🚩Wichtig zu wissen: In diesem Artikel werden alle verfügbaren Funktionen erklärt. Bitte beachte, dass möglicherweise nicht alle davon in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten sind. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
Mit der gastromatic-App behalten du und deine Mitarbeitenden immer den vollen Überblick über Arbeitseinsätze, Urlaube, Konten, Schichtangebote und spezielle Ereignisse.
ℹ️ Hinweis: In der gastromatic App stehen allen, unabhängig von ihrer Rolle in gastromatic, die gleichen Funktionen zur Verfügung. Das bedeutet, dass auch höhere Rollen wie Arbeitsbereichsleiter, Betriebsleiter und Admins die gleichen Funktionen haben wie ihre Mitarbeitenden.
Navigation
Zusatzinformationen:
Im folgenden Video werden alle Funktionaltäten der gastromatic-App gezeigt und erklärt. Außerdem kannst du neben dem Link zum Video deinen Mitarbeitenden unseren Guide zur gastromatic-App versenden. Alternativ finden die Mitarbeitenden den Guide auch direkt über die gastromatic-App unter Profil > Hilfe & Feedback > "Wegweiser gastromatic-App".
Voraussetzung & Login
Um die gastromatic-App nutzen zu können, müssen zunächst die Voraussetzungen📖 erfüllt sein. Die App kann auf dem Smartphone, Tablet oder Computer genutzt werden.
Für die Nutzung auf dem Smartphone (Apple oder Android) werden folgende Betriebsversionen mindestens vorausgesetzt:
iOS 15.0
Android 8.0
Um die App auf dem Computer zu nutzen, gibst du im Browser die URL mobile.gastromatic.de in die Suchleiste ein.
Sobald du die E-Mail-Adresse deiner Mitarbeitenden in den jeweiligen Profilen in gastromatic unter Mitarbeiterzugang hinterlegt und gespeichert hast, erhalten sie eine Willkommensmail von gastromatic. Über den Link in der Mail kann sich jedes Teammitglied ein Passwort setzen, das für den Login in der App benötigt wird.
ℹ️ Hinweis: Sollten die Mitarbeitenden ihr Passwort vergessen haben, können sie über "Passwort vergessen" unter Angabe der E-Mail-Adresse einen Link für eine erneute Passwortvergabe anfordern.
Die gastromatic-App kann im App- oder Playstore heruntergeladen werden.
Für den Login in der App, wird nun die E-Mail-Adresse und das gesetzte Passwort abgefragt.
Befinden sich deine Mitarbeitenden im Ausland/in einer anderen Zeitzone, werden die Schichten im Kalender immer in der Zeitzone angezeigt, in der sie geplant wurden. Wurde also der Dienstplan in der Zeitzone (UTC + 01:00) Amsterdam, Berlin, Rom, Bern, Stockholm, Wien geschrieben und veröffentlich, wird dieser dem Mitarbeitenden auch in dieser Zeitzone in der App angezeigt.
ℹ️ Hinweis: Ändert der Mitarbeitende die Zeitzone in den Smartphone-Einstellungen, hat dies kein Auswirkung auf den Kalender bzw. auf die Anzeige der Arbeitszeiten.
Wird ein Mitarbeitender deaktiviert, hat die Person anschließend weder Einsicht in ihre Konten, Arbeitszeiten, Dienstpläne oder Abwesenheiten. Nutzt du das Dokumentenmanagement in gastromatic hat die Person nach dem Deaktivieren lediglich auf die Dokumente noch Zugriff.
Navigation in der gastromatic-App
Nach erfolgreicher erster Anmeldung wird als Hilfestellung eine Tour in der App angeboten, die einen kurzen Überblick über die Navigation und die Menüpunkte bietet.
Am unteren Bildschirmrand findest du die „Navigationszeile“, die es ermöglicht, nahtlos zwischen den verschiedenen Bereichen der App zu wechseln:
Dashboard 🏠
Kalender 🗓️
Plus-Button ➕
Benachrichtigungen 🔔
Dein Profil 👤
Dashboard
Das Dashboard bietet mit seinen verschiedenen Widgets einen umfassenden Überblick über alle wichtigen Informationen, um den Arbeitsalltag effizient organisieren zu können. Folgende Widgets bietet die App:
2,3,5,7-Tage-Vorschau: Diese Vorschau bietet einen schnellen Blick auf die nächsten Tage und zeigt an, ob ein Arbeitseinsätze oder eine Abwesenheiten ansteht. Wird der Finger lange auf dem Widget gehalten, kann eingestellt werden, ob 2,3,5 oder 7 Tage und ob lediglich Symbole oder die tatsächlichen Zeiten angezeigt werden sollen.
Schichtangebote: Dieses Widget liefert alle offenen Schichten, Tauschschichten und Bewerbungen auf einem Blick.
Letzter Einsatz, Aktueller Einsatz & Nächster Einsatz: Eine schnelle Übersicht über vergangene und kommende Arbeitseinsätze.
Events: Liefert alle wichtigen Informationen zu bevorstehenden Events wie Stammtischen, Firmenfeiern oder anderen speziellen Tagen.
Nachrichten: Zeigt alle relevanten Nachrichten, die für den Tag wichtig sind, an.
