In den Verfügbarkeiten wird hinterlegt, wann ein Mitarbeitender nicht arbeiten kann oder darf (Sperrzeiträume) oder wann er gerne arbeiten oder nicht arbeiten möchte (Wunschzeiten). Diese Verfügbarkeiten werden dir im Dienstplan angezeigt und unterstützen dich bei der Planung. Auch wenn deine Mitarbeitende "nicht verfügbar" sind, kannst du sie dennoch einplanen, wenn du sie benötigst. Um die Verfügbarkeiten einsehen und bearbeiten zu können, musst du die Mitarbeiterdetails öffnen. Drei Wege führen dich dorthin:
Mitarbeiterverwaltung 👤: Du öffnest die Mitarbeiterverwaltung und klickst den gewünschten Mitarbeitenden an und wählst dann über die Spalte Verfügbarkeiten aus.
Auswertung 📈: Du hast nach Mitarbeitenden gruppiert und machst einen Rechtsklick in die Zeile des gewünschten Mitarbeitenden und wählst "Mitarbeiter bearbeiten" und dann über die Spalte Verfügbarkeiten aus.
Dienstplan 📅: Du befindest dich in der Mitarbeiteransicht und klickst auf den Namen des Mitarbeitenden und wählst dann über die Spalte Verfügbarkeiten aus.
Navigation
Sperrzeiträume
Mithilfe von Sperrzeiträumen kannst du langfristige oder wiederkehrende Zeiträume, in denen dein Mitarbeitender nicht arbeiten kann, hinterlegen. Diese Sperrzeiträume können nur von Planern (mind. Rolle Arbeitsbereichsleiter) eingetragen und eingesehen werden. Diese Zeiträume werden dir dann im Dienstplan entsprechend den Anzeigeeinstellungen eingeblendet.
Um einen Sperrzeitraum zu erstellen, klickst du auf ➕Sperrzeitraum, daraufhin öffnet sich ein neues Fenster. Anschließend gibst du dem Sperrzeitraum einen Namen, eine Gültigkeit (offenes Ende möglich) und legst die Wiederholung, den Rhythmus, Tag sowie ggf. die Zeit fest.
Hast du die Eintragungen vervollständigt, siehst du unten im Fenster, ab wann die Regel erstmalig wirksam wird.
ℹ️ Hinweis: Sperrzeiträume deines Mitarbeitenden können sich Überschneiden. In diesem Fall werden dir die Überschneidungen bereits beim Anlegen des Sperrzeitraums angezeigt und du kannst entscheiden, ob du die Eintragung dennoch vornehmen möchtest oder nicht. Das Gleiche gilt, wenn du für deinen Mitarbeitenden feste Arbeitstage im Vertragsdaten📖 hinterlegt hast. Auch hier bekommst du einen Warnhinweis, wenn die Sperre mit den festen Arbeitstagen kollidiert.
Im Dienstplan kannst du deinen Mitarbeitenden trotz Sperrzeitraum einplanen. Sobald du ihn einplanst, wird dir jedoch ein Konflikt angezeigt. Falls du weder die Sperrzeiträume noch die entstehenden Konflikte sehen möchtest, kannst du diese über das Auge 👁, die Anzeigeeinstellungen, bzw. den Blitz ⚡, die Konflikteinstellungen, ausblenden.
ℹ️ Hinweis: Fährst du im Dienstplan mit der Maus über den durchgestrichenen Kreis 🚫 im Sperrzeitraum, siehst die Begründung für den Sperrzeitraum.
Wunschzeiten
ℹ️ Hinweis: Um die Funktion Wunschzeiten zu nutzen, musst du diese über die Einstellungen im Dienstplan 📖 aktivieren. Sollen Wunschzeiten schichtbezogen und/oder deine Mitarbeitende selbst ihre Wunschzeiten angeben können, kannst du diese Funktion ebenso an dieser Stelle aktivieren.
Um zu erkennen, ob ein Mitarbeitender eine Präferenz hat, sind die Wunschzeiten farblich gekennzeichnet:
Grün bedeutet, dass der Mitarbeitende verfügbar ist.
Rot bedeutet, dass er nicht verfügbar ist.
Grau/farblos bedeutet, dass er keine Präferenzen hat.
Außerdem kannst du oder der Mitarbeitende eine Bemerkung hinzufügen, weshalb er arbeiten möchte oder nicht.
Im Dienstplan werden dir die Wunschzeiten dann folgendermaßen dargestellt. Über das Auge 👁 in der Anzeigeleiste kannst du die Wunschzeiten im Dienstplan ein- bzw. ausblenden. Es erfolgt keine Benachrichtigung wenn Mitarbeitende die Wünsche abgeben, zudem werden die Wünsche in dieser Funktion nicht genehmigt oder abgelehnt.
