🚩Wichtig zu wissen: In diesem Artikel werden alle verfügbaren Funktionen erklärt. Bitte beachte, dass möglicherweise nicht alle davon in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten sind. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
Um in gastromatic Arbeitszeiten zu erfassen, musst du zunächst über die Web-App einen wetime-Zugang erstellen 📖. Über den App-Store bzw. den Play Store kannst du unsere gastromatic wetime-App kostenfrei herunterladen und auf deinem Apple- oder Android-Endgerät nutzen. Zudem hast du auch die Möglichkeit statt über unsere wetime-App über einen Browser (wetime.gastromatic.de) auf die Stempeluhr zuzugreifen. Solltest du Einstellungen ändern sowie Stempel-IDs und diese übertragen sich nicht direkt auf das Gerät kannst du über das Zahnrad oben rechts - Support - Zeiterfassung aktualisieren.
ℹ️ Hinweis: Um die wetime-App auf einem Tablet oder Smartphone nutzen zu können, benötigst du mindestens die Systemversionen iOS 15.0 bzw. Android 8.0 (API-26). Weitere Systeminformationen für die Nutzung der wetime findest du in diesem Artikel.
💡Tipp: Nutzt du oder deine Mitarbeitenden die wetime häufig über den Browser, empfehlen wir die wetime als Programm auf dem Desktop zu installieren. Öffne dafür in deinem Browser die wetime. Gehe anschließend in die Browser-Einstellungen (bei Google Chrome sind das die drei übereinanderliegenden Punkte rechts oben). Klicke hier auf "Speichern und teilen" und danach auf "wetime installieren". Der Vorteil hierbei ist, dass ein Abmelden der wetime vermieden wird.
Ist das wetime erstellt und die wetime-App heruntergeladen/über den Browser aufgerufen, wird noch ein Zugangscode benötigt, um das wetime einzuloggen und um schließlich die Zeiterfassung starten zu können. Hast du keinen Token, um das wetime einzuloggen, dann wende dich bitte an deine Führungskraft.
Über die Felder unten, d.h. "PIN" und "Dashboard", kannst du zwischen dem Nummernfeld zum Einstempeln und den Widgets wechseln.
ℹ️ Hinweis: Falls du deinen Mitarbeitenden oder leitenden Mitarbeitenden erlauben möchtest, auch per Smartphone zu stempeln, so können sie sich die wetime auf ihr Smartphone herunterladen. Zur Nutzung benötigen sie dann ebenfalls den Zugangscode, der auch für die Tablet-Nutzung benötigt wird. Stelle hierzu sicher, dass du manuell die Anzahl bei “Verwendbarkeit” des Zugangscodes erhöhst. Wie das geht, liest du hier.
Nummernfeld:
Widgets:
Navigation
Öffentlicher Bereich
Wir unterscheiden beim wetime zwischen zwei Bereichen: öffentlich & persönlich. Sobald das wetime eingeloggt ist, befindest du dich im öffentlichen Bereich und hast Zugriff auf Einstellungen, öffentliche Widgets und den Nummernblock.
Über die ⚙️ Einstellungen kannst du im wetime die Sprache, die Darstellung (hell/dunkel) einstellen, Geräteinformationen einsehen, über den Support das Handbuch aufrufen und die Zeit-/Dashboarddaten aktualiseren und das wetime wechseln bzw. abmelden.
ℹ️ Hinweis: Sowohl für den Login, Wechsel als auch Logout eines wetimes benötigst du einen gültigen Token oder entsprechende Berechtigungen.
Betriebe: Links oben siehst du den Betrieb, für den das öffentliche Dashboard gilt. Hast du mehrere Betriebe in gastromatic hinterlegt, kannst du zwischen den Dashboards der Betriebe hin- und herwechseln. Dies kannst du in der Browserversion mit einem Klick auf den jeweiligen Betrieb tun oder auf dem Tablet, in dem du auf den jeweiligen Betrieb tippst. Du kannst im Dashboard die Widgets in ihrer Größe und Position ändern: Klicke hierzu auf das Zahnrad-Symbol rechts oben. Gehe auf "Widgets bearbeiten", wenn du den Rand größer oder kleiner ziehst oder mit einem Finger (Tablet), veränderst du die Größe. Mit gedrückter linker Maustaste kannst du die Position verändern. Du kannst die Widgets somit völlig individuell anordnen.
Über öffentliche Widgets können bereits vor dem Einstempeln verschiedene Informationen eingeblendet werden, dazu können bspw. die Wetteranzeige, die Mitarbeiterübersicht oder heutige Termine (=Spezielle Tage) zählen.
