🚩Wichtig zu wissen: In diesem Artikel werden alle verfügbaren Funktionen erklärt. Bitte beachte, dass möglicherweise nicht alle davon in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten sind. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
Du hast die Möglichkeit ist gastromatic dein POS-Systems anzubinden. Welche das sind, und wie du das machst, kannst du in diesem Artikel nachlesen.
Zunächst kann nur der Super Admin auf die Planungsdaten (POS) bzw. die externen Daten zugreifen. Sollen alle oder einzelne Planer Zugriff auf die Planungsdaten (POS) bzw. die externen Daten oder Einsicht in Umsatz- und Leistungskennzahlen erhalten, muss dies über die Rechteverwaltung 📖 eingestellt werden.
ℹ️ Hinweis: Nur Admins oder der Super Admin können neue Planungsdaten (POS) anlegen und/oder löschen. Dürfen Betriebsleiter/Arbeitsbereichsleiter Planungsdaten (POS) sehen, sind nur die Planungsdaten (POS) einsehbar, die mit den Zuständigkeitsbereichen des jeweiligen Planers übereinstimmen.
Navigation
Cerberus API Falls dein Kassensystem hier nicht aufgeführt sein sollte, bieten wir diese API an, über die du selbst oder dein Tool eine Anbindung einrichten kannst, um die POS-Daten an gastromatic senden zu können.
Planungsdaten (POS) anlegen
Über das graue ➕-Symbol richtest du in drei Schritten deine Planungsdaten (POS) ein.
Gruppierung
Du gibst deinem Planungsdatensatz einen Namen und legst fest, ob dieser für einen ganzen Betrieb oder einzelne Arbeitsbereiche festgelegt werden soll.
Hast du nur eine Kasse in deinem Unternehmen bzw. eine Umsatzquelle, ist es sinnvoll, die Planungsdaten (POS) auf Betriebsebene anzulegen. 🚀 Beispiel: Du hast zwei Arbeitsbereiche: Restaurant und Bar und in jedem hast du eine Kasse, über welche die Umsätze erfasst werden. Du hast keine weiteren Umsatzquellen. Die Kosten und die Umsätze der Arbeitsbereiche fließen zusammen, dann ist die Abbildung der Planungsdaten (POS) auf Betriebsebene sinnvoll.
Die Einrichtung auf Arbeitsbereichsebene ist dann sinnvoll, wenn Arbeitsbereiche in gastromatic tatsächliche Betriebe widerspiegeln oder wenn die Umsätze wirklich getrennt in dem jeweiligen Arbeitsbereich erwirtschaftet wurden. In den meisten Fällen empfiehlt sich die Einrichtung auf Arbeitsbereichsebene.
ℹ️ Hinweis: Die Gruppierung der Planungsdaten (POS) kann im Nachgang nicht geändert werden. Für eine Änderung musst du die erstellten Planungsdaten (POS) löschen und einen neuen Planungsdatensatz anlegen.
Auswahl
Auf Betriebsebene wählst du über die Checkbox ✅ den Betrieb aus, für den du die Planungsdaten (POS) anlegen möchtest. Sobald du einen Betrieb ausgewählt hast, kannst du angeben, auf welche Bereiche die Zielstunden prozentual zu verteilen sind. Unter Anderem wird mit dieser Angabe das Stundenlimit 📖 im Dienstplan berechnet. In Summe müssen die einzelnen Prozentangaben 100 ergeben, andernfalls kannst du nicht fortfahren.
Auf Arbeitsbereichsebene wählst du über die Checkboxen ✅ die Arbeitsbereiche des Betriebes aus, die umsatz- und kostenrelevant sind.
Kassenzugänge
Zuletzt wählst du den Kassenzugang aus. Du kannst zwischen verschiedenen Kassenschnittstellen (wie z. B. gastronovi, helloTESS, Hypersoft, Lightspeed, Vectron, Ceberus-API uvm.) oder der manuellen Eingabe wählen. Hast du die Planungsdaten (POS) auf Arbeitsbereichsebene angelegt, musst du nun für jeden ausgewählten Arbeitsbereich den Kassenzugang auswählen, auch wenn er nur eine Kasse gibt bzw. nur in einem Arbeitsbereich Umsätze erwirtschaftet werden. Dann klickst du auf "Planungsdaten fertig anlegen", um diese zu speichern.
