Um dir bei der Erstellung von wiederkehrenden Dokumenten oder auch nur Teilelementen eines Dokuments Schreibarbeit und Zeit zu sparen, kannst du die Dokumentenvorlage nutzen. Du hast mit dieser Funktion die Möglichkeit dir deine individuellen Dokumentenvorlagen zu erstellen. Über die Dokumentenablage 📖 fügst du bei deinem Mitarbeitenden das gewünschte Dokument hinzu, was automatisch mit den entsprechenden Daten befüllt wird. Außerdem kannst Dokumente sogar sowohl für Vorgesetze oder den Arbeitgeber als auch dem Mitarbeitenden zum Unterschreiben zur Verfügung stellen.

Dokumentenvorlage erstellen

Übersicht Dokumentenvorlage

Tipps für Dokumentenfelder und Textbausteine

Praxisbeispiele

Dokument erstellen in der Mitarbeiterablage

Ablauf: Dokumente mit Unterschriften

Zu diesem Menüpunkt gelangst du über die Einstellungen, Dokumente & Vorlagen.

Bevor du mit der Erstellung deiner Vorlage startest, lege einmalig fest, welche Personen mit einer höheren Rolle später Dokumente genehmigen und unterschreiben sollen.

Solltest du zudem spezielle Schriftarten für deine Dokumente verwenden, kannst du die entsprechende(n) .ttf-Datei(en) bereits vorab hochladen, damit diese für deine Dokumente später verwendet werden. Wie du das machst, erfährst du hier.

Um Dokumente für deine Mitarbeitenden zu erstellen, ist es zunächst notwendig eine oder mehrere Dokumentenvorlagen in den Einstellungen zu erstellen.

Bevor du mit der Erstellung der Dokumentenvorlagen beginnst, findest du über den folgenden Button zahlreiche Tipps & Tricks, wie du komplexe word-Dateien ideal aufsetzten kannst.

Um eine neue Dokumentenvorlage anzulegen, klickst du einmal auf ➕Vorlage.

ℹ️ Hinweis: Welche Personen Dokumentenvorlagen sehen und erstellen dürfen, bestimmst du in der Rechteverwaltung.

Du siehst nun auf der linken Seite verschiedene Variablen untergliedert in 4 Unterpunkte:

ℹ️ Hinweis: Um die richtige Variable schneller zu finden, kannst du auch das Suchfeld nutzen.

Um nun deine Vorlage vorzubereiten, öffnest du parallel deine word-Datei. Um die entsprechende Variable in deine word-Datei einzufügen, klickst du einmal auf das Feld und oben rechts auf "Variable kopieren".

In der Vorschau siehst du, wie der Code der Variable aussieht und die die Variable in der Vorlage erscheinen wird.

Außerdem kannst du bestimmen, ob die die Eingabe dieser Variable immer verpflichten sein soll, indem du das Häkchen bei "Pflichtfeld" markierst. Ist eine Variable als Pflichtfeld markiert, kann das Dokument nur für einen Mitarbeitenden in der Ablage erstellt werden, wenn das Feld befüllt ist.

Beispiel:

Wird der Mitarbeitername in dem Dokument genannt, dann kopierst du die Variable “Vorname” = {{firstname}} und “Nachname” = {{lastname}} genau an die Stelle, an die der Vorname und Nachname stehen soll.

ℹ️ Hinweis: Sobald du dann die Dokumentenvorlage in der Ablage bei einem Mitarbeitenden nutzt, um das Dokument zu erstellen, wird automatisch der Vor- und Nachname an diesen Platz eingesetzt.

Du befüllst demnach das gesamte Dokument mit Variablen und setzt diese an die Position, wo die Daten später stehen sollen.

Außerdem hast du die Möglichkeit Textbausteine zu erstellen. Zahlst du vereinzelnd beispielsweise Fahrtgeld, kannst du diese Option in deiner Vorlage hinterlegen. Beim Erstellen des Vertrags in gastromatic kannst du dann entscheiden, ob der Textbaustein aktiviert bleibt, weil mit dem Mitarbeitenden Fahrtgeld vereinbart wurde, oder deaktiviert wird.

Durch Textbausteine sparst du dir das Erstellen von unzähligen Vorlagen und kannst sogar befristete und unbefristete Verträge in einer Vorlage abbilden.