Außerdem kannst du auf den Kalender für die Speziellen Tage klicken oder tippen. Wenn du einen speziellen Tag aus dem Kalender anklickst oder antippst, dann öffnet sich ein Modal und du kannst alle Informationen zu dem speziellen Tag inkl. Notizen lesen. Du kannst auf dem Tablet nach links oder rechts wischen, um die speziellen Tage aus der Vergangenheit (rechts wischen) oder Zukunft (links wischen) zu betrachten.
Nummernblock: Hierüber gibst du deine Stempeluhr-ID ein, um dich in deinen persönlichen Bereich einzuloggen und um dich schließlich für deinen Arbeitseinsatz ein- bzw. auszustempeln.
ℹ️ Hinweis: Über das ❔ kannst du das Handbuch aufrufen und die Zeit-/Dashboarddaten manuell aktualisieren. Die Daten werden auch alle 2 Minuten automatisch synchronisiert.Online/Offline: Das grüne Wolkensymbol rechts oben gibt dir Auskunft darüber, ob das wetime derzeit mit dem Internet verbunden ist oder nicht. Du kannst dich auch offline stempeln - die Daten werden gesendet, sobald das wetime wieder mit dem Internet verbunden ist.
ℹ️ Hinweis: Offline gestempelte Arbeitszeiten werden 7 Tage gespeichert. Achte demnach darauf, dass du in dieser Zeitspanne das wetime wieder mit dem Internet verbindest, sodass die Daten an gastromatic gesendet werden können.
Persönlicher Bereich
Hast du deine Stempel-ID erfolgreich eingegeben, gelangst du zu in einen persönlichen Bereich im wetime. Hier bekommst du Informationen zu deiner Schicht und kannst dich ein- bzw. ausstempeln.
Dashboard/persönliche Widgets: Hast du Widgets so eingestellt, dass sie nur im persönlichen Bereich auf dem Dashboard zu sehen sind, dann findest du dieses Widget/diese Widgets nach Eingabe der Stempel-ID in deinem persönlichen Bereich. Klickst (PC) oder tippst du auf die einzelnen Kacheln, dann findest du darunter aufgelistet die Detailinformationen.
Arbeitseinsatz: Hierüber siehst du, ob es sich um einen geplanten oder ungeplanten Arbeitseinsatz handelt, in welchem Arbeitsbereich du gestempelt hast und du hast die Möglichkeit dich auszustempeln oder ggfs. in Pause zu stempeln.
Zeitleiste: Hierüber wird sowohl dein geplanter als auch ungeplanter Arbeitseinsatz mit Start- und Endzeit dargestellt, wann du eingestempelt hast, wie lange du da bist, wie lange und wann du Pause hast und ob du bereits in Pause warst. Über das ℹ️ rechts oben in der Zeitleiste erhältst du übrigens noch genauere Informationen zu Pausen (Pausenanzahl, einzeln aufgelistet & Gesamtpausendauer), deinem Arbeitseinsatz (Stempelzeit & gewährte Startzeit) und ggf. kannst du noch eine Nachricht von deiner Führungskraft einsehen.
ℹ️ Hinweis: Ob ein Pausenfenster angezeigt wird und ob du dich in Pause stempeln kannst, ist abhängig von den gewählten Einstellungen und Absprachen in deinem Betrieb.Online/Offline: Diese Anzeige (grünes Wolkensymbol rechts oben) gibt dir Auskunft darüber, ob das wetime derzeit mit dem Internet verbunden ist oder nicht. Du kannst dich auch offline stempeln - die Daten werden gesendet, sobald das wetime wieder mit dem Internet verbunden ist.
Zeiterfassung: ein- & ausstempeln & Pausen
Einstempeln: Ungeplanter Arbeitseinsatz
Du meldest dich mit deiner vierstelligen Stempel-ID an.
Dir wird angezeigt, dass du nicht eingeplant wurdest, also ungeplant einstempelst. Gegeben falls wirst du zunächst nach einer Begründung per Textnachricht oder Sprachnachricht (je nachdem was eingestellt wurde) gefragt. Mit einem Tippen auf "kommen" stempelst du dich ein.
Du wählst nun deinen Betrieb, Arbeitsbereich, Schicht und ggf. Tätigkeit aus.
Unter Umständen wird noch ein Foto von dir gefordert.
Du gelangst zurück zum persönlichen Bereich und erhältst eine Übersicht über deinen Arbeitseinsatz.
Du siehst, wann du eingestempelt hast
Option auszustempeln (& ggf. Pausen stempeln)
wann du Pause (gemacht) hast, sofern du diese stempelst
Detaillierte Informationen zur Schicht über das ℹ️ (samt Schichtnachricht)
Nach 15 Sekunden wirst du automatisch aus dem persönlichen Bereich ausgeloggt.