Arbeitszeiten (letzter & aktueller Monat): Überblick über deine geleisteten Stunden im vergangenen Monat und im aktuellen Monat.
Nächster Urlaub & offene Anträge: Den nächsten Urlaub und offene Abwesenheitsanträge im Blick behalten. Über das Widget lässt sich auch direkt eine neue Abwesenheit beantragen.
Krankheitstage: Alle Krankheitstage und Anträge pro Jahr.
Neue & angefragte Dokumente: Schnellen Zugriff auf Anfragen und neu hochgeladene Dokumente erhalten oder selbst neue Dokumente für den Arbeitgeber hochladen.
Anzahl aller & abgelaufener Dokumente: Direkte Einsicht in alle und abgelaufene Dokumente oder die Möglichkeit, selbst neue Dokumente für den Arbeitgeber hochzuladen.
Mit einem Tipp auf das entsprechende Widget, werden detaillierte Informationen im richtigen Menüpunkt der App angezeigt.
Dashboard bearbeiten
Es werden nach der ersten Anmeldung Standard-Widgets zu Verfügung stehen.
Das Dashboard lässt sich jedoch individuell anpassen: Einfach nach unten scrollen und auf 'Bearbeiten' tippen, um weitere Widgets hinzuzufügen, zu entfernen oder neu anzuordnen.
Kalender
Der Kalender bietet dir und deinen Mitarbeitenden einen umfassenden Überblick über die eigenen Arbeitseinsätze und die des gesamten Teams. Neben den Einsätzen werden auch Abwesenheiten, Schichtnagebote oder Ereignisse angezeigt.
Monats-, Wochen- und Teamansicht:
Du kannst rechts oben zwischen einer Monats- Wochen- oder Teamansicht wählen. Dabei kann mithilfe des Sternchens ausgewählt werden, welche Ansicht favorisiert werden soll. Diese favorisierte Ansicht wird dir dann zukünftig immer als erstes angezeigt, wenn du deinen Kalender öffnest.
Meine Woche: Der Dienstplan für den Mitarbeitenden wird immer für eine gesamte Woche angezeigt.
Mein Monat: Der Dienstplan für den Mitarbeitenden wird immer auf monatsebene angezeigt.
Team: Diese Ansicht ermöglicht es, die Einsätze des gesamten Teams pro Tag im Überblick zu erhalten. Der Planer sieht dabei den Dienstplan für die Betriebe/Arbeitsbereiche, die ihm im Tätigkeitsbereich zugeordnet sind.
Im Kalender werden verschiedene Symbole verwendet, um ersichtlich zu machen, was am jeweiligen Tag ansteht:
Kalender 🗓️:Es liegt ein geplanten Einsatz für dich vor.
Uhr 🕑: Es liegt eine gestempelte Zeit vor.
Haken ✅: Du hast einen geplanten Einsatz gestempelt und abgeschlossen.
Flugzeug ✈️: Hier liegt eine Abwesenheit.
Lupe 🔍: Es gibt Schichtangebote, entweder eine offene Schicht📖 oder eine Tauschschicht📖, die zur Bewerbung offen stehen.
Schichtdetails:
Tippst du auf einen bestimmten Tag, werden dir detaillierte Informationen zu deinem Arbeitseinsatz angezeigt:
Schichtangebote: Gibt es offene Schichten📖 oder Tauschschichten📖, auf die man sich bewerben kann?
In welchem Betrieb und Arbeitsbereich bin ich in welcher Schicht eingeteilt und wann ist meine Pause? Bin ich an diesem Tag einer bestimmten Tätigkeit📖 zugeordnet? Oder wurde an mich für diesen Einsatz eine bestimmte Nachricht📖 /ein Kommentar hinterlassen?
Infos: Gibt es bestimmte Informationen📖 oder Ereignisse📖 an diesem Tag.
Neben den eigenen Schichtdetails kann zusätzlich von ICH auf TEAM gewechselt werden, um zu sehen, welche Teammitglieder an diesem Tag eingeteilt sind oder wer im Urlaub ist. Über die Tagesansicht kann der Tag über die Pfeile rechts und links gewechselt werden.
ℹ️ Hinweis: Du kannst auch an Tagen, an denen du keinen Einsatz hast, sehen, welche Teammitglieder geplant sind. Öffne dazu mit einen Klick auf den Tag die Schichtdetails und wähle “Team”.
Schichtangebote:
Wenn offene Schichten📖 besetzt werden müssen oder ein Teammitglied seine Schicht abgeben (”tauschen”)📖 möchte, werden diese Einsätze unter Schichtangebote angezeigt.
Mit einem Klick auf ein Schichtangebot öffnest du die Detailansicht mit weiteren Informationen zur Schicht. Über die Schaltfläche 'Bewerben' kannst du dich direkt auf die Schicht bewerben. Du hast außerdem die Möglichkeit, deiner Bewerbung eine Nachricht hinzuzufügen.
ℹ️ Hinweis: Das Widget für Schichtangebote zeigt alle offenen Schichten, Tauschschichten und Bewerbungen übersichtlich an. Es ist auch in diesem Widget möglich, sich auf Schichten zu bewerben, Schichten anzubieten und Tauschschichten zurückzuziehen.
