🚩Bitte beachte, dass dieser Lohnexport möglicherweise nicht in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten ist. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
gastromatic verfügt über einen Lohnexport, um erfasste Arbeitszeiten, Zuschläge und Abwesenheiten aus gastromatic in eGECKO zu importieren. Dies erspart langwieriges Übertragen der Auswertungsdaten per Hand und sorgt auch für eine Zeitersparnis in der Lohnbuchhaltung.
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Voraussetzungen
Um den eGECKO-Export nutzen zu können, muss der Lohnexport über gastromatic freigeschaltet sein. Der Export ist sowohl als Kalendererfassung als auch als Monatserfassung möglich. Es müssen einige Einstellungen in gastromatic vorgenommen werden um einen erfolgreichen Export durchführen zu können:
Personalnummer: Für jeden Mitarbeitenden muss in gastromatic eine Personalnummer hinterlegt sein, die identisch zu jener in eGECKO ist.
ℹ️ Hinweis: Führende Nullen müssen ebenfalls mitgeführt werden!Kostenstellen: Wird mit Kostenstellen gearbeitet, so müssen für die verschiedenen Organisationseinheiten (Betriebe oder Arbeitsbereiche) ebenfalls die Kostenstellennummern hinterlegt werden.
Lohnart: Bei den Löhnen, Zuschlägen und Abwesenheiten müssen Lohnarten bzw. Zeitarten hinterlegt sein, die identisch zu denen in eGECKO sind, um diese exportieren zu können. Diese kannst du bei deinem Lohnbüro erfragen.
ℹ️ Hinweis: Führende Nullen müssen ebenfalls mitgeführt werden!Lohn: Alle Mitarbeitende müssen in gastromatic einem Lohn zugeordnet sein, sonst werden die Arbeitszeiten nicht übertragen.
ℹ️ Hinweis: In eGECKO können sowohl die Stunden von Stundenlöhnern als auch von Festgehaltsempfängern übermittelt werden.
ℹ️ Hinweis: Fehlzeiten und freie Tage werden nicht in eGECKO übermittelt.
Einrichtung in gastromatic
Löhne
Für jeden stündlichen Lohn muss die Lohnart eingetragen werden. Dazu gehst du in die Einstellungen - Vertragsdaten - Vergütung - Löhne.
Es ist für jedes Modell auf der linken Seite möglich die Lohnart einzutragen. Um in allen Modellen mit Stundenlohn die entsprechende Lohnart einzutragen, klickst du auf das Modell und auf der rechte Seite auf Lohnart. Anschließend kannst du über
➕Programm das Lohnprogramm auswählen und die Lohnart eingeben.
Ob es sich bei dem Modell um ein stündliches Modell handelt, siehst du in den Einstellungen des Modells. Dort siehst du auch für welchen Anstellungstyp das Modell freigegeben ist. Denn die Lohnarten unterscheiden sich oftmals innerhalb der Anstellungstypen.
Zuschläge
Bei der Einrichtung der Lohnart in den Zuschlägen gehst du ähnlich wie bei den Löhnen vor (Einstellungen - Vertragsdaten - Vergütung- Zuschläge).
Du öffnest das Modell für den entsprechenden Zuschlag und gehst auf der rechten Seite unterhalb der Einstellungen auf Lohnart.
Anschließend klickst du auf ➕Programm, wählst dein Lohnprogramm aus und gibst die Lohnart ein
Abwesenheitskategorien
Für Abwesenheiten können sowohl Lohnarten (für BDE Daten) als auch Zeitarten (für Fehlzeiten) hinterlegt werden. Dazu gehst du in die Einstellungen - Abwesenheiten - Abwesenheitskategorien. Bei bestehenden Abwesenheitskategorien kannst du die Lohnart und/oder die Zeitart nachtragen, indem du auf die Abwesenheit klickst, diese bearbeitest und speicherst. Je nach Bedürfnis stellt man für Gehaltsempfänger und Stundenlöhner zusätzlich ein, ob die Abwesenheit in Tagen oder Stunden exportiert werden soll. Außerdem kann man für die vorher genannten Personengruppen einstellen, ob deren Abwesenheiten kumuliert über den Abrechnungszeitraum (Monatserfassung) oder einzeln aufgelistet pro Kalendertag exportiert werden sollen. (Kalendererfassung)
Hinterlegt man eine Lohnart für eine Abwesenheit, werden die bezahlten Abwesenheiten exportiert (richtet sich nach den Solltagen im Anstellungsverhältnis). Hinterlegt man eine Zeitart für die Abwesenheit, so werden sowohl bezahlte als auch unbezahlte Abwesenheiten einzeln pro Kalendertag aufgelistet exportiert.
