Ab sofort hast du die Möglichkeit den neuen Dienstplan in der Beta-Version zu nutzen. 🎉

Du gelangst in den neuen Dienstplan über die Navigationsleiste und Dienstplan, wenn du auf "Dienstplan Beta" klickst. Es öffnet sich anschließend ein neuer Tab mit der Ansicht des neuen Dienstplans. Du kannst also parallel im alten und neuen Dienstplan arbeiten. Sobald der neue Dienstplan sich öffnet, hast du direkt zu Beginn die Möglichkeit die Neuheiten über eine Produkttour zu entdecken.

Außerdem sind weitere Vorteile des neuen Dienstplans, neben den genannten Neuheiten:

🚩Bitte beachte, dass der Dienstplan sich aktuell in einer Beta-Phase befindet. Das bedeutet, dass noch nicht alle Funktionen und Anzeigen derzeit implementiert sind. Um dir einen Überblick zu verschaffen, findet du in der folgenden Auflistung alles, was der neue Dienstplan schon jetzt zur Verfügung stellt🎉:

Solltest du Funktionen oder Informationen im neuen Dienstplan vermissen, kannst du jederzeit den alten Dienstplan öffnen. Alle Daten werden miteinander synchronisiert. Das bedeutet, planst du im neuen Dienstplan Einsätze, werden dir diese im alten Dienstplan angezeigt. Diese Logik wird auch in die andere Richtung angewendet.

ℹ️ Hinweis: Es könnte in manchen Fällen vorkommen, dass du den alten Dienstplan neu laden musst, um die Daten zu aktualisieren, solltest du Änderungen im neuen Dienstplan tätigen.

Du hast jederzeit die Möglichkeit über die Toolbar und dem Briefsymbol ✉️dein Feedback einzureichen. Wir freuen uns auf deine Nachricht. 🚀

Über die Toolbar, die sich im unteren Bereich des Dienstplans befindet, kannst du verschiedene Aktionen ausführen und dir bestimmte Informationen anzeigen lassen.

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Um schnell nach Mitarbeitenden, Schichten, Arbeitsbereichen oder Betrieben zu suchen und filtern, klicke einmal auf die Lupe 🔎 in der Toolbar. Gib nun ein Suchbegriff ein (Mitarbeitername, Schicht , Arbeitsbereich oder Betrieb und wähle in den Suchergebnissen den passende(n) Mitarbeiter, Bereiche oder Schicht an.

Sobald du die Auswahl getroffen hast, wird dir im Dienstplan die zutreffenden Ergebnisse angezeigt.

Es gibt drei Wege, um den gesetzten Filter zu entfernen oder zu ändern:

ℹ️ Hinweis: Solltest du mehrere Bereiche, Schichten oder nach Tätigkeiten, Anstellungstypen oder Eigenschaften filtern wollen, kannst du das über die Ansichten einstellen.

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Den Button ➤ zum Veröffentlichen von Einsätzen und Abwesenheiten findest du unten in der Toolbar auf der rechten Seite.

Sind alle Einsätze in deinem ausgewählten Zeitraum veröffentlicht, ist das Zeichen ausgegraut. Sobald du in dem ausgewählten Zeitraum neue Einsätze erstellst, erscheint das Symbol in gelb zeigt dir zusätzlich die Anzahl der Änderungen an.

Klickst du auf das Symbol, wird dir automatisch der ausgewählte Zeitraum angezeigt.

💡Tipp: Du kannst den Zeitraum auch anpassen, um für mehrere Wochen auf einmal zu veröffentlichen.

Je nach dem welche Ansicht und Gruppierung du dir anzeigen lässt, werden dir alle Daten aus der Gruppe 1 deiner Ansicht angezeigt. Du siehst direkt in Klammer, wo und wie viel Änderungen sich in dem Zeitraum befinden und bestimmst mit einem Setzen des Hakens, welche Einsätze veröffentlicht werden sollen.

