In den Konten erhältst du eine Übersicht über die Startwerte des Mitarbeitenden mit gastromatic und ebenso über die Guttage, Urlaubstage und weitere Abwesenheiten. Um die Konten einsehen und ggf. bearbeiten zu können, musst du die Mitarbeiterdetails öffnen. Drei Wege führen dich dorthin:
Mitarbeiterverwaltung 👤: Du öffnest die Mitarbeiterverwaltung und klickst den gewünschten Mitarbeitenden an und wählst dann über die Spalte Konten aus.
Auswertung 📈: Du hast nach Mitarbeitern gruppiert und machst einen Rechtsklick in die Zeile des gewünschten Mitarbeitenden und wählst "Mitarbeiter bearbeiten" und dann über die Spalte Konten aus.
Dienstplan 📅: Du befindest dich in der Mitarbeiteransicht und klickst auf den Namen des Mitarbeitenden und wählst dann über die Spalte Konten aus.
Navigation
Startwerte
Um die verschiedenen Konten (Arbeitszeit-/Überstunden-, Guttage, Zeitzuschlags-, Zeitregistrierungs-, Urlaubskonto) richtig berechnen zu können, ist es erforderlich ein Startdatum mit gastromatic festzulegen. Dabei handelt es sich um ein Pflichtfeld, das bereits bei Anlegen eines neuen Mitarbeitenden ausgefüllt werden muss. Im Nachgang kann man das Datum jederzeit anpassen. Ist das Startdatum eingepflegt, können die Startwerte der einzelnen Konten eingetragen werden.
🚩Wichtig: Das Startdatum wird automatisch von dem gesetzten Startdatum im Betrieb übernommen und hinterlegt. Solltest du das Startdatum einzelner Mitarbeitenden anpassen wollen, dann kannst du das natürlich hier an dieser Stelle tun.
Startdatum mit gastromatic
Ab dem eingetragenen Datum werden Löhne, Abwesenheiten und Sollarbeitszeiten berechnet.
ℹ️ Hinweis: Eintragungen, die vor dem Startdatum liegen, bspw. Urlaubstage und Arbeitszeiten, werden bei der Berechnung nicht berücksichtigt.
Auch wird der Mitarbeitende nicht im Dienstplan/ Auswertung etc. angezeigt, solltest du einen Zeitraum dir anzeigen lassen, der vor dem Startdatum des Mitarbeitenden ist.
Guttagekonto
Hier gibst du an, wie viele Guttage dein Mitarbeitender zum Startzeitpunkt mit gastromatic hat. Du kannst auch negative Guttage angeben. Die Anzahl, die du hier einträgst, siehst du dann auch in der Übersicht des Guttagekontos des Mitarbeitenden.
Überstunden-/Arbeitszeitkonto
Hier gibst du an, wie viele Plus- oder Minusstunden dein Mitarbeitender zum Startzeitpunkt mit Gastromatic hat. Diesen Wert findest du in der Auswertung auf dem Überstunden- bzw. Arbeitszeitkonto deines Mitarbeitenden wieder. Der Wert ist als Saldokorrketur eingetragen.
ℹ️ Hinweis: Im Gegensatz zum Überstundenkonto, beinhaltet das Arbeitszeitkonto zudem als saldorelevanten Zeiten, bspw. Saldokorrekturen, Zeitzuschläge. Aus diesem Grund können die Werte der beiden Konten voneinander abweichen.
Ebenso verhält es sich mit den eingetragenen Werten beim Zeitzuschlagskonto 📖 und Zeitregistrierungskonto (🇨🇭, 🇦🇹) 📖.
Offener Resturlaub Vorjahr/Genommene Urlaubstage vom Jahresanspruch
Hat dein Mitarbeitender noch Urlaub aus dem Vorjahr, den er nicht genommen hat, trägst du diesen beim Resturlaub ein. Ist kein Resturlaub mehr offen, lässt du das Feld frei. Hat dein Mitarbeitender bereits in dem Jahr, in dem er mit gastromatic startet von seinem Jahresurlaub Tage in Anspruch genommen, trägst du diese im untersten Feld ein. Diese eingetragenen Tage findest du in der Übersicht des Urlaubskontos wieder.
