🚩Wichtig zu wissen: In diesem Artikel werden alle verfügbaren Funktionen erklärt. Bitte beachte, dass möglicherweise nicht alle davon in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten sind. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
Zeiterfassungsmodelle
Die Einstellungen nimmst du in der Web App vor.
Gehe hier über die Einstellungen, Zeiterfassung & Zeiterfassungsmodelle.
Navigation
Um die Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden zu erfassen, kannst du neben dem Smartphone stempeln (gastromatic-App) & der PC-Stempeluhr, unsere wetime-App 📖 nutzen. Dafür muss die wetime 📖 und ein Zeiterfassungsmodell eingerichtet sein. In gastromatic ist bereits ein Standard-Zeitererfassungsmodell hinterlegt. Du kannst jederzeit ein weitere Modelle erstellen.
ℹ️ Hinweis: Du kannst auch bei einem Mitarbeitenden direkt in den Mitarbeiterdetails ein individuelles Zeiterfassungsmodell hinterlegen, unabhängig vom zentral hinterlegten Zeiterfassungsmodell. Wie das funktioniert, findest du hier📖.
Über den grünen Button ➕ Zeiterfassungsmodell kannst du beliebig viele eigene Modelle anlegen. In der Übersicht werden dir dann alle bestehenden Modelle angezeigt. Neben dem Namen des jeweiligen Modells siehst du, ob und bei wie vielen Betrieben, Arbeitsbereichen, Anstellungstypen und Rollen das jeweilige Zeiterfassungsmodell gilt. Über den Button mit den drei Punkten, kannst du ein Zeiterfassungsmodell deaktivieren oder löschen, zum Bearbeiten klickst du einfach auf das gewünschte Modell.
Hast du ein Zeiterfassungsmodell deaktiviert, findest du dieses in der Deaktivierten-Liste wieder und kannst es jederzeit wieder aktivieren. Durch das Deaktivieren bleiben alle Einstellung bestehen, jedoch greift für die Zeiterfassung dann die Grundeinstellungen (Default-Zeiterfassungsmodell).
Löschst du ein Zeiterfassungsmodell, werden alle Einstellungen unwiderruflich gelöscht. Dies hat jedoch keinerlei Auswirkungen auf die erhobenen Bewegungsdaten. Diese bleiben in der Auswertung gespeichert!
Über ➕Zeiterfassungsmodell erstellst du ein neues Zeiterfassungsmodell. Zunächst legst du einen Namen fest. Falls schon Modelle vorhanden sind, kannst du sogar ein Bestehendes als Vorlage auswählen. Das bedeutet, dass die verwendeten Einstellungen übernommen werden. Du musst im zweiten Schritt nur noch unter Arbeitseinsätze auswählen, für welche Arbeitseinsätze das Zeiterfassungsmodell gelten soll.
Allgemein
Unter Arbeitseinsätze tätigst du zunächst eine Zuweisung, die angibt, für wen das Zeiterfassungsmodell gilt. Du kannst festlegen, dass ein Zeiterfassungsmodell für alle Personen in einem Betrieb gelten. Zunächst musst du einen Betrieb auswählen, du kannst anschließend die Arbeitsbereiche und Rollen überspringen und für alle Anstellungstypen geltend machen. Soll das Zeiterfassungsmodell in weiteren oder allen Betrieben gelten, fügst du weitere Auswahlen hinzu.
Hast du nun für einen Betrieb ein Zeiterfassungsmodell hinterlegt (Arbeitsbereiche & Rollen übersprungen) und alle Anstellungstypen ausgewählt, gilt dieses Zeiterfassungsmodell erst einmal für alle Personen in dem Betrieb.
ℹ️ Hinweis: Sollen Mitarbeitende in verschiedenen Betrieben ein- und ausstempeln, muss das in den Wetime Zugängen konfiguriert werden. Im Widget "Zeiterfassung" unter dem Punkt "Gültigkeit" werden die Betriebe/Arbeitsbereiche hinterlegt, in denen gestempelt werden soll.