Nach erfolgreichem Abschicken der Bewerbung erscheint in der Übersicht der Status “beworben”. Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten, abhängig davon, welche Einstellung für diesen Betrieb getroffen wurden.
Der Mitarbeitende ist der erste Bewerber und wird automatisch zugeordnet.
ℹ️ Hinweis: Bewerbungen können nur zurückgezogen werden, wenn in den Betriebseinstellungen nicht eingestellt ist, dass der erste Bewerber automatisch der Schicht zugeordnet wird.
Der Mitarbeitende wartet nun, bis der Planer diese Schicht einem der Bewerber zugewiesen hat.
Die Person, die zugewiesen wird, kriegt nun die Schicht im eigenen Kalender angezeigt.
Die Bewerber, die nicht zugewiesen wurden, kriegen das Angebot nicht mehr angezeigt.
Solange die offene Schicht oder Tauschschicht vom Planer noch nicht bestätigt wurde, kannst du deine Bewerbung zurückziehen. Öffne dazu das Schichtangebot erneut und ziehe die Bewerbung zurück.
ℹ️ Hinweis: Arbeitest du mit Anforderungen (Tätigkeiten, Eigenschaften, Skill, Anstellungstyp) 📖 , werden offene Schichten nur Mitarbeitenden angezeigt, die die entsprechenden Anforderungen erfüllen.
Schicht zum Tausch anbieten:
Um eine Schicht zum “Tausch” anzubieten, klickst du auf einen geplanten Einsatz und dann auf “Tauschen”. Anschließend erhalten alle Mitarbeitenden, die sich auf die Schicht bewerben können, eine Benachrichtigung und haben die Möglichkeit, sich zu bewerben.
ℹ️ Hinweis: Das Widget für Schichtangebote zeigt alle offenen Schichten, Tauschschichten und Bewerbungen übersichtlich an. Es ist auch in diesem Widget möglich, sich auf Schichten zu bewerben, Schichten anzubieten und Tauschschichten zurückzuziehen.
Solange kein Teammitglied offiziell für diesen Dienst von einem Planer eingeteilt wird, ist immer noch der Mitarbeitende, der die Schicht angeboten hat, verantwortlich und kriegt den Status “Angebot” angezeigt.
Es kann jedoch auch sein, dass der erste Bewerber automatisch zugeordnet wird. Das kommt ganz auf deine Dienstplaneinstellungen📖 an.
Solange noch keine Bewerber zugeordnet wurde, kann die Person das Angebot jederzeit zurückziehen.
Sobald ein Bewerber von einem Planer zugewiesen wurde, wird diese Schicht dem Bewerber im Kalender zugeordnet und der Mitarbeitenden, der die Schicht angeboten hat, ist nicht mehr für den Einsatz zuständig und kriegt sie demnach auch nicht mehr im Dienstplan angezeigt.
Plus-Button
Der blaue Plus-Button in der Mitte der Menüleiste bietet einen schnellen Zugriff auf alle wichtigen Aktionen:
Abwesenheit beantragen: Beantrage eine Abwesenheit, bspw. für den nächsten Urlaub oder für Krankheitstage. Wie Anträge erstellt werden, wird hier beschrieben.
Dokumente hochladen: Lade ein neues Dokument für deinen Arbeitgeber hoch. Wie Dokumente hochgeladen werden können, wird hier erklärt.
Zeiten erfassen: Erfasse, wann dein Arbeitseinsatz begonnen und geendet hat und wann du Pausen gemacht hast. Alle wichtigen Informationen zum Stempelprozess, werden in diesem Kapitel aufgeführt.
Wunschzeiten abgeben: Trage Wunschzeiten und dazu Bemerkungen ein, um deinen Vorgesetzen die bevorzugten Schichten oder freien Tage mitzuteilen. Was es zu den Wunschzeiten noch zu wissen gibt, wird hier beschrieben.
Mahlzeiten einreichen: Hierrüber kann ein manueller Zuschlag eingereicht werden, um bspw. von den Mitarbeitenden erfassen zu lassen, ob sie an diesem Tag im Betrieb gegessen haben. Wie das genau aussieht, erfährst du hier.
Benachrichtigungen
Um stets auf dem Laufenden zu bleiben, werden Benachrichtigungen 🔔 bereitgestellt. So werden die Mitarbeitenden beispielsweise informiert, wenn:
ein neuer Dienstplan veröffentlicht wurde,
sich etwas an den Diensten ändert,
ein neues Dokument verfügbar ist oder angefordert wurde,
ein Abwesenheitsantrag genehmigt oder abgelehnt wurde.
Durch das Tippen auf die Benachrichtigung gelangt man automatisch zum jeweiligen Menüpunkt, an dem eine Änderung stattgefunden hat oder etwas Neues hinzugefügt wurde.
Einzelne Nachrichten können mit einem Wisch nach links gelöscht werden.
Du kannst dir zusätzlich deine Benachrichtigungen zu bestimmten Kategorien, wie Dienstplan, Dokumente, Zeiterfassung und Abwesenheiten, gefiltert anzeigen lassen.
Über die drei Punkte oben rechts besteht zusätzlich die Möglichkeit, alle Nachrichten (aus der Kategorie) als gelesen zu markieren oder alle zu löschen. Außerdem kann an dieser Stelle über die Einstellungen bestimmt werden, ob man Benachrichtigungen per Push-/App-Nachricht und/oder E-Mail erhalten möchte.