Zusätzlich kannst du individuelle Dokumentenfelder nutzen, um diese bei der Erstellung des Dokument auszufüllen.

Mehr Informationen zu Textbausteinen und individuelle Dokumentenfelder findest du hier.

Hast du nun alle Variablen in deiner word-Datei platziert und ggf. Textbausteine sowie Dokumentenfelder erstellt, speicherst du das Dokument auf deinem Computer ab.

ℹ️ Hinweis: Es werden alle Formatierung von word für deine Vorlage in gastromatic übernommen. Eine Ausnahme ist die Schriftart. Aktuell bieten wir standardmäßig die untenstehenden Schriftarten für deine Dokumente in gastromatic an.

Microsoft True Type Core Fonts fonts: (Bold Italic included)

Andale Mono

Arial

Comic Sans

Courier New

Georgia

Impact

Times New Roman

Trebuchet

Verdana

Webdings

Other fonts: (Bold Italic included)

DejaVu Sans

DejaVu Serif

Liberation Mono

Liberation Sans

Liberation Serif

Noto Color Emoji

Noto Sans

Verwendest du eine andere Schriftart in deinem word-Dokumenten, hast du die Möglichkeit die entsprechende Datei der Schriftart in gastromatic hochzuladen.

Gehe dafür einmal in die Einstellungen, Dokumente und Schriftarten. Über das ➕Schriftart hochladen, kannst du die jeweilige Datei hochladen.

Sobald du deine Vorlage dann in gastromatic erstellst, wird automatisch erkannt, welche Schriftart verwendet wird.

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Im nächsten Schritt über “Weiter” lädst du deine word-Datei hoch.

ℹ️ Hinweis: Speicherst du deine Dateien in einer Cloud, muss das Dokument vorher geschlossen werden, um es in gastromatic hochzuladen. Alternativ kannst du das Dokument auch im Download-Ordner ablegen, sodass es auch im geöffnet Zustand hochgeladen werden kann.

Du siehst nun auf der linken Seite das hochgeladene Dokument. Alle platzierten Variablen werden dir in hellblau markiert. Auf der rechten Seite siehst du absteigend alle durch die Variablen generierten Eingabefelder, die mit Musterdaten befüllt sind.

Solltest du in deinem Dokument bspw. Textbausteine eingebaut haben, kannst du diese ein- und ausblenden und bei mehreren Optionen sogar die Option ändern, sodass du auf der linken Seite direkt in Echtzeit die Veränderung im Dokument nachvollziehen kannst.

Über das Augensymbol kannst du dir anzeigen lassen, wie das Dokument aussieht, wenn die Variablen durch die Musterdaten ersetzt werden. Über den Pfeil kannst du dir die Vorlage in größer anzeigen lassen und über den Mülleimer die Vorlage löschen, um die Datei zu ersetzen, sollte dir ein Fehler aufgefallen sein.

Möchtest du, dass das Dokument, bevor es hochgeladen und unterschrieben wird, zunächst von einer Person geprüft und genehmigt wird, dann aktiviere den Regler "Genehmigte Person hinzufügen". Du kannst anschließend entweder eine befugte Person bestimmen oder du lässt das Feld offen und hinterlegst diese erst, wenn du das Dokument bei einem Mitarbeitenden in der Ablage erstellst.

ℹ️ Hinweis: Ein Genehmiger kann nur angegeben werden, wenn in dem Dokument auch eine Unterschrift abgefragt wird. Welche Personen für das genehmigen von Dokumenten ausgewählt werden dürfen, bestimmst du in den Betriebseinstellungen unter Einstellungen, Betrieb und Stammdaten. Bitte beachte, dass du diese Angabe für jeden einzelnen Betrieb tätigen musst.

Alle weiteren Informationen zum Ablauf mit dem Genehmiger während des Erstellprozesses in der Mitarbeiterablage, kannst du hier nachlesen.

Hast du in deiner Vorlage mindestens eine Variable für einen Unterschriftentyp gespeichert, taucht automatisch der Schritt für die Einstellungen der Unterschriften in der Vorlage auf.