Unter Kommentare hast du noch die Option deinen Mitarbeitenden zu erlauben, über Sprachnachrichten und/ oder Textnachrichten Kommentare zu ihren Arbeitseinsätzen zu hinterlassen. Sind beide Optionen aktiviert, hat der Mitarbeitende die Möglichkeit zu entscheiden, welche Kommunikationsvariante er verwenden möchte.
Möchtest du nun andere Zeiterfassungsmodelle in bestimmten Bereichen oder für bestimmte Rollen, legst du ein neues Zeiterfassungsmodell an. Dann wählst du wieder den Betrieb, dann bspw. den Arbeitsbereich Küche und die Rolle Arbeitsbereichsleiter und als Anstellungstyp bspw. Vollzeit. Für den Arbeitsbereichsleiter gilt in der Küche nun ein anderes Zeiterfassungsmodell. Je präzisier die Zuweisung, umso höher wird das Zeiterfassungsmodell priorisiert.
Einstempeln
Beim Einstempeln kannst du Einstellungen in drei Bereichen vornehmen. Dazu gehören ungeplante Einsätze, geplante Einsätze und die Foto-Verifizierung.
Ungeplante Einsätze
Du hast die Möglichkeit, deinen Mitarbeitenden das Stempeln ungeplanter Arbeitseinsätze zu erlauben. Sobald du den Regler aktivierst, kannst du folgende Angaben treffen:
Drop-Down-Menü “Erlauben”:
in allen Fällen (immer): Es ist erlaubt, sich ungeplant einzustempeln, auch wenn eine Planzeit vorliegt
bei keiner Planzeit (im Betrieb): Es ist erlaubt, sich in andere Betriebe ungeplant einzustempeln, aber nicht in dem Betrieb mit einer Planzeit
bei keiner Planzeit (im Arbeitsbereich): Es ist erlaubt, sich in andere Arbeitsbereiche im gleichen Betrieb ungeplant einzustempeln.
Außerdem kannst du festlegen, ob dein Mitarbeitender auch die Schicht und/oder die Tätigkeit angeben muss, zu der er sich einstempelt.
Über den Schieberegler Fremde Einsätze erlauben kannst du einstellen, dass bei globalen Modellen die Mitarbeitenden aus fremden Betrieben und Arbeitsbereichen sich mit dieser Einstellung ungeplant einstempeln können. Bei individuellen Modellen kann sich der Mitarbeitende in alle Betriebe und Arbeitsbereiche ungeplant einstempeln.
Über den Schieberegler bei Kommentar erlauben kannst du einstellen, dass deine Mitarbeitenden eine Nachricht als Begründung für das ungeplante Einstempeln hinterlegen müssen.
ℹ️ Hinweis: Ist das ungeplante Stempeln deaktiviert und der Mitarbeitende hat auch keine Planzeit vorliegen gibt aber trotzdem seine Stempeluhr-ID ein, erscheint die Info "Keine geplante Zeit" und auf dem "Einstempel-Button" steht "Gesperrt".
Geplante Einsätze
Grundsätzlich unterscheiden wir zwischen dem Einstempeln vor Dienstplanbeginn und nach Dienstplanbeginn.
Sowohl für die Zeit davor als auch danach gibt es verschiedene Einstellungsoptionen. Wann welche Option beginnt, definierst du über die Zeitangabe in Minuten:
Vor Dienstplanbeginn
Gleitzeit: Sobald dein Mitarbeitender einstempelt, wird die Zeit als Schichtbeginn gewertet und gilt als Arbeitszeit.
Zeitbonus: Du schenkst deinem Mitarbeitenden einen definierten Zeitraum vor Schichtbeginn, den er bspw. zum Umziehen nutzen kann.
