🚩Wichtig zu wissen: In diesem Artikel werden alle verfügbaren Funktionen erklärt. Bitte beachte, dass möglicherweise nicht alle davon in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten sind. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
Zu den Einstellungen für den Dienstplan gelangst du über das Zahnrad ⚙️ in der hellblauen Sidebar. Dort kannst du verschiedene Einstellungen in den Bereichen vornehmen. Voraussetzung ist, dass du die Rolle Super Admin oder Admin hast.
Du entscheidest mit dem Regler (grün = aktiviert), mit welchen Einstellungen du in gastromatic arbeiten möchtest. Mit Betätigung des Reglers werden die Einstellungen umgehend gespeichert. Änderst du Angaben in einem Feld, muss diese Änderung über den grünen Haken bestätigt werden.
ℹ️ Hinweis: Welche Einstellungen in deinem Konto sichtbar sind, ist abhängig von deiner Rolle in gastromatic. Mit ** markierte Einstellungen sind individuelle Kontoeinstellungen und werden nicht für die gesamte Organisation übernommen.
Navigation
Schichten
Zu diesem Menüpunkt gelangst du über die Einstellungen, Dienstplan & Schichten.
Mehrere Arbeitseinsätze pro Schicht erlauben
Aktivierst du diese Einstellung, kann dein Mitarbeitender mehrfach in einer Schicht eingeteilt werden und du kannst mit Teilschichten arbeiten. Deaktivierst du diese Einstellung und teilst deinen Mitarbeitenden in eine Schicht ein, steht dir diese Schicht nicht mehr zur Auswahl für diesen Mitarbeitenden.
Schichthüllen erlauben
Schichthüllen 📖 sind ein Planungsinstrument, das nur intern kommuniziert wird und du bestimmst, welche Anforderungen du für diese Schicht benötigst. Sie können dir helfen, den Mitarbeiterbedarf genau zu bestimmen.
Offene Schicht erlauben
Eine Offene Schicht 📖 ist eine Schicht, für die du noch keinen freien Mitarbeitenden gefunden hast. Aktivierst du die offenen Schichten, kannst du diese im Dienstplan erstellen und deine Mitarbeitenden können sich dann auf diese Schicht bewerben. Erlaubst du die offene Schicht, kannst du im nächsten Feld (Ersten Bewerber automatisch auf offene Schichten erlauben) entscheiden, ob der erste Bewerber auch die Schicht erhalten soll oder du lieber entscheidest, wer den Zuschlag für die offene Schicht erhält.
Tauschschichten erlauben
Wenn dein Mitarbeitender eine Schicht zugeteilt bekommen hat, er sie später jedoch nicht wahrnehmen kann/will, kannst du ihm erlauben, dass er diese Schicht zum Tausch zur Verfügung stellt, also eine Tauschschicht 📖 erstellt. Dem Mitarbeitenden wird angezeigt, dass er so lange für diese Schicht verantwortlich bleibt, bis ein Tauschpartner gefunden wurde und dies im Dienstplan vermerkt ist. Erlaubst du Tauschschichten, erhalten andere Mitarbeitende des gleichen Arbeitsbereichs eine Benachrichtigung, dass eine Schicht zum Tausch angeboten wurde und können sich dann auf diese Schicht bewerben. Aktivierst du die Tauschschichten, kannst du im nächsten Feld (Ersten Bewerber automatisch auf Tauschschichten einteilen) entscheiden, ob der erste Bewerber auch die Schicht erhalten soll oder du lieber entscheidest, wer den Zuschlag für die Tauschschicht erhält.
Geplante Pausen für Mitarbeitende sichtbar
Hier kannst du einstellen, ob Mitarbeitende die im Dienstplan hinterlegten Pausenzeiten sehen können oder ob diese nicht für Mitarbeitende sichtbar sind.
Kalk. Stunden für Arbeitseinsätze mit offenem Ende
Diese Einstellung dient dazu, für Schichten mit offenem Ende eine fiktive Zeit zu definieren und somit besser planen zu können. Hierfür trägst du in das Feld rechts eine Stundenanzahl ein, mit der das System die offenen Arbeitseinsätze berechnen soll. Du kannst die Einstellung auch bei 0 Stunden belassen.
ℹ️ Hinweis: Für die Auswertung muss die tatsächliche Dauer händisch nachgetragen oder über die Stempeluhr erfasst werden.
Abwesenheiten eintragen
Aktivierst du diese Einstellung, können die Abwesenheiten 📖 auch schnell über den Dienstplan eingetragen werden. Dann musst du nicht über das Abwesenheitsmodul gehen, um Abwesenheiten für einzelne Tage zu erstellen.
