🚩Wichtig zu wissen: In diesem Artikel werden alle verfügbaren Funktionen erklärt. Bitte beachte, dass möglicherweise nicht alle davon in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten sind. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
Über den Dienstplan planst du die Schichten für deine Mitarbeitenden und kannst diesen jederzeit einsehen. Außerdem kannst du über dieses Modul verschiedene Informationen aus den Anstellungsverhältnissen einsehen, das Controlling nutzen, Abwesenheiten erstellen, Verfügbarkeiten einsehen und vieles mehr. All diese Informationen unterstützen dich bei einer erfolgreichen Dienstplanung. Zum Dienstplan gelangst du über den Kalender 📆 in der hellblauen Sidebar.
Navigation
Graue Sidebar
Über den kleinen grauen Pfeil oben links neben "Dienstplan" kannst du dir die graue Sidebar auf- und einklappen. In der grauen Sidebar findest du einen Kalender und eine Übersicht deiner Betriebe und Arbeitsbereiche, die du planen oder deren Dienstpläne du einsehen darfst. Zudem findest du am unteren Ende eine Anzeigehilfe, welche eine Legende und die Mitarbeitereigenschaften enthält.
💡 Tipp: Über das kleine Pfeil-Symbol ( < ) kannst du die graue Sidebar einklappen, die Dienstplanansicht vergrößert sich dadurch. Über das umgekehrte Pfeil-Symbol ( > ) kannst sie auch wieder ausklappen.
Kalender: Hierüber wählst du die Woche aus, die du im Dienstplan planen und/oder einsehen möchtest.
Betriebe & Arbeitsbereiche: Du wählst mind. einen Arbeitsbereich aus, um den Dienstplan für die gewählte Woche laden zu können. Mit einem Doppelklick auf den Betrieb wählst du alle Arbeitsbereiche des Betriebes aus.
ℹ️ Hinweis: Über die Symbole links der Arbeitsbereiche siehst du außerdem, ob bereits ein Dienstplan für die ausgewählte Woche veröffentlicht wurde (❕ noch kein Dienstplan veröffentlicht, 📣 unveröffentlichte Änderungen).
Drei Punkte-Symbol: Neben "Betriebe" neben jedem einzelnen Betrieb findest du ein Feld mit drei Punkten vor. Darüber stehen dir folgende Funktionen zur Verfügung:
Alles zurücksetzen: Hast du Schichten in verschiedenen Arbeitsbereichen und Betrieben erstellt, aber noch nicht gespeichert, kannst du diese mithilfe dieser Funktion betriebsübergreifend löschen.
Alles speichern: Hast du Schichten in verschiedenen Arbeitsbereichen und Betrieben erstellt, aber nicht gespeichert, kannst du diese mithilfe dieser Funktion betriebsübergreifend speichern
Alle Betriebe laden: Durch diese Funktion kannst du die Dienstpläne und Daten für alle Betriebe auf einmal laden.
Betriebe bearbeiten/Betrieb anlegen: Klickst du auf eines der beiden Felder, wirst du direkt in die Verwaltungseinstellungen geführt und kannst den gewünschten Betrieb bearbeiten bzw. einen neuen erstellen.
Alles veröffentlichen (auf Betriebsebene): Hast du in einem oder mehreren Arbeitsbereichen eines Betriebes Schichten erstellt (und gespeichert), kannst du diese ebenso über das drei Punkte-Symbol mit einem weiteren Klick veröffentlichen.
Menüleiste
In der Menüleiste stehen dir verschiedene Funktionalitäten zur Verfügung. Diese sind untergliedert in die Bereiche Zeitraum, Ansicht, Anzeige, Aktionen und Assistent 📚, welche in folgenden Abschnitten beschrieben werden.
Zeitraum
Alternativ zum Kalender in der grauen Sidebar kannst du auch über den Zeitraum in der Menüleiste links oben die gewünschte Woche im Dienstplan auswählen. Über das Feld "Heute" gelangst du mit einem Klick stets in die aktuelle Kalenderwoche. Übrigens kannst du auch mit dem ⌨️ Shortcut strg → bzw. strg ← die Kalenderwoche wechseln.
