🚩Bitte beachte, dass dieser Lohnexport möglicherweise nicht in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten ist. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
gastromatic verfügt über einen Lohnexport, um erfasste Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Zuschläge aus gastromatic in SORBA zu importieren. Diese Option erspart langwieriges Übertragen der Auswertungsdaten und sorgt so für eine Zeitersparnis in der Lohnbuchhaltung.
Navigation
Voraussetzungen
Um den SORBA-Export nutzen zu können, muss der Lohnexport über gastromatic freigeschaltet sein. Ebenfalls müssen einige Einstellungen in gastromatic vorgenommen werden um einen erfolgreichen Export durchführen zu können:
Personalnummer: Für jeden Mitarbeitenden muss in gastromatic eine Personalnummer hinterlegt sein, die identisch zu jener in SORBA ist.
Kostenstellen: Wird mit Kostenstellen gearbeitet, so müssen für die verschiedenen Organisationseinheiten ebenfalls die Kostenstellennummern hinterlegt werden.
Lohnart: Bei den Löhnen, Zuschlägen und den Abwesenheiten muss jeweils die Lohnart hinterlegt sein, die identisch zu denen in SORBA ist. Diese kannst du bei deinem Lohnbüro oder dem Verantwortlichen für die SORBA-Abrechnung erfragen.
Lohn: Alle Mitarbeitende müssen in gastromatic einem Lohn zugeordnet sein, sonst werden diese nicht in die Exportdatei übertragen.
ℹ️ Hinweis: Es werden sowohl die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden in SORBA übermittelt, die einen stündlichen Lohn als auch ein Monatsgehalt in gastromatic besitzen.Firmennummer: Über das SORBA-Exportfenster in der Auswertung musst du eine Firmennummer angeben. Hierbei handelt es sich um ein Pflichtfeld.
Einrichtung in gastromatic
Löhne
Für jeden monatlichen und stündlichen Lohn muss die Lohnart eingetragen werden, wenn du die Arbeitszeiten übertragen möchtest. Dazu gehst du in die Einstellungen - Vertragsdaten - Vergütung - Löhne. Du öffnest das entsprechende Lohnmodell und kannst dann auf der rechten Seite über den Menüpunkt Lohnart das Lohnprogramm sowie die Lohnart eingeben.
Zuschläge
Bei der Einrichtung der Lohnarten in den Zuschlägen gehst du ähnlich wie bei den Löhnen vor (Einstellungen - Löhne & Zuschläge - Zuschläge). Um die Lohnart einzugeben, öffnest du den Einzelzuschlag (ausgeblendete Liste) und kannst anschließend auf der rechten Seite über den Menüpunkt Lohnart das Lohnprogramm auswählen und die Lohnart hinterlegen.
ℹ️ Hinweis: Wenn du dem Zuschlag eine Lohnart hinzufügst, siehst du sofort, ob in Stunden oder Anzahl exportiert wird. Ein monatlicher oder einmalig pro Schicht-Zuschlag wird als Anzahl exportiert und bspw. der Nachtzuschlag in Stunden.
Abwesenheitskategorien
Um Abwesenheiten (sowohl bezahlt als auch unbezahlt) exportieren zu können, wird die Lohnart benötigt. Um die Lohnarten einzupflegen, gehst du über Einstellungen - Abwesenheiten in die Abwesenheitskategorien. Bei bestehenden Abwesenheitskategorien kannst du Lohnart nachtragen, indem du auf die Abwesenheit klickst, diese bearbeitest und speicherst. Neben Angabe der Lohnart, musst du noch festlegen, wie die Abwesenheit für Gehaltsempfänger und Lohnempfänger auszugeben und zu erfassen ist. Bspw.:
Ferien: Gehaltsempfänger (gleiches Prinzip für Lohnempfänger) - Ausgabe in Tagen - erfasst als Monatserfassung.
Die Ferientage werden für den gesamten Monat zusammengefasst in Tagen exportiert.Wählst du hingegen die Kalendererfassung in Stunden, erhältst du die Ferien separat in Stunden für jeden Tag.
Zusätzlich kannst du eine Lohnart für die reine "Statistik" eintragen. Hierbei werden die Abwesenheiten nur als Kalendererfassung in Tagen übermittelt. Eine Auswahlmöglichkeit zwischen der Kalender- oder Monatserfassung gibt es nicht.
Saldokorrekturen
Saldokorrekturen (ebenso Überzeit- und Nachtarbeitszeitkorrekturen) werden mit dem Export übertragen und müssen nicht gesondert in SORBA eingetragen werden, wenn eine Lohnart in gastromatic eingetragen ist.
Kostenstellen (optional)
Arbeitest du mit Angabe der Kostenstellen, kannst du diese auf Betriebs- oder Arbeitsbereichsebene angegeben. Gehe hierzu in die Einstellungen - Verwaltung - Betriebe und bearbeite über das Stift-Symbol den betreffenden Betrieb. In den Stammdaten gibst du die Kostenstellen für den Betrieb an oder auf Arbeitsbereichsebene in den einzelnen Arbeitsbereichen.
ℹ️ Hinweis: Kostenstellen auf Arbeitsbereichsebene überschreiben die Kostenstellen für den Betrieb.
Arbeitszeitdaten aus gastromatic exportieren
Das SORBA-Export Feature funktioniert über den Export und Download einer ASCII-Datei durch gastromatic. Diese exportierte Datei wird dann wiederum in SORBA importiert und SORBA übernimmt die Daten automatisch (siehe Voraussetzungen).
Der Download wird in der Auswertung über das Feld "Export" in den Aktionen generiert. In dem Dropdown-Menü wählst du dann den SORBA-Export aus. Daraufhin öffnet sich ein weiteres Menü für den "SORBA Export“. Darüber kann der Export individualisiert durchgeführt werden.
Du entscheidest, ob die Arbeitszeiten und Zuschläge kalendarisch oder monatlich zusammengefasst werden sollen
ℹ️ Hinweis: Die Abwesenheiten werden entsprechend der Einstellungen in den Abwesenheitskategorien zusammengefasst.
Die Kalendererfassung bietet dir die Möglichkeit die Zeitdaten deiner Mitarbeitenden für jeden Tag in SORBA zu übernehmen. Die Monatserfassung exportiert die Daten deiner Mitarbeitenden kumuliert für den ausgewählten Zeitraum.Du wählst aus, welche Bewegungsdaten du exportieren möchtest.
Du gibst die Firmennummer (max. 7-stellig) an. Diese ist obligatorisch, da die Export-Datei dementsprechend vergeben wird.
Du wählst, ob du die Kostenstellen aus gastromatic oder gar nicht ziehen möchtest.
ℹ️ Hinweis: Ziehst du die Kostenstellen aus gastromatic, werden die unterschiedlichen Kostenstellen, in denen die Zeiten anfallen, berücksichtigt.Du kannst festlegen, ob die Arbeitszeiten und Zuschläge Netto (mit Pausenabzug) oder Brutto (falls die Pausenzeiten bezahlt werden sollen) berechnet werden.
Hast du alles zu deiner Zufriedenheit eingestellt, klickst du auf "Exportieren“, um den Export zu starten. Die getroffenen Einstellungen sind nach dem ersten Export in den Cookies gespeichert.
ℹ️ Hinweis: Ob du die Auswahl zwischen Kalender- und Monatserfassung im Exportfenster hast, ist abhängig vom gewählten Zeitraum:
innerhalb eines Kalendermonats: Kalender- & Monatserfassung
Monatsübergreifend: Monatserfassung
mehr als ein Monat: kein Export möglich