Mit Tätigkeiten arbeiten
Du kannst deinen Mitarbeitenden Tätigkeiten zuteilen, damit diese bereits im Dienstplan sehen, auf welcher Tätigkeit sie in der zugeteilten Schicht arbeiten. Über das nächste Feld legst du fest, ob pro Schicht mit mehr als einer Tätigkeiten gearbeitet werden darf.
Tätigkeiten verwaltest du in Mitarbeiterattributen 📖, zu den Tätigkeiten im Dienstplan erfährst du hier 📖 mehr.
Karten
Zu diesem Menüpunkt gelangst du über die Einstellungen, Dienstplan & Karten.
Weitere Schichten eines Mitarbeitenden anzeigen**
Wenn du eine Schicht erstellst, erscheint ein Feld mit dem Namen und der Zeit der Schicht. Dieses Feld heißt in gastromatic Schicht-Karte. Aktivierst du „Weitere Schichten eines Mitarbeiters anzeigen“, siehst du beim Planen, ob dein Mitarbeitender bereits in einem anderen Arbeitsbereich eingeteilt ist. Dir wird eine Schicht-Karte mit der Information, wann und in welchem Bereich der Mitarbeitende geplant ist, angezeigt.
Schichtzeit durch Namen in der Kompaktansicht ersetzen**
Im Dienstplan kannst du die Kompaktansicht benutzen, das bedeutet, dass die Ansicht reduziert wird. Standardmäßig wird dir in der Schicht-Karte im Dienstplan nur noch die Zeit angezeigt. Aktivierst du „Schichtzeit durch Namen in der Kompaktansicht ersetzen“, wird dir statt der Zeit nur noch der Name der Schicht angezeigt.
Wunschzeiten
Zu diesem Menüpunkt gelangst du über die Einstellungen, Dienstplan & Wunschzeiten.
Aktivierst du "mit Wunscharbeitszeiten arbeiten" kannst du hinterlegen, wann deine Mitarbeitende gerne arbeiten möchten und wann nicht, oder ob sie komplett flexibel sind. Die Wunschzeiten werden dir dann im Dienstplan angezeigt, damit du diese bei der Planung berücksichtigen kannst. Allerdings musst du diese nicht berücksichtigen und kannst deine Mitarbeitende dennoch einfach einplanen. Erlaubst du "Wunschzeitenabgabe für Mitarbeiter aktivieren", können deine Mitarbeitende selbstständig über die gastromatic-App ihre Wunschzeiten 📖 abgeben und auch eine Begründung hinzufügen. Übrigens kannst auch du über die Verfügbarkeiten 📖 Wunschzeiten für deine Mitarbeitende einstellen. Diese Einstellung kannst du weiter präzisieren, indem du die "Wunschzeitenabgabe pro Schicht" aktivierst. Außerdem kannst du über "Standard Wunschzeiten" mit Hilfe der Farben (grün/rot/grau) festlegen, wie die Grundeinstellung bei den Wunschzeiten sein soll.
Grün bedeutet, dass der Mitarbeitende verfügbar ist.
Rot bedeutet, dass er nicht verfügbar ist.
Grau bedeutet, dass er keine Präferenzen hat.
Die Standardeinstellung kann dann, wie auf den Fotos dargestellt, angezeigt werden.
Hast du die Wunschzeiten aktivierst, kannst du auch Wunschzeitenerinnerungen einstellen.
Wunschzeitenerinnerungen
Zu diesem Menüpunkt gelangst du über die Einstellungen, Dienstplan & Wunschzeitenerinnerungen.
ℹ️ Hinweis: Diese Einstellungsoption wird dir nur angezeigt, wenn du Wunschzeiten erlaubst.
Wunschzeitenerinnerungen kannst du nutzen, um deine Mitarbeitende daran zu erinnern, dass sie bis zu einem vor dir festgelegten Tag ihre Wunschzeiten eintragen sollen, damit du Wünsche gegebenenfalls bei der Planung berücksichtigen kannst.
Beachte dabei, dass der Tag nicht auf ein konkretes Datum festgelegt werden kann, sondern nur auf einen Wochentag. Gemeint ist jeweils der nächste ausgewählte Wochentag in der kommenden Woche.
Um die Wunschzeitenerinnerung einzurichten, klickst du auf das grüne Feld "+ Wunschzeitenerinnerung". Du wählst deinen Betrieb aus, den Stichtag, ob und wann deine Mitarbeitende benachrichtigt werden sollen und ob der Stichtag verbindlich ist.
