🚩Bitte beachte, dass dieser Lohnexport möglicherweise nicht in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten ist. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
gastromatic verfügt über einen Lohnexport, um erfasste Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Zuschläge aus gastromatic in BMD (NTCS & 5.5) zu importieren. Diese Option erspart langwieriges Übertragen der Auswertungsdaten und sorgt so für eine Zeitersparnis in der Lohnbuchhaltung.
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Voraussetzungen
Um den BMD-Export nutzen zu können, muss der Lohnexport über gastromatic freigeschaltet sein. Ebenfalls müssen einige Einstellungen in gastromatic vorgenommen werden um einen erfolgreichen Export durchführen zu können:
Personalnummer: Für jeden Mitarbeitenden muss in gastromatic eine Personalnummer hinterlegt sein, die identisch zu jener in BMD ist.
Kostenstellen: Wird mit Kostenstellen gearbeitet, so müssen für die verschiedenen Organisationseinheiten ebenfalls die Kostenstellennummern hinterlegt werden.
Lohnart: Bei den Löhnen, Zuschlägen und den Abwesenheiten muss jeweils die Lohnart hinterlegt sein, die identisch zu denen in BMD ist. Diese kannst du bei deinem Lohnbüro oder dem Verantwortlichen für die BMD-Abrechnung erfragen.
Lohn: Alle Mitarbeitenden müssen in gastromatic einem Lohn zugeordnet sein, sonst werden diese nicht in die Exportdatei übertragen.
ℹ️ Hinweis: Es werden sowohl die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden in BMD übermittelt, die einen stündlichen Lohn als auch ein Monatsgehalt in gastromatic besitzen.Klientennummer: Über das BMD-Exportfenster in der Auswertung musst du eine Klientennummer angeben. Hierbei handelt es sich um ein Pflichtfeld.
Erfassung: Wähle im Exportfenster bei Erfassung die Monatserfassung aus. Dabei handelt es sich um das korrekte Format für den Import in BMD.
Einrichtung in gastromatic
Löhne
Für jeden stündlichen Lohn muss die Lohnart eingetragen werden. Dazu gehst du in die Einstellungen - Vertragsdaten - Vergütung - Löhne.
Es ist für jedes Modell auf der linken Seite möglich die Lohnart einzutragen. Um in allen Modellen mit Stundenlohn die entsprechende Lohnart einzutragen, klickst du auf das Modell und auf der rechte Seite auf Lohnart. Anschließend kannst du über
➕Programm das Lohnprogramm auswählen und die Lohnart eingeben.
Ob es sich bei dem Modell um ein stündliches Modell handelt, siehst du in den Einstellungen des Modells. Dort siehst du auch für welchen Anstellungstyp das Modell freigegeben ist. Denn die Lohnarten unterscheiden sich oftmals innerhalb der Anstellungstypen.
Zuschläge
Bei der Einrichtung der Lohnart in den Zuschlägen gehst du ähnlich wie bei den Löhnen vor (Einstellungen - Vertragsdaten - Vergütung- Zuschläge).
Du öffnest das Modell für den entsprechenden Zuschlag und gehst auf der rechten Seite unterhalb der Einstellungen auf Lohnart.
Anschließend klickst du auf ➕Programm, wählst dein Lohnprogramm aus und gibst die Lohnart ein
Abwesenheitskategorien
Um Abwesenheiten (sowohl bezahlt als auch unbezahlt) exportieren zu können, wird die Lohnart benötigt. Um die Lohnarten einzupflegen, gehst du über Einstellungen - Abwesenheiten in die Abwesenheitskategorien. Bei bestehenden Abwesenheitskategorien kannst du die Lohnart nachtragen, indem du auf die Abwesenheit klickst, diese bearbeitest und speicherst.
Standardmäßig werden Abwesenheiten, in BMD NLZ (Nichtleistungszeiten) genannt, in Tagen ausgegeben. Wichtig ist, dass bei der Erfassung der Abwesenheiten (sowohl für Lohn- als auch Gehaltsempfänger) die Kalendererfassung gewählt ist. Unter Statistisch wird kein Wert bei Zeitart angegeben. Wird ein Wert eingegeben, werden falsche Daten in BMD importiert. Im Export kann diese Zeile ignoriert werden, denn ist das Feld Zeitart leer, wird die Information von BMD nicht weiterverarbeitet.
ℹ️ Hinweis: Diverse Nichtleistungszeiten mit Unternummer können in gastromatic nicht abgebildet werden und müssen BMD nachgetragen werden.
Saldokorrekturen
Saldokorrekturen werden mit dem Export übertragen und müssen nicht gesondert in BMD gepflegt werden, wenn eine Lohnart in gastromatic eingetragen ist.
Kostenstellen (optional)
Arbeitest du mit Angabe der Kostenstellen, kannst du diese auf Betriebs- oder Arbeitsbereichsebene angegeben. Gehe hierzu in die Einstellungen - Verwaltung - Betriebe und bearbeite über das Stift-Symbol den betreffenden Betrieb. In den Stammdaten gibst du die Kostenstellen für den Betrieb an oder auf Arbeitsbereichsebene in den einzelnen Arbeitsbereichen.
ℹ️ Hinweis: Kostenstellen auf Arbeitsbereichsebene überschreiben die Kostenstellen für den Betrieb.
Arbeitszeitdaten aus gastromatic für BMD 5.5. & NTCS exportieren
Das BMD-Export Feature funktioniert über den Export einer csv-Datei durch gastromatic. Diese exportierte Datei wird dann wiederum in BMD 5.5 oder BMD NTCS importiert und BMD übernimmt die Daten automatisch (siehe Voraussetzungen).
