Bei einer offenen Schicht handelt es sich um einen geplanten Arbeitseinsatz, der keinem Mitarbeitenden zugeteilt ist. Diese ist nach Veröffentlichung für alle Mitarbeitenden aus dem Arbeitsbereich über den Dienstplan einsehbar und sie können sich darauf bewerben.
ℹ️ Hinweis: Eine offene Schicht ist von einer Schichthülle 📖 zu unterscheiden. Die Schichthülle ist eine leere Schicht, die nur für Planer sichtbar ist. Diese kannst du speichern, aber nicht veröffentlichen. Allerdings kannst du eine Schichthülle in eine offene Schicht umwandeln. Dann kannst du diese veröffentlichen und sie ist für Mitarbeitenden sichtbar. Ebenso kannst du eine offene Schicht in eine Schichthülle umwandeln, indem du den Regler bei "Offen" betätigst.
Voraussetzung & Einstellungen
Um mit offenen Schichten arbeiten zu können, muss die Funktion in den Dienstplaneinstellungen 📖 aktiviert sein.
An gleicher Stelle hast du die Möglichkeit zu entscheiden, ob der erste Bewerber auf die offene Schicht den Zuschlag für die Schicht erhalten soll. Falls nicht, kannst du zwischen den Bewerbern auswählen und vergibst die Schicht manuell.
Im Dienstplan muss in den Anzeigeeinstellungen (👁 Auge-Symbol) 📖 der Haken bei "offene Schicht" gesetzt sein.
Offene Schicht erstellen
Eine offene Schicht erstellst du, wie eine herkömmliche Schicht. In der Schichtansicht klickst du statt auf einen Mitarbeiternamen auf "offene Schicht". In der Mitarbeiteransicht wählst du in der Zeile für offene Schichten(/Schichthüllen) die offene Schicht aus. In beiden Ansicht kannst du im gleichen Schritt angeben, wie viele offene Schichten geplant werden sollen.
🚩 Wichtig: Du kannst einer offenen Schicht auch Anforderungen (Anstellungstyp, Eigenschaften, Tätigkeiten, ggf. Fähigkeiten) zuweisen und im Dienstplan prüfen, ob du Mitarbeitende hast, die die hinterlegten Anforderungen erfüllen. Der Bewerberkreis wird dadurch eingegrenzt, indem sich ausschließlich Mitarbeitende auf die offene Schicht bewerben können, die die Anforderungen bei sich hinterlegt haben.
Bewerber auf offene Schicht einteilen
Hast du aktiviert, dass der erste Bewerber auf die offene Schicht automatisch eingeteilt wird, wirst du darüber informiert, aber du musst nichts mehr manuell anpassen im Dienstplan. Hast du die Funktion nicht aktiviert, wirst du über die Bewerber informiert, kannst diese in der offenen Schicht einsehen und wählst einen davon aus, um die Schicht zuzuteilen. In der Schichtkarte oben rechts siehst du, wie viele Mitarbeitende sich auf die Schicht beworben haben.
Sobald sich die ersten Mitarbeitenden auf die von dir ausgeschriebene offenen Schicht beworben haben, kann die Anfangs- und Endzeit der offenen Schicht nachträglich nicht mehr geändert werden.
In der gastromatic-App
Mitarbeitende erhalten über die 🔔 Push-Benachrichtigung eine Nachricht, dass eine neue offene Schicht veröffentlicht wurde, können diese einsehen und sich darauf bewerben. Die Mitarbeitende können zusätzlich bei der Bewerbung eine Nachricht mit senden. Die offenen Schichten sind sowohl im persönlichen & gesamten Dienstplan als auch bei den freien Schichten.
