gehe hierzu in die Einstellungen - Verwaltung - Betriebe und bearbeite über das Stift-Symbol den betreffenden Betrieb. In den Stammdaten gibst du die Kostenstellen für den Betrieb an oder auf Arbeitsbereichsebene in den einzelnen Arbeitsbereichen.
ℹ️ Hinweis: Kostenstellen auf Betriebsebene überschreiben die Kostenstellen für die Arbeitsbereiche.
Arbeitszeitdaten in DATEV LODAS exportieren
Das DATEV-Export Feature funktioniert über den Export und Download einer Datei durch gastromatic. Diese exportierte Datei wird dann wiederum in DATEV importiert, und DATEV übernimmt die Daten automatisch (siehe Voraussetzungen).
Der Download wird in der Auswertung über das Feld "Export" in den Aktionen generiert. In dem Dropdown-Menü wählst du dann den DATEV LODAS-Export (neu) aus. Daraufhin öffnet sich ein weiteres Menü für den „Lodas-Export“.
Du wählst den zu exportierenden Zeitraum aus und kannst die Berater- und Mandantennummer angeben, dies ist jedoch optional. Weiterhin kann der Export mit Kostenstellen mittels Anhaken des entsprechende Kästchens aktiviert werden, sofern Kostenstellen verwendet und eingepflegt sind. Zum Schluss bestimmst du, ob die Dauer in netto oder brutto exportiert werden soll. Netto Arbeitszeiten sind exklusive und Brutto Arbeitszeiten inklusive Pausen. Um den Export zu starten, klickst du nun auf "exportieren" und du erhältst eine datev.txt-Datei.
ℹ️ Hinweis Exportierst du die Daten montasübergreifend, werden immer zwei Dateien exportiert für den jeweiligen Monat.