Der Download wird in der Auswertung über das Feld "Export" in den Aktionen generiert. In dem Dropdown-Menü wählst du dann einen der beiden BMD-Exporte aus. Wir bieten dir den BMD 5.5 und den BMD NTCS-Export an. Daraufhin öffnet sich ein weiteres Menü für den "BMD Export“. Darüber kann der Export individualisiert durchgeführt werden.
Als erstes siehst du den Kalendermonat, den du ausgewählt hast. Sind Daten ggf. nicht vollständig gepflegt, wird dir dies oben als Hinweis angezeigt. So kannst du direkt die Lohnart/Ausfallschlüssel bei Löhnen, Zuschlägen oder Abwesenheiten noch nachtragen.
Es wird in zwei verschiedene Kategorien: “Zeiten & Zuschläge” sowie “Genehmigte Abwesenheiten”. Die beiden Kategorien können grundsätzlich über den Regler aktiviert oder deaktiviert werden. Damit entscheidest du, ob du die Zeiten und Zuschläge sowie Genehmigte Abwesenheiten für den Export mit exportieren möchtest oder nicht.
Zeiten & Zuschläge
Du wählst zunächst aus, ob du die Daten in der Kalender- oder Monatserfassung exportieren möchtest.
Kalendererfassung: Die Zeitdaten deiner Mitarbeitenden werden für jeden einzelnen Tag in BMD übernommen.
Monatserfassung: Diese exportiert die Daten deiner Mitarbeitenden kumuliert für den ausgewählten Zeitraum.
ℹ️ Hinweis: Die Auswahl, die du hier tätigst hat keinen Einfluss auf die Ausgabe der Abwesenheiten im Export. Die Abwesenheiten werden entsprechend der Einstellungen in den Abwesenheitskategorien zusammengefasst.
Weiter kannst du entscheiden, ob oder welche Zeitdaten und Zuschläge im Export enthalten sein sollen. Möchtest du bspw. nur Zuschläge exportieren, so hakst du mit einem Klick auf die Kacheln diese Kategorien ab und lässt nur die Zuschläge aktiviert.
Ausgewählte, zu übertragenden Daten sind für den Export aktiviert, wenn sie grau hinterlegt sind. Sind einige dieser Daten ausgegraut, liegen diese im ausgewählten Zeitraum nicht vor. Weiß hinterlegte Daten sind für den Export vorhanden, jedoch nicht ausgewählt.
Genehmigte Abwesenheiten
Das Erfassungsformat der einzelnen Abwesenheitskategorie wird in den Einstellungen der Abwesenheiten festgelegt. Liegen Abwesenheiten in dem ausgewählten Zeitraum vor, werden dir diese pro Kategorie aufgeführt. Du kannst einzelne Abwesenheiten für den Export rausnehmen oder alle angehakt lassen.
Anschließend gibst du die Klientennummer (max. 7-stellig) an. Diese ist obligatorisch, da die Export-Datei dementsprechend vergeben wird.
Des Weiteren wählst du, ob du die Kostenstellen aus gastromatic oder gar nicht ziehen möchtest.
ℹ️ Hinweis: Ziehst du die Kostenstellen aus gastromatic, werden die unterschiedlichen Kostenstellen, in denen die Zeiten anfallen, berücksichtigt.
Du kannst abschließend festlegen, ob die Arbeitszeiten und Zuschläge Netto (mit Pausenabzug) oder Brutto (falls die Pausenzeiten bezahlt werden sollen) berechnet werden.
Hast du alles zu deiner Zufriedenheit eingestellt, klickst du auf "Exportieren“, um den Download zu starten. Die getroffenen Einstellungen sind nach dem ersten Export in den Cookies gespeichert.
🚩 Wichtig: Vor den Lohnarten von Abwesenheiten steht mindestens eine 0, diese ist in der csv-Datei nicht ersichtlich, wenn nur Ziffern folgen, d. h. wenn die Lohnart nur aus Ziffern besteht.
Benötigst du den BMD 5.5-Export, erhältst du eine Exportdatei mit den Arbeitszeiten, Zuschlägen und Abwesenheiten (NLZ). Nutzt du hingegen den BMD NTCS-Export, werden 2 Dateien runtergeladen. Beim ersten Export, musst du den Download der zweiten Datei genehmigen. Es erscheint ein Pop-Up-Fenster. Die Arbeitszeiten und Zuschläge werden in einer Datei dargestellt, die Abwesenheiten bzw. NLZ werden in einer zweiten Datei abgebildet.
ℹ️ Hinweis: Trägst du in gastromatic eine ganztägige Abwesenheit ein, wird im jeweiligen Export kein Wert exportiert. BMD weiß dann, dass es sich um einen ganzen Tag handelt und berechnet den Wert selbstständig. Dies gilt sowohl für Mitarbeitende mit Sollstunden und ohne Sollstunden.
NLZ-Export in BMD NTCS einrichten
Für die NLZ (Abwesenheiten) gibt es bei BMD NTCS kein Standardformat. Das bedeutet, dass die Spalten, die gastromatic exportiert, zunächst bei BMD NTCS eingestellt werden müssen. Wichtig ist, dass alle Spalten und die gleiche Reihenfolge berücksichtigt werden.
In BMD NTCS kann man seine Feldauswahl konfigurieren. Im folgenden Foto siehst du, wie dies in der BMD Software aussieht. Über einen Klick in die entsprechende Checkbox ✅ kannst du das Feld für den Import an- oder abwählen.
💡 Tipp: Durch einen Klick auf das jeweilige Foto, wird dieses vergrößert in einem neuen Tab geöffnet.
ℹ️ Hinweis: Diverse Nichtleistungszeiten mit Unternummer können in gastromatic nicht abgebildet werden und müssen BMD nachgetragen werden.