Dein Profil
Auch über das Profil ist es möglich verschiedene Aktionen, wie über den Plus-Button, zu tätigen oder einen Überblick über Informationen wie Kontostände, Arbeitszeiten oder Abwesenheiten zu erhalten.
Profilbild: Mit einem Klick auf das Bild links neben dem Namen kannst du ein Profilbild einstellen. Hierbei kannst du ein neues Foto über die Kamera deines mobilen Endgerätes erstellen oder ein bereits auf dem Endgerät existierendes Foto aus der Galerie auswählen.
Organisation wechseln: Wenn du oder deine Mitarbeitenden mit derselben E-Mail-Adresse in mehreren Organisationen angelegt seid, könnt ihr oben rechts über die zwei Pfeile zwischen den Organisationen wechseln.
Personaldaten: Deine Personaldaten, wie Geburtsdatum und Anschrift, werden vom Arbeitgeber angelegt und den Mitarbeitenden in der App angezeigt.
Konten: In den Konten erhältst du einen Überblick über den Stand deiner verschiedenen Konten und Zeiten, wie beispielsweise das Arbeitszeitkonto, die Arbeitszeiten, das Urlaubskonto, das Guttagekonto oder, für Mitarbeitende in der Schweiz, das Ferien- und Ruhetagskonto.
Für detailliertere Informationen kannst du einfach auf das jeweilige Konto tippen.
Mehr Wissenswertes über die Konten, findest du in diesem Kapitel.
Arbeitszeiten: Hier erhältst du ein umfassenden Überblick über deine Arbeitszeiten. Du kannst entweder die aktuelle Woche, den aktuellen Monat, vergangene Monate oder ein individuellen Zeitraum auswählen, um anzuzeigen, wie viele Stunden du in diesem Zeitraum gearbeitet hast.
Abwesenheiten: In diesem Menüpunkt kannst du alle Anträge und Abwesenheitstage einsehen. Zusätzlich kannst du einen neuen Abwesenheitsantrag erstellen.
Dokumente: In den Dokumenten findest du alle wichtigen Unterlagen, die für dich hochgeladen wurden. Diese kannst du an dieser Stelle einsehen und herunterladen. Zudem besteht auch hier die Möglichkeit, Dokumente für den Arbeitgeber hochzuladen.
Zeiterfassung: Über diesen Bereich kannst du ebenfalls ein- und ausstempeln oder deine Pause festhalten.
Wunschzeiten: An dieser Stelle kannst du Wunschzeiten und Bemerkungen eintragen, um deine bevorzugten Schichten oder freien Tage für die Dienstplanung mitzuteilen.
Zugangsdaten: In den Zugangsdaten kannst du deine E-Mail-Adresse sowie das Passwort verwalten und die Stempel-ID zum Ein- und Ausstempeln einsehen und bei Bedarf ändern. Außerdem hast du die Möglichkeit, dich aus der App auszuloggen oder deinen Account zu löschen.
Einstellungen: Hier kannst du die Sprache der App ändern und das Design anpassen. Du hast die Wahl zwischen einem hellen und dunklen Modus und kannst verschiedene Farb-Templates nutzen. Des Weiteren ist es möglich zu entscheiden, zu welchen Ereignissen du benachrichtigt werden möchtest und wie du die Meldung erhalten willst (App, E-Mail, Push).
Hilfe & Feedback: An dieser Stelle findest du alle aktuellen Updates der App. Solltest du Fragen oder Unterstützung benötigen, stehen dir dir als Hilfsmittel FAQ-Seite, die App-Tour oder der App-Guide/Wegweiser jederzeit zur Verfügung. Außerdem hast du jederzeit die Möglichkeit Feedback einzureichen, um uns zu helfen, die App noch besser zu machen.
Planer-Funktionen
ℹ️ Hinweis: Die Planer-Funktionen stehen allen leitenden Mitarbeitenden in der gastromatic-App zur Verfügung, die das Rechte besitzen, Dienstpläne speichern & veröffentlichen zu dürfen.
Schichten veröffentlichen oder löschen
Sind Schichten lediglich gespeichert, aber noch nicht veröffentlicht, ist der Einsatz mit einer gestrichelten Linie dargestellt.
Möchtest du diesen gespeicherten Einsatz nun veröffentlichen, öffne die Einsatzkarte, klicke auf Bearbeiten und anschließend auf Veröffentlichen.
Übrigens kannst du über diesen Weg auch Einsätze löschen.
🚩Wichtig ist, dass die Änderungen immer direkt veröffentlicht werden.
Einsatz direkt in der App erstellen
Du kannst neue Einsätze oder offene Schichten direkt über die gastromatic-App von unterwegs aus auf zwei Wege erstellen:
Gehe über das Plus-Symbol in der Navigationsleiste und klicke auf "Einsatz erstellen".
Gehe über den Kalender (Wochen- o. Monatsansicht), klicke auf einen Tag oder auf deine eigene Schicht an diesem Tag und gehe auf Team. Dort kannst du über den Button ➕Einsatz eine neuen Einsatz erstellen.