Saldokorrekturen
Saldokorrekturen können ebenfalls mit dem eGECKO Export übertragen werden, wenn beim Erstellen der Saldokorrektur in gastromatic eine Lohnart hinterlegt wird.
Kostenstellen (optional)
Arbeitest du mit Angabe der Kostenstellen, kannst du diese auf Betriebs- oder Arbeitsbereichsebene angegeben. Gehe hierzu in die Einstellungen - Verwaltung - Betriebe und bearbeite über das Stift-Symbol den betreffenden Betrieb. In den Stammdaten gibst du die Kostenstellen für den Betrieb an oder auf Arbeitsbereichsebene in den einzelnen Arbeitsbereichen.
ℹ️ Hinweis: Kostenstellen auf Arbeitsbereichsebene überschreiben die Kostenstellen für den Betrieb.
Arbeitszeitdaten in eGECKO exportieren
Das eGECKO-Export Feature funktioniert über den Export und Download einer Datei durch gastromatic. Diese exportierte Datei wird dann wiederum in eGECKO importiert, und eGECKO übernimmt die Daten automatisch (siehe Voraussetzungen).
Der Download wird in der Auswertung über das Feld "Export" in den Aktionen generiert. Du filterst zunächst den zu exportierenden Monat. Dann wählst du in dem Dropdown-Menü den eGECKO-Export aus. Daraufhin öffnet sich ein weiteres Menü, um den Export individualisiert durchzuführen.
Als erstes siehst du den Kalendermonat, den du ausgewählt hast. Sind Daten ggf. nicht vollständig gepflegt, wird dir dies oben als Hinweis angezeigt. So kannst du direkt die Lohnart/Ausfallschlüssel bei Löhnen, Zuschlägen oder Abwesenheiten noch nachtragen.
Es wird in zwei verschiedene Kategorien: “Zeiten & Zuschläge” sowie “Genehmigte Abwesenheiten”. Die beiden Kategorien können grundsätzlich über den Regler aktiviert oder deaktiviert werden. Damit entscheidest du, ob du die Zeiten und Zuschläge sowie Genehmigte Abwesenheiten für den Export mit exportieren möchtest oder nicht.
Zeiten & Zuschläge
Du wählst zunächst aus, ob du die Daten in Kalender- oder Monatserfassung exportieren möchtest.
Kalendererfassung: Die Zeitdaten deiner Mitarbeitenden werden für jeden einzelnen Tag in eGECKO übernommen.
Monatserfassung: Diese exportiert die Daten deiner Mitarbeitenden kumuliert für den ausgewählten Zeitraum.
ℹ️ Hinweis: Die Auswahl, die du hier tätigst hat keinen Einfluss auf die Ausgabe der Abwesenheiten im Export. Die Abwesenheiten werden entsprechend der Einstellungen in den Abwesenheitskategorien zusammengefasst.
Weiter kannst du entscheiden, ob oder welche Zeitdaten und Zuschläge im Export enthalten sein sollen. Möchtest du bspw. nur Zuschläge exportieren, so hakst du mit einem Klick auf die Kacheln diese Kategorien ab und lässt nur die Zuschläge aktiviert.
Ausgewählte, zu übertragenden Daten sind für den Export aktiviert, wenn sie grau hinterlegt sind. Sind einige dieser Daten ausgegraut, liegen diese im ausgewählten Zeitraum nicht vor. Weiß hinterlegte Daten sind für den Export vorhanden, jedoch nicht ausgewählt.
Genehmigte Abwesenheiten
Das Erfassungsformat der einzelnen Abwesenheitskategorie wird in den Einstellungen der Abwesenheiten festgelegt. Liegen Abwesenheiten in dem ausgewählten Zeitraum vor, werden dir diese pro Kategorie aufgeführt. Du kannst einzelne Abwesenheiten für den Export rausnehmen oder alle angehakt lassen.
Weiterhin kann der Export mit Kostenstellen mittels Schieberegler aktiviert werden, sofern Kostenstellen verwendet und eingepflegt sind. Zum Schluss bestimmst du, ob die Dauer in netto oder brutto exportiert werden soll. Nettoarbeitszeiten sind ohne Pausen und Bruttoarbeitszeiten inklusive Pausen. Um den Export zu starten, klickst du nun auf "exportieren" und erhältst eine eGECKOBDEEExport.csv-Datei.
ℹ️ Hinweis: Sobald man bei den Abwesenheiten eine Zeitart definiert hat, werden automatisch zwei Exporte aus gastromatic generiert. Google Chrome fragt dann, ob man den Download erlauben oder blockieren möchte. In diesem Fall auf 'Zulassen' klicken, da sonst nur eine Datei heruntergeladen wird.