Ansicht
Über die Symbole im Ansichtsbereich bestimmst du deine persönliche Ansicht des Dienstplans:
Schichtansicht: Wählst du die Schichtansicht, wird der Dienstplan nach Schichten aufgelistet. Das bedeutet, dass du einer Schicht an jedem Tag Mitarbeitende zuteilst. In den Zellen der Wochentage stehen dann Mitarbeiternamen und die Zeiten des Arbeitseinsatzes.
ℹ️ Hinweis: Die Sortierung der Schichten in der linken Spalte ist abhängig von der Reihenfolge in den Betriebseinstellungen 📖.Mitarbeiteransicht: Wählst du die Mitarbeiteransicht, wird der Dienstplan nach Mitarbeiternamen aufgelistet. Das bedeutet, dass du einem Mitarbeitenden an jedem Tag eine Schicht zuteilst. In den Zellen der Wochentage stehen dann der Schichtname und die Zeiten des Arbeitseinsatzes.
Rechte Spalte: Mit einem Klick auf dieses Feld kannst du dir rechts vom Dienstplan eine Spalte mit den KPIs auf Schicht- bzw. Mitarbeiterebene 📖 ein- und ausblenden.
Kompaktansicht: Aktivierst du die Kompaktansicht, werden die Informationen im Dienstplan auf das Essenziellste reduziert. Du siehst dann nur noch die Dienstzeit, statt Zeit und Mitarbeitername (Schichtansicht) bzw. Schichtname (Mitarbeitername).
Anzeige
In den Anzeigeeinstellungen stehen dir drei Felder zur Auswahl: Über das Auge 👁 kannst du dir verschiedene Daten einblenden, die dir bei der Planung behilflich sein können. Wichtig: das Auge sollte immer grau aktiviert sein. Über den Pfeil neben dem Auge kannst du angezeigten Daten anpassen. Über den Blitz ⚡ legst du fest, ob und welche Konflikte dir im Dienstplan angezeigt werden und über das Flugzeug ✈️ triffst du entsprechende Einstellungen für die Abwesenheiten.
Anzuzeigende Daten 👁
Über das 👁-Symbol kannst du entscheiden, welche Funktionen und Informationen du im Dienstplan eingeblendet haben möchtest. Über den Pfeil neben dem Auge öffnet sich eine Dropdown-Liste. Mit einem Klick kannst du alle deine gewählten Funktionen und Informationen stets ein- und ausblenden. Ist das Auge grau hinterlegt, sind die Anzeigeeinstellungen aktiviert. Ist das Feld weiß, ist die Anzeige deaktiviert. Außerdem kannst du hierüber die Schriftgröße im Dienstplan individuell für dich einstellen.
ℹ️ Hinweis: Welche der folgenden Funktionen in den Anzeige-Einstellungen im Dienstplan genutzt werden können, wird vom (Super) Admin in den Dienstplaneinstellungen 📖 festgelegt.
Möchtest du mit Offenen Schichten 📖 und Schichthüllen 📖 arbeiten, kannst du dir diese in einer Extrazeile im Dienstplan einblenden lassen und diese Schichtmodelle erstellen. Du kannst die Größe der Zeile manuell einstellen, indem du Zeile fixieren aktivierst. Dadurch bleibt die Zeile stets eingeblendet, wenn du im Dienstplan scrollst. Ist die Zeile nicht fixiert, kannst du die Größe der Zeile nicht manuell einstellen, denn diese passt sich der Anzahl der erstellten Schichten an. Beim Scrollen bewegt sich die Zeile dann jedoch mit.