ℹ️ Hinweis: Du kannst nur eines der beiden Felder ausfüllen. Da diese sich gegenseitig ausschließen. Hat dein Mitarbeitender noch Resturlaub vom Vorjahr, kann er keinen vom laufenden Jahr genommen haben.
Urlaubskonto
Im Anstellungsverhältnis hast du die Möglichkeit einen Urlaubsanspruch anzugeben bzw. automatisch berechnen zu lassen. Sollte dein Mitarbeitender erst im Laufe des Jahres eingetreten sein oder im Laufe des Jahres austreten, trägst du trotzdem den vollen Jahresurlaubsanspruch ein. In der Berechnung des Urlaubskontos werden die Startwerte, das Eintritts-/Austrittsdatum, die hinterlegten Urlaubsregeln und die eingetragenen Abwesenheiten berücksichtigt. In der untersten Zeile siehst du den Urlaubsanspruch deines Mitarbeitenden für das gesamte Jahr und wie viele Tage er davon genommen hat. Daraus ergibt sich dann der Resturlaub für das laufende Jahr.
ℹ️ Hinweis: Wenn du auf die Anzahl genommener Urlaubstage in einem Monat klickst, siehst du sofort, an welchen Tagen in diesem Monat der Mitarbeitende Urlaub hatte.
Über das Feld "+ Urlaubsausgleich" kannst du deinem Mitarbeitenden Urlaubstage hinzufügen oder auch abziehen bzw. Korrekturen für das Urlaubskonto durchführen. Wenn sich der Urlaubsanspruch allerdings dauerhaft ändert, solltest du diesen über das Anstellungsverhältnis anpassen.
🚀 Beispiele:
positiver Urlaubsausgleich: Ist einer deiner Mitarbeitenden umgezogen, so kann dieser einen Sonderurlaubstag in Anspruch nehmen. Klicke in diesem Fall auf +Urlaubsausgleich und trage +1 in das Eingabefeld "Ausgleichswert" ein. Bei Name kannst dem Urlaubsausgleich einen Namen geben. Hier wäre die Angabe Sonderurlaub oder Umzug eine schlüssige Wahl. Füge den Ausgleich hinzu, indem du auf "Übernehmen" klickst. Der Urlaubsausgleich wird auf den Jahresurlaubsanspruch draufgerechnet.
negativer Urlaubsausgleich: Dies kann notwendig sein, wenn ein Mitarbeitender Minusstunden mit seinem Urlaubsanspruch ausgleichen möchte. In diesem Fall müsstest du aber auch in der Auswertung zusätzlich eine Saldokorrektur 📖 erstellen, um das Arbeitszeitkonto auszugleichen.
🚩Wichtig: Urlaubstage aus dem Vorjahr werden nur mithilfe des Jahresübertrages 📖 in das laufende Kalenderjahr mit übernommen.
ℹ️ Hinweis: Befindet sich ein Mitarbeitender in Elternzeit, wird der Urlaubsanspruch nicht automatisch gekürzt. Die Kürzung des Anspruchs muss manuell über das Urlaubskonto als Ausgleich eingetragen werden.
Guttage
Arbeitest du mit Guttagen kannst du dir über das Guttagekonto die Historie von Auf- und Abbau von Guttagen anzeigen lassen. In dieser Historie werden auch die angegeben Guttage aus den Startwerten mit gastromatic aufgeführt. Arbeitest du mit der Guttageregel 📖 im Anstellungsverhältnis, werden hier automatisch Guttage generiert und ggf. auch abgebaut.
Über das Feld "+ Guttag hinzufügen" bzw. "+ Guttagausgleich" kannst du deinem Mitarbeitenden Guttage gutschreiben oder auch abziehen.
🚩Wichtig: Guttage aus dem Vorjahr werden nur mithilfe des Jahresübertrages 📖 in das laufende Kalenderjahr mit übernommen.
Weitere Abwesenheiten
Hierüber werden dir jegliche Abwesenheiten (bspw. Schule, Krankheit), die in gastromatic eingetragen wurden, samt Anzahl aufgelistet. Zudem kannst du dir anzeigen lassen, für welche Daten diese Abwesenheiten eingetragen wurden, indem du auf die Anzahl klickst.