Als erstes bestimmst du unter “Rechtssicherheit” welche Unterschriftenart für dieses Dokument benötigt wird. Du hast folgende Optionen:

Bei vielen Dokumenten genügt eine normale elektronische Signatur, demnach die fortgeschrittene Signatur, die wir in gastromatic anbieten. Die Nutzung der fortgeschrittenen Unterschrift ist nur dann unzulässig, wenn das Gesetz sie ausdrücklich ausschließt oder ausdrücklich eine qualifizierte elektronische Signatur verlangt.

In folgender Tabelle wird eine Übersicht aufgelistet, welche Dokumente mit welcher Signatur zulässig ist (bitte beachte die Hinweistexte).

ℹ️ Hinweis: Bitte beachte, dass du die bereitgestellten Informationen auf eigenes Risiko nutzt. Für rechtliche Beratung oder Unterstützung wende dich am besten an eine zugelassene Anwältin oder einen Anwalt in deiner Nähe. gastromatic übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit oder Aktualität der Inhalte und schließt jegliche Haftung aus.

Hast du die Rechtssicherheit definiert, werden dir anschließend alle Unterschriften untereinander angezeigt. Du kannst die Reihenfolge, die standardmäßig übernommen werden soll, per Drag und Drop verändern.

Die erste Person, die nach dem Erstellen als erstes zum Unterschreiben aufgefordert wird, ist die oberste.

Hast du die Unterschriftsvariable für Mitarbeitende in deinem Dokument verwendet, steht hier wieder ein Mustername und wird automatisch zugeordnet, wenn du das Dokument bei einem Mitarbeitenden in der Ablage erstellst.

Bei allen anderen Unterzeichnern mit einer höheren Rolle (Super Admin, Admin, Betriebsleiter, Arbeitsbereichsleiter) kannst du über das Dropdown einen Unterzeichner für diese Vorlage bestimmen. Das bedeutet, dass bei der Dokumentenerstellung standardmäßig diese Person automatisch als Unterzeichner eingetragen wird. Diese Angabe ist jedoch nicht verpflichtend. Du kannst das Feld auch ungefüllt lassen und später beim Erstellen die unterzeichnende Person bestimmen.

ℹ️ Hinweis: Welche Personen Dokumente unterzeichnen dürfen, bestimmst du in den Einstellungen unter Betrieb und Stammdaten. Bitte beachte, dass du diese Angabe für jeden einzelnen Betrieb tätigen musst.

Alle weiteren Informationen zum Ablauf mit den Unterschriften während des Erstellprozesses in der Mitarbeiterablage, kannst du hier nachlesen.

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Als letztes bestimmst du noch die Standard-Metadaten, die für diese Vorlage später greifen sollen. Du kannst den Namen der Vorlage anpassen und bestimmst einmal die Dokumentenart und die Eigenschaft:

ℹ️ Hinweis: Den Name einer Vorlage kann es immer nur einmal geben.

Abschließend kannst du eine Standard-Beschreibung hinterlegen, die beim Erstellen des Dokument standardmäßig zur Verfügung steht. Diese Beschreibung sehen sowohl alle Personen, die das Recht haben das Dokument bearbeiten zu dürfen als auch der Mitarbeitende in seiner digitalen Ablage über die gastromatic-App.

Sobald du die Vorlage abspeicherst, taucht sie in der Vorlagenliste auf.

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In der Übersicht findest du deine Vorlagen mit dem entsprechenden Namen, der Dokumentenart und den Eigenschaft (Unterschrift, In der Mitarbeiter-App sichtbar, vertraulich, revisionssicher).

Du kannst die Reihenfolge der Vorlagen per Drag and Drop ändern. Diese Reihenfolge wird bei der Auswahl in der Mitarbeiterablage übernommen.

Über die drei Punkte auf der rechte Seite kann die Vorlage bearbeitet, gelöscht, heruntergeladen oder deaktiviert werden. Sobald du eine Vorlage deaktivierst, findest du diese in der Inaktivenliste.

Bearbeitest du Vorlagen kannst du lediglich die Einstellungen des Genehmigers, der Unterschriften sowie den Namen, die Dokumentenart und ggf. die Eigenschaften und die Beschreibung anpassen.

ℹ️ Hinweis: Sind dir im Dokument Fehler aufgefallen, lade die Datei herunter, korrigiere den Fehler und lade eine neue Vorlage hoch. Anschließend kannst du die fehlerhafte Vorlage deaktivieren oder sogar ganz löschen. Bereits erstelle Dokumente in der Mitarbeiterablage werden in diesem Fall nicht gelöscht.

