🚩Wichtig zu wissen: In diesem Artikel werden alle verfügbaren Funktionen erklärt. Bitte beachte, dass möglicherweise nicht alle davon in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten sind. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
Schön, dass du dich dazu entschieden hast nun richtig mit gastromatic durchzustarten! Bevor du die ersten Dienstpläne schreibst oder Zeiten erfasst, zeigen wir dir, wie du dich in gastromatic zurecht findest, wo du Einstellungen vornimmst und wie du die Struktur deines Betriebes aufbaust.
Navigation
Systemübersicht
Navigationsleiste
Alle für deinen Zugang freigeschalteten Menüpunkte können über die Navigationsleiste erreicht werden. Diese findest du links oben. Für unser Basispaket sind die Punkte Dienstplan, Auswertung, Mitarbeiter, Abwesenheiten und Stempeluhr sowie die speziellen Tage und das Aktivitätenprotokoll wählbar.
Mit Klick auf den entsprechenden Menüpunkt in der Navigationsleiste, gelangst du zu der gewünschten Funktion. Durch einen Klick unterhalb der Symbole erweitert dich die Menüleiste zur Ansicht samt Symbolnamen.
Einstellungen, Hilfe & Account
Links unten können die Einstellungen, das Hilfe-Center sowie Details zum eigenen Account 📖 aufgerufen werden.
Supportanfrage über Chat
Über das Symbol in der unteren rechten Ecke, hast du die Möglichkeit unseren Support über den Chat zu erreichen. Schreibe uns bei Problemen gerne an.
Einstellungen in deinem gastromatic-Zugang
Du kannst in gastromatic eine Vielzahl von verschiedenen Einstellungen vornehmen, um das Programm optimal auf deine Bedürfnisse anzupassen. In folgenden Bereichen kannst du grundsätzlich Einstellungen treffen:
Betriebsstruktur aufbauen und Mitarbeitende anlegen
Betrieb, Arbeitsbereiche und Schichten definieren
Lege einen oder mehrere Betriebe mit deinen Arbeitsbereichen und Schichten an. Die Betriebsstruktur legt fest, in welchen Bereichen deine Mitarbeiter eingeteilt werden können, wie der Dienstplan aufgebaut ist und gibt eine zusätzliche Informationsquelle für die auszuwertenden Daten. Wie du deinen Betrieb einrichten kannst, erfährst du in unserem Handbuchartikel Betriebe erstellen und verwalten 📖.
Mitarbeitende anlegen und einladen
Im nächsten Schritt müssen deine Mitarbeitenden im System angelegt werden. Es liegt bei dir, wie viele Daten du im System einpflegst. Die einzigen obligatorischen Daten sind Vorname, Betrieb und Arbeitsbereich. Bitte beachte, dass Mitarbeitende nur einen eigenen Zugang (auch für die Smartphone-App) zu gastromatic erhalten können, wenn die jeweilige E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Näheres dazu findest du in unserem Handbuchartikel über die Mitarbeiterverwaltung 📖.
Bestimme die Lohnstruktur deiner Mitarbeitenden
In gastromatic kannst du die Löhne für deine Mitarbeitenden automatisch berechnen lassen. Auch das Hinterlegen von Zuschlägen ist möglich. Beginne nun damit in den Einstellungen 📖 Löhne, ggf. Zuschläge und Zuschlagsgruppen anzulegen, damit gastromatic dir die Arbeit abnehmen kann.
Stempeluhr (wetime) im Betrieb positionieren und Mitarbeitende die Stempeluhr-ID mitteilen
Wähle einen zentralen Platz in deinem Betrieb, damit die Stempeluhr (wetime) 📖 für jeden deiner Mitarbeitenden gut zugänglich ist. Die Stempeluhr funktioniert auf jedem mobilen Android & iOS-Endgerät (bitte beachte hierzu unsere Systemvoraussetzungen 📖) und ist kinderleicht zu bedienen. In den Stempeluhr (wetime) Einstellungen 📖 können verschiedene Darstellungsformen nach deinem Belieben gewählt werden. Die ID zum Stempeln der Arbeitszeiten können die Mitarbeitenden über ihren eigenen Zugang einsehen. Mitarbeitende, die über keinen eigenen Zugang verfügen, musst du die ID mitteilen. Du kannst diese in den Mitarbeiterdetails abrufen oder in der Übersicht als Liste exportieren 📖.
Arbeiten mit gastromatic
Schreibe deinen ersten Dienstplan
Lass dich von gastromatic mit unterschiedlichsten Funktionen und Ansichten beim Erstellen des Dienstplans 📖 unterstützen.
Erfasse die Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden
Lass deine Mitarbeitende die Arbeitszeiten über die Stempeluhr (wetime)📖 erfassen und im System speichern. Diese Möglichkeit besteht über verschiedene Endgeräte durch Eingabe der Stempeluhr-ID, die du deinen Mitarbeitenden mitgeteilt hast.
Verwalte die Abwesenheiten deiner Mitarbeitenden
Behalte den Überblick wer abwesend ist und stelle Abwesenheiten 📖 wie Urlaub, Krankheit, Schule etc. ein. Du kannst deinen Mitarbeitenden auch erlauben Abwesenheitsanträge zu erstellen, die du dann nur noch annehmen oder ablehnen musst.
Auswertung der erfassten Daten deiner Mitarbeitenden
In der Auswertung 📖 laufen alle Daten aus der Dienstplanung, Zeiterfassung und den Abwesenheiten zusammen. Die erfassten Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden aus der Stempeluhr werden hier automatisch eingefügt. Du musst die Zeiten nur noch genehmigen, um sie zu bestätigen.
Upgrade und weitere Features
Du benötigst ein größeres Mitarbeiterkontingent oder ein Zusatzfeature, das wir anbieten? Schreibe uns einfach eine kurze Mail mit deinem Wunsch an ✉️ support@gastromatic.com oder ruf bei uns an unter 📞+49 6151 78 777 44.
Auf Wunsch erhältst du dann ein Angebot von uns.
EU-DSGVO
Der nach der EU-DSGVO angepasste Auftragsdatenverarbeitungs-Vertrag kann unter folgendem Link www.gastromatic.de/av abgeschlossen werden. Hier findest du außerdem noch die Einwilligungserklaerung_nach_der_EU_DSGVO.pdf 📄 für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Datendeiner Mitarbeitenden.
Falls du weitere Fragen hierzu hast, kannst du dich gerne an unseren Support ✉️ support@gastromatic.com wenden.
gastromatic-Login auf deiner Webseite
Mit folgendem HTML-Code kannst du eine Verlinkung zum gastromatic-Login direkt auf deiner eigenen Webseite einfügen. Der Vorteil ist, dass deine Mitarbeitenden und du bequem über die bekannte Firmenhomepage zum gastromatic-Login gelangen.
<a href="https://www.gastromatic.de/login“>INDIVIDUELLER TEXT (z.B Login gastromatic)</a>