In der Auswertung laufen alle Daten aus den Bereichen Dienstplanung, Abwesenheiten, Stempeluhr und Vertragsdaten zusammen. Aus diesen von dir kontrollierten und bearbeiteten Daten berechnet gastromatic die Kennzahlen, die für die Lohnabrechnung deiner Mitarbeitenden wichtig sind. Die Daten können auch deinen Wünschen entsprechend aufbereitet und analysiert werden. Zudem dient die Auswertung als optimale Grundlage zur Einhaltung der Dokumentationspflicht.

ℹ️ Hinweis: Löhne, Abwesenheiten und Sollarbeitszeiten werden erst ab dem eingetragenen Startdatum beim Mitarbeitenden berechnet. Eintragungen, die vor dem Startdatum liegen, werden bei der Berechnung nicht berücksichtigt.

Zur Auswertung gelangst du über das Graph-Symbol 📈 in der hellblauen Sidebar.

Erfasste Daten

Menüleiste

⊳ Zeitraum

⊳ Ansicht

⊳ Aktionen

⊳ Anzeige

Zeittypen

Zu den Daten in der Auswertung zählen die geplanten Zeiten aus dem Dienstplan, verpasste Arbeitszeiten, gestempelten Zeiten sowie die Abwesenheiten der Mitarbeitenden. Es werden verschiedene Kennzahlen und Kontostände, wie das Arbeitszeit- 📖, Guttag- 📖, Urlaubs- und Zuschlagskonto, ausgewiesen. So lassen sich beispielsweise auf- und abgebaute Guttage sowie der Resturlaub pro Mitarbeitender aufrufen. Hast du Lohndaten für deine Mitarbeitenden hinterlegt, können diese mithilfe der (Gruppen-)Kennzahlen in der Auswertung eingesehen werden. Außerdem unterstützen dich Konflikthinweise bei der Einhaltung gesetzlicher Regelungen.

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In der Menüleiste stehen dir verschiedene Funktionalitäten zur Verfügung. Diese sind untergliedert in die Bereiche Zeitraum, Anzeige und Aktionen, welche in folgenden Abschnitten beschrieben werden.

In der Menüleiste links wählst du den Zeitraum aus, den du dir in der Auswertung ansehen möchtest. Klickst du in das Datumsfeld, öffnet sich eine Kalenderansicht. Darüber kannst du dann den Beginn und das Ende des Zeitraums auswählen. Über die Felder unten kannst du außerdem vordefinierte Zeiträume wählen. Bestätige deine Angaben mit "ok"

ℹ️ Hinweis: Klickst du auf den Namen des Monats, wird dieser direkt komplett ausgewählt.

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Mithilfe der Ansichtsfunktion kannst du deine Einstellungen und Filter als Vorlage, oder auch "Ansicht", abspeichern und jederzeit wieder herstellen. Wiederkehrende Einstellungen, zum Beispiel für Monatsabschlüsse, Lohnvorbereitung oder Zeitenkontrolle, können so mit nur einem Klick aufgerufen werden.

Du hast jederzeit volle Kontrolle über deine gespeicherten Ansichten und kannst frei speichern, bearbeiten und löschen. Folgende Einstellungen werden pro Ansicht gespeichert:

ℹ️ Hinweis: Der Zeitraum wird in den Ansichten nicht gespeichert, d. h. diese sind zeitunabhängig nutzbar.

Für folgende Best-Practices-Ansichten haben wir jeweils ein Video bei unseren Video-Tutorials hinterlegt:

Hier kannst du sehen, wie du die Ansicht für den jeweiligen Fall anlegen kannst. Wenn du dir die Übersicht aller Videos zu den Ansichten ansehen möchtest, dann klicke auf den nachfolgenden Button:

Über die Buttons im Bereich Aktionen können bestimmte Funktionen ausgelöst werden:

Klickst du auf den wetime-Button, kannst du sehen, welches Gerät / welche Geräte verbunden (online) ist / sind oder welche/s nicht verbunden (offline) ist / sind. Auch siehst du hier, wenn du die wetime über den Browser nutzt.
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ℹ️ Hinweis: Auch wenn die Internetverbindung getrennt ist, können deine Mitarbeitende weiterhin einstempeln. Die Daten werden synchronisiert, sobald die Internetverbindung wieder besteht.

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Über die Symbole im Anzeigebereich hast du die Möglichkeit, dir deine Daten auf unterschiedliche Weise zu strukturieren und anzeigen zu lassen.

ℹ️ Hinweis: Je nach gewählter Gruppierung werden die Zeitdaten gruppiert. Die vorhanden Gruppen für den jeweiligen Zeitraum werden dir untereinander angezeigt. Hast du keine Untergruppierung gewählt, so kannst du mit Klick auf die Gruppe die einzelnen Zeiten sehen

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Zu den detaillierten Daten in der Auswertung gehört unter anderem die Spalte Typ. Diese gibt den ersten Aufschluss über An- oder Abwesenheit, sowie die Berechnung des daraus resultierenden Lohns eines Mitarbeitenden pro Tag.

Wir unterscheiden folgende Zeittypen:

Du kannst dir mehr Infos zu einem Arbeitseinsatz holen, wenn du auf das Symbol klickst und damit das Modal öffnest. Dort sind alle Details zum Arbeitseinsatz, die Historie und die Kommentare des Mitarbeitenden und ggf. die anderer Planner enthalten.