Möchtest du individuelle Angaben beim Erstellen des Dokuments tätigen, hast du die Möglichkeit die Variablen für Dokumentenfelder zu nutzen:

Beispiel:

Zahlst du vereinzelnd Mitarbeitenden Fahrtgeld, richtet sich der Wert immer nach dem Wohnort, also die Anzahl der Kilometer, und wird individuell pro Mitarbeitenden errechnet. In diesem Fall kannst du in deinem Text einfach die Variable für “Format Währungsfeld” (für den Wert in EUR) und Format Nummernfeld (für die Anzahl der Kilometer) platzieren, um später bei der Dokumentenerstellung den Wert und die Anzahl einzutragen.

“Der Arbeitnehmer erhält einen monatlichen Fahrtkostenzuschuss für die Fahrten zwischen Wohnort (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Stadt) und täglicher Arbeitsstätte (Landwehstraße 58, 64293 Darmstadt ) in Höhe von {{customInputName[currency]}} Euro bei einer einfachen Entfernung von {{customInputName[number]}} km.”

Hinter jedem Format verbirgt sich eine Validierung, die bspw. bei der Variable “Format E-Mail-Feld” nur die Angabe einer E-Mail-Adresse zulässt.

💡Tipp: Du kannst bevor du die Variable kopierst, dieser einen entsprechenden Namen vergeben, damit du später weißt, was du genau in dem Feld angeben wolltest.
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Du möchtest deine Dokumentenvorlagen auf das jeweilige Geschlecht anpassen? Dann nutze dafür die Variable Namens "Format Gender".

Wichtig ist, dass du das Geschlecht in gastromatic bei deinen Mitarbeitenden gepflegt hast, sodass über die Variable direkt erkannt werden kann, welche "Variante" im Dokument für den entsprechenden Mitarbeitenden verwendet werden muss.

Beispiel:

Das Schreiben beginnt mit einer Anrede.

Du fügst demnach zu Beginn den Textbaustein ein:

{{gender | geschlecht : 'Lieber' : 'Liebe' : 'Liebe*r' : 'Liebe*r'}}

Zwischen den Doppeltpunkten und Apostrophen schreibst du die Anrede, die du in dem Text benötigst.

Die Reihenfolge ist immer männlich, weiblich, divers, unbestimmt und kann nicht verändert werden.

Wird nun ein Dokument für den männlichen Mitarbeiter Max erstellt, wird automatisch das richtige Geschlecht "männlich" erkannt und das Schreiben beginnt mit der Anrede "Lieber Max".

Diese Variable kannst du natürlich auch für weitere Formulierungen in deiner Dokumentenvorlage im Text nutzen. Ein weiteres Beispiel könnte demnach folgendes sein:

{{gender | geschlecht : 'Mitarbeiter' : 'Mitarbeiterin' : 'Mitarbeiter*in' : 'Mitarbeiter*in'}} {{firstname}}

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Du hast die Möglichkeit für deine Dokumentenvorlagen Textbausteine zu nutzen, um die Anzahl deiner Vorlagen zu minimieren.

Die Erstellung von Textbausteinen macht Sinn, wenn du in deinen Dokumenten pro Mitarbeitenden entscheiden möchtest, ob und welche Inhalte eingeblendet oder ausgeblendet werden sollen.

Im Dropdown unter "Sonstiges" hast du zwei Formate, die du dir kopieren und in dein Dokument einfügen kannst:

Erläuterung “Format Textbaustein”

Zunächst erläutern wir dir wie das Format aufgebaut ist. Weiter unten findest du anschließend zwei Praxisbeispiele.

{{#Titel Textmodul}} ⏩ Du beginnst den Textbaustein und vergibst einen Namen. Nach der Doppelklammer kannst du einen Text hinzufügen oder Optionen erstellen.

{{#Titel Option 1}} ⏩ Mit der nächsten Klammer öffnest du die erste Option für deinen Textbaustein und vergibst einen Namen. Nach der Doppelklammer hinterlegst du den entsprechenden Text für diese Option.

{{/Titel Option 1}} ⏩ Du schließt Option 1 und kannst entweder den gesamten Textbaustein mit {{/Titel Textmodul}} beenden oder eine weitere Option öffnen.

