🚩Wichtig zu wissen: In diesem Artikel werden alle verfügbaren Funktionen erklärt. Bitte beachte, dass möglicherweise nicht alle davon in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten sind. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
Zu den Einstellungen für Abwesenheiten gelangst du über das Zahnrad ⚙️ in der hellblauen Sidebar. Dort kannst du verschiedene Einstellungen in den Bereichen vornehmen.
ℹ️ Hinweis: Die Einstellungen für Abwesenheiten sind nur für den Super Admin und Admins sichtbar.
Navigation
Grundeinstellungen
Zu diesem Menüpunkt gelangst du über die Einstellungen, Abwesenheiten & Grundeinstellungen.
In den Grundeinstellungen kannst du zunächst festlegen, ob du überhaupt mit Abwesenheiten in gastromatic arbeiten möchtest. Entscheidest du dich für das Arbeiten mit Abwesenheiten, erscheint ein ✈ Flugzeug-Symbol in der hellblauen Sidebar. Zusätzlich erscheint in der gastromatic App für deine Mitarbeitenden der Menüpunkt "Abwesenheiten". Im nächsten Schritt legst du noch fest, ob die Mitarbeitenden Abwesenheitsanträge erstellen, löschen und bearbeiten können dürfen. In den Abwesenheitskategorien legst du fest, welche Abwesenheit explizit durch den Mitarbeitenden auswählbar sein soll.
Entscheidest du dich gegen das Arbeiten mit Abwesenheiten in gastromatic, verschwindet durch das Deaktivieren das Flugzeug ✈ in der hellblauen Sidebar und weitere Einstellungsoptionen entfallen.
Grundsätzlich zählt eine ganztägige Abwesenheit im Hintergrund von 00:00 Uhr. Bei Schichten am Vortag über 00:00 Uhr muss die Abwesenheit am Folgetage angepasst werden, damit keine Überschneidung entsteht.
Abwesenheitskategorien
Zu diesem Menüpunkt gelangst du über die Einstellungen, Abwesenheiten & Abwesenheitskategorien.
An dieser Stelle ist es möglich deine Abwesenheiten zu strukturieren, deren Berechnungsgrundlage zu steuern und Einstellungsmöglichkeiten zum Funktionsumfang zu definieren. Standardmäßig sind in gastromatic bereits elf Abwesenheitskategorien vordefiniert, welche weder umbenannt, bearbeitet noch gelöscht werden können. Hingegen können Farbe, Rechte und Berechnungspriorität bearbeitet werden. Es handelt sich um folgende Abwesenheiten:
Krankheit
Krankheit ohne Attest
Krankheit ohne Entgeltfortzahlung (Krankengeld von der Krankenkasse)
Urlaub ℹ Hinweis: Nur die Abwesenheit "Urlaub" belastet das Urlaubskonto.
Urlaub unbezahlt
Überstundenabbau
Guttageabbau
Schule
Mutterschutz
Elternzeit
Unbezahlte Abwesenheit für Stundenlöhner
Kind Krank (unbezahlt)
Beschäftigungsverbot
Wiedereingliederung
Mit einem Klick auf das Feld "+ Abwesenheitskategorie" kannst du jederzeit deine eigenen Abwesenheitskategorien erstellen und konfigurieren. Eine neue weitere Kategorie kann nur von einem Super Admin oder Admin erstellt werden.
Abwesenheiten deaktivieren/reaktivieren
Falls du Standard- oder individuelle Abwesenheitskategorien nicht benötigst, dann kannst du diese mit einem Klick auf den kleinen Button mit den drei Punkten rechts ganz einfach deaktivieren. Im Anschluss wird dir die Abwesenheitskategorie ganz unten in der Liste für "Inaktive Abwesenheitskategorien" angezeigt. An dieser Stelle ist es möglich, Abwesenheitskategorien wieder zu reaktivieren.
ℹ Hinweis: Sobald eine Abwesenheitskategorie deaktiviert wird, ist sie bei der Erstellung von Abwesenheiten in gastromatic sowie für die Mitarbeitenden in der gastromatic-App nicht mehr auszuwählen. Bereits vorher erstelle Abwesenheiten werden nicht gelöscht und bleiben bestehen.
