🚩Bitte beachte, dass der Automatisierte Dienstplan möglicherweise nicht in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten ist. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
Um dem intelligenten Helfer die Chance zu geben, dir ein gutes Ergebnis zu liefern, ist eine lückenlose Datenpflege unabdingbar. Für die optimale Nutzung werden folgende Daten benötigt, die du direkt im Mitarbeiterprofil anpassen kannst:
1. Geburtsdatum
Hinterlege unter Stammdaten 📖 den Geburtstag deines Mitarbeitenden.
Diese Info ist wichtig für minderjährige Mitarbeitende, für die der Jugendschutz in den Mitarbeitergruppen berücksichtigt werden soll.
2. Tätigkeitsbereiche
Weise deinem Mitarbeitenden einen Stammbetrieb und einen Stammarbeitsbereich zu. Arbeitet er zusätzlich in einem weiteren Arbeitsbereich innerhalb seines Stammbetriebs, kannst du diesen unter „Weitere Arbeitsbereiche“ hinzufügen.
Arbeitet dein Mitarbeitender in mehr als nur einem Betrieb, hinterlege diesen weiteren Betrieb ebenfalls unter „Weitere Betriebe“. Wie das im Detail funktioniert, erfährst du hier 📖.
Bei den zugewiesenen Arbeitsbereichen hast du zudem die Möglichkeit deinem Mitarbeitenden Tätigkeiten und die dazugehörigen Skill-Level sowie Prioritäten zu hinterlegen. Es gibt fünf Skill-Level - Von Newcomer (Anfänger) über Lerntalent, Selbstläufer, Performer bis hin zu Überflieger (Profi). Die Priorität ist ebenso in fünf Stufen auswählbar. Durch die Kombination aus Skill-Level und Priorität kann der intelligente Helfer besser entscheiden, für welchen Arbeitsbereich bzw. Tätigkeit dein Mitarbeitender im besten Fall eingeplant werden soll.
ℹ️ Hinweis: Tätigkeiten, Skill-Level und Prioritäten können nur dann vom intelligenten Helfer berücksichtigt werden, wenn du in der Schichthülle 📖 diese Anforderungen hinterlegt hast.
3. Vertragsdaten
Prüfe an dieser Stelle, ob dein Mitarbeitender eine gültige Anstellung angelegt hat. Sollte dies nicht der Fall sein, kann diese/r keiner Mitarbeitergruppe zugeordnet und entsprechend bei der Planung nicht berücksichtigt werden.
Sind Vertragsdaten hinterlegt, ist auf folgendes zu achten:
Lohngruppe
Deutschland 🇩🇪, Österreich 🇦🇹
Ist bereits ein Lohn 📖 im Vertrag hinterlegt? Diese Information ist wichtig, weil Mitarbeitergruppen auch nach der Art der Bezahlung kategorisiert werden. Für Mitarbeitende ohne Lohn musst du später eine separate Mitarbeitergruppe anlegen, da sie sonst bei der Planung nicht berücksichtigt werden können.
Schweiz 🇨🇭
Da der Lohn für den intelligenten Helfer in der Schweiz keine Relevanz hat, ist hier nichts weiter für dich zu tun.Soll-Arbeitszeit/Solldaten
Deutschland 🇩🇪, Österreich 🇦🇹
Prüfe, ob dein Mitarbeitender ein Monats- oder Wochensoll zu erbringen hat (dies ist meist für Festangestellte relevant), für welches er jeden Monat das gleiche Entgelt bekommt und ob es korrekt in den Vertragsdaten hinterlegt ist. Stimmen die zu erbringenden Arbeitstage mit seinem Arbeitsvertrag überein? Gibt es inkludierte Mehrarbeit 📖? Führt dein Mitarbeitender ein Arbeitszeitkonto 📖? Wie wird Arbeit an Feiertagen 📖 gehandhabt?
Schweiz 🇨🇭
Wie viele Wochenstunden 📖 und Arbeitstage wurden gemäß L-GAV mit deinem Mitarbeitenden vereinbart?Beschäftigungsgrenzen
Gibt es bei deinem Mitarbeitenden einen maximalen Verdienst pro Monat 📖, welcher vom intelligenten Helfer nicht überschritten werden soll (meist bei Minijobbern auf Stundenlohnbasis mit einer Euro-Grenze der Fall)? Ist hier kein Wert definiert, kannst du beim Erstellen der Mitarbeitergruppen noch entscheiden, welcher Wert berücksichtigt werden soll.
4. Verfügbarkeiten & Abwesenheiten
Ebenfalls miteinbezogen werden die Verfügbarkeiten 📖 deines Mitarbeitenden. Hierunter fallen:
Wunschzeiten
Arbeitest du in deinem Betrieb mit Wunschzeiten? Hast du deine Mitarbeitende darüber informiert, dass nur abgegebene Wünsche berücksichtigt werden können?
Beim Anlegen der Mitarbeitergruppen kannst du nochmal gesondert definieren, wie die Wunschzeiten deiner Mitarbeitenden in die Berechnung einfließen sollen.Sperrzeiträume
Gibt es Mitarbeitende, die an bestimmten Tagen nicht arbeiten können? Wurde hierfür ein Sperrzeitraum festgesetzt?Abwesenheiten
Sofern du den Abwesenheitsplaner nutzt, stelle sicher, dass alle Abwesenheiten eingetragen und genehmigt werden. Diese werden ebenfalls vom intelligenten Helfer berücksichtigt.Freie Tage (im Dienstplan)
Hast du mit deinem Mitarbeitenden bereits freie Tage 📖 vereinbart? Sind diese im Dienstplan auch entsprechend gekennzeichnet?
5. Globale Einstellungen “Konflikte und Pausen”
Bevor du mit der automatisierten Planung loslegen kannst, musst du zunächst noch ein paar weitere grundlegende Einstellungen unter “Konflikte und Pausen” treffen:
Max. Arbeitsstunden
Definiere, wie lang bei dir im Betrieb ein Arbeitseinsatz (abzüglich der Pausen) maximal dauern darf. Diese Einstellung findest du unter Konflikte 📖 (Konflikthinweis bei Überschreitung max. Arbeitsstunden am Tag).Ruhezeit
Definiere wie lang die Ruhezeit zwischen zwei Arbeitseinsätzen mindestens sein muss (Teildienste werden zu einem Arbeitseinsatz zusammengefasst). Diese Einstellung findest du unter Konflikte 📖 (Konflikthinweis bei Verletzung der Ruhezeiten).Pausen
Wie viel Ruhepause gewährst du deinen Mitarbeitenden? Sind alle Pausen und die Zeiten, ab wann eine Pause eingelegt werden muss korrekt eingestellt? Diese Einstellung triffst du unter Pausenregelung 📖.
Hast du alle Punkte abgearbeitet, hast du nun ein gutes Fundament geschaffen und du kannst zu dem nächsten Schritt übergehen, nämlich deine Mitarbeitergruppen anzulegen 📖.