Anschließen kannst du für den Einsatz folgende Daten bestimmen:
Mitarbeitenden (optional): Wähle den Mitarbeitenden aus, der diesen Einsatz erhalten soll. Oder du lässt diesen Punkt frei und erstellst damit eine offene Schicht.
Betrieb und Arbeitsbereich: Bestimme in welchem Betrieb und Arbeitsbereich der (offene) Einsatz stattfinden soll.
Anforderungen (optional):
Offene Schicht: Erstellt du eine offene Schicht, kannst du dieser bestimmte Anforderungen (Anstellungstyp, Eigenschaften, Tätigkeit, Skills) zuordnen. Das bedeutet, nur Mitarbeitende, die diesen Anforderungen entsprechen, können sich auf diese offene Schicht bewerben.
Geplanter Einsatz für Mitarbeitenden: Solltest du einen Mitarbeitenden ausgewählt haben, für den diese Schicht geplant werden soll, kannst du der Schicht eine spezielle Tätigkeit zuordnen.
Datum: Bestimme den Tag, an dem der Einsatz stattfinden soll.
Schicht: Wähle die entsprechende Schicht aus. Anschließend kannst du die Uhrzeit des Einsatzes sowie die Pause, wenn nötig, anpassen.
Schichtnachricht: Du kannst außerdem dem Mitarbeitenden eine individuelle Schichtnachricht erstellen.
Sind alle Daten hinterlegt, kannst du die Schicht veröffentlichen, sodass der Mitarbeitende über den neuen Einsatz oder die Mitarbeitenden über die offene Schicht benachrichtigt werden.
Bewerbende zuweisen
Gibt es Bewerbende auf offene oder Tauschschichten, kannst du diese über die gastromatic-App zuweisen, sofern die erste Person nicht automatisch zugewiesen wird.
Klicke dafür auf das entsprechende Angebot. Du siehst direkt in der Schichtkarte, wie viele Personen sich auf das Angebot beworben haben.
Sobald du das Angebot öffnest, kannst du dich entweder selbst auf das Angebot bewerben oder du weist einen Bewerbenden zu.
Dafür gehst du einmal auf "Zuweisen", klickst auf die gelbe Kachel "Kein Mitarbeiter" und siehts ganz oben in der Liste alle Personen, die sich auch das Angebot beworben haben.
ℹ️ Hinweis: Unter "Weitere Mitarbeiter" werden alle Mitarbeitenden aufgeführt, die sich nicht beworben haben, jedoch auf die angebotene Schicht geplant werden könnten.
Du wählst eine eine Person aus und klickst dann auf "Veröffentlichen".
Der Mitarbeitende wir anschließend darüber informiert, dass für ihn eine neue Schicht veröffentlicht wurde.
Konten
Der Menüpunkt "Meine Konten" ist für deine Mitarbeitenden sichtbar, wenn in den Auswertungseinstellungen für Mitarbeiter 📖 entsprechende Häkchen aktiviert sind.
Deutschland 🇩🇪 & Österreich 🇦🇹
Arbeitszeiten (bestätigte & ggf. unbestätigte) anzeigen: Deine Mitarbeitenden sehen ihre Arbeitszeiten unter "Arbeitszeiten" und unter "Konten". Im Konto sehen sie die Arbeitszeiten samt Abwesenheiten kumuliert. Wenn das Häkchen bei unbestätigten Zeiten gesetzt ist, dann sehen deine Mitarbeitenden sowohl ungestempelte als auch verpasste Zeiten.
ℹ️ Hinweis: Die kumulierte Arbeitszeit bezieht sich stets auf einen Kalendermonat und bezieht nur Zeiten aus der Vergangenheit mit ein, d. h. zukünftig geplante Zeiten sind nicht berücksichtigt. Der Stand wird immer angezeigt.
🚩Außerdem haben deine Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre bestätigten Arbeitszeiten über die App zu akzeptieren (aber nicht selbständig korrigieren). Mehr über diese Funktion findest du hier.
Arbeitszeitkonto anzeigen: Hier können deine Mitarbeitenden mindestens ihre bestätigten Zeiten sowie ihr Arbeitszeitkonto einsehen.
ℹ️ Hinweis: Das Arbeitszeitkonto bezieht nur Zeiten aus der Vergangenheit mit ein, d. h. zukünftig geplante Zeiten, Fehlzeiten und Abwesenheitsstunden sind nicht berücksichtigt. Im Arbeitszeitkonto sind alle Arbeitszeiten und Abwesenheitsstunden seit Start mit gastromatic summiert. Abhängig von den Vertragsdaten und deren Einstellungen kann der Mitarbeitende die Entwicklung seines Arbeitszeitkontos auf Wochen- bzw. Monatsbasis nachvollziehen. Zudem wird dem Mitarbeitenden immer angezeigt, zu welchem Datum der angezeigte Wert ermittelt wurde.
Urlaub: Der Wert, der an dieser Stelle angezeigt wird, entspricht dem Resturlaub für das laufende Kalenderjahr. Urlaubsanträge, die noch nicht bestätigt wurden und in der Zukunft liegen, wurden bei diesem Wert bereits abgezogen, d. h. die Mitarbeitenden sehen die Anzahl an Urlaubstagen, die sie zu diesem Zeitpunkt noch verplanen können.