Möchtest du bei der Dienstplanung mit den KPIs arbeiten, kannst du dir auch diese einblenden (mehr dazu 📖). Die KPIs auf Betriebsebene werden dir in einer Zeile am unteren Ende des Dienstplanes eingeblendet und auf Arbeitsbereichsebene in einer Zeile innerhalb des Arbeitsbereiches. Die KPIs auf Mitarbeiter-/Schichtebene (abhängig von der gewählten Ansicht) werden dir über eine Spalte rechts des Dienstplanes angezeigt. Außerdem kannst du aktivieren, dass dir die KPIs in Industrieminuten angezeigt werden. Andernfalls werden diese in Normalminuten dargestellt.
Du kannst auch verschiedene mitarbeiter- und schichtspezifischen Informationen und Funktionen im Dienstplan aktivieren. Über den Dienstplan kannst du Abwesenheiten eintragen 📖. Diese sind nach Veröffentlichung genehmigte Abwesenheiten. Du kannst dir die Arbeitszeiten der Vorwoche sowie die hinterlegten Mitarbeitereigenschaften farblich einblenden lassen und Tätigkeiten 📖 für jede Schicht einteilen. Zudem kannst du dir die Schichtfarben einblenden, die du in den Einstellungen 📖 ausgewählt hast. Ebenso kannst du die freien Tage nach Anstellungsverhältnis sowie die Verfügbarkeiten 📖 (Sperrzeiträume & Wunschzeiten) aktivieren. Setzt du einen Haken bei den Pausen, wird dir durch das Kaffeetassen-Symbol angezeigt, dass eine Pause geplant ist und mithilfe der Lesebestätigung siehst du, ob dein Mitarbeitender seinen Dienstplan eingesehen hat. Gelesene Schichten werden in Hellgrün dargestellt, ungelesene in Hellgrau. Außerdem kannst du Mitarbeiter ohne Schicht einblenden und das Format Nachname, Vorname wählen.
ℹ️ Hinweis: Ob du Abwesenheiten eintragen und mitarbeiterspezifische Informationen siehst, ist abhängig von deinen Rechten in gastromatic.
Zudem hast du die Möglichkeit, den Bedarf an Mitarbeitenden einzutragen (nur über die Schichtansicht!) und kannst diesen Bedarf unterhalb der Wochentage in beiden Ansichten einsehen und mit den geplanten Schichten abgleichen. Ebenso kannst du Geburtstage, Spezielle Tage 📖 und das Wetter oberhalb des Dienstplanes einblenden lassen. Auch hast du die Option, mit Tagesinformationen 📖 auf Betriebs- und/oder Arbeitsbereichsebene zu arbeiten. Außerdem kannst du dir entweder unveröffentlichte Änderungen anzeigen lassen (bspw. eine Schicht, die du gelöscht und nicht veröffentlicht hast) oder die Zeitdaten. Bei den Zeitdaten wird dir angezeigt, ob dein Mitarbeitender sich eingestempelt hat oder nicht und ob die Zeit bereits bestätigt ist. Indem du mit der Maus über das entsprechende Symbol (Stempeln, Fragezeichen, Häkchen) fährst, bekommst du nähere Informationen.
Konflikte ⚡
Bereits beim Erstellen der Arbeitseinsätze kannst du dich auf Konflikte hinweisen lassen und individuell entscheiden, ob und welche Konflikte sinnvoll für deine Arbeit sind. Diese Einstellung erfolgt über das ⚡-Symbol in der Anzeige im Dienstplan. Ist der Blitz grün hinterlegt, ist die Konfliktanzeige aktiviert. Ist das Feld weiß, ist die Anzeige deaktiviert. Über den Pfeil neben dem Blitz-Symbol öffnet sich eine Dropdown-Liste. Hier kannst du einstellen, ob du mit allen oder nur vereinzelten Konflikten arbeiten möchtest.
ℹ️ Hinweis: Welche Konflikte im Dienstplan und in der Auswertung angezeigt werden, wird vom (Super) Admin in den Konflikteinstellungen 📖 festgelegt. Hier 📖 erfährst du, wie du Konflikte lösen bzw. vermeiden kannst.
