🚩Wichtig zu wissen: In diesem Artikel werden alle verfügbaren Funktionen erklärt. Bitte beachte, dass möglicherweise nicht alle davon in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten sind. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
Zu den Einstellungen für die Dokumente gelangst du über das Zahnrad ⚙️ in der hellblauen Sidebar. Dort kannst du verschiedene Einstellungen für die Dokumentenvorlagen und Dokumentenarten hinterlegen.
ℹ️ Hinweis: Die Einstellungen der Dokumentenarten sind nur für den Super Admin und Admins sichtbar.
Navigation
Automatisierung
Zu diesem Menüpunkt gelangst du über die Einstellungen, Dokumente & Automatisierung.
Um für mehrere Mitarbeitende verschiedene Dokumente der gleichen Art direkt auf einmal hochzuladen und bei den entsprechenden Mitarbeitenden in gastromatic abzulegen, bieten wir unser Feature die “Automatisierung” an.
Um die Automatisierung nutzen zu können, müssen jedoch zunächst bestimmte Regeln eingestellt werden. In diesen Regeln definierst du deine Systematik zur Namensgebung von Dokumenten, die du bei deinen Mitarbeitenden alle auf einmal hochladen möchtest. Dadurch können die Dokumenteneinstellungen automatisch aus dem Namen des Dokuments ausgelesen und die Dokumente den richtigen Mitarbeitenden zugeordnet werden.
Über +Automatisierung erstellst du eine Regel für deine Systematik. Als nächstes vergibst du einen Namen (bspw. Automatisierung Lohnscheine).
Anschließend lädst du ein Beispieldokument hoch, um die genauen Regeln für den Namen der Dokumente zu hinterlegen. Möchtest du also bspw. eine Regel für die Lohnscheine anlegen, macht es Sinn, dass du einen Lohnschein als Beispieldokument verwendest.
Trennzeichen: Mit dem Trennzeichen gibst du an, ob die Systematik deines Dokumentennamens mit einem Bindestrich, Unterstrich, Punkt oder Unterstrich voneinander getrennt werden.
In unserem Beispiel verwenden wir einen Unterstrich als Trennzeichen.
Im nächsten Schritt weist du die in unterschiedlichen Farben markierten Stellen einzelnen Daten zu.
Personalnummer: Du legst fest, welche Stelle in deinem Dokumentennamen der Personalnummer zugewiesen werden kann. Auf diese Weise kann, bei einer Vielzahl an Dokumenten die du später hochladen möchtest, gastromatic erkennen, bei welchem Mitarbeitenden das jeweilige Dokument abgelegt werden muss.
ℹ️ Hinweis: Die Zuweisung der Personalnummer im Dokumentennamen ist verpflichtend.
Dokumentenart (optional): Du legst fest, welche Stelle in deinem Dokumentennamen der Dokumentenart zugewiesen werden kann.
Vorname (optional): Du legst fest, welche Stelle in deinem Dokumentennamen der Vorname zugewiesen werden kann.
Nachname (optional): Du legst fest, welche Stelle in deinem Dokumentennamen der Nachname zugewiesen werden kann.
Dokumentenarten verknüpfen: Nun wählst du noch aus, welche Dokumentenart aus gastromatic zu der im Dokumentennamen passt.
Durch die letzten beiden Einstellungen wird später beim Hochladen einer Vielzahl an Dokumenten für unterschiedliche Mitarbeitende automatisch die ausgewählte Dokumentenart dem Dokument zugewiesen.
Nachdem du deine Automatisierung abgespeichert hast, siehst du diese in der Übersicht mit dem Namen und dem angegebenen Format.
Zum erneuten Bearbeiten klickst du auf die gespeicherte Automatisierung in der Übersicht oder gehst rechts über die drei Punkt.
Hier hast du zudem die Möglichkeit deine Automatisierung zu löschen.
Wie du nun die Funktion der Uploadautomatisierung nutzt, erfährst du in diesem Handbuchartikel.
Dokumentenarten
Zu diesem Menüpunkt gelangst du über die Einstellungen, Dokumente & Dokumentenart.
Um deine Dokumente strukturieren und besser verwalten zu können, kann es hilfreich sein, Dokumentenarten zu erstellen. Anschließend kannst du diese über die Dokumentenablage 📖 in den Mitarbeiterdetails den Dokumenten zuweisen.
Über das "+" erstellst du eine neue Dokumentenart und gibst dieser einen Namen. Bestehende Dokumentenarten kannst du bearbeiten, indem du diese anklickst oder auch löschen.
Vorlagen
Zu diesem Menüpunkt gelangst du über die Einstellungen, Dokumente & Vorlagen.
Um dir bei der Erstellung von wiederkehrenden Dokumenten oder auch nur Teilelementen eines Dokuments Schreibarbeit und Zeit zu sparen, kannst du die Dokumentenvorlage nutzen. Du hast mit dieser Funktion die Möglichkeit dir deine individuellen Dokumentenvorlagen zu erstellen. Über die Dokumentenablage 📖 fügst du bei deinem Mitarbeitenden das gewünschte Dokument hinzu, was automatisch mit den entsprechenden Daten befüllt wird. Außerdem kannst Dokumente sogar sowohl für Vorgesetze oder den Arbeitgeber als auch dem Mitarbeitenden zum Unterschreiben zur Verfügung stellen.
ℹ️ Hinweis: Der Dokumentencreator und die E-Signaturen sind ein Add-on📦, das du buchen kannst.
Wie du neue Dokumentenvorlagen erstellst und welche weitreichenden Möglichkeiten du bei den Vorlagen hast, erfährst du in diesem Handbuchartikel.
Schriftarten
Zu diesem Menüpunkt gelangst du über die Einstellungen, Dokumente & Schriftarten.
Hast du unser Add-on Dokumentencreator und E-Signaturen📦 gebucht und bist gerade dabei deine Vorlagen für die Erstellung von Dokumenten in gastromatic zu speichern, hast du die Möglichkeit deine individuellen Schriftarten für deine Dokumenten hochzuladen.
Gehe dafür einmal in die Einstellungen, Dokumente und Schriftarten. Über das ➕Schriftart hochladen, kannst du die jeweilige Datei für deine Schriftart hochladen.
Sobald du deine Vorlage dann in gastromatic erstellst und die word-Datei in gastromatic einfügst, wird automatisch erkannt, welche Schriftart verwendet wird.
In der Übersicht siehst du anschließend die jeweiligen hochgeladenen Schriftarten. Über die drei Punkte kannst du Schriftarten löschen. Sind bereits Dokumente bei Mitarbeitenden mit dieser Schriftart hochgeladen, werden die Dokumente nicht verändert.
Hast du jedoch Vorlagen mit dieser Schriftart erstellt und löschst sie, wird es zu Abweichungen bei der Formatierungen kommen.
