In der Auswertung findest du alle Daten deiner Mitarbeitenden hinsichtlich Dienstplan, Stempelzeiten und Abwesenheiten. Du hast die Möglichkeit die Arbeitszeiten anzupassen, zu bestätigen oder löschen. Die Abwesenheiten in der Auswertung sind bereits bestätigt, jedoch kannst du diese bearbeiten und löschen. Aus verschiedenen Gründen, können durch Arbeits- und Dienstplanzeiten Doppelungen und Überschneidungen entstehen. Wenn du deine Arbeitszeiten kontrollierst, solltest du auch diese beiden "Konflikte" beachten und lösen.
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Zeiten bearbeiten
💡 Tipp: Mit der richtigen Gruppierung 📖 und den entsprechenden Gruppenfiltern 📖, hast du die Zeiten deiner Mitarbeitenden im Blick und kannst diese zügig anpassen, bestätigen oder ggf. auch löschen.
Anpassen
Aus verschiedenen Gründen kann es notwendig sein, dass du Zeiten korrigieren musst, bspw. wenn sich der Mitarbeitende vergessen hat auszustempeln, gar nicht oder falsch gestempelt hat.
Du öffnest du Gruppierung, filterst ggf. nach unbestätigten oder verpassten Zeiten und klickst dann in die Arbeitszeit. Dann kannst du folgendes anpassen: Start-, Endzeit, Pause, Arbeitsbereich, Betrieb. Anschließend musst du die Änderungen 2x bestätigen.
Bestätigen
Möchtest du gestempelte und geplante Arbeitszeiten bestätigen, kannst zunächst danach filtern und anschließend über die Checkboxen ✅ rechts die Zeiten markieren. Dann klickst du auf "Arbeitszeiten eintragen" und bestätigst dies nochmal.
💡Tipp: Nachdem du die Zeiten bestätigt hast, kannst du diese zusätzlich von deinen Mitarbeitenden akzeptieren lassen. Mehr zu dieser Funktion, erfährst du hier.
Löschen
Möchtest du verpassten gestempelte oder bereits bestätigte Zeiten und auch Abwesenheiten löschen, gehst du ebenso vor, wie beim Bestätigen der Zeiten. Du hakst die Zeiten über die Checkboxen ✅ rechts an, klickst aber dann auf das Mülleimer-Symbol und bestätigst diese Änderung nochmal über "Arbeitszeiten löschen". können auch geplante, gestempelte oder bereits eingetragene Zeiten gelöscht werden. Gehe hier ebenso vor, wie beim bestätigen der Zeiten, nur klickst du den Mülleimer-Button an, statt die Arbeitszeiten zu bestätigen.
ℹ️ Hinweis: Geplante Zeiten, d. h. solche, die in der Zukunft liegen, kannst du in der Auswertung weder bearbeiten, bestätigen noch löschen. Diese Anpassungen musst du über den Dienstplan vornehmen.
Gleitzeit vor Dienstbeginn
Hast du in deinem Zeiterfassungsmodell bestimmt, dass du Gleitzeit vor Dienstbeginn erlaubst, wird die gestempelte Zeit vor dem geplantem Dienstbeginn als Ist-Arbeitszeit in der Auswertung herangezogen, sofern vor Dienstbeginn eingestempelt wurde.
In der Auswertung sieht das folgendermaßen aus: In der Spalte Aufenthaltsdauer wird dir in der ersten Zeile die Diensplanzeit (in grau) angezeigt und in der zweiten Zeile die gestempelte Zeit vor Dienstplanbeginn (in schwarz). Wenn du die Zeiten bestätigst, wir die gestempelte Zeit vor Dienstplanbeginn übernommen. Anpassungen kannst du auch hier vornehmen.
