🚩Wichtig zu wissen: In diesem Artikel werden alle verfügbaren Funktionen erklärt. Bitte beachte, dass möglicherweise nicht alle davon in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten sind. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
Wetime-Zugänge
Zu diesem Menüpunkt gelangst du über die Einstellungen, Verwaltung & wetime-Zugänge.
Um die Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden zu erfassen, kannst du neben dem Smartphone stempeln (gastromatic-App), unsere wetime-App 📖 nutzen. Diese kannst du dir kostenfrei im Google Playstore bzw. App Store herunterladen und auf einem Tablet oder Smartphone installieren. Um die Stempeluhr nutzen zu können, musst du zunächst an dieser Stelle einen wetime-Zugang erstellen. Zusätzlich hast du auch die Möglichkeit, die wetime-App über einen Browser (wetime.gastromatic.de) aufzurufen.
Die Kernfunktion von wetime ist zunächst die Zeiterfassung, darüber hinaus bietet es dir noch weitere Funktionen: Informationen für Mitarbeitende einblenden & Kommunikation mit Mitarbeitenden ermöglichen. Mithilfe der wetime-App kannst du zudem sicherstellen, dass Zugangsdaten nicht unbefugt weitergegeben werden und kannst einsehen welche Geräte mit dem wetime-Zugang verbunden sind. Die Zeiterfassungsmodelle werden über die Zeiterfassungseinstellungen 📖 bestimmt.
ℹ️ Hinweis: Um die wetime-App auf einem Tablet oder Smartphone nutzen zu können, benötigst du mindestens die Systemversionen iOS 15.0 bzw. Android 8.0.
Über ➕wetime kannst du beliebig viele wetime-Varianten anlegen und in der Liste die bestehenden wetimes einsehen. Zudem wird dir angezeigt, wenn Betriebe & Arbeitsbereiche keine Möglichkeit haben einzustempeln, d. h. wenn für diese kein wetime hinterlegt ist. Ebenso wird dir angezeigt, wenn Widgeteinstellungen unvollständig sind.
Über ➕wetime erstellst du einen wetime-Zugang. Zunächst legst du einen Namen fest. Falls schon wetime-Varianten vorhanden sind, kannst du sogar ein bestehendes wetime als Vorlage auswählen. Das bedeutet, dass die verwendeten Widgets übernommen werden.
Befindest du dich nun in den Einstellungen für den wetime-Zugang, hast du die Möglichkeit über das Stiftsymbol rechts neben dem wetime-Namen dein Firmenlogo zu hinterlegen, was dir anschließend in der wetime angezeigt wird.
Bei den Widgets wählst du Funktionen aus, die du deinen Mitarbeitenden über die wetime zur Verfügung stellen möchtest. Aktuell kannst du standardmäßig das Wetter anzeigen, Termine am Stempeltag (Feiertage, Spezielle Tage & Geburtstage) einblenden oder eine Mitarbeiterübersicht zur Anwesenheit und Abwesenheit der Mitarbeitenden Verfügung stellen, die eingestempelt sind sowie die Funktion der Zeiterfassung nutzen. Weitere Widgets sind künftig in Planung. Außerdem hast du die Möglichkeit, dir personalisierte Widgets anzulegen. Dabei kannst du verschiedenen Mitarbeiter-Daten und/oder Arbeitskennzahlen auswählen.
ℹ️ Hinweis: Du kannst dir die we-time App auf dem Handy runterladen um für den Fall einer Evakuierung /Feueralarm in Echtzeit die Anwesenheit der Mitarbeitenden zu sehen
Standard-Widgets: Hierzu zählen Widgets wie Wetter, Kalender und Mitarbeiterübersicht sowie Zeiterfassung. Diese kannst du deinem Betrieb oder deinen Betrieben zuweisen und entsprechend bestimmen, ob diese im öffentlichen oder persönlichen Bereich eingesehen werden können. Näheres dazu findest du weiter unten. Beim Widget Mitarbeiterübersicht sind standardmäßig unter Daten folgende Informationen eingestellt: Anwesend, Pause, geplant, kritische Abweichung, Abwesend. Bei Kalender sind standardmäßig die Geburtstage deiner Mitarbeitenden, Spezielle Tage und Feiertage ausgewählt. Dies kannst du entsprechend manuell anpassen, wenn du nur bestimmte Daten in der Mitarbeiterübersicht oder im Kalender sehen möchtest.
Weitere Widgets: Bei den benutzerdefinierten Widgets kannst du entscheiden, welche Informationen du benötigst. Du kannst dir einmal Arbeitskennzahlen (geplante Einsätze, ungeplante Einsätze, No Shows und Verspätungen) anzeigen lassen oder du erstellst dir eine Liste aus den Standard-Daten deiner Mitarbeitenden, bspw. Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtstage und vieles mehr.
