Möchtest du kennzahlenbasiert Dienstpläne schreiben und deine Dienstplanung durch Kennzahlen wie Umsätze und Ziel-Umsatzproduktivität optimieren, dann kannst du in gastromatic diese Daten aus einem POS-System für deine Planung nutzen. Gehe hierzu auf die linke hellblaue Sidebar, dort auf die 3 Punkte “Mehr” und dann auf “Externe Daten”. Hier siehst du in der Übersicht alle bestehenden Planungsdaten für deinen/deine Betrieb(e).

Hast du noch keine Planungsdaten angelegt, kannst du dies über den ➕Button tun. Es öffnet sich ein Modal, in dem verschiedene Informationen von dir abgefragt werden, um den Planungsdatensatz zu definieren. Hierbei kannst du die Schnittstelle zu einem POS auswählen und anlegen oder die manuelle Eingabe deiner Umsatzdaten festlegen. Wie du hierbei im Detail vorgehst, findest du hier📖.

Hast du bereits Planungsdaten angelegt, gelangst du mit einem Klick auf die jeweilige Karte deiner Planungsdaten auf die einzelnen Planungsdatentabellen.

ℹ️ Hinweis: Voraussetzung dafür, um bestehende Tabellen löschen, ändern und erstellen zu können, ist deine Berechtigung als Admin oder SuperAdmin. Andere Rollen haben hierfür keine Berechtigung.

Über die POS-Planungsdaten kannst du nun auch Informationen zu deinem Standort angeben. Diese Informationen benötigen wir für die Umsatzprognosen. Die Standortinformationen richten sich an gastronomische Betriebe. Über "Vorlage" kannst du die Eingabe pro Arbeitsbereich in einem Standort abkürzen, wenn die Infos übereinstimmen.

Möchtest du eine Planungsdatentabelle bearbeiten oder löschen, wählst du hierfür zunächst den Zeitraum und anschließend die entsprechende Tabelle aus. Über den Edit-Button mit dem Stift-Symbol kannst du diese bearbeiten. Um die Planungsdatentabelle zu bearbeiten, klickst du einfach in das jeweilige Feld (Ziel-Umsatzproduktivität, Plan-Umsatz, Ist-Umsatz) und bearbeitest den Wert. Anschließend klickst du rechts oben auf das grüne Disketten-Symbol zum Speichern. Klickst du oben neben dem Zeitraum und dem Edit-Button (Stift-Symbol) auf den Lösch-Button (Mülleimer-Symbol), wird die gesamte Planungsdatensatz gelöscht.

Über die beiden Datumsfelder kannst du dir den gewünschten Zeitraum für deine Planungsdatentabellen heraussuchen, d.h. für welchen Zeitraum (Gruppierung nach Kalenderwoche) du dir die Umsatzzahlen ansehen möchtest. Über den Button “aktuelle Woche” gelangst du immer wieder auf die aktuelle Woche.

In jeder Planungsdatentabelle je Kalenderwoche werden dir in Spaltenform die einzelnen Tage angezeigt. Pro Tag findest du mindestens 3 Zeilen, die dir angezeigt werden:

Ziel-Umsatzproduktivität:
Sie gibt dir deine gewünschte Produktivität (Quotient aus Umsatz und Mitarbeiterstunden) an. Anhand der Ziel-Umsatzproduktivität und des Umsatzes kannst du dir die benötigten Mitarbeiterstunden für den jeweiligen Tag errechnen und so optimal planen. Wie du dir im Detail deine aktuelle und deine Ziel-Umsatzproduktivität errechnen kannst, erfährst du in unserem Personalkompass 4.

Deine Zielstunden und deine Ziel-Umsatzproduktivität im Vergleich zur geplanten bzw. tatsächlichen Umsatzproduktivität kannst du dir im Dienstplan anzeigen lassen. Genauere Informationen dazu findest du hier📖. Falls du eine wiederkehrende Ziel-Umsatzproduktivität hast, dann kannst du die Eingabe durch eine sogenannte Konfiguration 📖 automatisieren.

Plan-Umsatz:

Den Plan-Umsatz kannst du hinterlegen, damit du dir die geplanten Umsätze sowohl im Dienstplan als auch in der Auswertung für die Zukunft betrachten kannst. So kannst du bspw. die Ziel-Umsatzproduktivität und die Personalkostenquote (=PKQ) für die Zukunft berechnen. Auch der Plan-Umsatz kann mittels einer Konfiguration automatisiert werden, d.h. durch die Umsatzprognosen📖.

Ist-Umsatz:

Der Ist-Umsatz meint den tatsächlich erwirtschafteten Umsatz. Verwendest du eine Schnittstelle zu einem Kassensystem, dann werden die Ist-Umsätze automatisch eingespielt. Je nach Anbieter erfolgt der Datenabgleich in regelmäßigen Abständen, das kann mehrmals pro Stunde oder einmal pro Tag sein. Weichen die angegebenen Werte von deinem tatsächlichen Umsatz ab, kannst du den Wert manuell korrigieren. Verwendest du die manuelle Eingabe der Umsätze, dann musst du händisch die Werte einpflegen. Der Ist-Umsatz wird benötigt, damit du dir im Dienstplan und in der Auswertung planungsrelevante und wirtschaftliche Daten anzeigen lassen kannst.

ℹ️ Hinweis: Wenn du eine Schnittstelle zu einem Kassensystem angelegt hast, dann beachte bitte, das kleinere Abweichungen der Umsätze systembedingt auftreten können.

Optional kannst du deine Planungsdatentabelle erweitern und weitere Zeilen hinzufügen. Sie dienen dir als Eingabehilfe für deine Plan-Umsätze. Diese Eingabehilfen sind statistische oder KI-basierende Prognosen. Durch den kleinen ➕Button hast du die Möglichkeit, dir die entsprechende Eingabehilfe auszusuchen und nach dem Hinzufügen durch den Editieren-Button (Stiftsymbol) manuell zu bearbeiten. Voraussetzung für die Prognosen ist, dass du die Standortinformationen (s.o.) ausgefüllt und eine Schnittstelle zu einem Kassensystem angelegt hast.

Möchtest du regelmäßig über deine Umsätze informiert werden, dann kannst du dir einen Planungsdaten(POS)-Report zukommen lassen. Informationen hierzu findest du in diesem Handbuch-Artikel 📖.

ℹ️ Hinweis: Den Planungsdaten(POS)-Report erhalten nur Super Admin und leitende Rollen wie Admins, Betriebsleiter und Arbeitsbereichsleiter, die über die Rechteverwaltung die Berechtigung für die Nutzung der Planungsdaten (POS) erhalten haben.