🚩Wichtig zu wissen: In diesem Artikel werden alle verfügbaren Funktionen erklärt. Bitte beachte, dass möglicherweise nicht alle davon in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten sind. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
Zu den Einstellungen in der Verwaltung gelangst du über das Zahnrad ⚙️ in der blauen Sidebar. Dort kannst du verschiedene Einstellungen in den Bereichen vornehmen.
Um Betriebe, Schnittstellen und weiteres anzulegen, nutzt du das grüne "+ ..."-Feld und speicherst anschließend deine Einstellung ab. Mithilfe des Reglers (grün = aktiviert), entscheidest du mit welchen Einstellungen du in gastromatic arbeiten möchtest. Mit Betätigung des Reglers werden die Einstellungen umgehend gespeichert. Änderst du Angaben in einem Feld, muss diese Änderung über den grünen Haken bestätigt werden.
ℹ️ Hinweis: Welche Einstellungen in deinem Konto sichtbar sind, ist abhängig von deiner Rolle in gastromatic. Mit ** markierte Einstellungen sind auch für Betriebsleiter und Arbeitsbereichsleiter sichtbar und Änderungen werden für den gesamten Betrieb übernommen.
Navigation
Betriebe**
Zu diesem Menüpunkt gelangst du über die Einstellungen, Verwaltung & Betriebe.
In der Verwaltung kannst du über das grüne Feld "+ Betriebe" einen neuen Betrieb anlegen, deinen bestehenden Betrieb mithilfe des Stifts ✎ bearbeiten oder über den Mülleimer 🗑️ löschen.
🚩 Wichtig: Löschst du deinen Betrieb, können diese Daten (Arbeitsbereiche, Schichten, künftige Dienstpläne etc.) nicht wieder hergestellt werden! Die Bewegungsdaten gehen durch das Löschen nicht verloren, diese kannst du weiterhin über die Auswertung einsehen und exportieren.
Um einen neuen Betrieb anzulegen klickst du auf "+ Betriebe". Es öffnet sich eine Fenster, das dich durch die nachfolgenden Menüpunkte führt. Rot markierte Felder sind Pflichtfelder, alle weiteren sind freiwillige Angaben.
1. Stammdaten
In den Stammdaten hinterlegst du den Betriebsnamen und die Adresse. Du kannst bei deinem Betrieb auch eine eigene Farbe, ein Kürzel und einen Ansprechpartner hinterlegen.
Die Adresse des Betriebes ist für verschiedene Funktionen, wie der Wettervorhersage im Dienstplan, das GPS-Stempeln sowie für Feiertage relevant.
Die Betriebsnummer und Kostenstellennummer sind für die Funktionen Sofortmeldung oder Lohnabrechnung (Lohnschnittstellen-Exporte 📚) sinnvoll.
Startdatum mit gastromatic: Um die verschiedenen Konten (Arbeitszeit-/Überstunden-, Guttage, Zeitzuschlags-, Zeitregistrierungs-, Urlaubskonto) richtig berechnen zu können, ist es erforderlich ein Startdatum mit gastromatic festzulegen. An dieser Stelle bestimmst du, welches Datum bei der Anlage neuer Mitarbeitende automatisch verwendet werden kann. Wichtig ist, dass das Startdatum pro Mitarbeitender immer individuell danach noch angepasst werden kann.
2. Betriebszeiten
An dieser Stelle kannst du deine Betriebszeiten für den gastronomischen Tag hinterlegen.
Mit dem Feature „Gastronomischer Tag“ legst du bei tagesübergreifenden Einsätzen fest, auf welchen Kalendertag die Arbeitszeit gebucht wird. Das ist besonders hilfreich für Bäckereien mit Produktion oder Diskotheken. Du entscheidest dabei, ob die gesamte Arbeitszeit dem Tag zugeordnet wird, an dem die Schicht startet, oder dem Tag, an dem sie endet. So kannst du die Kosten gezielt auf den Tag verlegen, an dem die Arbeit tatsächlich realisiert wird.
ℹ️ Hinweis: Möchtest du das Feature "Gastronomischer Tag" nutzen, muss dir die Funktion zunächst über den Support freigeschaltet werden. Der Gastronomische Tag ist zudem ausschließlich über den neuen Dienstplan nutzbar.