ℹ️ Hinweis: Deine Mitarbeitenden können in der gastromatic-App dann einstellen, ob sie 📱App-, ✉️E-Mail- und/oder 🔔Push-Benachrichtigungen erhalten möchten.
Erweiterte Einstellungen
Zu diesem Menüpunkt gelangst du über die Einstellungen, Dienstplan & Erweiterte Einstellungen.
Echtzeitdaten automatisch integrieren
Aktivierst du diese Funktion, wird der Dienstplan immer mit Echtzeitdaten geladen. Dadurch musst du nicht immer wieder entscheiden, ob die Echtzeitdaten nun geladen werden sollen oder nicht. Diese Funktion steht dir ab 40 Mitarbeitende zur Verfügung. Hast du weniger, werden stets die Echtzeitdaten geladen.
Schicht-Karten Drag und Drop**
Aktivierst du diese Funktion, kannst du im Dienstplan Schichten verschieben. Wenn du umplanst, musst du dadurch Schichten nicht löschen und neu erstellen.
Performance-optimierte Darstellung des Dienstplanes
Nutzt du diese Funktion, werden die Ladezeiten im Dienstplan verkürzt.
Tagesinformationen benutzen
Erlaubst du die Nutzung von Tagesinformationen 📖, kannst du im Dienstplan Notizen zu den einzelnen Tagen hinzufügen.
Mitarbeiter darf alle Arbeitseinsätze in seinen Arbeitsbereichen sehen
Aktivierst du diese Einstellung, kann dein Mitarbeitender sehen, wer und wann jemand in seinem Arbeitsbereich in den Dienstplan eingeteilt ist.
Mitarbeiter darf alle Arbeitseinsätze in seinen Betrieben sehen
Über diese Einstellung legst du fest, ob dein Mitarbeitende die Schichtpläne im gesamten Betrieb sehen darf und nicht nur dem selbst eingeteilten Arbeitsbereich bei Tätigkeitsbereich.
Abwesenheitsanträge im Dienstplan anzeigen
Wenn du die Abwesenheitsanträge im Dienstplan aktivierst, wird dir direkt im Dienstplan angezeigt, wo Abwesenheitsanträge vorliegen, die noch auf ihre Bestätigung warten.
Mitarbeiterbilder im Dienstplan anzeigen**
Aktivierst du die Mitarbeiterbilder im Dienstplan, werden dir sowohl in der Mitarbeiter- als auch in der Schichtansicht neben den Namen der Mitarbeitenden deren Bilder anzeigt.
KPI auf Arbeitsbereichs- und Betriebsebene synchron halten
Hast du diese Funktion aktiviert, werden auf Arbeitsbereichs- und Betriebsebene im Dienstplan stets die gleiche Kennzahl eingeblendet, die du auf einer beliebigen Ebene ausgewählt hast.
🚀 Beispiel: Du hast die Synchronisation aktiviert und wählst im Arbeitsbereich Service die Kennzahl Stunden aus. Daraufhin ändert sich auch in den anderen Arbeitsbereichen und auf Betriebsebene die KPI zu Stunden.
Anzahl sichtbarer KPI-Leisten auf Arbeitsbereichsebene bzw. Betriebsebene
An dieser Stelle bestimmst du, wie viele Leisten bzw. Kennzahlen du im Dienstplan zeitgleich eingeblendet haben möchtest. Du kannst du bis zu 3 Kennzahlenleisten auf Arbeitsbereichs- und Betriebsebene einblenden lassen.
Niedrigster realistischer Tageswert für Ziel-Umsatzproduktivität
Über den Wert, den du in dem Eingabefeld rechts einträgst, definierst du den Minimalwert der Kennzahl "Ziel-Umsatzproduktivität" im Dienstplan. Standardmäßig ist der Wert 20 eingetragen. Das bedeutet, dass die Balkenanzeige bei 20€/Std. beginnt. Hast du eine niedrigere Ziel-Umsatzproduktivität in den Planungsdaten (POS) angegeben, ist eine Anpassung an dieser Stelle erforderlich, da sonst keine Darstellung im Dienstplan generiert werden kann.
Höchster realistischer Tageswert für Ziel-Umsatzproduktivität
Über den Wert, den du in dem Eingabefeld rechts einträgst, definierst du den Maximalwert der Kennzahl "Ziel-Umsatzproduktivität" im Dienstplan. Standardmäßig ist der Wert 100 eingetragen. Das bedeutet, dass die Balkenanzeige bei 100€/Std. endet. Hast du eine höhere Ziel-Umsatzproduktivität in den Planungsdaten (POS) angegeben, ist eine Anpassung an dieser Stelle erforderlich, da sonst keine Darstellung im Dienstplan generiert werden kann.