Guttage: Der Stand der Guttage wird stets zum Sonntag der Vorwoche angezeigt, analog zur Auswertung. Berücksichtigt sind an dieser Stelle sowohl Guttagabbau als auch Guttagausgleiche in der Zukunft.
ℹ️ Hinweis: Die Detailansichten der einzelnen Konten werden wir euch künftig auch zur Verfügung stellen.
Schweiz (L-GAV) 🇨🇭
Arbeitszeiten (bestätigte & ggf. unbestätigte) anzeigen: Deine Mitarbeitenden sehen ihre Arbeitszeiten unter "Meine Arbeitszeiten". Unter "Meine Konten" befindet sich ein Konto, das die Arbeitszeiten samt Abwesenheiten kumuliert. Wenn deinen Mitarbeitenden über die Einstellungen freigegeben wurde, dass sie unbestätigte Zeiten sehen dürfen, können sie sowohl ungestempelte als auch verpasste Zeiten einsehen.
ℹ️ Hinweis: Die kumulierte Arbeitszeit bezieht sich stets auf einen Kalendermonat und berücksichtigt nur Zeiten aus der Vergangenheit; zukünftig geplante Zeiten sind nicht enthalten. Der Stand wird immer angezeigt.
🚩Außerdem haben deine Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre bestätigten Arbeitszeiten über die App zu akzeptieren.
Mehr über diese Funktion kannst du hier nachlesen.
Zeitkonten anzeigen: Wenn deine Mitarbeitenden mindestens ihre bestätigten Zeiten sehen können, kannst du auch die Anzeige der Zeitkonten aktivieren. Hinter diesem Wert verbirgt sich die Summe aus bis zu drei Konten: Nachtarbeit, Überzeit und Überstunden, abhängig davon, ob ein Zeitzuschlag besteht oder nicht.
ℹ️ Hinweis: Die Zeitkonten beziehen nur Zeiten aus der Vergangenheit mit ein, d. h. zukünftig geplante Zeiten, Fehlzeiten und Abwesenheitsstunden sind nicht berücksichtigt. In den Zeitkonten sind alle Arbeitszeiten (Überstunden, Überzeiten, Nachtarbeitszeiten) und Abwesenheitsstunden seit Beginn mit gastromatic summiert. Deine Mitarbeitenden können die Entwicklung ihres AZK auf Wochenbasis nachvollziehen. Zudem wird immer angezeigt, zu welchem Datum der angezeigte Wert ermittelt wurde.
🚩 Wichtig: Der Wert der Zeitkonten in der gastromatic-App kann von dem Wert des Arbeitszeitkontos in der Auswertung aufgrund der Anzeige von bestätigten und unbestätigten Zeiten abweichen. Kommt es zu Abweichungen, solltest du die Zeiten und ggf. die Einstellungen in gastromatic kontrollieren.
Ferien & Feiertage: Der Wert, der bei dem jeweiligen Konto angezeigt wird, entspricht dem Wert der Restferien bzw. Restfeiertagen für das laufende Kalenderjahr. Ferienanträge oder Feiertagsanträge, die noch nicht bestätigt wurden und in der Zukunft liegen, sind bei diesem Wert bereits abgezogen, d. h. deine Mitarbeitenden sehen die Anzahl an Ferien/Feiertagen, die sie zu diesem Zeitpunkt noch verplanen können.
Ruhetage: Der Stand der Ruhetage wird stets zum Sonntag der aktuellen Woche angezeigt. Berücksichtigt wird an dieser Stelle auch der Ruhetagabbau (genehmigt und nicht genehmigt) bis zu besagtem Sonntag.
ℹ️ Hinweis: Die Detailansichten der einzelnen Konten werden künftig ebenfalls zur Verfügung gestellt.
Arbeitszeiten
Deine Mitarbeitenden können ihre gearbeiteten Stunden unter 'Arbeitszeiten' entweder über das Widget auf ihrem Dashboard oder über ihr Profil in der gastromatic-App einsehen.
Die vordefinierten Zeiträume sind die aktuelle Woche, aktuelle Monat und vergangene Monate. Zudem kann über Individueller Zeitraum ein selbst definierter Zeitraum bestimmt werden, um zu prüfen, wie viele Stunden in diesem Zeitraum gearbeitet wurden. In dieser Einstellung kann ein schneller Filter der letzten 7, 14 oder 30 Tage gesetzt werden.
Für den ausgewählten Zeitraum wird jeder Arbeitseinsatz einzeln aufgelistet. In der Übersicht sehen deine Mitarbeitenden sofort, wie viele Stunden und Minuten die einzelnen Einsätze gedauert haben. Die Arbeitszeit wird anhand der Start- und Endzeiten berechnet, wobei die eingetragene Pause abgezogen wird.
Für jede gearbeitete Schicht können deine Mitarbeitenden durch einen Klick eine Detailansicht öffnen. Hier finden sie alle Informationen darüber, wann der Arbeitseinsatz begonnen und geendet hat.
Je nach getroffener Einstellung sehen deine Mitarbeitenden die bestätigte Zeit erst, wenn diese vom zuständigen Planer bestätigt wurde. Zudem werden Angaben zum Betrieb und Arbeitsbereich angezeigt. Als letzte Angabe folgen die Pausen mit Start- und Endzeiten sowie der berechneten Pausenlänge.
