🚩Wichtig zu wissen: In diesem Artikel werden alle verfügbaren Funktionen erklärt. Bitte beachte, dass möglicherweise nicht alle davon in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten sind. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
Hast du alle Mitarbeiterdaten gepflegt 📖 und deine Mitarbeitergruppen 📖 angelegt, ist das Fundament gelegt. Bevor du den Assistenten starten kannst, musst du noch definieren, welche Schichten er für dich anhand deiner Kriterien vergeben soll. Um anschließend den Dienstplan erfolgreich automatisch zu planen, sind noch ein paar Angaben im Assistenten zu bestimmen.
Leifaden
Bedarfsplanung
Assistent starten
Bedarfsplanung
Den Bedarf planst du, indem du im Dienstplan für jede zu besetzende Schicht eine Schichthülle 📖 in den betreffenden Arbeitsbereichen erstellst. Die beste Übersicht, welchen Bedarf du zu decken hast, bekommst du in der Schichtansicht. Hast du dein Grundgerüst für den Mitarbeiterbedarf gebaut, kannst du dir dieses Schichtgerüst als Vorlage 📖 abspeichern und in einer anderen Woche wieder einfügen. Du kannst dir beliebig viele Vorlagen erstellen, die zu deinem geplanten Gästeaufkommen und/oder Umsatz passen. Bei jeder Schichthülle kannst du Anforderungen (Tätigkeit, Skill, Eigenschaft, Anstellungstyp) hinterlegen, die bei der Planung berücksichtigt werden sollen.
Assistent starten
Um den Assistenten über den Zauberstab in der oberen Leiste rechts starten zu können, musst du den Dienstplan zunächst speichern. Dann kannst du den Assistenten starten und die ausstehenden Angaben tätigen. Anschließend lässt du die Schichthüllen vom Assistenten verteilen.
ℹ️ Hinweis: Falls du dein Schichtgerüst mit offenen Schichten erstellst, darfst du diesen Dienstplan nur speichern und in keinem Fall veröffentlichen. Da der Assistent die offenen Schichten nicht mehr vergeben kann, sobald diese veröffentlicht sind.
① Zeitraum
Planungszeitraum
Damit der intelligente Helfer weiß, für welchen Zeitraum Schichten besetzt werden sollen, gibst du ihm dafür einen definierten Zeitraum vor – den Planungszeitraum.
Der Planungszeitraum können einzelne Tage, aber auch ein ganzer Monat sein.
ℹ️ Hinweis: Der Planungszeitraum kann den Automatisierungszeitraum von maximal einem Monat nicht überschreiten. Bei dem Automatisierungszeitraum handelt es sich um einen von gastromatic definierter Zeitraum (4-5 Wochen), in dem ein automatisierter Dienstplan geschrieben werden kann.
Damit du das beste Ergebnis vorgeschlagen bekommst, betrachtet der intelligente Helfer alles, was um deinen Planungszeitraum und Automatisierungszeitraum herum liegt. Beim Optimierungszeitraum wird ein Kalendermonat + angrenzende Tage in einer Kalenderwoche betrachtet. Dies ist wichtig, damit bereits bestätigte Arbeitszeiten, genehmigte Abwesenheiten, Wochenendarbeit usw. in die automatisierte Planung miteinbezogen werden können.
Arbeitsbereiche
Zunächst hast du zwei Optionen, wie du die Arbeitsbereiche planen möchtest. Die Eigenschaften der Planung legst du im nachfolgenden Schritt (② Mitarbeiter) fest.
Arbeitsbereiche unabhängig planen
Möchtest du für jeden Arbeitsbereich andere Merkmale zur Planung festlegen, kannst du die ✅ Checkbox aktivieren.Arbeitsbereiche abhängig planen
Willst du mehrere Arbeitsbereiche mit den gleichen Merkmalen (z. B. Auswahl von gleichen Mitarbeitergruppen, Planungstyp usw.) vom intelligenten Helfer planen lassen, lässt du die Checkbox ✅ deaktiviert. Im Feld darunter hast du dann die Möglichkeit die Arbeitsbereiche auszuwählen, die du gleichzeitig planen möchtest.