Vor dem Einstempeln:
Nach dem Einstempeln:
Einstempeln: Geplanter Arbeitseinsatz
Du meldest dich mit deiner vierstelligen Stempel-ID an.
Die geplante Schicht (Arbeitsbereich, Zeiten und ggf. Pause) wird dir angezeigt. Mit einem Tippen auf "kommen" stempelst du dich auf diesen Arbeitseinsatz ein.
Falls dein Arbeitgeber dir eine Nachricht hinterlassen hat, wird dir diese beim Einstempeln angezeigt.
Unter Umständen wird noch ein Foto von dir gefordert.
Stempelst du dich weit vor Schichtbeginn ein, wird ggf. eine Begründung per Textnachricht oder Sprachnachricht (je nachdem was eingestellt wurde) von dir angefordert oder du kannst dich einstempeln, es wird aber erst deine Startzeit laut Dienstplan gewertet (je nach Einstellung).
Es folgt eine Anzeige, die dir das erfolgreiche Einstempeln bestätigt.
Du gelangst zurück zum persönlichen Bereich und erhältst eine Übersicht über deinen Arbeitseinsatz.
Du siehst, wann du eingestempelt hast
Option auszustempeln (& ggf. Pausen stempeln)
wann du Pause (gemacht) hast, sofern du diese stempelst
Detaillierte Informationen zur Schicht über das ℹ️ (samt Schichtnachricht)
Nach 15 Sekunden wirst du automatisch aus dem persönlichen Bereich ausgeloggt.
ℹ️ Hinweis: Sollte die Fehlermeldung "Keine Zugriffsrechte" beim eingeben der Pin erscheinen, dann liegt das daran, dass im Widget "Zeiterfassung" unter dem Punkt "Gültigkeit" Arbeitsbereiche hinterlegt sind, die der Mitarbeitende in seinem "Tätigkeitsbereich" nicht hinterlegt hat. Entsprechend muss für dieses Widget die Gültigkeit noch angepasst werden.
Einstempeln: Verpasste Einsätze
Du meldest dich mit deiner vierstelligen Stempel-ID an.
Ein Hinweisfeld erscheint, dass du einen verpassten Einsatz hast. Du kannst nun zwischen zwei Möglichkeiten wählen:
“Ich habe gearbeitet” und kannst hier eine Zeitangabe machen und eine Begründung per Textnachricht oder Sprachnachricht abgeben, je nachdem was eingestellt wurde.
“Ich habe nicht gearbeitet”
Die aktuell geplante Schicht (Arbeitsbereich, Zeiten und ggf. Pause) wird dir angezeigt.
Es folgt eine Anzeige, die dir das erfolgreiche Einstempeln bestätigt.
Du gelangst zurück zum persönlichen Bereich und erhältst eine Übersicht über deinen aktuellen Arbeitseinsatz.
Du siehst, wann du eingestempelt hast
Option auszustempeln (& ggf. Pausen stempeln)
wann du Pause (gemacht) hast, sofern du diese stempelst
Detaillierte Informationen zur Schicht über das ℹ️ (samt Schichtnachricht)
Nach 15 Sekunden wirst du automatisch aus dem persönlichen Bereich ausgeloggt.
Ausstempeln
Hast du einen geplanten oder ungeplanten Arbeitseinsatz und stempelst dich über das "ausstempeln"-Feld in deinem persönlichen Bereich aus. War deine Schicht jedoch geplant und du hast länger gearbeitet als laut Dienstplan vorgesehen war, wirst du ggf. aufgefordert deine Überstunden mit einer Begründung zu beantragen.
Du kannst zunächst eine Nachricht oder eine Sprachnachricht senden, je nachdem was eingestellt wurde.
Anschließend wählst du, ob du zum geplanten Dienstzeitende ausstempeln möchtest oder zur aktuellen Zeit nach Dienstplanende.
Entscheidest du dich für die aktuelle Zeit ist die Angabe einer Begründung erforderlich.
Pausen
Steht dir die Option in Pause stempeln zur Verfügung, kannst du dich in deinem persönlichen Bereich über das "Pause"-Feld in Pause stempeln. Es öffnet sich dann die Option, dass du für einen fest definierten Zeitraum in Pause gehst, bspw. 20 Minuten, dann musst du deine Pause nicht mehr über ein erneutes Stempeln manuell beenden. Entscheidest du dich für "in Pause gehen", musst du dich zum Ende deiner Pause wieder als anwesend stempeln.
ℹ️ Hinweis: Hast du entschieden für einen vordefinierten Zeitraum in Pause zu gehen, hast du trotzdem die Möglichkeit dich früher aus der Pause zurückzumelden.