Name und Betriebe
Zunächst gibst du deiner neuen Abwesenheitskategorie einen Namen, ggfs. ein Kürzel und legst fest, in welchen Betrieben du mit dieser Abwesenheit arbeiten möchtest.
Rechte
Du hast die Möglichkeit mithilfe der Checkboxen ✅ die Berechtigungen für deine Mitarbeitenden in 3 Bereichen festzulegen.
Auswählbar von Mitarbeitern: Bestimme, ob deine Mitarbeitende diese Kategorie für einen Abwesenheitsantrag auswählen können. Standardmäßig können Mitarbeiter nur die Kategorien Urlaub und Urlaub unbezahlt beantragen. Für alle weiteren Kategorien müsste der Haken aktiv gesetzt werden.
Administratoren und leitende Angestellte haben diese Berechtigung automatisch.Sichtbar für Mitarbeiter: Entscheide ob Mitarbeitende untereinander diese Abwesenheiten sehen können. Wichtig: sie können diese dann nur in der Browserversion sehen und auch nur von anderen Mitarbeitenden. Von leitenden Mitarbeitenden können sie die Abwesenheiten nicht sehen.
Genehmigungspflichtiger Antrag? Hierüber wird festgelegt, ob direkt eine genehmigt Abwesenheit eingetragen wird oder zuerst ein offener Antrag erstellt wird, welcher genehmigt werden muss. Möchtest du, dass bspw. die Abwesenheitskategorie “Krankheit” über das eAU-System abgefragt und genehmigt wird, stellst du hier “Systemgenehmigung” ein.
🚩 Wir empfehlen dir ausschließlich die Kategorie “Krankheit” und “Krankheit ohne Entgeltfortzahlung” auf “Systemgenehmigung” zu stellen.
Du hast jedoch selbstverständlich die Möglichkeit weiterhin mit mehreren Abwesenheitskategorien bezogen auf Krankheitstage zu arbeiten.
Mehr Informationen zum Thema eAU findest du in diesem Handbuchartikel.
Berechnungspriorität
Damit bestimmst du, ob bei einem Mitarbeitenden mit variablen Tagen die Abwesenheit priorisiert mit einem Sollwert belegt wird.
Zur Verdeutlichung gehen wir beispielhaft von einem Mitarbeitenden mit 40 Stunden/Woche an 5 variablen Tagen aus.
Hoch: Die Wertung der Abwesenheit mit der Berechnungspriorität "hoch" erfolgt bei variablen Solltagen vor anderen Abwesenheiten und Arbeitseinsätzen.
ℹ Hinweis: Bei Umstellung auf hoch wird das Urlaubskonto bei Urlaub schneller abgebaut und es entstehen mehr Überstunden. Auch bei Krankheit und anderen Abwesenheiten bedeutet die Umstellung von Berechnungspriorität auf hoch mehr Überstunden (siehe Beispiel unten). Die Änderung kann also bewirken, dass ein vorher unbezahlter Abwesenheitstag als bezahlter Abwesenheitstag gewertet wird.
Das Soll wird zunächst auf die Tage mit der Abwesenheit gelegt, wodurch diese auf jeden Fall als bezahlt berechnet wird. Entsprechend verschieben sich die freien Tage auf das Wochenende. Da der Mitarbeitende an seinen freien Tagen gearbeitet hat, werden hier Überstunden aufgebaut.
Mittel: Die Wertung der Abwesenheit mit der Berechnungspriorität "mittel" erfolgt bei variablen Solltagen nach Arbeitseinsätzen.
Niedrig: Die Wertung der Abwesenheit mit der Berechnungspriorität "niedrig" erfolgt bei variablen Solltagen nach Abwesenheitskategorien mit der Berechnungspriorität "mittel".