② Mitarbeitende
In diesem Schritt entscheidest du, welche Mitarbeitenden automatisch geplant werden sollen.
Hast du zuvor Arbeitsbereiche unabhängig planen ausgewählt, kannst du hier die Arbeitsbereiche einzeln auswählen, die du planen möchtest. Gehe hierzu auf +Arbeitsbereich.
Hast du dich für die Variante abhängig planen entschieden, kommst du direkt in die Ansicht, wo du siehst, welche Mitarbeitende für die Planung berücksichtigt werden.
Für die gewählten Arbeitsbereiche kommen alle Mitarbeitenden infrage, die diesen Arbeitsbereich als Stammarbeitsbereich hinterlegt haben. Möchtest du das Portfolio an auswählbaren Mitarbeitenden erweitern, kannst du dich an folgenden Funktionen bedienen:
Alle Tätigkeitsbereiche berücksichtigen
Aktivierst du den Schieberegler, kannst du auch Mitarbeitende in die Planung mit einfließen lassen, die den gewählten Arbeitsbereich bei Weitere Arbeitsbereiche in ihrem Stammbetrieb (Tätigkeitsbereich 📖) hinterlegt haben.Alle Betriebe berücksichtigten
Aktivierst du diesen Schieberegler, kannst du auch Mitarbeitende aus anderen Betrieben einbeziehen. Voraussetzung ist, dass der Betrieb bei den Mitarbeitenden unter Weitere Betriebe (Tätigkeitsbereich 📖) hinterlegt wurde und der zu planende Arbeitsbereich dort ebenfalls hinterlegt ist.
Bei "Relevante Mitarbeiter" wird dir angezeigt, wie viele Mitarbeitende im gewählten Planungszeitraum zur Verfügung stehen. Klickst du auf die Zahl, kannst du sehen, um welche Mitarbeitende es sich dabei handelt.
ℹ️ Hinweis: Wenn du Arbeitsbereiche unabhängig voneinander planen möchtest, hast du die Option beide Schieberegler zu aktivieren. Entsprechend größer ist die Mitarbeiterauswahl für den Assistenten, um die Schichten zu vergeben.
🚀 Beispiele:
Mitarbeitende | Max | Lina |
Stammbetrieb | Hotel Rose | Restaurant Lilie |
Stammarbeitsbereich | Küche | Service |
weitere Betriebe | - | Hotel Rose |
weitere Arbeitsbereiche | Service | Service |
Planung | Hotel Rose, Arbeitsbereich Service | Hotel Rose, Arbeitsbereich Service |
Einstellung | Alle Tätigkeitsbereiche berücksichtigen aktiviert | Alle Betriebe berücksichtigen aktiviert |
Ergebnis | Er wird für Schichten im Service vorgeschlagen, obwohl sein Stammarbeitsbereich Küche ist.
Bei Deaktivierung der Option ist dies nicht möglich. | Sie kann für Schichten im Service in Hotel Rose vorgeschlagen werden, obwohl dies nicht ihr Stammbetrieb ist. |
Anschließend wählst du die Mitarbeitergruppen aus, die der Planungsassistent Helfer berücksichtigen soll. Möchtest du einzelne Mitarbeitende von der Planung ausschließen, kannst du dies über das Feld "Mitarbeiterausschluss" bestimmen. Über die Anzeige "ausgewählte Mitarbeiter" kannst du dann sehen, wie viele Mitarbeitende tatsächlich von den relevanten Mitarbeitenden für deine Planung herangezogen werden. Zudem bekommst du alle Mitarbeitende angezeigt, die bei der Planung ausgeschlossen werden aufgrund fehlender Daten 📖.
ℹ️ Hinweis: Die Anzahl der ausgewählten Mitarbeitenden kann kleiner sein, als die der relevanten Mitarbeiter, die Zielgruppe durch die Kriterien "Mitarbeitergruppe" und "Mitarbeiterausschluss" ggf. minimiert wird.
Wenn du unten links auf "Plan hinzufügen" klickst, kannst du zeitgleich mehrere Planungen starten. Für jede einzelne Planung, gehst du dann den bereits beschriebenen Prozess (② Mitarbeitende) durch.