Übersicht Planungsdaten
Sobald du die Planungsdaten (POS) fertig angelegt hast, siehst du stets drei Zeilen in der Planungsdaten-Tabelle: Ziel-Umsatzproduktivität, Plan-Umsatz, Ist-Umsatz. Die Ziel-Umsatzproduktivität und den Plan-Umsatz musst du manuell eingeben, um das Stundenlimit im Dienstplan nutzen zu können. Der Ist-Umsatz wird nach Möglichkeit über deine Kasse eingespielt oder du trägst auch diesen manuell ein.
Du kannst dir die Umsätze für die aktuelle Woche oder für einen von dir ausgewählten Zeitraum immer auf Wochenebene anzeigen lassen.
Über den Müllereimer 🗑️kannst du die Planungsdaten (POS) löschen. Bitte beachte, dass wirklich alle Daten gelöscht werden!
Über das Stiftsymbol ✎ kannst die Schlüsselung der Arbeitsbereiche noch anpassen. Hier gibt es über "weiter" zusätzlich die Möglichkeit Änderungen an der Umsatzart und der Aggregation des Tages zu tätigen.
🚩Wichtig: Haben sich bisher keine Unstimmigkeiten bei den Umsätzen in gastromatic ergeben, dann empfehlen wir dir an dieser Stelle keine Änderungen vorzunehmen.
Umsatzart: Hier kannst du einstellen, auf welcher Basis die Umsätze berechnet werden. Die Höhe des Umsatzes kann je nach Einstellung unterschiedlich sein, da Umsätze beispielsweise nachträglich gebucht werden und dadurch auf einen anderen Tag verlegt werden. Standardmäßig ist die Einstellung auf "Rechnung" gesetzt. Kommt es jedoch zu Abweichung bei den Umsätzen in gastromatic, kannst du die Umsätze auf Basis von den Bestellung oder den tatsächlichen Bezahlung berechnen lassen.
ℹ️ Hinweis: Nicht alle Kassenanbieter bieten alle drei Optionen an. Du müsstest demnach einmal testen, ob nach deiner Umstellung, die POS-Daten in gastromatic ankommen.
Rabatt abziehen: Erhalten beispielsweise deine Mitarbeitenden einen Discount, kannst du an dieser Stelle einstellen, dass dieser Rabatt von den Umsätzen abgezogen werden soll.
ℹ️ Hinweis: Diese Rabatteinstellung bieten nicht alle Kassensysteme an.
Aggregation Tag: Mit dieser Einstellung kannst du bestimmen, ob die Umsätze für den gesamten Kalendertag (0-24 Uhr) oder für deinen Geschäftstag (bspw. 17-02 Uhr) in gastromatic eingespielt werden sollen.
In den folgenden Kapiteln werden dir alle Kassenschnittstellen sowie die Manuelle Eingabe im Detail erklärt.
Manuelle Eingabe
Nutzt du ein Kassensystem, zu dem wir bisher keine Schnittstelle anbieten, wählst du die "manuelle Eingabe" aus. Deine prognostizierten (Soll) und realisierten (Ist) Umsätze trägst du manuell ein.
ℹ️ Hinweis: Der Regler "Netto-Brutto" hat bei der manuellen Eingabe der Planungsdaten keine Funktion. Die Umsätze müssen netto eingeben werden, da es keine Möglichkeit gibt, diese um die Mehrwertsteuer zu bereinigen.
Kassenschnittstellen
Nutzt du ein Kassensystem, zu dem wir eine Schnittstellenanbindung anbieten können, wählst du den jeweiligen Kassenzugang aus. Wir bieten Schnittstellen zu folgenden Kassen an:
LINA (ehem. Amadeus 360)
copago
gastronovi
helloTESS
Hypersoft
Lightspeed G-Series (ehem. gastrofix) und K-Series
Matrix
Vectron (alte Version bis Herbst 2022)
naramis
micros
Vectron (neue Version ab Herbst 2022)
Ceberus API
Im nachfolgenden erfährst du, wie du genannte Kassensysteme an die Planungsdaten (POS) anbinden kannst.