Abwesenheiten ✈️
Oberhalb des Dienstplanes kannst du dir anzeigen lassen, welche Mitarbeitende in der ausgewählten Woche abwesend sind und um welche Abwesenheit es sich handelt. Ist das Flugzeug grau hinterlegt, ist die Abwesenheitsanzeige aktiviert. Ist das Feld weiß, ist die Anzeige deaktiviert. Über den Pfeil neben dem ✈️-Symbol öffnet sich eine Dropdown-Liste. Hier kannst du einstellen, ob du dir alle oder nur vereinzelte Abwesenheiten anzeigen lassen möchtest.
ℹ️ Hinweis: Möchtest du Abwesenheiten über den Dienstplan eintragen, musst du entsprechend das Häkchen bei den anzuzeigenden Daten setzen.
Aktionen
Über die Aktionen stehen dir drei Funktionen zur Verfügung:
Duplizieren: Klickst du auf das Duplizieren-Symbol, sodass dieses grau hinterlegt ist, ist die Kopierfunktion im Dienstplan aktiv. Du kannst auch den ⌨️ Shortcut c nutzen. Dafür hältst du die c-Taste gedrückt. Du kannst nun eine beliebige Schicht bzw. einen beliebigen Mitarbeitenden anklicken, hältst die linke Maustaste gedrückt und ziehst die Schicht zu einem anderen Mitarbeitenden bzw. den Mitarbeitenden zu einer anderen Schicht. So kannst du dir bei der Dienstplanung Zeit sparen.
ℹ️ Hinweis: Beim Duplizieren werden dir in der Mitarbeiteransicht stets Sperrzeiträume und freie Tage gemäß Anstellungsverhältnis angezeigt. Außerdem werden manuelle Pausenzeiten mitarbeiterübergreifend kopiert. Hingegen werden Schichtnachrichten nur mit kopiert, wenn die betreffende Schicht wieder an den gleichen Mitarbeitenden vergeben wird.
Arbeitsbereich
Innerhalb eines Arbeitsbereiches stehen dir neben den Funktionen, einen Dienstplan zu speichern und zu veröffentlichen, noch folgende zur Verfügung:
Arbeitseinsätze: Du siehst die Anzahl geplanter Schichten, Schichthüllen und offener Schichten. Außerdem siehst du auch die Anzahl der Bewerber auf eine Schicht.
Arbeitsbereich bearbeiten: Hierüber gelangst du direkt in die Betriebseinstellungen und kannst Anpassungen zum Arbeitsbereich vornehmen.
Freie Tage gemäße Anstellungsverhältnis einfügen: Hat dein Mitarbeitender feste Arbeitstage, so hat dieser auch feste freie Tage. Mit einem Klick, kannst du im Dienstplan bei den Mitarbeitenden die festen freien Tage als solche einplanen.
Variable freie Tage: Hat dein Mitarbeitender pro Woche unterschiedliche freie Tage, so kannst du diese Tage entweder frei lassen oder "frei" in den Tag klicken. Für Mitarbeitende auf Stundenbasis müssen keine freien Tage im Dienstplan eingetragen werden
Plan löschen: Unter dieser Funktion stehen dir verschiedene Optionen zur Auswahl. Du kannst alles löschen oder einzelne (besetzte, unbesetzte, offene) Schichten löschen. Ebenso kannst du geplante freie Tage löschen. Außerdem kannst du auch alle Mitarbeitende aus den Arbeitseinsätzen entfernen. Diese Schichten werden dann in Schichthüllen umgewandelt.
💡 Tipp: Diesen Dienstplan, der dann komplett aus Schichthüllen besteht, könntest du dann auch wiederum als Vorlage 📖 speichern.Log: Über das Log kannst du gespeicherte und veröffentliche Änderungen im Dienstplan nachvollziehen. Er kann somit als Bearbeitungsverlauf genutzt werden.
Weitere (∙∙∙ -Symbol)