ℹ️ Hinweis: Somit ist kannst du je nach Ansicht für unterschiedliche Mitarbeitergruppen, Arbeitsbereiche, Betriebe etc. Änderungen veröffentlichen.

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Ist der Dienstplan noch nicht veröffentlicht, kannst du Schichten einfach löschen und die Änderung wird direkt gespeichert.

Bereits veröffentlichte Schichten werden allerdings erst dann komplett gelöscht, wenn du diese Änderung auch veröffentlichst. So vermeidest du, dass unbeabsichtigt eine geplante Schicht einem Mitarbeitenden nicht mehr angezeigt wird.

Um eine Schicht zu löschen, kannst du auf das Müllereimersymbol direkt rechts neben der Einsatzkarte klicken oder du öffnest die Schicht und klickst unten links auf Löschen.

Du kannst gelöschte Schichten nun auf zwei Wege veröffentlichen:

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Du bestimmst, welchen Zeitraum du dir im Dienstplan anzeigen lassen willst- von einem Tag bis 31 Tage ist alles möglich.

Dafür klickst du oben mittig auf die Zeitraumauswahl und definierst entweder über die Auswahl der Kalendertage, welchen Zeitraum du dir anzeigen lassen möchtest.

Oder du klickst auf die Schnellfunktionen, wie "Heute" oder "Nächsten 7 Tage", wobei immer vom gegenwärtigen Tag ausgegangen wird.

Möchtest du beispielsweise einen ganzen Monat auswählen, klickst du einfach auf den Monat "April 2026". Es werden die anschließend automatisch alle Tages des Aprils angezeigt.

Über die Pfeile < > neben dem Datum springst du die identische Anzahl an Tagen, die du ausgewählt hast, vor oder zurück.

Über die Pfeile < > innerhalb des Modals für die Zeitraumauswahl kannst du in den vorherige oder nächste Monat springen. Klickst du bspw. den Monat Februar 2026, wird automatisch der gesamte Monat ausgewählt.

Außerdem kannst du über die Skalierung links unten über Plus oder Minus die breite deiner Spalten genau bestimmen. Die Einsatzkarte passt sich immer entsprechend an.

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Du hast über den Dienstplan über zwei Wege Abwesenheiten oder Anträge zu erstellen.

Abwesenheit pro Tag direkt in der Übersicht eintragen:

Befindest du dich bspw. in der Mitarbeiter-Ansicht, kannst du direkt in der Übersicht auf das Flugsymbol klicken und die entsprechende Abwesenheitskategorie auswählen.

Alternativ kannst du auch in der Kennzahlen-Leiste mit der Maus über die Abwesenheiten fahren. Anschließend wird dir auch hier das Flugzeugsymbol zum Erstellen der Abwesenheit angezeigt.

🚩Wichtig: Die Abwesenheit automatisch genehmigt ist.

ℹ️ Hinweis: Diese Funktion steht dir nur zur Verfügung, wenn du die entsprechenden Rechte besitzt, genehmigte Abwesenheiten für die jeweilige Person erstellen zu dürfen.

Abwesenheit oder Antrag für mehrere Tage erstellen:

Möchtest du eine Abwesenheit oder einen Antrag für mehrere Tage über den Dienstplan eintragen, gehe über das ➕-Symbol in der Navigationsleiste und klicke auf "Abwesenheit.

Sobald du speicherst, erscheint die Abwesenheit bei dem Mitarbeitenden und in der Kennzahlenleiste bei den Abwesenheiten.

Dabei werden Anträge mit einer gestrichelten Linie umrandet oder in der Abwesenheitskennzahl als Antrag angezeigt.

Abwesenheitsantrag genehmigen oder ablehnen:

Um einen Abwesenheitsantrag zu genehmigen oder abzulehnen:

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Dir stehen automatisch unsere Standard-Ansichten (Mitarbeiter & Schichten), die du dir rechts oben auswählen kannst, zur Verfügung.