Warten: Dein Mitarbeitender stempelt vor der Toleranz von Gleitzeit/Zeitbonus ein. Er kann sich einstempeln, die Arbeitszeit wird jedoch erst ab der Toleranz gewertet.
Begründen: Dein Mitarbeitender stempelt vor der Toleranz von Gleitzeit/Zeitbonus ein und wird gebeten, diesen früheren Arbeitsbeginn mit einer Textnachricht zu begründen (keine Pflichtangabe für den Mitarbeitenden).
Nach Dienstplanbeginn
Gleitzeit: Sobald dein Mitarbeitender einstempelt, wird die Zeit als Schichtbeginn gewertet.
Zeitbonus: Du schenkst deinem Mitarbeitenden einen definierten Zeitraum nach Schichtbeginn, den er bspw. zur Vorbereitung nutzen kann.
Abzug: Dein Mitarbeitender stempelt nach Dienstplanbeginn ein und bekommt wegen der Verspätung zusätzlich Arbeitszeit bis zur Toleranz abgezogen.
ℹ️ Hinweis: Stempelt dein Mitarbeitender nach der Toleranz ein, greift die Gleitzeitregelung.
Verspätungen
Du kannst über Verspätungen deiner Mitarbeitenden benachrichtigt werden und eine Begründung dafür erhalten.
Benachrichtigungen bei Verspätung: Hierdurch wird der zuständige Planer benachrichtigt, wenn der Mitarbeitende sich nicht oder zu spät einstempelt. Du kannst festlegen, nach wie vielen Minuten Verspätung (zwischen 1-60 Minuten) gastromatic dich benachrichtigen soll.
Begründungen bei Verspätung: Hierdurch wird der Mitarbeitende gebeten, eine Begründung für die Verspätung abzugeben (keine Pflichtangabe für den Mitarbeitenden). Den Schwellenwert kannst du in Minuten (1-300 Minuten) festlegen.
Erneutes Einstempeln erlauben: Mit dieser Funktion kannst du einstellen, ob deine Mitarbeitenden ihren Arbeitseinsatz fortsetzen dürfen, obwohl sie bereits ausgestempelt haben. Dies könnte vorkommen, wenn deine Mitarbeitenden sich zu früh oder versehentlich bereits ausgestempelt haben.
ℹ️ Hinweis: Weitere und individuelle Einstellungen zu den Benachrichtigungen können in den Benachrichtigungseinstellungen 📖 vorgenommen werden.
Verpasste Einsätze
Hat ein Mitarbeitender verpasst seine geplante Schicht zu stempeln, kannst du dir manuelle Nacharbeit in der Auswertung sparen! Du kannst über “Verpasste Einsätze” einstellen, dass der betreffende Mitarbeitender vor dem nächsten Einstempeln zum verpassten Arbeitseinsatz befragt wird. Dein Mitarbeitender erhält einen Hinweis, dass er eine geplanten Schicht nicht gestempelt hat und hat dann die Möglichkeit zu wählen, ob der Arbeitseinsatz stattgefunden hat oder nicht. Wie dies in der wetime-App aussieht, findest du hier 📖. Sollte der Mitarbeitende gearbeitet haben, kann er die Arbeitszeit nachtragen und einen Kommentar abgeben. Diese erscheint dann in der Auswertung, wenn du an dem entsprechenden Tag auf den Zeittyp klickst (siehe hierzu 📖Handbuchartikel Kommentarfunktion in der Auswertung).
Foto-Verifizierung
Über den Schieberegler bestimmst du, ob ein Foto deiner Mitarbeitenden beim Einstempeln erforderlich ist. Nähere Informationen zum Thema Foto-Verifizierung findest du hier 📖.
Ausstempeln
Beim Ausstempeln kannst du Einstellungen in vier Bereichen vornehmen. Dazu gehören auch hier ungeplante Einsätze, geplante Einsätze, die Foto-Verifizierung und das automatische Ausstempeln.