{{#Titel Option 2}} ⏩ Du öffnest eine weitere Option und vergibst einen Namen. Nach der Doppelklammer hinterlegst du den entsprechenden Text für diese Option.

{{/Titel Option 2}} ⏩ Du schließt Option 2 und kannst entweder den gesamten Textbaustein mit {{/Titel Textmodul}} beenden oder eine weitere Option öffnen.

{{#Titel Option 3}} ⏩ Du öffnest eine weitere Option und vergibst einen Namen. Nach der Doppelklammer hinterlegst du den entsprechenden Text für diese Option.

{{/Titel Option 3}} ⏩ Du schließt Option 3 und kannst entweder den gesamten Textbaustein mit {{/Titel Textmodul}} beenden oder eine weitere Option öffnen.

{{/Titel Textmodul}} ⏩ Du schließt den gesamten Textbaustein.

ℹ️ Hinweis: Wie viele Optionen du in ein Textbaustein einbaust entscheidest du. Du kannst jederzeit den Textbaustein mit {{/Titel Textmodul}} beenden.

Mit dem Textbaustein hast du demnach die Möglichkeit in deinem Dokument immer eine Option von ggf. mehrere Möglichkeiten zu wählen. Ein Praxisbeispiel findest du hier.

Erläuterung “Format Textbaustein 2-Ebenen”

Dieses Format verhält sich ähnlich zu dem oben beschriebene “Format Textbaustein”. Der einzige Unterschied ist der, dass du für jede Option eine “Unteroptionen”, also Auswahlmöglichkeit, einbauen kannst. In der folgenden Erläuterung wird nur auf die Erweiterung von Unteroptionen eingegangen:

{{#Titel Textmodul}}

{{#Titel Option 1}}

{{#Titel Option A}} ⏩ Du öffnest eine Unteroption A und vergibst einen Namen. Nach der Doppelklammer hinterlegst du den entsprechenden Text für diese Unteroption.

{{/Titel Option A}} ⏩ Du schließt die Unteroption A und kannst entweder die gesamte Option 1 mit {{/Titel Option 1}} beenden oder eine weitere Unteroption (B) öffnen.

{{#Titel Option B}} ⏩ Du öffnest eine weitere Unteroption B und vergibst einen Namen. Nach der Doppelklammer hinterlegst du den entsprechenden Text für diese Unteroption.

{{/Titel Option B}} ⏩ Du schließt die Unteroption B und kannst entweder die gesamte Option 1 mit {{/Titel Option 1}} beenden oder eine weitere Unteroption C öffnen.

{{/Titel Option 1}}

{{#Titel Option 2}}

{{#Titel Option AA}} ⏩ Du öffnest eine Unteroption AA und vergibst einen Namen. Nach der Doppelklammer hinterlegst du den entsprechenden Text für diese Unteroption.

{{/Titel Option AA}} ⏩ Du schließt die Unteroption AA und kannst entweder die gesamte Option 2 mit {{/Titel Option 2}} beenden oder eine weitere Unteroption BB öffnen.

{{#Titel Option BB}} ⏩ Du öffnest eine Unteroption BB und vergibst einen Namen. Nach der Doppelklammer hinterlegst du den entsprechenden Text für diese Unteroption.

{{/Titel Option BB}} ⏩ Du schließt die Unteroption BB und kannst entweder die gesamte Option 2 mit {{/Titel Option 2}} beenden oder eine weitere Unteroption CC öffnen.

{{/Titel Option 2}}

{{/Titel Textmodul}}

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Als nächstes werden zwei Praxisbeispiele aufgeführt, die erklären, wie du die Textbausteine anwenden kannst.

🚩 Wichtig: In diesem Fall werden dir für den Textbaustein mehrere Optionen angezeigt, du kannst dich jedoch nur für eine Option entscheiden.

Beispieltext:

Der Arbeitnehmer erhält eine Vergütung, die sich nach der Art der Tätigkeit und der vereinbarten Wochenarbeitszeit richte und den betrieblichen Regelungen unterliegt. Danach beträgt die monatliche Arbeitsvergütung {{wageValue}} Euro (brutto).