Zusätzlich zu den Standard-Ansicht hast du ab sofort die Möglichkeit, neue Ansichten zu erstellen, um genau zu bestimmen, nach welchen Regeln/Gruppierungen dir die Daten im Dienstplan angezeigt werden sollen. Außerdem befindet sich innerhalb der Ansicht eine Filtermöglichkeit verschiedener Daten, wie Betrieb, Arbeitsbereich, Anstellungstyp, uvm. und die Möglichkeit die Einsatzkarte zu individualisieren.

Klicke dafür links oben auf die Ansicht, die du gerade ausgewählt hast und gehe auf ➕Ansicht.

Du kannst deine Ansichten jederzeit bearbeiten oder löschen, indem du bei der Auswahl der Ansicht auf die drei Punkte klickst.

Du möchtest deinen Dienstplan nach Anstellungstypen gruppieren und dort jeden Mitarbeitenden in einer Spalte mit den entsprechenden Einsätzen sehen. Zusätzlich möchtest du, das der Betrieb und der Arbeitsbereich angezeigt wird.

Du würdest demnach folgende Einstellungen treffen:

Alternativ könntest du auch in diesem Beispiel die Untergruppen 3 und 4 entfernen und dafür die Einsatzkarte über die Informationen anpassen.

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ℹ️ Hinweis: Die Vorlagen aus dem alten Dienstplan werden nicht übertragen. Falls du sie benötigst, kannst du sie weiterhin im alten Dienstplan auswählen und im neuen Dienstplan als Vorlage speichern.

Du kannst im neuen Dienstplan neue Vorlage erstellen oder einen bestehenden Dienstplan eine Vorlage speichern - für einen oder einzelne Tag(e), für eine & zwei Woche(n) oder sogar für einen gesamten Monat.

Klicke dafür in der Toolbar auf das Plus-Symbol, gehe auf Vorlage und klicke rechts oben auf ➕Vorlage. Danach entscheidest du, ob du eine Vorlage aus einem leeren Dienstplan erstellen oder ob du die bestehenden Schichten aus dem aktuellen Dienstplan als Vorlage speichern willst.

🚩Wichtig: Es wird immer die aktuell ausgewählte Gruppierung/Ansicht für die Vorlagenerstellung übernommen.

Wenn du alle Einsätze der Vorlage hinzugefügt hast, gehst du einfach oben links auf "zurück".

🚩Wichtig: Nutzt du „Schichten übernehmen“, wird die aktuelle Gruppierung/Ansicht in der Vorlage mit gespeichert. Das heißt: Es werden alle Schichten von allen Mitarbeitenden und Arbeitsbereichen in der Vorlage übernommen. Möchtest du das nicht, sondern nur für einen speziellen Anstellungstyp oder Arbeitsbereich eine Vorlage speichern, setze dir vor der Vorlagenerstellung einen entsprechenden Filter in deiner Ansicht.

Wenn du alle Einsätze der Vorlage hinzugefügt hast, gehst du einfach oben links auf "zurück".

Möchtest du nun deine erstellte Vorlage hinzufügen, klickst du in der Toolbar auf das Plus-Symbol, Vorlage und wählst deine entsprechende Vorlage, die du hinzufügen möchtest, aus.

Du kannst deine Vorlagen jederzeit bearbeiten, indem du bei der Auswahl der Vorlage rechts auf das Stiftsymbol🖊️ klickst. Solltest du eine Vorlage löschen wollen, gehe zunächst über das Stiftssymbol in die Bearbeitung. Anschließend klickst du auf das Müllereimersymbol in der Toolbar.

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Du kannst die Mitarbeitenden im neuen Dienstplan über zwei Wege sortieren:

Mit dieser Funktion blendest du Mitarbeitende im Dienstplan mit wenigen Klicks aus und wieder ein. So behältst du den Überblick – gerade dann, wenn dein Team groß ist oder ggf. Mitarbeitende temporär nicht eingeplant werden müssen.

ℹ️ Hinweis: Folgende Einstellungen sind nutzerspezifisch und werden nicht global gespeichert.