ℹ️ Hinweis: Ob deine Mitarbeitenden bestätigte oder unbestätigte Zeiten über die App sehen dürfen, bestimmst du in den Einstellungen in gastromatic. Lohndetails oder erarbeitete Zuschläge können die Mitarbeitenden nicht in ihrer App einsehen.
Abwesenheiten
Über die Abwesenheiten können deine Mitarbeitenden ihre Abwesenheiten einsehen und ggf. Anträge stellen.
Ist ein Antrag noch unbeantwortet, steht der Status “offen” in Kachel des Antrags. Wird ein Antrag abgelehnt, erhält der Mitarbeitende eine Benachrichtigung. Und wenn der Antrag genehmigt wurde, ändert sich der Status auf “genehmigt”.
Über die Pfeile rechts und links neben der angegebenen Jahreszahl können deine Mitarbeitenden ihre Abwesenheiten aus anderen Jahren einsehen.
Über „Abwesenheitsantrag erstellen“ oder ➕Abwesenheit wird eine neue Abwesenheit beantragt. Es öffnet sich eine neue Ansicht, in der die Mitarbeitenden die Abwesenheitskategorie und den Zeitraum wählen und optional einen Nachricht schreiben können. Zudem können sie hier auch angeben, ob die Tage ganztägig oder nur einzelne Stunden pro Tag gewertet werden sollen.
Abschließend erhalten deine Mitarbeitenden eine Übersicht und können den Antrag absenden.
Mit einem Klick auf eine Abwesenheit in der Übersicht können die Mitarbeitenden sich die Details und die Historie zu dem Antrag ansehen.
Wichtig ist, dass sie genehmigte Abwesenheiten nicht mehr bearbeiten oder löschen können; Anträge können hingegen gelöscht werden, solange sie nicht genehmigt oder abgelehnt wurden.
Zeiterfassung
Die Aktion "Zeiterfassung" oder “Zeiten erfassen” ist in der gastromatic-App auswählbar, wenn in den Zeiterfassungseinstellungen 📖
das Smartphone als Stempelmedium aktiviert ist und
in den in den mitarbeiterspezifischen Einstellungen 📖 ein Haken bei "mit Smartphone stempeln" gesetzt wurde,
Zusätzlich greifen die Regeln aus dem jeweiligen Zeiterfassungsmodell aus den Einstellungen für die Zeiterfassung📖 in gastromatic.
Die automatische Angabe des Datums bei der Zeiterfassung ist immer der aktuelle Tag und kann nicht geändert werden.
Wenn dein Mitarbeitende für den aktuellen Tag noch nicht eingestempelt hat, aber geplant ist, kann er sich auf den geplanten Einsatz über “Einstempeln” auf die Schicht einstempeln.
Ist der Mitarbeitende nicht geplant, darf aber ungeplant stempeln, kann er über “Einstempeln” seine Startzeit stempeln.
Genau so verhält es sich beim Ausstempelprozess.
Zusätzlich können deine Mitarbeitenden ihre Pausen stempeln, wenn es in die Pausenregeln📖 so eingestellt wurde.
Wurde für den Mitarbeitenden eine persönliche Schichtnachricht hinterlegt, erhält er diese direkt, wenn er sich einstempelt.
Dokumente (unterschreiben)
Die Voraussetzung für die Sichtbarkeit des Moduls "Dokumente" in der App ist, dass bereits ein Dokument für die jeweilige Person über die Dokumentenablage hochgeladen und dabei die Einstellung "In der gastromatic-App sichtbar" vorgenommen wurde.
Anschließend haben deine Mitarbeitenden die Möglichkeit, "Dokumente" auszuwählen und einen bestimmten Ordner je nach hinterlegter Dokumentenart auszuwählen. In dem jeweiligen Ordner befinden sich alle hochgeladenen Dokumente, die für die Mitarbeitenden über die App sichtbar gemacht wurden. Wählen sie eine Datei aus, können sie sich diese als Vorschau (PDF & Bild) ansehen und herunterladen.
Dokument hochladen
Über ➕ Dokumente und Dokument hochladen haben deine Mitarbeitenden die Möglichkeit, auf Dokumentenanfragen ihres Planers zu reagieren, indem sie ein Dokument über die App hochladen. Des Weiteren können sie auch proaktiv Dokumente hochladen, sofern dies in den Einstellungen erlaubt wurde. Dabei können sie entweder eine einzelne Datei hochladen oder mehrere Fotos aufnehmen, um diese als Dokument über die App bereitzustellen. Dafür müssen sie lediglich einen Name für die Datei, optional eine Beschreibung und eine Dokumentenart auswählen.
Dokument über Dokumentenanfrage hochladen
Fragst du bei deinen Mitarbeitenden Dokumente an, erhalten sie diese Information als Benachrichtigung. Die Dokumentenanfrage kann entweder über das Widget oder die Dokumente im Profil geöffnet werden. Der Mitarbeitende wählt anschließend das Dokument als Datei oder Bild in der Anfrage hoch. Anschließend kannst du das Dokument im Dokumentenmodul in gastromatic sichten, genehmigen oder anfragen.
Dokumente unterschreiben
Diese Funktion steht dir mit unserem Add-on 📦 Dokumentencreator & E-Signaturen zur Verfügung.