③ Stunden-Check
Nachdem du in den vorherigen Schritten die Bedingungen für deine Planung festgelegt hast, prüfen wir ob deine Kapazität und dein geplanter Bedarf für den ausgewählten Zeitraum zusammen passen. Hier erfährst du, ob zu viele, zu wenige oder die optimale Menge an Mitarbeiteden für deine Planung zur Verfügung stehen.
Die Kapazität zeigt dir die Summe deiner verfügbaren Mitarbeiterstunden an. Diese wird anhand der ausgewählten Mitarbeitergruppen für den Optimierungszeitraum errechnet. Für Festangestellte werden die Sollstunden im entsprechenden Zeitraum herangezogen. Hierbei ist zu bedenken, dass die Sollstunden durch die in der Mitarbeitergruppe verwendete Stundenregelung verringert oder erhöht sein können. Diese "Schwankungen" sind in der Kapazität bereits berücksichtigt. Sollreduzierende genehmigte Abwesenheiten in dem Zeitraum werden ebenfalls berücksichtigt. Bei Aushilfen definieren sich die verfügbaren Stunden über die Beschäftigungsgrenzen und den Stundenlohn (z. B. 450€/9,35€ = 48,13 Monatssunden).
Die geplanten Stunden setzen sich zusammen aus den Schichthüllen und offenen Schichten sowie den genehmigten bezahlten Abwesenheiten (z. B. Urlaub). Des Weiteren zählen zu den geplanten Stunden alle für die Vergangenheit und Zukunft bereits geplanten Arbeitseinsätze der Mitarbeitenden.
Beim Stunden-Check gibt es drei mögliche Ergebnisse, die sich aus der Differenz zwischen Kapazität und geplanten Stunden ergeben:
Überkapazität
Hast du mehr Mitarbeiterstunden, als für deine Planung benötigt werden, liegt eine Überkapazität vor. In diesem Fall werden nicht alle Mitarbeitende auf ihre vertraglich festgelegten Stunden kommen.
ℹ️ Hinweis: Prüfe, ob wirklich eine Überkapazität vorliegt und nimm ggf. Anpassungen in deiner Planung vor. Die Tipps unterhalb deines Planungsergebnisses unterstützen dich dabei.Unterkapazität
Benötigst du für deine Planung mehr Stunden, als du an Mitarbeiterstunden zur Verfügung hast, liegt eine Unterkapazität vor. In diesem Fall werden nicht alle Schichten verteilt werden.
ℹ️ Hinweis: Prüfe, ob wirklich eine Unterkapazität vorliegt und nimm ggf. Anpassungen in deiner Planung vor. Die Tipps unterhalb deines Planungsergebnisses unterstützen dich dabei.Optimale Kapazität
Passen dein geplanter Bedarf und deine Mitarbeiterstunden zusammen, hast du eine optimale Kapazität.
Bleiben trotz Optimaler Kapazität oder Überkapazität Schichten übrig oder es kommen trotz Unterkapazität noch weitere fehlende Stunden hinzu, könnte dies damit zusammen hängen, dass
eine Unterkapazität pro Tätigkeit (Arbeitsbereich, Tätigkeit) besteht. 🠒 Hier könnten Weiterbildungen eine Lösung sein.
der Personalstamm die Anforderungen (Skill, Eigenschaften) nicht abdeckt 🠒 Hier könnten Weiterbildungen eine Lösung sein. Eventuell musst du auch deine Anforderungen überdenken.
dein Schichtgerüst nicht zu den Anstellungsverhältnissen passt (z. B. lange Schichten in Kombination mit restriktiven Stundenregelungen).
④ Kriterien
Über die Planungskriterien beeinflusst du das Ergebnis deiner Planung, d. h. die Einstellung der Berechnungsdauer hat Auswirkungen auf die Planungsqualität und mittels Planungstyp regelst du die Gewichtung Fairness, Arbeitszeit und Skills.
Berechnungsdauer
Du hast die Wahl zwischen "optimal" und "inviduell". Bei optimal beendet der Assistent die Planung, sobald er kein besseres Ergebnis erzeugen kann. Bei individuelle bestimmst du über den Schieberegler, wie lange der Assistent planen darf, d. h. ob es schnell gehen soll (das Ergebnis ggf. schlechter ist) oder ob der Assistent viel Zeit für die Planung bekommt.