Schnittstelle LINA (ehem. Amadeus)
Bei der Auswahl der Kassenzugänge klickst du auf LINA (ehem. Amadeus 360). Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem du eine Client ID und den geheimen Schlüssel eingeben musst. Diese beiden Datensätze, musst du zunächst in deinem LINA-Zugang generieren, indem du einen API-Client erstellst. ➚ Hierüber erfährst du, wie du den API Zugang erstellst.
Wenn du den API-Client erstellst, musst du folgende Angaben tätigen:
Titel: frei wählbar
Weiterleitungs-URI: https://app.gastromatic.de/cashbook/oauth2
Rechte: ✅ Artikelstammdaten lesen ✅ Journaldaten Kasse lesen
Sobald du diesen API-Client erzeugst, kannst du links die Client-ID und den geheimen Schlüssel kopieren und anschließend in den Kassenzugang in die Planungsdaten in gastromatic kopieren.
Sobald du die Client-ID und den geheimen Schlüssel eingegeben hast, klickst du auf "Verbindung zu LINA Kassensystem herstellen". LINA nutzt das OAuth2-Verfahren, dadurch ist eine erneute Bestätigung erforderlich, dass gastromatic auf die Kassendaten zugreifen darf. Umsätze aus der Vergangenheit (bis 2 Wochen) werden automatisch bei LINA angefragt und in gastromatic eingespielt. Da die Umsätze stets bei der Kasse angefragt werden, werden auch fehlende Umsätze, z. B. durch Verbindungsabbrüche, durch die Synchronisation nachgetragen. Die Kassendaten werden alle 30 Minuten (+/-) synchronisiert.
ℹ️ Hinweis: Die LINA Schnittstelle kann nicht in einem bestehenden Planungsdatensatz eingepflegt werden. Der bestehende Planungsdatensatz muss gelöscht und ein neuer angelegt werden. Die Umsätze aus der Vergangenheit werden synchronisiert, jedoch nicht die Planumsätze und die Zielumsatzproduktivität.
Schnittstelle copago
Bei der Auswahl der Kassenzugänge klickst du auf copago. Anschließend öffnet sich ein Fenster mit dem Geheimschlüssel. Diesen gibst du in deinem copago-Zugang ein.
Die Umsätze werden stündlich synchronisiert.
Umsätze aus der Vergangenheit können nicht übermittelt werden.
Die Authentifizierung erfolgt durch den gastromatic Geheimschlüssel.
Schnittstelle gastronovi
Bei der Auswahl der Kassenzugänge klickst du auf gastronovi. Anschließend öffnet sich ein Fenster mit dem Geheimschlüssel. Diesen gibst du in deinem gastronovi-Zugang ein. Dorthin gelangst du folgendermaßen: gastronovi Office Back - Einstellungen - Integrationen
Die Umsätze werden alle 12 Stunden synchronisiert.
Umsätze aus der Vergangenheit können nicht übermittelt werden.
Die Authentifizierung erfolgt durch den gastromatic Geheimschlüssel.
Schnittstelle helloTESS
Bei der Auswahl der Kassenzugänge klickst du auf helloTESS. Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem du den Sync. Zeitraum festlegen kannst. Hierbei geht es um Umsätze aus der Vergangenheit. Folgende Zeiträume können ausgewählt werden: 2 Tage, 1 Woche, 2 Wochen, 1 Monat, 2 Monate, 3 Monate. Des Weiteren muss die Backend URL, der Benutzer und das Kennwort eingetragen werden. Diese Zugangsdaten erhältst du vom helloTESS Support.
Schnittstelle Hypersoft
Bei der Auswahl der Kassenzugänge klickst du auf Hypersoft. Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem du den Sync. Zeitraum festlegen kannst. Hierbei geht es um Umsätze aus der Vergangenheit. Folgende Zeiträume können ausgewählt werden: 2 Tage, 1 Woche, 2 Wochen, 1 Monat, 2 Monate, 3 Monate. Nach Anlegen der Schnittstelle werden die Umsätze alle 15 Minuten synchronisiert. Des Weiteren musst du den Kunden und Auth. Token angeben. Diese erhältst du vom Hypersoft Support. Wähle danach dein Hypersoft-Profitcenter aus, welches vorher von Hypersoft freigeschaltet werden muss
⚠️ Achtung: Auf Seiten von Hypersoft können Kosten 💰 anfallen.