Um die Betriebszeiten für den gastronomischen Tag nun zu hinterlegen, muss zunächst der Regler für “Mit Betriebszeiten arbeiten” aktiviert werden. Anschließend öffnen sich weitere Angabemöglichkeiten.
Unter “Gastronomischer Tag gültig ab” gibst du Startdatum für die Logik des Gastronomischen Tags an, damit du rückwirkend keine Daten, die bereits abgerechnet wurden, veränderst.
Anschließend gibst du an den verschiedenen Wochentagen die Betriebszeiten (von-bis) an. Außerdem bestimmst du, ob die die Betriebszeit am Vortag beginnt, oder nicht.
Beispiel “Beginn am Vortag”:
Möchtest du, dass die gesamte Arbeitszeit einer Schicht, die in der Nacht von Sonntag auf Montag um 23 Uhr startet und Montagmorgen endet, auf den Montag gebucht wird, aktiviert du die Checkbox “Beginn am Vortag”.
Möchtest du, dass die gesamte Arbeitszeit einer Schicht, die Freitagsnacht beginnt und Samstagmorgen endet, auf den Freitag gebucht wird, dann aktiviere die Checkbox nicht.
Sobald du die Einstellung abspeicherst, wird die Logik des gastronomischen Tags bei der Planung im neuen Dienstplan, ab dem Zeitpunkt angewendet, den du in den Betriebszeiten als Startdatum für den gastronomischen Tag hinterlegt hast, angewendet.
ℹ️ Hinweis: Die Logik wird nur angewendet, wenn die geplanten Zeiten innerhalb der angegeben Betriebszeiten beginnen. Arbeitsbereiche oder Einsätze, die von diesen Zeiten nicht betroffen sind, können ganz normal (auch über den alten Dienstplan) geplant werden.
Wie du nun die Funktion in gastromatic anwendest und was dabei zu berücksichtigen ist, kannst du hier nachlesen.
3. Arbeitsbereiche
Für einen Betrieb können beliebig viele Arbeitsbereiche mit individuellen Schichten angelegt werden. Hierdurch kann die eigene Betriebsstruktur optimal in gastromatic abgebildet werden.
Hast du bereits Betriebe mit Arbeitsbereichen und Schichten angelegt, stehen dir nun zwei Optionen zur Verfügung:
Die Struktur eines bereits existierenden Arbeitsbereiches übernehmen:
Wähle hierfür den gewünschten Arbeitsbereich über das Drop-Down Menü aus. Dir stehen die bereits hinterlegten Daten (Name des Arbeitsbereiches und der Schichten sowie Schichtzeiten) des ausgewählten Arbeitsbereiches zur Verfügung. Selbstverständlich kannst du die Struktur anschließend anpassen und Schichten bearbeiten, löschen oder hinzufügen.Erstelle eine komplett neue Struktur:
Klicke auf das grüne Feld "+ Arbeitsbereich", hinterleg einen Namen und ggf. ein Kürzel. In den Details kannst kannst du Betriebs-, Kostenstellennummer angeben. Sind bereits Mitarbeitende angelegt, kannst du diese bereits an dieser Stelle einem Betrieb und einem Arbeitsbereich zuweisen. Außerdem hast du hier die Möglichkeit einem Arbeitsbereich Tätigkeiten 📖 zuzuweisen mit denen du dann im Dienstplan arbeiten kannst.
Mehr Informationen zu Tätigkeiten im Tätigkeitsbereich 📖 und im Dienstplan 📖 findest du in den hinterlegten Handbuchartikeln.
ℹ️ Hinweis: Der neu angelegte Arbeitsbereich erscheint im Dienstplan erst ab der Woche an dem er erstellt wurde, aber nicht in der Vergangenheit.
Solltest du den Arbeitsbereich also nicht sehen, prüfe bitte ob du in der richtigen/aktuellen Woche bist.