Die Berechnungspriorität wird angewandt, sobald der Mitarbeitende sein Soll durch die geleistete Arbeitseinsätze erfüllt hat, heißt sobald er 5 Tage gearbeitet hat. Wir nehmen an, dass der Mitarbeitende am Montag und Dienstag abwesend (bspw. krank) war und von Mittwoch bis Sonntag gearbeitet hat. Die Abwesenheit wird dann auf die freien Tage gelegt und die Person macht Überstunden durch zusätzliche Arbeitseinsätze in dieser Woche.
Wochentage
Über die Wochentage kannst du entscheiden, für welche Tage die Abwesenheit gewertet werden soll.
Nehmen wir an dein Mitarbeitender hat im Anstellungsverhältnis variable Tage hinterlegt und muss an 5 Wochentagen arbeiten. Nun trägst du bei dieser Person Urlaub ein, der von Donnerstag bis Dienstag geht. Der Dienstplan ist für diesen Zeitraum noch nicht geschrieben.
Da noch keine geplanten Arbeitseinsätze in dieser Woche liegen, hat das System lediglich den Urlaub als Berechnungsgrundlage.
Möchtest du nicht, dass Samstag und Sonntag als Urlaubtage gewertet werden, dann setzte die Haken von Montag - Freitag in den Einstellungen der Abwesenheit. Mit dieser Einstellung würden 4 Urlaubstage gewertet werden.
Wenn jedoch die Urlaubstage auch am Samstag und Sonntag gewertet werden sollen, dann setzte die Haken von Montag bis Sonntag. Somit werden 6 Tage vom Urlaubkonto der Person abgebucht.
Bezahlung
Über die Bezahlung wird zunächst entschieden, ob die Abwesenheit im Lohnlauf bezahlt wird oder nicht. Anschließend muss für die Abwesenheit eine Wertung definiert werden. Hieraus resultieren fünf verschiedene Möglichkeiten an Berechnungsgrundlagen.
Bezahlter Arbeitstag
Bei einem Gehaltsempfänger verhält sich dieser Tag wie ein Arbeitstag. Es werden Abwesenheitsstunden erfasst wie bei einem Arbeitseinsatz. Der Mitarbeitende macht keine Plus- oder Minusstunden. Sein Monatsgehalt bleibt unberührt.
Bei Stundenlöhnern verhält sich dieser Tag wie ein Arbeitstag. Er bekommt je nach Einstellung entweder die Sollstunden oder die durchschnittlichen Stunden für diese Abwesenheit angerechnet, woraus sich wiederum sein Lohn für diesen Tag errechnet.Bezahlte Fehlzeit
Bei einem Gehaltsempfänger wirkt sich dieser Tag wie eine Fehlzeit aus. Der Mitarbeitende baut Stunden von seinem Arbeitszeitkonto ab. Seine vertraglich vereinbarten Sollstunden und sein Monatsgehalt bleiben jedoch unberührt.Bezahlter Freier Tag
Bei Gehaltsempfängern wirkt sich dieser Tag wie ein zusätzlich freier Tag aus, der bezahlt wird. Das Monatsgehalt bleibt gleich, aber der Mitarbeitende muss hierfür weniger Stunden erbringen.
🚩 Wichtig: Bei Mitarbeitende mit Stundenlohn ist diese Abwesenheit unbezahlt.Unbezahlter Freier Tag
Bei Gehaltsempfängern wirkt sich dieser Tag wie ein zusätzlich freier Tag aus, der nicht bezahlt wird. Er muss hierdurch weniger arbeiten, jedoch wird sein Monatsgehalt um einen Tag gekürzt. Die Sollstunden werden durch eine solche Abwesenheitskategorie reduziert.
Bei Mitarbeitende mit Stundenlohn ist diese Abwesenheit unbezahlt, es findet keine Reduktion seines Lohnes statt.Fremdbezahlter Arbeitstag
Bei Gehaltsempfängern wirkt sich dieser Tag wie ein zusätzlich freier Tag aus, der zwar bezahlt wird, jedoch nicht durch den Arbeitgeber. Der Mitarbeitende muss hierdurch weniger arbeiten. Das Monatsgehalt wird um einen Tag reduziert, da die Kosten nicht seitens des Arbeitgebers entstehen.