{{#Vergütungsoptionen}}{{#Warengutschein}}Dem Arbeitnehmer wird ein monatlichen steuerfreien Sachbezug in Höhe von 50,00 Euro gewährt und bei Gesetzesänderungen entsprechend angepasst.{{/Warengutschein}}{{#Tankgutschein}}Der Arbeitgeber gewährt dem Arbeitnehmer neben dem Gehalt einen steuerfreien Sachbezug im Wert von 44,00 Euro monatlich in Form eines Tankgutscheins.{{/Tankgutschein}}{{/Vergütungsoptionen}}

Beispieltext:

Der Arbeitnehmer erhält eine Vergütung, die sich nach der Art der Tätigkeit und der vereinbarten Wochenarbeitszeit richtet und den betrieblichen Regelungen unterliegt. Danach beträgt die monatliche Arbeitsvergütung {{wageValue}} Euro (brutto).

{{#Sachbezug 1}}{{#Warengutschein}}Dem Arbeitnehmer wird ein monatlichen steuerfreien Sachbezug in Höhe von 50,00 Euro gewährt und bei Gesetzesänderungen entsprechend angepasst.{{/Warengutschein}}{{/Sachbezug 1}}{{#Sachbezug 2}}

{{#Fahrtgeld}}Der Arbeitgeber beabsichtigt als freiwillige Leistung dem Arbeitnehmer neben dem Gehalt einen monatlichen Fahrtkostenzuschuss in Höhe von {{Wert}} Euro. Der monatliche Fahrtkostenzuschuss wird festgesetzt für die Fahrten zwischen dem Wohnort {{Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Stadt}} und der Arbeitsstätte (Landwehstraße 58, 64293 Darmstadt).{{/Fahrtgeld}}{{/Sachbezug 2}}

ℹ️ Hinweis: Der Textbaustein "Sachbezug 2" beginnt absichtlich direkt hinter dem "Schabezug 1". Falls du für ein Dokument ausschließlich den Sachbezug 2 aktivierst entsteht somit kein zusätzlich Absatz.

Du kannst sogar innerhalb des Textbaustein mitarbeiterspezifische Felder, also Variablen, einbauen, sodass diese automatisch ausgefüllt werden.

Ein gutes Beispiel ist auch hier das monatliche Fahrtgeld im Sachbezug 2, was in der Regel in Abhängigkeit des Wohnorts des Mitarbeitenden bestimmt wird.

Statt den Wohnort im Textbaustein individuell auszufüllen, kopierst du einfach die Variablen für Stadt, Hausnummer, Postleitzahl und Stadt in dein Dokument an die richtige Stelle (siehe folgend).

{{#Fahrtgeld}}Der Arbeitgeber beabsichtigt als freiwillige Leistung dem Arbeitnehmer neben dem Gehalt einen monatlichen Fahrtkostenzuschuss in Höhe von {{Wert}} Euro. Der monatliche Fahrtkostenzuschuss wird festgesetzt für die Fahrten zwischen dem Wohnort ({{streetname}}, {{streetnumber}}, {{postcode}}, {{city}}und der Arbeitsstätte (Landwehstraße 58, 64293 Darmstadt).{{/Fahrtgeld}}{{/Sachbezug 2}}

Du hast mehrere Betriebe und möchtest nicht pro Betrieb eine Dokumentenvorlage erstellen oder jedes mal bei der Erstellung des Dokuments die richtige Adresse eingeben? Dann verwende Textbausteine und Optionen mit dem gleichen Titel.

Beispiel:

{{#Firma}}

{{#Betrieb A}} Adresse A {{/Betrieb A}}

{{#Betrieb B}} Adresse B {{/Betrieb B}}

{{/Firma}}

{{#Firma}}

{{#Betrieb A}} Logo A {{/Betrieb A}}

{{#Betrieb B}} Logo B {{/Betrieb B}}

{{/Firma}}

Wird bei der Dokumentenerstellung für den Mitarbeitenden der erste Textbaustein namens "Firma" die Option "Betrieb A" ausgewählt, erfolgt die Auswahl der Option Betrieb A automatisch auch für alle weiteren Textbausteine mit dem gleichen Namen.

Wichtig ist demnach, dass pro Textbaustein und für die jeweiligen Optionen immer der gleiche Name/Titel verwendet wird.

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Bevor du mit der Erstellung eines Dokuments in der Mitarbeiterablage beginnst, kannst du vorher noch einstellen, ob und welche Benachrichtigungen für Dokumenten-Unterschriften greifen sollen. Wie du das machst, erfährst du hier.