4. Feiertage
In gastromatic kannst du verschiedene Regelungen für Feiertage treffen. So kannst du beispielsweise Feiertagszuschläge anlegen oder definieren ob an Feiertagen das Soll eines Mitarbeitenden gesenkt wird. Durch die Adressangabe (Land & Bundesland) weiß gastromatic, wenn ein Feiertag am Betriebsstandort ist. Über den Punkt Feiertage stehen dir dadurch die entsprechenden Feiertage zur Verfügung. Über den Regler kannst du entscheiden, welche Feiertage berücksichtigt werden sollen. Hier kannst du einzelne Feiertage deaktivieren.
ℹ️ Hinweis: Für Heiligabend und Silvester können halbe Feiertage berechnet werden, entsprechend wird das Soll nur um die Hälfte gesenkt. Möchtest du die beiden Tage als halbe Feiertage werden, setze den Regler auf grün.
5. GPS
Nutzt du das Smartphonestempeln und hast das GPS-Tracking freigeschaltet, steht dir an dieser Stelle zusätzlich der Punkt GPS zur Verfügung. Hier trägst du ein, innerhalb welchem Stempelradiuses du gestempelte Zeiten über das Smartphone akzeptierst. Der Stempelradius orientiert sich an den Adressdaten, die du in den Stammdaten des Betriebes hinterlegt hast. Hast du einen Stempelradius in der Einheit Meter eingegeben, erhältst du darunter eine Karte, über die du den definierten Radius klar erkennen kannst.
Nachdem alle relevanten Daten eingetragen sind, schließe den Vorgang mit einem Klick auf "speichern" ab.
Alle weiteren Einstellungen zum Thema GPS tätigst du unter Zeiterfassung und Smartphone📖 .
Rechteverwaltung
Zu den Einstellungen für die Rechteverwaltung gelangst du über das Zahnrad ⚙️ in der hellblauen Sidebar und dem Reiter Verwaltung. Dort definierst du, welche leitenden Angestellten auf welchen Menüpunkt zugreifen können, welche Funktionen sie dort nutzen können und welche Daten sie sehen und bearbeiten dürfen.
Wie du Rechtemodelle anpasst, neue Rechtemodelle erstellst und deinen Mitarbeitenden zuweist oder individuelle Rechte vergibst, erfährst du in unserem Handbuchartikel für die Rechteverwaltung.
wetime-Zugänge
Zu diesem Menüpunkt gelangst du über die Einstellungen, Verwaltung & wetime-Zugänge.
Um die Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden zu erfassen, kannst du neben dem Smartphone stempeln (gastromatic-App), unsere wetime-App 📖 nutzen. Diese kannst du dir kostenfrei im Google Playstore bzw. App Store herunterladen und auf einem Tablet oder Smartphone installieren. Um die Stempeluhr nutzen zu können, musst du zunächst an dieser Stelle einen wetime-Zugang erstellen. Welche Einstellungen sich in den wetime-Zugängen verbergen, kannst du in unserem Handbuchartikel detailliert nachlesen oder du schaust dir unser Video zum Thema wetime-App an.
Lohnabrechnung
Zu diesem Menüpunkt gelangst du über die Einstellungen, Verwaltung & Lohnabrechnung.
Wenn du die integrierte Lohnabrechnung mit der gastromatic payroll gebucht hast, ist die Funktion Lohnabrechnung freigeschaltet. Wir richten die Schnittstelle für dich ein und melden uns anschließend wegen des Onboardings bei dir.
Sofortmeldung
Zu diesem Menüpunkt gelangst du über die Einstellungen, Verwaltung & Sofortmeldung.
Mit gastromatic kannst du deine Mitarbeitende direkt aus dem Programm sofortmelden. Um diese Funktion nutzen zu können, muss zunächst eine Schnittstelle angelegt werden.
ℹ️ Hinweis: Die Schnittstelle kann von allen Personen mit einer höheren Rolle in gastromatic angelegt werden.
