🚩Wichtig zu wissen: In diesem Artikel werden alle verfügbaren Funktionen erklärt. Bitte beachte, dass möglicherweise nicht alle davon in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten sind. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
Zu den Einstellungen für die Mitarbeiter gelangst du über das Zahnrad ⚙️ in der hellblauen Sidebar. Dort kannst du verschiedene Einstellungen in den Bereichen vornehmen.
ℹ️ Hinweis: Die Einstellungen der Mitarbeiter sind nur für den Super Admin und Admins sichtbar.
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Anstellungstypen
Pfad: Einstellungen - Mitarbeiter - Anstellungstypen
An dieser Stelle findest du alle Anstellungstypen vor, die dir in gastromatic zur Verfügung stehen. Diese dienen dazu dir die Personalnebenkosten in gastromatic anzeigen zu lassen und mit diesen zu arbeiten. Mit Einbezug der Personalnebenkosten hast du deutlich aussagekräftigere Kennzahlen in der Auswertung und im Lohnexport. SFN-Zuschläge sowie die Lohnfortzahlung für SFN-Zuschläge werden bei der Berechnung berücksichtigt. Über Einstellungen - Vertragsdaten - Vergütung - Zuschläge hast du über Checkboxen ✅ die Möglichkeit zu definieren, welche Zuschläge beitragsfrei sind und welche nicht.
Die Prozentsätze der einzelnen Anstellungstypen unterscheiden sich, da abhängig vom Typ unterschiedliche Sozialversicherungsbeiträge zu leisten sind. Du kannst die Prozentsätze individuell auf deinen Betrieb anpassen, indem du über die 3 Punkte auf "bearbeiten" klickst. Die Prozentsätze in gastromatic errechnen sich wie in der Tabelle dargestellt. Anbei die genaue Aufstellung wie sich die Personalnebenkosten verteilen.
Über die 3 Punkte kannst du außerdem Anstellungstypen durch einen anderen Anstellungstypen ersetzen, ohne die Angaben in allen Vertragsdaten deiner Mitarbeitenden zu ändern.
In gastromatic füllst du in den Vertragsdaten deiner Mitarbeitenden den Anstellungstypen aus. Dabei handelt es sich um ein Pflichtfeld. Abhängig von den Rechten, der jeweiligen Person ist in der Mitarbeiterliste auf einen Blick ersichtlich, welcher Mitarbeitender welchem Anstellungstypen zugeordnet ist. Ebenso ist der Anstellungstyp im Dienstplan ersichtlich. Diese Information unterstützt bei der Planung und ist insbesondere beim automatisierten Dienstplanung notwendig.
Weitere Details zu den Beschäftigungsverhältnissen kannst du in unserem Personalkompass (Download Band 1 📄, Band 2 📄, Band 3 📄, ⭧ Band 4 🔑 Passwort: optimaler-personaleinsatz) nachlesen. Ebenfalls empfiehlt sich die Webseite Lohn-Info für weitere Auskünfte zu den Sozialversicherungsbeiträgen.
Attribute
Pfad: Einstellungen - Mitarbeiter - Attribute
Attribute dienen dazu Tätigkeiten, Dokumenten und Mitarbeitern Merkmale bzw. Eigenschaften zuzuweisen. An dieser Stelle erstellst du die verschiedenen Merkmale, in den unterschiedlichen Bereichen, die du benötigst und ordnest diese den Arbeitsbereichen zu. Zusätzlich kannst du über den Arbeitsbereich noch den Mitarbeitenden die Tätigkeit zuweisen.
Tätigkeiten
Pfad: Einstellungen - Mitarbeiter - Attribute
Tätigkeiten können für unterschiedliche Zwecke hilfreich sein. Zum einen kannst du den Dienstplan mit weiteren relevanten Details versehen, um die Planung zu vereinfachen, und zum anderen siehst du bei jedem Mitarbeitenden, welche Tätigkeit er innehat. Einem Mitarbeitenden können mehrere Tätigkeiten gleichzeitig zugewiesen werden. Des Weiteren hilft dir diese Funktion dabei, deine Betriebsstrukturen und Hierarchien besser in gastromatic abzubilden. Weiterführende Informationen zu diesem Thema findest du in den Handbuchartikeln Tätigkeiten im Dienstplan 📖 und Tätigkeitsbereich 📖.
Über das "+" erstellst du eine neue Tätigkeit. Du gibst dieser einen Namen und wählst den oder die Arbeitsbereiche aus, in denen diese Tätigkeit benötigt wird. An dieser Stelle kannst du bereits Mitarbeitenden diese Tätigkeit hinzufügen. Bestehende Tätigkeiten kannst du bearbeiten, indem du diese anklickst oder auch löschen. Die Reihenfolge kann nicht angepasst werden, sondern ergibt sich aus der Anlage.
ℹ️ Hinweis: ÜberEinstellungen - Dienstplan - Schichten 📖 musst du die Tätigkeiten freischalten, damit du mit diesen im Dienstplan arbeiten kannst.