Wie das im Detail funktioniert, erfährst du hier 📖.
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In der Auswertung gibt es sogenannte kritische unbestätigte Zeiten. Dies ist relevant für dich, wenn du für die Zeiterfassung die wetime-App nutzt.

Kritische Arbeitszeit unbestätigt: Der Mitarbeitende hat Überstunden gestempelt und mit einer Nachricht beantragt, diese Arbeitszeit wurde bislang nicht bestätigt.

Mehr Infos zu den Themen Auswertung bei Nutzung von wetime findest du in diesem Handbuchartikel.

Neben den kritischen unbestätigten Zeiten gibt es noch die kritischen bestätigte Zeiten. Dies ist ebenfalls relevant für dich, wenn du für die Zeiterfassung die wetime-App nutzt.

Kritische Arbeitszeit bestätigt: Der Mitarbeitende hat Überstunden gestempelt und mit einer Nachricht beantragt, diese Arbeitszeit wurde bereits bestätigt, kann aber dennoch im Anschluss gefiltert werden.

Mehr Infos zu den Themen Auswertung bei Nutzung von wetime findest du in diesem Handbuchartikel.

Außerdem erkennst du es an dem roten Uhrensymbol mit dem kleinen Pfeilchen (= unbestätigte kritische Zeit). Die Begründung für die Überstunden durch früheres Erscheinen oder späteres Gehen kannst du lesen, wenn du auf diesen Button klickst. Nach Klick auf die kritische Arbeitszeit öffnet sich ein Modal. Unter Aktivitäten > Kommentare siehst du die Begründung des Mitarbeitenden für die Überstunden.

ℹ️ Hinweis: Fährst du bei “Aufenthaltsdauer” mit der Maus über das i-Symbol rechts bei “Ist”, kannst du einsehen, welches Zeiterfassungsmodell für den Stempelvorgang gegriffen hat.

Alle Abwesenheiten, die unter dem Menüpunkt Abwesenheiten als genehmigt eingetragen wurden, erscheinen auch in der Auswertung. Diese sind jeweils mit einem ✈️-Symbol und darunter stehend mit der entsprechenden Abwesenheitskategorie dargestellt. Abwesenheiten die fehlen können direkt mit einem rechten Mausklick nachgetragen werden in der Auswertung (alternative zum Flugzeugsymbol im Menu)

ℹ️ Hinweis: Abwesenheiten müssen in der Auswertung nicht bestätigt werden, da diese bereits genehmigt sind. Es gibt sowohl schwarze als auch orangefarbene Flugzeuge ✈.

Eingetragene Zeiten sind gestempelte (Uhr 🕛) oder geplante Zeiten (Kalender 📅), die von dir als Arbeitszeit bestätigt wurden. Der vorherige Status ändert sich nun zu bestätigte Zeit und wird durch einen grünen Haken dargestellt.

Hast du einen Dienstplan geschrieben, erscheinen diese geplanten Dienstzeiten in der Auswertung automatisch mit ein Kalender-Symbol.

ℹ️ Hinweis: Liegen geplante Zeiten in der Auswertung in der Vergangenheit vor, so hat der Mitarbeitende sich nicht auf die geplante Zeit gestempelt. Kontrolliere, ob dieser dennoch anwesend war, sich nur vergessen hat, zu stempeln, oder ob hier eine Fehlzeit durch Löschen der geplanten Zeit entstehen soll.

Unterschreitet der Mitarbeitende die in den Vertragsdaten hinterlegte Anzahl an Arbeitstagen, so entstehen ihm dadurch Fehlzeiten. Das gleiche gilt bei festen Tagen zu denen der Mitarbeiter nicht erschienen ist,

🚀 Beispiel:

Hat der Mitarbeitende keine bestehende Anstellung, einen Vertrag ohne definiertes Soll oder das Startdatum mit gastromatic liegt in der Zukunft, wird der Status nicht anwesend ausgewiesen. Es entstehen hierdurch keine Fehlzeiten.

Wird eine Saldokorrektur vorgenommen, so wird dies im Status mit einem Werkzeugschlüssel-Symbol dargestellt.
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Als "frei" gekennzeichnet wird der Tag, der aus den Angaben der Vertragsdaten des Mitarbeitenden resultiert. Nicht zwingend werden in der Auswertung die im Dienstplan eingetragenen freien Tage übernommen. Dies kann daran liegen, dass die Angaben nicht mit den in den Vertragsdaten hinterlegten übereinstimmen.
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🚀 Beispiel: In den Vertragsdaten hat der Mitarbeitende die festen Tage von Montag bis Freitag und dementsprechend seine freien Tage am Wochenende. Auch wenn im Dienstplan der Montag als ein freier Tag angegeben ist, wird dies in der Auswertung nicht so erscheinen, sondern eine Fehlzeit dargestellt.

Guttage können je nach Einstellung automatisch oder manuell auf- und abgebaut werden.

Stempeln sich Mitarbeitende, wird dies mit einem Uhr-Symbol angezeigt.

Wird ein monatlicher Zuschlag gezahlt, so wird dieser am Ende des Monats in einer gelb hinterlegten Zeile ausgewiesen. In der Spalte Lohn wird der Zuschlag mit dem entsprechenden Wert dargestellt.

Ist in den Vertragsdaten des Mitarbeitenden eine inkludierte Mehrarbeit hinterlegt, so wird diese in der Auswertung angezeigt sobald Überstunden aufgebaut werden. Die Mehrarbeit ist in einer gelb hinterlegten Zeile am Ende der Woche bzw. am Ende des Monats ausgewiesen.

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