Außerdem ist es möglich in gastromatic für Mitarbeitende Dokumente zu erstellen und via gastromatic-App unterschreiben zu lassen.
Wie du ein solches Dokument erstellst, kannst du hier nachlesen.
Sobald eine Unterschrift bei einem Mitarbeitenden angefragt wird, erhält die Person sowohl per E-Mail, als auch in der App über das Dashboard und den Benachrichtigung einen Hinweis und die direkte Verlinkung zum Unterschriftenprozess mit youtrust.
Mit einem Klick auf die Nachricht gelangt der Mitarbeitende in youtrust und kann das Dokument sichten, unterschreiben oder ablehnen.
Dabei gibt es zwei verschiedene Unterschriftenarten. Hast du die fortgeschrittene Unterschrift ausgewählt, bestätigt der Mitarbeitende per Klick oder Wisch das Dokument.
Mit der qualifizierten Unterschrift muss der Mitarbeitende sich zunächst über youtrust mit einem Ausweisdokument identifizieren und unterschreibt anschließend das Dokument. Hat der Mitarbeitende sich einmal verifiziert, kann unmittelbar danach über youtrust bestimmt werden, ob die Daten gespeichert werden sollen, damit die Verifizierung nicht bei jeder qualifizierten Signatur stattfinden muss. Wichtig ist, dass der/die Unterzeichner:in für die QES zwingend über eins der Ausweisdokumente, die in diesem Artikel gelistet sind, verfügen muss.
ℹ️ Hinweis: Beachte dabei, dass für die qualifizierte Unterschrift Kosten entstehen.
Sobald das Dokument unterschrieben ist, findet der Mitarbeitende das Dokument in der Dokumentenablage.
Sollte anschließend der Arbeitgeber oder Vorgesetzte das Dokument noch unterschreiben müssen, wird das Dokument aktualisiert, sobald der Unterschriftenprozess vollständig abgeschlossen ist.
Die Mitarbeitenden haben jederzeit die Möglichkeit das Dokument anzusehen und herunterzuladen.
Folgende Aufnahme stellt den Vorgang in der gastromatic-App mit einer fortgeschrittenen Unterschrift dar:
Wunschzeiten
Wenn deine Mitarbeitenden in den Dienstplaneinstellungen 📖 die Wunschzeiten aktiviert haben, steht ihnen dieser Menüpunkt in der gastromatic-App zur Verfügung. Sie können ihre Wunschzeiten entweder über den Plus-Button oder über ihr Profil angeben.
Dabei haben sie die Möglichkeit, ihre Wunschzeiten in Form einer Matrix aus Tagen und gegebenenfalls Schichten pro Arbeitsbereich einzutragen. Um gewünschte Verfügbarkeiten oder Nicht-Verfügbarkeiten pro Tag (oder ggf. pro Schicht) zu markieren, müssen sie den jeweiligen Tag oder die jeweilige Schicht antippen. Durch erneutes Antippen kann diese Angabe dann auch wieder geändert werden. Wenn alle Wunschzeiten eingetragen wurden, können deine Mitarbeitenden durch einen Klick auf “Abschicken” die Wunschzeiten speichern.
Auch hier können deine Mitarbeitenden über die Pfeile rechts und links die Kalenderwoche ändern. Nachdem die Wunschzeiten für eine Woche abgegeben wurden, können sie zudem bei Bedarf diese Einstellungen über das Feld „Kopieren“ in eine zukünftige Woche einfügen. Sobald „Kopieren“ angeklickt wurde, erhält die Person die Optionen „Abbrechen“ und „Einfügen“. Bei Klick auf „Abbrechen“ wird der Kopiervorgang abgebrochen.
Zudem können deine Mitarbeitenden bei den Wunschzeiten Bemerkungen hinzufügen, um weitere Informationen zu den abgegebenen Wunschzeiten zu geben. Bereits angelegte Bemerkungen für die ausgewählte Woche können sie außerdem bearbeiten und löschen. Möchten deine Mitarbeitenden eine neue Bemerkung erstellen, müssen sie auf das Feld “Bemerkung” unten links tippen. Hier können sie angeben, ob sich die Bemerkung auf einzelne oder mehrere Tage bezieht. Um die Bemerkung anzulegen, müssen sie auf „Speichern“ tippen. Die neu angelegte Bemerkung ist dann sowohl in der Ansicht der App als auch im Dienstplan ersichtlich.
Mahlzeiten
Hierrüber und über den Plus-Button kann ein manueller Zuschlag eingereicht werden, um bspw. von den Mitarbeitenden erfassen zu lassen, ob sie an diesem Tag im Betrieb gegessen haben.
Wie der manuelle Zuschlag in den Einstellungen angelegt wird und was zur berücksichtigen ist, erfährst du hier.
Über das +-Symbol kannst du den Zuschlag einreichen, sobald du eingestempelt bist. Im Menüpunkt "Zuschläge" in deinem Profil erhältst du eine Übersicht über die bereits eingetragenen Zuschläge in der Vergangenheit.
Wichtig ist, dass die Angabe nur in der Vergangenheit und Gegenwart sowie mit einem Arbeitseinsatz am entsprechenden Tag getätigt werden kann.