Klicke hierfür auf den grünen Button ➕Widget und wähle zwischen "Mitarbeiter Daten" oder "Arbeitskennzahlen" aus und vergib einen passenden Namen. Anschließend bestimmst du die Gültigkeit, den Anzeigeort und ggf. spezielle Berechtigungen. Mehr zu diesen Punkten liest du weiter unten im Text. Wichtig ist nun, dass du über den ➕Button die Daten auswählst, die für dich relevant sind.
Hast du die entsprechende Daten ausgewählt, legst du den Zeitraum sowie den Ansichtstyp fest. Mit dem Ansichtstyp Kachel definierst du die Ansicht als weitere Kachel auf dem Dashboard. Um die Detailinformationen deiner Datenquellen (bspw. Arbeitskennzahlen) anzeigen zu lassen und diese klickbar (PC) bzw. Tippbar (Tablet) zu machen, wähle bei der Detailansicht Tabelle aus. Speichere deine Einstellungen ab, im Anschluss findest du die entsprechende Kachel auf deinem wetime-Dashboard.
Du kannst entscheiden, ob ein Widget öffentlich oder persönlich ist und in welchem Betrieb bzw. Arbeitsbereich (= Instanz) es angezeigt werden soll.
Instanzen: An dieser Stelle wählst du aus, in welchen Betrieben und/oder Arbeitsbereichen das Widget angezeigt wird. Es ist bspw. möglich, ein Widget in einzelnen Arbeitsbereichen in verschiedenen Betrieben anzuzeigen.
ℹ️ Hinweis: Sind für eine Instanz mehrere wetime-Zugänge gültig, kannst du über die Auswertung nicht einsehen, über welchen Zugang deine Mitarbeitenden eingestempelt haben.
Öffentlich: Das Widget wird auf dem Startbildschirm der wetime-App angezeigt und kann von jeder Person, die Zugang zum Gerät hat, eingesehen werden. Typisch wäre hier die Wetteranzeige.
Persönlich: Das Widget wird angezeigt, sobald die Stempel-ID eingegeben wurde. Das Zeiterfassungs-Widget kann sich nur im persönlichen Bereich befinden, da anders nicht definiert ist, wessen Schicht & Stempelzeit angezeigt werden soll. Du kannst auch andere Widgets nur im persönlichen Bereich anzeigen lassen.
Spezielle Berechtigung: Bei persönlichen Widgets kannst du bestimmen, welche Personengruppen, dieses Widgets sehen können sollen. Du kannst die Nutzung eins Widgets für einem bestimmten Anstellungstypen und/oder einer Rolle festlegen.
ℹ️ Hinweis: Gibst du an, dass Admins (Rolle) und Festpersonal - Vollzeit (Anstellungstyp) die Berechtigung haben, heißt dies, dass nur Admins, die auch Vollzeit-Mitarbeitenden sind, das Widget nutzen dürfen.
Bei den Zugangsdaten bestimmst du zwei Paramater: Zugangscodes und Accountzugänge.
Zugangscodes: Um die wetime App auf dem Endgerät zu starten, wird ein Zugangscode benötigt. Dieser wird im Reiter Zugangsdaten generiert. Du kannst einen oder aber auch mehrere Codes generieren und kannst zusätzlich die Anzahl der Wiederverwendbarkeit eines Codes bestimmen. Außerdem siehst du, wie oft ein Zugangscode bereits verwendet wurde. Der Zugangscode für die wetime ist nur für den Admin / Super-Admin einsehbar (nicht für Betriebs und Arbeitsbereichsleiter)
Bei den verbundenen Geräten kannst du einsehen, welche und wie viele Geräte mit dem wetime verbunden sind. Du hast die Möglichkeit, direkt an dieser Stelle verbundene Geräte zu trennen, oder du generierst einen Abmeldecode, um das wetime auszuloggen.
Hast du deinen wetime-Zugang erstellt, kannst du zurück in die Listenübersicht gehen. In der Listenübersicht siehst du neben dem Namen des jeweiligen wetimes, ob und mit wie vielen Geräten dieses verbunden ist (Verbindungen), wie viele Widgets genutzt werden (Widgets) und wie viele Zugangscodes & Accountzugänge existieren. Fährst du mit der Maus über den jeweiligen wetime-Zugang, erscheint rechts in dem grauen Balken ein Button mit drei Punkten. Über diesen Drei-Punkte-Button kannst du ein wetime deaktivieren oder löschen, zum Bearbeiten klickst du einfach auf das gewünschte wetime.
Hast du ein wetime deaktiviert, findest du diese in der Deaktivierten-Liste wieder und kannst es jederzeit wieder aktivieren. Durch das Deaktivieren bleiben alle Einstellung bestehen, jedoch werden die verbundenen Geräte getrennt und alle Zugangscodes/Tokens ungültig. Beim Reaktivieren müssen neue Codes/Tokens generiert und die Geräte erneut verbunden werden.
Löschst du ein wetime, werden alle Einstellungen sowie Zugangsdaten und verbundenen Geräte unwiderruflich gelöscht. Dies hat jedoch keinerlei Auswirkungen auf die erhobenen Bewegungsdaten. Diese bleiben in der Auswertung gespeichert!