Möchtest du deine Hypersoft-Kasse auch zum stempeln via Fingerprint nutzen, erfährst du hier 📖, wie du die Schnittstelle einrichten kannst.
Schnittstelle Lightspeed G-Series
Bei der Auswahl der Kassenzugänge klickst du auf Lightspeed G-Series.
Des Weiteren gibst du die Betriebs-ID an, diese erhältst du vom Lightspeed Support.
ℹ️ Hinweis: Bitte beachte, dass du bei der Anbindung einer Lightspeed-Kasse vorab Lightspeed kontaktierst und dir dein POS-System für gastromatic freischalten lässt, damit die Zahlen übertragen werden können.
Schnittstelle Lightspeed K-Series
Bei der Auswahl der Kassenzugänge klickst du auf Lightspeed K-Series. Anschließend öffnet sich ein Fenster, dort klickst du auf "Anmelden". Du wirst auf die Lightspeed Login-Seite weitergeleitet. Dort autorisierst du dann gastromatic (beide Checkboxen ✅ anwählen). Zurück in gastromatic wählst du dann den Betrieb aus, der in der definiert ist und klickst zuletzt "Planungsdaten (POS) fertig anlegen".
ℹ️ Hinweis: Bitte beachte, dass du bei der Anbindung einer Lightspeed-Kasse vorab Lightspeed kontaktierst und dir dein POS-System für gastromatic freischalten lässt, damit die Zahlen übertragen werden können.
‼️ACHTUNG‼️Lightspeed K-Series NEW VERSION
Lightspeed-K hat eine Nachfolgeversion seiner Schnittstelle veröffentlicht.
Die alte Version der Schnittstelle wird von Lightspeed bald nicht mehr angeboten. Mit dem Wechsel auf "Lightspeed K-Series New Version" läuft die Übertragung deiner Umsatzdaten wie gewohnt weiter.
Solltest du bereits die Schnittstelle mit der alten Version angelegt haben, kannst du die neue Version über folgenden Weg in deinem bestehenden Umsatzbuch anbinden:
Gehe in gastromatic über die drei Punkte und "Externe Daten" auf "POS" und öffne die aktuelle (alte) Schnittstelle zu Lightspeed K-Series.
Klicke einmal auf das 🖊️Stiftsymbol, um die Schnittstelle zu bearbeiten.
Über "Weiter" kommst du in die Auswahl des Kassenzugangs.
Klicke auf "Kassenzugang hinzufügen" und wähle die neue Schnittstelle Lightspeed K-Series New Version aus.
Anschließend öffnet sich ein Fenster, dort klickst du auf "Anmelden". Du wirst auf die Lightspeed Login-Seite weitergeleitet. Dort autorisierst du dann gastromatic.
Zurück in gastromatic, schließt du die Anlage über "Planungsdaten (POS) ändern" ab.
🚩Wichtig: Bitte richte "Lightspeed K-Series New Version" im selben Umsatzbuch ein, in dem bereits Lightspeed K-Series eingerichtet ist, damit deine bisherigen Daten weiterhin durchgängig zugeordnet werden können.
Schnittstelle Matrix
Bei der Auswahl der Kassenzugänge klickst du auf Matrix. Anschließend öffnet sich ein Fenster, dort erhältst du einen Geheimschlüssel, den du in der Matrixkasse hinterlegst. Die Angabe der Kostenstelle ist optional.
ℹ️ Hinweis: Für einen historischen Import deiner Daten in gastromatic kannst du dich gerne direkt an deinen Ansprechpartner bei Matrix wenden.
⚠️ Achtung: Auf Seiten von Matrix können Kosten 💰 entstehend.