ℹ️ Hinweis: Stellst du die individuelle Berechnungsdauer auf sehr hoch (ca. 30 Minuten), heißt das nicht, dass der Assistent auch so lange plant. Er beendet die Planung auch nach 5 Minuten, wenn er kein besseres Ergebnis erzeugen kann.Planungstyp
Hiermit gibst du dem Assistenten Regeln an die Hand, nach welchen er Mitarbeitende für deine Planung (Schichthüllen) vorschlagen soll. Die festgelegten Kriterien der Mitarbeitergruppen sowie allgemeine Einstellungen werden berücksichtigt. Umso höher eine Gruppe gewichtet wird, desto mehr versucht der Assistent Helfer die darin enthaltenen Einstellungen einzuhalten. Der Planungstyp wird in drei Gruppen unterteilt:
1. Fairness:
Hierunter fallen Einstellungen zu Mitarbeiterwünschen, wie Wunschzeiten, Wochenendarbeit, ebenso die faire Verteilung von besonderen Schichten und der Wochenendarbeit.
2. Arbeitszeit:
Hierbei werden alle Daten zu Sollzeiten, Arbeitszeitkonten, Schichtvergabe und Stundenregelung verwertet.
3. Skills:
In den Skills sind alle Infos zu Mitarbeitereigenschaften und Tätigkeiten einbezogen, die etwas über die Fähigkeiten deiner Mitarbeitenden aussagen.
Um dir das Planen mit dem Assistenten noch leichter zu machen, haben wir bereits Planungstypen für dich definiert, aus welchen du wählen kannst. Anhand des Netzdiagramms auf der linken Seite, siehst du auf einen Blick, wie die Gewichtung der einzelnen Gruppen beim gewählten Typ ausfällt. Die Gewichtung wird von weniger wichtig (1) bis sehr wichtig (3) eingeordnet. Außerdem geben wir dir noch eine Erklärung und eine Empfehlung mit an die Hand, sobald du einen der sieben Planungstypen aus dem Dropdown ausgewählt hast.
💡 Tipp: Wenn du mehrere Planungstypen zeitgleich ausprobieren und die Ergebnisse vergleichen möchtest, kannst du in Schritt ② Mitarbeitende einen weiteren Plan hinzufügen.
⑤ Übersicht
Zuletzt werden dir nochmal auf einen Blick die Informationen mithilfe derer der Assistenten plant dargestellt. Anschließend kannst du den Auftrag abschicken.
ℹ️ Hinweis: Während der Berechnung muss der Dienstplan nicht dauerhaft geöffnet bleiben, dass bedeutet, dass du währenddessen andere Sachen in gastromatic erledigen kannst. Du kannst dich sogar aus gastromatic ausloggen, ohne dass die Planung unterbrochen wird. Der Fortschritt wird dir in der oberen Leiste anstelle des Zauberstabes angezeigt.
⚠️ Achtung: Hat ein Kollege bereits einen automatische Planung von Arbeitsbereichen oder Mitarbeitenden gestartet, mit denen du ebenso eine Planung starten möchtest, erhälst du eine Fehlermeldung. Das zeitgleiche Planen von Arbeitsbereichen und Mitarbeitenden ist nicht möglich. Du musst warten, bis die Planung deines Kollegen für den Arbeitsbereich abgeschlossen und eingefügt/verworfen ist. Betroffene Mitarbeitende, könntest du von der Planung ausschließen.
Planung beenden
Hat der Assistent die Planung fertig gestellt ,erscheint ein Fenster, dass dir folgende drei Optionen bietet:
Planung einfügen
Du fügst den Vorschlag des Assistent direkt in den Dienstplan ein. Die offenen Schichten wurden durch Schichten ersetzt und du kannst dir die Planung in aller Ruhe ansehen und natürlich auch Änderungen vornehmen.Planung verwerfen
Die Planung wird gelöscht und der Assistent beendet.Planung verwerfen & neue Planung starten
Die Planung wird gelöscht und du kannst sofort eine Neue starten, d. h. du wirst sofort zum Start des Assistenten geleitet und kannst noch mal von vorne anfangen.