Mitarbeitende ausblenden:

Mitarbeitende wieder einblenden

ℹ️ Hinweis: Über „+ Mitarbeiter“ werden dir nur Mitarbeitende angezeigt, die den jeweiligen Arbeitsbereich oder Betrieb auch in ihrem Tätigkeitsbereich hinterlegt haben.

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Je nachdem, welche Gruppierungsebene du im Dienstplan auswählst (z. B. Betrieb, Arbeitsbereich, Mitarbeitender oder Anstellungsart), können dir mehrere Kennzahlen angezeigt werden: Anzahl der Einsätze, Stunden, Tagesinformationen, Abwesenheiten, Wetterdaten, Spezielle Tage, Wochennotizen und Umsatz (Plan/Ist), Umsatzproduktivität, Ziel-Umsatzproduktivität & Stundenlimit. Dabei wird dir als Wert immer die Summer der entsprechenden Einträge oder Stunden im Bereich der ersten Gruppierungsebene für den jeweiligen Tag.

ℹ️ Hinweis: Schiebe mittig den kleinen Regler nach oben, um die Kennzahlen einzuklappen.

Kennzahlen ein-, ausblenden oder verschieben:

Du kannst übrigens KPIs im Dienstplan individuell anpassen – also Kennzahlen verschieben, ausblenden und bei Bedarf wieder einblenden. So siehst du genau die Infos, die du im Alltag wirklich brauchst.

ℹ️ Hinweis: Folgende Einstellungen sind nutzerspezifisch und werden nicht global gespeichert.

Kennzahlen wechseln & ausblenden:

Du kannst globale KPIs (Betriebs- und Arbeitsbereich) sowie bspw. die Tagesinformationen, Wetterdaten, Umsätze und Abwesenheiten direkt im Dienstplan mit einem Klick auf die jeweilige Kennzahl individuell verschieben oder ausblenden.

Wenn du eine Kennzahl ausgeblendet hast, kannst du sie auch schnell wieder zurückholen:

Umsatz-Kennzahl:

Folgende umsatzbezogene Kennzahlen, kannst du dir anzeigen lassen:

Wenn die Mitarbeitenden auf der ersten oder zweiten Gruppierungsebene angezeigt werden, kannst du dir Mitarbeiter-Kennzahlen einblenden: Sollstunden, Sollarbeitstage, Arbeitszeit (als Kennzahl und Zielerreichung), Resturlaub und das Urlaubskonto.

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Über Wunschzeiten können die Mitarbeitenden für die Planung angeben, welche Tage oder Schichten sie (nicht) bevorzugen. Wunschzeiten werden von den Mitarbeitenden über die gastromatic-App entweder für den gesamten Tag pro Arbeitsbereich oder für jede einzelne Schicht pro Arbeitsbereich angegeben.

🚩Wichtig: Auch wenn deine Mitarbeitende "nicht verfügbar" sind, kannst du sie dennoch einplanen, wenn du sie benötigst.

Die Wunschzeiten deiner Mitarbeiten siehst du, je nach dem welche Ansicht du ausgewählt hast, auf verschiedene Wege:

Beispiel Mitarbeiter-Ansicht (Mitarbeitende werden auf der zweiten Gruppierung angezeigt):

In der Mitarbeiteransicht werden dir die Tage direkt in der Übersicht entweder in grün oder in grau angezeigt.

Solltest du einen Einsatz planen, siehst du zusätzlich in der Übersicht für die Auswahl der Schicht, welche Schichten in grün und welche in rot angeben wurden.

Öffnest du eine geplante Schicht, siehst du dort zusätzlich die Angaben der Wunschzeiten des Mitarbeitenden.

Beispiel Schicht-Ansicht (Mitarbeitende werden pro Schicht geplant):

Planst du einen Einsatz für eine Schicht, siehst du in der Auswahl der Mitarbeitenden, direkt, welche Mitarbeitenden diese Schicht mit grün (verfügbar) angegeben haben. In der Auswahlliste werden immer alle verfügbaren Mitarbeitenden ganz oben angezeigt und alle Mitarbeitenden, die die Schicht in rot abgegeben haben, werden nach ganz unten sortiert.

