🚩Wichtig zu wissen: In diesem Artikel werden alle verfügbaren Funktionen erklärt. Bitte beachte, dass möglicherweise nicht alle davon in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten sind. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
Zu den Einstellungen für die Zeiterfassung gelangst du über das Zahnrad ⚙️ in der hellblauen Sidebar. Dort kannst du verschiedene Einstellungen in den Bereichen vornehmen.
ℹ️ Hinweis: Die Einstellungen zur Zeiterfassung sind nur für den Super Admin und Admins sichtbar.
Navigation
Zeiterfassungsmodelle
Zu diesem Menüpunkt gelangst du über die Einstellungen, Zeiterfassung & Zeiterfassungsmodelle.
Deine Mitarbeitende können über die wetime-App (Stempeluhr) von gastromatic via Tablet oder Smartphone oder über unsere gastromatic-App stempeln. Im Zeiterfassungsmodell kannst du verschiedene Regeln für das Ein- und Ausstempeln hinterlegen. Welche Regeln das genau sind und wie du unterschiedliche Zeiterfassungsmodelle anlegen kannst, steht in diesem Artikel:
Bitte beachte, dass du, um die wetime-App nutzen zu können, die wetime-Zugänge fertig eingerichtet haben musst. In diesen Artikeln findest du alle wichtigen Informationen zu unserer wetime und deren Einstellungen.
Zum Einstempeln in der wetime-App benötigt dein Mitarbeitender eine Stempeluhr-ID. Diese 4-stellige ID findet der Mitarbeitende unter den Einstellungen & Zugangsdaten in seinem gastromatic-Zugang. Du siehst die ID in den Stammdaten 📖 deines Mitarbeiternden und kannst diese dort ändern, wenn du möchtest.
Smartphone (gastromatic-App)
Zu diesem Menüpunkt gelangst du über die Einstellungen, Zeiterfassung & Smartphone.
In diesem Reiter kannst du zunächst über den Regler bestimmen, ob deine (ausgewählte) Mitarbeitende generell über die gastromatic-App stempeln dürfen.
Stempeln deine Mitarbeitende über die gastromatic-App bieten wir die Möglichkeiten mittels QR-Code oder GPS einzustempeln.
GPS Tracking
Möchtest du, dass die GPS-Daten deiner Mitarbeitenden beim Einstempeln getrackt werden, dann aktiviere den Regler.
ℹ️ Hinweis: Stempelradius bestimmen: In den Verwaltungseinstellungen 📖 wählst du den gewünschten Betrieb aus und bestimmst unter "GPS" den Stempelradius. Deine Mitarbeitende können immer einstempeln. In der Auswertung wird dir die Entfernung angezeigt, in der dein Mitarbeitender sich eingestempelt hat.
Die ermittelte Entfernung nach GPS Tracking erscheint in der Auswertung und kann nur von Personen mit den erforderlichen Rechten eingesehen werden. Sobald die Arbeitszeit bestätigt wurde, werden die GPS Daten unwiderruflich gelöscht.
ℹ️ Hinweis: Hier handelt es sich um die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten
QR-Code Verifizierung
Du stellst vor Ort digital oder gedruckt einen QR-Code zur Verfügung, den deine Mitarbeitende mithilfe der Scanfunktion in der gastromatic-App, scannen. So kannst du sicherstellen, dass deine Mitarbeitende vor Ort sind, wenn sie stempeln.
Den QR-Code generierst du über das grüne Feld ➕QR-Code. Du wählst deinen Betrieb aus, für den der Code gelten soll und speicherst diesen. Daraufhin wird eine Datei mit dem QR-Code runtergeladen. Diese kannst du ausdrucken oder auf einem digitalen Endgerät öffnen. Den QR-Code kannst du jederzeit ändern.
Du kannst jedoch auch ohne "Sicherheitsfunktion" deine Mitarbeitende mit dem Smartphone stempeln lassen. Wie das Stempeln mit dem Smartphone funktioniert, nachdem du das Endgerät aktiviert hast, wird hier 📖 erläutert.
Mitarbeiterspezifische Einstellungen
Als letzten Schritt bestimmst du noch, welche Mitarbeitende über das Smartphone stempeln dürfen und bei welchen Personen ggf. zusätzlich die GPS-Daten abfragt werden sollen.
ℹ️ Hinweis: Stempeln deine Mitarbeitende über die gastromatic-App greifen automatisch die Einstellungen der Zeiterfassungsmodelle, die du bereits für das Stempeln via wetime erstellt hast.