Mithilfe der "speziellen Tage" hast du die Möglichkeit, wichtige Termine oder auch Informationen in gastromatic zu hinterlegen. Die Funktion "spezielle Tage" ist flexibel einsetzbar und kann bei einer Vielzahl von Aufgaben als Gedankenstütze dienen. Außerdem kann man auch die Geburtstage über den Kalender und im Dienstplan einblenden. Diese persönlichen Daten können jedoch nur von berechtigten Planern eingesehen werden.
ℹ️ Hinweis: Spezielle Tage können von allen Planern erstellt, bearbeitet und gelöscht werden. Hingegen können Geburtstage nur von Planern mit entsprechenden Leserechten der Stammdaten eingesehen werden. Mitarbeitende können keine Geburtstage einsehen.
Abhängig von den Einstellungen, können die speziellen Tage über den Kalender, den Dienstplan, die gastromatic-App und über das Dashboard in der wetime-App eingesehen werden.
Es gibt zwei Wege in gastromatic spezielle Tage zu erstellen:
Du klickst in der Sidebar auf das 3-Punkte-Symbol und wählst dort "spezielle Tage" aus. Daraufhin öffnet sich ein Kalender und du hast eine Übersicht über Termine und ggf. Geburtstage. Du kannst über das grüne Feld mit dem +-Symbol den freien Tag erstellen oder mit einem Doppelklick im Kalender.
ℹ️ Hinweis: Hast du mehrere Betriebe angelegt, kannst du über "Betriebe auswählen" die Ereignisse des jeweiligen Betriebs auswählen. Oder du setzt bei allen Betrieben das Häkchen und siehst alle Ereignisse deiner Betriebe auf einen Blick. Außerdem können die speziellen Tage nicht genutzt werden für die automatische Eintragung von Abwesenheiten (Bspw. Urlaubstage).
Im Dienstplan findest du unterhalb der Tagesinformation (KW, Jahr) die Zeile "Spezielle Tage". (Ist dem nicht so, musst du über das Auge-Symbol die speziellen Tage aktivieren.) Fährst du mit der Maus über den Tag, an dem du einen speziellen Tag erstellen möchtest, erscheint ein "+". Dort klickst du drauf und kannst anschließend deinen speziellen Tag erstellen.
Um einen speziellen Tag zu erstellen, sind folgende Informationen anzugeben:
Name (Pflicht)
Beschreibung (optional)
Farbe (optional)
Betriebe (Pflicht): Du kannst einen einzelnen Betrieb, mehrere oder alle Betriebe auswählen, für die der spezielle Tag gilt bzw. sichtbar sein soll.
Datum (Pflicht)
Ganztägig: Ist der spezielle Tag nur in einem bestimmten Zeitrahmen an einem Tag, kannst du den Haken bei ganztägig entfernen und die Uhrzeit eingeben.
Wiederholung: Du kannst zu dem bestimmen, ob ein spezieller Tag wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederholt werden soll. Du kannst auch einen Wiederholungsrhythmus angeben, bspw. alle 3 Wochen an einem Freitag.
Du kannst bestimmen, ob der spezielle Tag für leitende Angestellte (Betriebs- und Arbeitsbereichsleiter) im Dienstplan sichtbar sein soll.
Ebenso kannst du bestimmen, ob der spezielle Tag für deine Mitarbeitenden sichtbar sein soll. Entweder über den Dienstplan in der gastromatic-App und/oder über den Kalender in der Web App.
Sobald du einen speziellen Tag erstellt hast, kannst du diesen in der entsprechenden Woche im Dienstplan einsehen und so bereits bei der Planung berücksichtigen. Ebenso kannst du den speziellen Tag direkt über den Dienstplan oder über den Kalender bearbeiten und auch löschen.
Wenn der spezielle Tag für Mitarbeitende sichtbar sein soll, wird dieser in der gastromatic-App über das Dashboard und den Kalender angezeigt. Tippt man auf das Widget und einen Tag im Kalender, bekommt man weitere Infos, sofern welche hinterlegt wurden. Hier erfährst du mehr zum Dienstplan in der gastromatic-App.
Möchtest du die Feiertage verwalten, dann musst du dich in den Einstellungen in Verwaltung - Betriebe begeben und kannst dort unter dem Punkt Feiertage 📖 Anpassungen vornehmen.
In der wetime-App können die speziellen Tage über das Dashboard eingesehen werden, wenn das Widget angelegt und die Gültigkeit dieses Widgets dem öffentlichen Bereich oder privaten Bereich zugeordnet ist (mehr Infos hierzu im Handbuchartikel 📖 zur wetime). Wähle das Widget Kalender und das jeweilige Ereignis aus: Mit Tippen auf dem Tablet auf das Ereignis, bekommst du Detailinfos dazu. Außerdem kannst du mit einem Wischen nach links oder rechts zu Ereignissen in Vergangenheit oder Zukunft wechseln. Nutzt du wetime über den Browser klickst du das Ereignis an und kannst dann über die Pfeiltasten zwischen den Ereignissen hin und her wechseln.