Mitarbeitereigenschaften
Pfad: Einstellungen - Mitarbeiter - Attribute
Mitarbeitereigenschaften können hilfreich sein, da Planer schnell sehen, welche Merkmale und Fähigkeiten ein Mitarbeitender hat. Außerdem kannst du im Dienstplan, in der Auswertung und in den Abwesenheiten nach diesen filtern. Einem Mitarbeitenden können über die Personaldaten-Stammdaten 📖 zugewiesen werden. Er selbst kann diese nicht sehen.
Über das "+" erstellst du eine neue Mitarbeitereigenschaft und gibst dieser einen Namen. Bestehende Mitarbeitereigenschaften kannst du bearbeiten, indem du diese anklickst oder auch löschen.
Eingabefelder
Pfad: Einstellungen - Mitarbeiter - Eingabefelder
An dieser Stelle findest du bereits hinterlegte Standard-Eingabefelder ⚙️, diese kannst du nicht bearbeiten oder löschen. Nur die Rechte können bei den Standardfeldern von dir angepasst werden.
Es ist jedoch möglich, über "+Eingabefeld" individuelle Felder zu erstellen.
Im ersten Schritt gibst du dem Eingabefeld einen Namen. Unter Art des Felds kannst du bestimmen, über welche Art von Daten die Eingabe des Feldes erfolgen soll. Hier kannst du beispielsweise E-Mail, Telefonnummer, einen Text oder eine URL auswählen. Hinter den Feldtypen verbergen sich auch Validierungen für deine Eingaben beim Mitarbeitenden selbst. Beispielsweise kannst bei einem individuellen Feld mit Feldtyp 'Nummer' nur Zahlen zwischen '0 und 9' und Punkt und Komma eingeben.
Hast du dich für eine Art entschieden, kannst du einen Platzhalter für das Eingabefeld bestimmen. Diese Angabe wird dir dann im Eingabefeld ausgegraut angezeigt.
Über “Rechte” bestimmst du, ob das Feld an die Stammdaten, die Vertragsdaten & Konten oder an den Lohn gekoppelt ist. Um festzulegen, ob Planer bestimmte Felder sehen und/oder bearbeiten dürfen oder nicht, nimmst du entsprechende Einstellungen in dem jeweiligen Rechtemodell unter Personaldaten sowie Lohn vor.
Du kannst hier jedes Eingabefeld hinsichtlich Berechtigung nochmals manuell verändern. Das heißt, hat bspw. das Eingabefeld Geburtstag die Rechteeinstellung Stammdaten, du möchtest aber nicht, dass Planende dies sehen können, dann kannst du hier die Rechte in Vertragsdaten & Konten oder Lohn abändern. Dies gilt genauso umgekehrt. Felder, die mit den Rechten Vertragsdaten & Konten versehen sind, können auch in der Berechtigung unter Stammdaten oder Lohn eingruppiert werden.
Abschließend bestimmst du noch über den Regler, ob dieses Feld in der Gruppenkennzahl “MA-Änderungen” in der Auswertung und damit für den “MA-Änderungen-Export” berücksichtig werden soll.
Sobald du deine Auswahl abspeicherst, hast du ein neues Eingabefeld erstellt und kannst ggf. weitere anlegen.
Stammdatenvorlage
Pfad: Einstellungen - Mitarbeiter - Stammdatenvorlage
Um deine individuellen Eingabefelder nun in die Stammdatenvorlage zu integrieren, klickst du auf die bereits hinterlegte ⚙️Stammdatenvorlage, um diese zu bearbeiten.
Auch hier findest du Standard-⚙️Registervorlagen, denen du weitere Eingabefelder hinzufügen kannst. Des Weiteren ist es möglich, das Icon zu ändern und pro Feld zu bestimmen, ob dieses in den Stammdaten ein Pflichtfeld ist und ob die Eingabe auf der Karte als Vorschau angezeigt werden soll. Das bedeutet, dass du bereits in der Übersicht der Stammdaten bei deinen Mitarbeitenden die hinterlegten Daten sehen wirst.
Des Weiteren gibt es die Möglichkeit, eine eigene Registerkarte zu erstellen, indem du auf +Registerkarte klickst. Im ersten Schritt kannst du der Registerkarte einen Namen vergeben und ein bestimmtes Icon auswählen. Wenn du nun auf Eingabefelder + klickst, kannst du ein Eingabefeld hinzufügen und bestimmen, ob dieses in den Stammdaten ein Pflichtfeld ist und die Eingabe auf der Karte angezeigt werden soll. Sobald du das Eingabefeld hinzufügst, hast du die Option weitere Eingabefelder dieser Registerkarte zuzuordnen.
ℹ️ Hinweis: Du kannst bestimmen, an welchem Platz deine Registerkarte in den Stammdaten zu sehen sein soll. Dafür klickst du auf die 4 Punkte (: :) neben dem Namen der Registerkarte, hältst gedrückt und verschiebst diese auf den richtigen Platz nach unten.