Ungeplante Einsätze
Über den Schieberegler bei Kommentar erlauben kannst du einstellen, dass eine Nachricht als Begründung beim ausstempeln zu einer ungeplanten Schicht hinterlegt werden kann.
Geplante Arbeitseinsätze
Grundsätzlich unterscheiden wir zwischen dem Ausstempeln vor Dienstplanende und nach Dienstplanende.
Sowohl für die Zeit davor als auch danach gibt es verschiedene Einstellungsoptionen. Wann welche Option beginnt, definierst du über die Zeitangabe in Minuten:
Vor Dienstplanende
Gleitzeit: Sobald dein Mitarbeitender ausstempelt, wird die Zeit als Schichtende gewertet.
Zeitbonus: Du schenkst deinem Mitarbeitenden einen definierten Zeitraum vor Schichtende, den er bspw. zum Umziehen nutzen kann. Die Stempelzeit wird demnach auf die Dienstplanzeit korrigiert.
Abzug: Dein Mitarbeitender stempelt vor Dienstplanende aus und bekommt wegen des früheren Feierabends Arbeitszeit bis zur Toleranz abgezogen.
Immer begründen bei vorzeitigem Beenden
Mit dieser Funktion werden deine Mitarbeitenden immer gebeten, sobald sie früher als geplant ausstempeln, eine Begründung abzugeben.
Weiter kannst du genau definieren, ab wann deine Mitarbeitenden gebeten werden ihr frühzeitiges Ausstempeln zu begründen.
Nach Dienstplanende
Gleitzeit: Sobald dein Mitarbeitender ausstempelt, wird die Zeit als Schichtende gewertet.
Zeitbonus: Du schenkst deinem Mitarbeitenden einen definierten Zeitraum nach Schichtende, den er bspw. zum Umziehen nutzen kann.
Begründen: Stempelt dein Mitarbeitender nach Überschreiten der Gleitzeit-/Rüstzeit (=Zeitbonus) aus, kannst du eine Begründung erfragen, d. h. der Mitarbeitender kann hiermit Überstunden beantragen und diese mit einer Textnachricht begründen.
Künftig wird eine Auswahl zwischen Text- oder Sprachnachricht möglich sein.
Gleitzeit: Stempelt dein Mitarbeitender nach überschreiten des Zeitbonus/Abzug aus, kannst du diese Zeit als Gleitzeit gelten lassen.
Automatisches Ausstempeln
Hat sich dein Mitarbeitender eingestempelt, muss er sich zwangsläufig wieder ausstempeln, damit gastromatic die nächste Arbeitszeit erfassen kann. Vergisst der Mitarbeitende, sich auszustempeln, wird er vom System automatisch ausgestempelt. Du bestimmst die Aufenthaltsdauer, nach welcher das System den Mitarbeitenden automatisch ausstempelt.
Am besten überlegst du, wie viele Stunden die längste Schicht dauert und kalkulierst noch einen Puffer mit ein. So kannst du sicher sein, dass dein Mitarbeitender nicht ausgestempelt wird, obwohl er noch arbeitet. Du kannst zusätzlich wählen, ob der Mitarbeitende nach bspw. 12 Stunden Aufenthaltsdauer netto (exkl. Pausen) oder brutto (inkl. Pausen) ausgestempelt wird. Die Standard Einstellung ist 14 Stunden. Die Funktion automatisches ausstempeln kann nicht deaktiviert werden.
ℹ️ Hinweis: Wird der Mitarbeitende automatisch ausgestempelt, übernimmt gastromatic das geplante Dienstplanende in der Auswertung und versieht die Schicht mit einem roten ❗ und dem Grund. Du kannst dann manuell die Endzeit nachtragen.
Foto-Verifizierung
Über den Schieberegler bestimmst du, ob ein Foto beim Einstempeln erforderlich ist. Nähere Informationen zum Thema Foto-Verifizierung findest du hier 📖.