Die Einrichtung erfolgt in mehreren Schritten:
Als erstes gehst du in gastromatic in die Einstellungen - Verwaltung und Sofortmeldung, um die Schnittstelle anzulegen. Klicke auf “Betriebsnummer registrieren” und wählen dann deinen Betrieb aus. Sollte dein Betrieb in Form von Arbeitsbereichen angelegt sein, aktiviere "Arbeitsbereiche einblenden" und wähle dann die Arbeitsbereiche aus und klicke "weiter". Anschließend gibst du die 8-stellige Betriebsnummer an und bestätigst mit "weiter". Anschließend füllst du die Betriebsdaten aus. Um die Einrichtung der Schnittstelle abzuschließen, klickst du auf "registrieren".
ℹ️ Hinweis: An die E-Mail-Adresse, die du an dieser Stelle eingibst, erhältst du eine Info, sollte deine Sofortmeldung abgelehnt werden. Sollte sich deine E-Mail-Adresse ändern, kannst du sie gerne jederzeit manuell anpassen.
Wenn die du die Registrierung abgeschlossen hast, bekommst du zunächst eine Bestätigungsmail über den Erhalt der Registrierungsdaten von gastromatic.
Du hast bereits einen Zugang zum SV-Meldeportal?
In diesem Fall erhältst du in den nächsten Tagen eine neue Anfrage im Meldeportal. Sobald du die Anfrage siehst, kannst du die "Mandatsanfrage der vertical cloud solution akzeptieren".
Anschließend werden wir die Einrichtung abschließen und dir sofort per Mail Bescheid geben, sobald du deine Mitarbeitende aus gastromatic raus sofortmelden kannst.
Du hast noch keinen Zugang zum SV-Meldeportal?
Dann heißt es jetzt warten, denn du erhältst in den nächsten Tagen vom SV-Meldeportal ein Mandatsberechtigungsschreiben mit einem 20-stelligen Freischaltcode. Sobald dir das Schreiben vorliegt, scanne bitte das komplette Mandatsberechtigungsschreiben und sende es an sofortmeldung@gastromatic.com. Damit werden wir autorisiert, dir zukünftig Meldungen zuzusenden.
Liegt uns das Schreiben mit dem 20stelligen Code vor, werden wir die Einrichtung abschließen und dir sofort per Mail Bescheid geben, sobald du deine Mitarbeitende aus gastromatic raus sofortmelden kannst.
Wie du deine Mitarbeitende sofortmeldest, erfährst du hier 📖.
💡Tipp: Über das SV-Meldeportal hast du zukünftig auch die Möglichkeit jederzeit selbst auf die Meldebescheinigungen zuzugreifen, falls du sie einmal benötigst, z.B. bei einer Zollkontrolle. Dazu musst du dir nur selbst einen Zugang freischalten. Wie das geht, erfährst du auf der Webseite des Portals.
API-Schnittstelle
Zu diesem Menüpunkt gelangst du über die Einstellungen, Verwaltung & API.
Möchtest du Daten aus gastromatic auslesen und in ein anderes Programm integrieren, hast du die Möglichkeit eine API-Schnittstelle einzurichten.
Hierfür klickst du auf das grüne Feld "+ Schnittstelle". Anschließend gibst du in dem neuen Fenster den Namen der Schnittstelle und eine Beschreibung ein. Du legst fest, welche Informationen ausgelesen werden können. Die Client ID und den Client Secret benötigst du in dem Programm, das du an die Schnittstelle anschließen möchtest.
ℹ️ Hinweis: Die API kann ausschließlich vom Super Admin angelegt und gesehen werden.
API-Schnittstelle zu indicate
Du bist bereits indicate-Kunde und möchtest nun verschiedene Daten in das Programm übermitteln, musst du lediglich die API-Schnittstelle in gastromatic anlegen, Client ID und Client Secret kopieren und in indicate hinterlegen.
Dafür gehst du in indicate einmal in den Menüpunkt "Integrations" und legst dort die Integration mit den Daten aus gastromatic an.
Folgende Daten können aus gastromatic an indicate übermittelt werden:
Abwesenheiten, Eintritte, Austritte, Mitarbeiter, Betrieb & Arbeitsbereich, Stempelzeiten, Saldokorrekturen, Planzeiten
Standardmäßig werden die Daten einmal täglich (nachts) synchronisieren.
ℹ️ Hinweis: Beim ersten Verbinden erfolgt ein initialer Import der historischen Daten, danach laufen die täglichen Updates.