Schnittstelle Vectron
⚠️ Wichtig: ab Herbst 2022 wird diese Version von Vectron nicht mehr unterstützt. Wende dich für ein Update bzw. die neue Version bitte an deine Vectron-Kontaktperson.
Bei der Auswahl der Kassenzugänge klickst du auf Vectron. Anschließend öffnet sich ein Fenster, dort gibst du den Kassennamen (frei wählbar) und die Kassen-ID an. Diese kannst du der Vectron-Kasse entnehmen oder erhältst sie vom Vectron Support. Der Kassenschlüssel muss in der Vectronkasse hinterlegt werden.
Die Umsätze werden in Echtzeit (Intervall +/- 2 Minuten) synchronisiert.
Umsätze aus der Vergangenheit können nicht übermittelt werden.
Vectron Softwareversion: mind. 6.1.7 mit OS 2.2.3
In der "gastromatic-sales-interface.ini"- Datei auf der Kasse musst du folgende Adresse von gastromatic eintragen: https://custom.gastromatic.de.
⚠️ Achtung: Auf Seiten von Vectron entstehen Kosten 💰 für das Skript.
Schnittstelle naramis
Bei der Auswahl der Kassenzugänge klickst du auf naramis. Anschließend öffnet sich ein Fenster, hier gibst du aus deinem POS-System die entsprechenden Daten in die Felder Host, User, Password und Directory ein. Diese Informationen findest du in deinem Kassensystem-Backend. Deine Umsatzdaten werden in gastromatic alle 3 Stunden synchronisiert.
⚠️ Achtung: Auf Seiten von naramis können Kosten 💰 entstehen.
Schnittstelle micros
Bei der Auswahl der Kassenzugänge klickst du auf micros. Anschließend öffnet sich ein Fenster, hier gibst du aus deinem POS-System die entsprechenden Daten in die Felder Host, Directory, Filter, User, und Password ein. Diese Informationen findest du in deinem Kassensystem-Backend. Deine Umsatzdaten werden in gastromatic alle 3 Stunden synchronisiert.
Schnittstelle Vectron (neue Version)
Bei der Auswahl der Kassenzugänge klickst du auf den unteren Vectron-Button (=neue Version, die alte wird künftig nicht mehr unterstützt). Anschließend öffnet sich ein Fenster, hier gibst du aus deinem POS-System die entsprechenden Daten in die Felder API Key, Operater ID und Restaurant ID ein. Diese Informationen findest du in deinem myVectron-Zugang. Deine Umsatzdaten werden in gastromatic alle 3 Stunden synchronisiert.
⚠️ Achtung: Auf Seiten von Vectron können Kosten 💰 entstehen.
Schnittstelle apro
Bei der Auswahl der Kassenzugänge klickst du auf apro.
Anschließend öffnet sich ein Fenster, hier gibst du aus deinem POS-System den entsprechenden API-Key ein. Diese Information findest du in deinem Kassensystem-Backend. Deine Umsatzdaten werden in gastromatic alle 3 Stunden synchronisiert. Es werden ausschließlich Brutto-Umsätze in gastromatic eingespielt.
⚠️ Achtung: Auf Seiten von apro entstehen einmalige Kosten bei der Anlage.💰
Cerberus API
Mit dieser API kannst du dir selbst eine Schnittstelle einrichten oder eine über deinen Kassenanbieter errichten lassen, sofern diese oben nicht aufgeführt wird.
Bei der Auswahl der Kassenzugänge klickst du auf Cerberus API.
ℹ️ Hinweis: Solltest du diese Option noch nicht als Auswahl haben, melde dich gerne bei uns telefonisch im Support.
Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem dir ein Zugriffstoken angezeigt wird.
Diesen Token sowie die API Dokumentation benötigst du, um die Schnittstelle entweder intern einzurichten (bspw. über einen Export aus deinem Kassensystem) oder für den Ansprechpartner deiner Kassenschnittstelle, um diese einrichten zu lassen.
Über diese API können sowohl Brutto- als auch Netto-Umsätze in gastromatic eingespielt werden.
Sobald du speicherst und die Einrichtung (in deinem Kassensystem) erfolgreich abgeschlossen ist, werden direkt die Datenätze in Echtzeit synchronisiert.