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Die speziellen Tage und Wocheninformationen kannst du dir über die Kennzahlenleiste und "Events" ein- und ausblenden. Wie viele Spezielle Tage oder Wocheninformationen hinterlegt sind, siehst du an der Anzahl mit dem Stern am entsprechenden Tag.

Mit einem Klick auf die Anzahl, kannst du die Details ansehen. Dabei werden spezielle Tage immer mit einem Stern und Wochennotizen mit einem Stiftsymbol angezeigt.

ℹ️ Hinweis: Wocheninformationen sind nur sichtbar sind, wenn du in deiner Ansicht als Gruppe 1 "Arbeitsbereiche" stehen hast.

🚩Wichtig ist, dass die speziellen Tage aktuell nicht im neuen Dienstplan angezeigt werden und noch nicht erstellt werden können.

Du kannst dir Tagesinformationen anzeigen lassen, wenn du in deiner Ansicht auf Gruppe 1 entweder den Betrieb oder den Arbeitsbereich stehen hast.

Du siehst direkt in der Spalte, wie viele Tagesinformationen für den entsprechenden Tag hinterlegt sind.

Mehr Details erhältst du entweder, wenn du auf die Zahl klickst oder über den Pfeil rechts neben Tagesinformationen dir alle Informationen anzeigen lässt.

Um nun an einem bestimmten Tag eine Information hinzuzufügen, klickst du einfach in die entsprechende Spalte und gibst deinen Text ein.

Das Augensymbol zeigt dir direkt an, ob die Tagesinformationen für deine Mitarbeitenden in der gastromatic-App sichtbar sind.
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Möchtest du diese Einstellung oder generell die Tagesinformation bearbeiten, klickst du einfach auf die entsprechende Tagesinformation und "Tagesinfo" bearbeiten.

Mit einem Klick auf Tagesinformation & ➕Tagesinformation kannst du neue Tagesinformationen erstellen.

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Kurze Einordnung: Es kommt vor, dass dir automatisch freie Tage im Dienstplan angezeigt werden. Diese freien Tage werden automatisch generiert, wenn du in den Vertragsdaten deiner Mitarbeitenden feste Tage hinterlegt hast.

Es ist jedoch auch möglich freie Tage manuell einzutragen, um erkenntlich zu machen, dass der Mitarbeitende im besten Fall an diesem Tag keinen Einsatz geplant bekommt und somit einen freien Tag hat.

Im neuen Dienstplan kannst du freie Tage auf zwei Wegen anlegen:

Freie Tage, die du im alten Dienstplan erstellt hast, werden auch im neuen Dienstplan angezeigt.

🚩Wichtig zu wissen:

ℹ️ Hinweis: Diese Logik funktioniert nur in eine Richtung. Freie Tage aus dem neuen Dienstplan werden nicht im alten Dienstplan angezeigt.

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Mit dem Feature „Gastronomischer Tag“ legst du bei tagesübergreifenden Einsätzen fest, auf welchen Kalendertag die Arbeitszeit gebucht wird. Das ist besonders hilfreich für Bäckereien mit Produktion oder Diskotheken. Du entscheidest dabei, ob die gesamte Arbeitszeit dem Tag zugeordnet wird, an dem die Schicht startet, oder dem Tag, an dem sie endet. So kannst du die Kosten gezielt auf den Tag verlegen, an dem die Arbeit tatsächlich realisiert wird.

Um das Feature einzurichten, müssen in den Betriebseinstellungen unter “Betriebszeiten” zunächst die Betriebsöffnungszeiten, in denen der gastronomische Tag greifen soll, hinterlegt werden.

Dafür muss zunächst der Regler für “Mit Betriebszeiten arbeiten” aktiviert werden. Anschließend öffnen sich weitere Angabemöglichkeiten.

Unter “Gastronomischer Tag gültig ab” gibst du Startdatum für die Logik des Gastronomischen Tags an, damit du rückwirkend keine Daten, die bereits abgerechnet wurden, veränderst.