Um ein Dokument mit einer Vorlage und den entsprechenden Mitarbeiterdaten zu erstellen, gehst du in das Mitarbeitermodul 👤 und öffnest den jeweiligen Mitarbeitenden. Dort begibst du dich in die Ablage und klickst auf ➕ Dokument auf ➕Erstellen.

Eingabefelder:

ℹ️ Hinweis: Erstellst du beispielsweise ein Dokument für eine Vertragsanpassung und hast die Daten bereits für die Zukunft bspw. in den Vertragsdaten terminiert, hast du an dieser Stelle die Möglichkeit, die zukünftigen Werte aus der Terminierung für das Dokument zu verwenden. Wähle dafür rechts oben einfach das richtige Terminierungsdatum aus.

Genehmiger:

Hast du in der Dokumentenvorlage festgelegt, dass eine Person das Dokument, bevor es hochgeladen wird, zunächst prüfen und genehmigen muss, erscheint automatisch als nächster Schritt Genehmiger.

Du bestimmst, welche Person das Dokument zunächst prüfen und genehmigen muss, bevor es hochgeladen wird. Hast du bereits eine Person in den Einstellungen der Vorlage bestimmt, wird diese standardmäßig angezeigt. Du kannst die Auswahl jedoch noch ändern.

ℹ️ Hinweis: Sobald das Dokument erstellt wird, erhält der Genehmiger eine Benachrichtigung und kann das Dokument über die Mitarbeiterablage das Dokument sichten und genehmigen oder ablehnen.

Wird das Dokument genehmigt, erscheint es anschließend für alle befugten Personen in der Mitarbeiterablage und ggf. auch in der Ablage des Mitarbeitenden in der App. Solltest du im Dokument eine Unterschrift abfragen, erhält die (erste) Person auch erst nach dem Genehmigen die Aufforderung zur Unterschrift.

Unterschriften:

Hast du in deiner Dokumentenvorlage mindestens eine Unterschriftenvariable hinterlegt, erscheint automatisch der Schritt Unterschriften.

Metadaten:

Sobald du das Dokument erstellst, taucht es in der Ablage das Mitarbeitenden auf.

ℹ️ Hinweis: Sollte das Dokument erst durch eine Person genehmigt werden, erscheint das Dokument erst nach der Genehmigung in der Ablage des Mitarbeitenden.

Hast du das Dokument auch für die Mitarbeiter-App freigegeben, erhält der Mitarbeitende eine Benachrichtigung und das Dokument kann über die App eingesehen, ggf. unterschrieben und heruntergeladen werden.

Hast für das Dokument beispielsweise eingestellt, dass zunächst der Arbeitgeber und anschließend der Mitarbeitende das Dokument unterzeichnen muss, wäre der Ablauf wie folgt:

ℹ️ Hinweis: Sowohl der Arbeitgeber als auch der Mitarbeitende haben die Möglichkeit das Dokument abzulehnen und eine Begründung anzugeben. Die Person, die das Dokument erstellt wird darüber benachrichtigt und kann das Dokument ggf. anpassen und neu hochladen, sodass der Prozess erneut beginnt. Der Grund der Ablehnung wird in der Dokumentenhistorie erfasst.

Folgende Aufnahme stellt den Vorgang in der gastromatic-App mit einer Fortgeschrittenen Unterschrift dar.

Beachte bitte, dass dieser Ablauf nur ein Beispiel darstellt und abhängig davon ist, welche Reihenfolge, Anzahl an Unterzeichnern und die Art der Rechtssicherheit du für das erstelle Dokument bestimmst.

Du kannst übrigens im Mitarbeitermodul und in der Ablage der Mitarbeitenden während des Prozess jederzeit einsehen, wie der Status ist.

Dabei wird ein Dokument, was aktuell noch im Unterschriftenprozess ist, gelb 🟡 umrandet und ein Dokument, was abgelehnt bzw. verweigert wurde, in rot 🔴 angezeigt. In der Historie des Dokuments findest du zudem eine Begründung für die Ablehnung, falls eine angegeben wurde.

Außerdem kannst du über den Status nach “Unterschriftenanfrage”, "Unterschrift abgelehnt" und “Unterschrieben” filtern.

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