Hast du dich gegen Gleitzeit vor Dienstplanbeginn entschieden, sieht es in der Auswertung folgendermaßen aus: In der Spalte Aufenthaltsdauer wird dir in der ersten Zeile die Diensplanzeit (in grau) angezeigt und in der zweiten Zeile die geplante Startzeit (in schwarz). In der dritten Zeile wird dir dann die Zeit angezeigt, wann der Mitarbeitende eingestempelt hat. Bedingung ist hierfür: Der Mitarbeitende hat sich vor Dienstplanbeginn eingestempelt.
Gleitzeit nach Dienstbeginn
Hast du in deinem Zeiterfassungsmodell bestimmt, dass du Gleitzeit nach Dienstbeginn erlaubst, wird die gestempelte Zeit nach dem geplantem Dienstbeginn als Ist-Arbeitszeit in der Auswertung herangezogen, wenn dein Mitarbeitender erst nach nach Dienstbeginn eingestempelt hat.
In der Auswertung sieht das folgendermaßen aus: In der Spalte Aufenthaltsdauer wird dir in der ersten Zeile die Diensplanzeit (in grau) angezeigt und in der zweiten Zeile die gestempelte Zeit nach Dienstplanbeginn (in schwarz). Wenn du die Zeiten bestätigst, wir die gestempelte Zeit nach Dienstplanbeginn übernommen. Anpassungen kannst du auch hier vornehmen.
Hast du dich gegen Gleitzeit nach Dienstplanbeginn entschieden, sieht es in der Auswertung folgendermaßen aus: In der Spalte Aufenthaltsdauer wird dir in der ersten Zeile die Diensplanzeit (in grau) angezeigt und in der zweiten Zeile die geplante Startzeit (in schwarz). In der dritten Zeile wird dir dann die Zeit angezeigt, wann der Mitarbeitende eingestempelt hat. Bedingung ist hierfür: Der Mitarbeitende hat sich nach Dienstplanbeginn eingestempelt.
Doppelungen
Bei einer Doppelung handelt es sich um einen Konflikt und entsteht, wenn eine bestätigte Zeit und eine geplante Arbeitszeit an einem Tag auftreten. Um die Doppelung zu lösen, nutzt du den Gruppenfilter und wählst dort die Doppelung aus. Der Tag ist gelb hinterlegt und rechts siehst du ein Symbol mit 2 Kreisen. Du klickst auf dieses Symbol, dadurch öffnet sich die Doppelung. Du siehst, dass eine Zeit bestätigt und eine verpasst ist. Du hast die Option, die verpasste Zeit zu anzupassen zu bearbeiten oder zu löschen.
🚀 Beispiel: Dein Mitarbeitender hat morgens und abends eine geplante Schicht. Nachdem er nach der ersten Schicht nach Hause gegangen ist, hast du die erste Zeit des Tages bestätigt. Da eine Zeit bestätigt und eine noch geplant ist, entsteht eine Doppelung, sobald auch die zweite Schicht in der Vergangenheit liegt. Diese Doppelung soll dich darauf hinweisen, dass hier etwas nicht stimmig ist. War der Mitarbeitende abends doch nicht da oder hat er nicht gestempelt?
Überschneidungen
Bei der Überschneidung handelt es sich um einen Konflikt, welcher entsteht, sobald zwei Arbeitseinsätze oder ein Arbeitseinsatz mit einer Abwesenheit zeitgleich stattfinden.
Um die Überschneidung zu lösen, nutzt du den Gruppenfilter und wählst dort die Überschneidung aus. Der Tag ist rot hinterlegt und rechts siehst du ein Symbol mit 2 überlappenden Pfeilen. Klickst du auf dieses Symbol, öffnet sich die Überschneidung. Du siehst, dass sich eine Arbeitszeit mit einer geplanten Zeit oder Abwesenheit überlagert. Um die richtige Zeit bestätigen zu können, musst du zunächst die falsche Zeit/Abwesenheit löschen. Alternativ kannst du die Zeiten auch so bearbeiten, dass diese sich nicht mehr überschneiden.