Bei Mitarbeitende mit Stundenlohn ist diese Abwesenheit unbezahlt, es findet keine Reduktion seines Lohnes statt.
Erweiterte Einstellungen
Überschneidungen erlauben: Setzt du an dieser Stelle einen Haken, können ganztägige/halbtägige Abwesenheiten sich mit bestätigten Arbeitseinsätzen (in der Vergangenheit) überschneiden. Dadurch entstehen keine Konflikte mehr, wenn ein Arbeitseinsatz und eine Abwesenheit an einem Tag stattfinden und Abwesenheiten überschreiben keine bestätigten Arbeitseinsätze mehr.
ℹ️ Hinweis: Geplante Arbeitseinsätze in der Zukunft werden weiterhin überschrieben, wenn man eine Abwesenheit darüber legt.Reales Tagessoll beachten: Diese Einstellungen hat lediglich Auswirkungen, wenn du Mitarbeitende mit einem Monatssoll beschäftigst. Standardmäßig wird bei einer Abwesenheit ein kalkulatorischer Wert herangezogen (kalkulatorische Wochenstunden dividiert durch Anzahl der Arbeitstage). Dadurch hat eine Abwesenheit jeden Monat den gleichen Wert. Entscheidest du dich für das reale Tagessoll, wir der Wert der Abwesenheit für jeden Monat individuell Berechnet (Monatssoll dividiert durch Anzahl Solltage). Dadurch unterliegt der Wert Schwankungen, da die Monate unterschiedlich lang sind und dadurch die Anzahl an Solltagen variiert. Bei Monatsstunden empfehlen wir die Einstellung, damit keine Plus oder Minusstunden entstehen durch eine Abwesenheit wie beispielsweise Urlaub / Krankheit
Für Referenzzeitraum ausschließen: Mithilfe dieser Einstellung werden Zeitperioden (Wochen/Monate), in denen diese Abwesenheit auftritt, für die Durchschnittsberechnung📖 ausgeschlossen (z. B. Kurzarbeit).
Fließt in Krankheitsquote ein: Ist diese Option aktiviert, werden alle Abwesenheiten mit dieser Abwesenheitskategorie als Krankheit gewertet und für die Berechnung der Krankheitsquote herangezogen (siehe dazu Berechnungsregeln 📖) .
Abwesenheitssperren
Zu diesem Menüpunkt gelangst du über die Einstellungen, Abwesenheiten & Abwesenheitssperren.
Aus verschiedenen Gründen kann es im Betrieb notwendig sein, dass alle Mitarbeitende in einem bestimmten Zeitraum benötigt werden. Mithilfe der Abwesenheitssperre meistens als Urlaubssperre genutzt, ist es möglich, Abwesenheitsanträge für einen bestimmten Zeitraum zu unterbinden.
Du klickst auf das Feld "+ Abwesenheitssperre" und erstellst die gewünschte Sperre. Du kannst deinen gewählten Zeitraum für bestimmte Abwesenheiten und einzelne Mitarbeitende (oder Betriebe, Arbeitsbereiche etc.) sperren. Du kannst die Abwesenheitssperren jederzeit bearbeiten und löschen.
Versuchen die betroffenen Personen dennoch die gesperrte Abwesenheitskategorie auszuwählen, erhalten sie einen Hinweis und können den Antrag nicht einreichen. Mehr Informationen findest du hier 📖.
eAU-Modelle
Zu diesem Menüpunkt gelangst du über die Einstellungen, Abwesenheiten & eAU-Modelle.
An dieser Stelle kannst du die Regeln für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) angeben.
Hast du eine einheitliche Regel in deinem Unternehmen, was Krankmeldungen angeht, kannst du das Standradmodell verwenden und ggf. bearbeiten. Über den grünen Button "+ eAU-Modell" kannst du zusätzlich Modelle (pro Betrieb, Arbeitsbereich, etc.) anlegen. In der Übersicht werden dir alle bestehenden Modelle angezeigt. Neben dem Namen des jeweiligen Modells siehst du, ob und für wie viele Betrieben, Arbeitsbereichen, Anstellungstypen und Rollen das jeweilige eAU-Modell gilt. Über den Button mit den drei Punkten, kannst du ein eAU-Modell deaktivieren oder löschen, zum Bearbeiten klickst du einfach auf das gewünschte Modell.