Anschließend gibst du an den verschiedenen Wochentagen die Betriebszeiten (von-bis) an. Außerdem bestimmst du, ob die die Betriebszeit am Vortag beginnt, oder nicht.

ℹ️ Hinweis: Berücksichtige bei der Angabe der Betriebszeiten bitte, dass die Mitarbeitenden ggf. früher einstempeln können. Je nach Regel in den Zeiterfassungsmodellen, solltest du demnach einen kleinen “Puffer” einbauen, wenn du zulässt, dass Mitarbeitende Gleitzeitstempeln dürfen. Beispiel: Du hinterlegst in den Betriebszeiten, dass der gastronomische Tage von 22-06 Uhr greifen soll. Der Mitarbeitende wird nun von 22-06 Uhr geplant (gastronomischer Tag greift), stempelt jedoch um 21:55 Uhr ein. Somit würde der gastronomische Tag nicht mehr ausgelöst werden (siehe Beispiel Bäckerei).

Beispiel “Beginn am Vortag”:

Sobald du die Einstellung abspeicherst, wird die Logik des gastronomischen Tags bei der Planung im neuen Dienstplan, ab dem Zeitpunkt angewendet, den du in den Betriebszeiten als Startdatum für den gastronomischen Tag hinterlegt hast, angewendet.

ℹ️ Hinweis: Die Logik wird nur angewendet, wenn die geplanten Zeiten innerhalb der angegeben Betriebszeiten beginnen. Arbeitsbereiche oder Einsätze, die von diesen Zeiten nicht betroffen sind, können ganz normal (auch über den alten Dienstplan) geplant werden.

Folgende Einstellungen sind getroffen: Betriebszeiten MO-SO von 22:00 Uhr - 18:00 Uhr. Die Arbeitszeit beginnt immer am Vortag.

Du planst nun einen Mitarbeitenden in der Backstube und möchtest, dass die Person in der Nacht von Sonntag auf Montag ab 22:30 Uhr bis Montagmorgen um 07:00 Uhr arbeitet.

Du planst nun die Schicht im neuen Dienstplan am Montag von 22:00 Uhr bis 07:00 Uhr. Die gesamte Arbeitszeit samt Kosten werden auf den Montag gebucht.

ℹ️ Hinweis: Die Logik wird nur angewendet, wenn die geplanten Zeiten innerhalb der angegeben Betriebszeiten beginnen. Planst du eine Schicht für Sonntagnacht 21:00 Uhr auf Montag 06:00 Uhr, würde die Arbeitszeit vollständig auf den Sonntag gebucht werden, da du in den Betriebszeiten ab 22:00 Uhr angegeben hast.

Diese Berechnungslogik wird nun auch in allen Bereichen von gastromatic angewendet:

🚩Wichtig: Urlaube und Wunschzeiten sind von dieser Logik nicht betroffen und müssen von den Mitarbeitenden logisch beantragt/eingetragen werden.

Folgende Einstellungen sind getroffen: Betriebszeiten FR-SO von 22:00 Uhr - 06:00 Uhr. Die Arbeitszeit beginnt nicht am Vortag.

Du planst nun einen Mitarbeitenden an der Bar und möchtest, dass die Person Freitag auf Samstag in der Nacht um 00:30 Uhr bis Samstagmorgen 06:00 Uhr Uhr arbeitet.

Du planst nun die Schicht im neuen Dienstplan am Freitag von 00:30 Uhr bis 06:00 Uhr. Die gesamte Arbeitszeit samt Kosten werden auf den Freitag gebucht.

ℹ️ Hinweis: Die Logik wird nur angewendet, wenn die geplanten Zeiten innerhalb der angegeben Betriebszeiten beginnen.

Diese Berechnungslogik wird nun auch in allen Bereichen von gastromatic angewendet:

ℹ️ Hinweis: Urlaube und Wunschzeiten sind von dieser Logik nicht betroffen und müssen von den Mitarbeitenden logisch beantragt/eingetragen werden.

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