Des Weiteren ist es auch möglich individuelle eAU-Regeln pro Mitarbeitender festzulegen. Dafür gehst du in das Modul Mitarbeiter und öffnest dir die Mitarbeiterdetails der entsprechenden Person und gehst in die Einstellungen und eAU.
Um ein neues eAU-Modell anzulegen, vergibst du zunächst einen passenden Namen. Weiter kannst du folgende Einstellungen tätigen:
Gilt für (Pflichtfeld): Hier gibst du an, für welchen Betrieb, Arbeitsbereich, Anstellungstyp und Rolle das Modell greifen soll.
ℹ Hinweis: Das Standard-Modell greift zunächst für alle Mitarbeitende. Erstellst du ein neues eAU-Modell für einen bestimmten Betrieb, Arbeitsbereich, etc., gilt immer das spezifischere Modell. Je präzisier die Zuweisung, umso höher wird das eAU-Modell priorisiert.
Attestpflicht ab dem (Pflichtfeld): Hier trägst du ein, ab dem wievielten Tag deine Mitarbeitende vertraglich eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vom Arzt benötigen.
Automatisierungsregeln:
An dieser Stelle kannst du entscheiden, in welchem Fall die Abwesenheit automatisch genehmigt werden soll, nachdem die Krankenkasse Rückmeldung zur eAU-Anfrage gegeben hat.
Automatisch genehmigt, wenn
eAU-Zeitraum gleich Krankheitszeitraum: Bedeutet, dass wenn du 5 Tage Krankheit einträgst und die eAU-Abfrage genau diese 5 Tage bestätigen kann, wird die Abwesenheit automatisch genehmigt.
eAU-Zeitraum länger als Krankheitszeitraum: Bedeutet, dass wenn du 3 Tage Krankheit einträgst und die eAU-Abfrage genau diese 3 Tage und zusätzlich noch 2 weitere Tage bestätigen kann, werden die erstellen 3 Tage Krankheit automatisch genehmigt.
ℹ Hinweis: In diesem Fall siehst du einen gelben Balken (eAU), der dir sichtbar macht, dass die eAU länger ist als die eingetragene Abwesenheit.
Interner Ansprechpartner für die Krankenkassen:
Hier kannst du die Daten einer zuständige Person eingeben, die als Ansprechpartner bei Unstimmigkeiten oder Rückfragen für die Krankkassen zur Verfügung steht.
ℹ Hinweis: Wichtig hierbei ist, dass die Kontaktdaten der Person immer auf dem aktuellsten Stand sind.
Sonstiges:
Des Weiteren kannst du einstellen, dass die oben angegebene Person alle 6 Monate per E-Mail daran erinnert wird, die notwendigen Stammdaten für eine eAU -Abfrage (Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, etc.) bei den Mitarbeitenden zu prüfen, um sie ggf. zu aktualisieren.
Wie die eAU-Abfrage über gastromatic abläuft, erfährst du hier.
🚩Wichtig: Bevor du eAU-Abfragen aus gastromatic versenden kannst, musst du die entsprechenden Abwesenheitskategorien (Bsp: Krankheit, Krankheit ohne Entgeltfortzahlung) auf "Systemgenehmigung" stellen. Wo und wie genau du das machst, erfährst du hier.
eAU-Modell deaktivieren/reaktivieren/löschen
Es kann sein, dass du ein eAU-Modell nicht mehr nutzen möchtest. Dann kannst du dieses mit einem Klick auf den kleinen Button mit den drei Punkten rechts des eAU-Modells ganz einfach deaktivieren.
Im Anschluss wird dir das Modell bei den Inaktive eAU-Modelle angeziegt.
Möchtest du das Modell doch wieder nutzten, klicke auf die drei Punkte und gehe auf aktivieren. Möchtest du das eAU-Modell ganz löschen, klicke erneut auf die drei Punkte und klicke bei dem deaktivierten Modell auf löschen.