🚩Wichtig zu wissen: In diesem Artikel werden alle verfügbaren Funktionen erklärt. Bitte beachte, dass möglicherweise nicht alle davon in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten sind. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
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Allgemeines
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz III (BEG III), das im September 2019 beschlossen wurde, soll auch die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung digitalisiert werden.
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) löst die Papierbescheinigung (auch als "gelber Schein" bekannt) ab. Damit geht einher, dass Arbeitnehmer die AU nicht mehr selbst an die Krankenkasse und den Arbeitgeber weiterleiten müssen, sondern der Austausch der Daten digital über die Telematikinfrastruktur stattfindet.
Seit dem 1. Januar 2023 müssen nun alle Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ihrer Beschäftigten elektronisch bei den Krankenkassen abfragen.
Für wen gilt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
Die eAU gilt grundsätzlich nur für gesetzlich Krankenversicherte.
Für Privatversicherte und Beihilfeberechtigte ändert sich nichts. Sie erhalten ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen weiterhin in Papierform und müssen diese selbst an ihren Arbeitgeber und die private Krankenversicherung bzw. Beihilfestelle versenden.
Auch für Minijobber in Privathaushalten gibt es keine Möglichkeit der eAU. Die Bescheinigung für kranke Kinder von Arbeitnehmern erfolgt auch weiterhin in Papierform.
Dementsprechend ist in den Stammdaten der Mitarbeitenden keine Auswahl einer privaten Krankenkasse vorgesehen, da in gastromatic grundsätzlich keine privaten Krankenkassen hinterlegt bzw. gepflegt werden.
Wann ist eine Anfrage von eAU-Daten zulässig und wann nicht?
Es ist systemseitig sichergestellt, dass eine Anfrage von eAU-Daten ausschließlich für gesetzlich Krankenversicherte und nur bei Vorliegen einer
Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit Vertragsarzt / Vertragszahnarzt (§ 295 Abs. 1 Satz 1 SGB V) oder
Arbeitsunfähigkeit wegen Arbeitsunfall und Berufskrankheiten (§ 201 Abs. 2 SGB VII) oder
Arbeitsunfähigkeit bei stationärer Krankenhausbehandlung Krankenkasse (§ 301 Abs. 1 Satz 1 SGB V)
generiert wird.
Eine Anfrage von eAU-Daten ist bei gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmern nicht zulässig bei:
einer Arbeitsunfähigkeit ohne Feststellung durch einen Vertragsarzt oder Vertragszahnarzt (dreitägige Karenzzeit),
einer Präventions- oder Rehabilitationsmaßnahme eines Sozialversicherungsträgers,
einer Vorsorgeleistung (Mutter-Kind- oder Vater-Kind-Maßnahme),
eines ärztlichen Beschäftigungsverbotes nach § 16 Absatz 1 Mutterschutzgesetz,
eines Bezuges von Kinderkrankengeld oder Kinderverletztengeld oder
einer durch einen Privatarzt festgestellten Arbeitsunfähigkeit.
Wie laufen Krankmeldungen zukünftig für gesetzlich Versicherte ab?
Ein erkrankter Mitarbeitender wird in der Arztpraxis untersucht und eine Arbeitsunfähigkeit wird vom Arzt festgestellt.
Der Arbeitnehmer meldet dem Arbeitgeber unverzüglich seine Arbeitsunfähigkeit. Diese Verpflichtung kann bereits vor dem Arztbesuch oder Krankenhausaufenthalt bestehen. Ebenfalls muss der Arbeitnehmer die voraussichtliche Dauer seiner Arbeitsunfähigkeit unverzüglich mitteilen.
Der Arbeitnehmer erhält von seiner Arztpraxis einen Ausdruck der AU-Daten für sich selbst. ℹ Hinweis: Die Arztpraxen sind bis auf weiteres gesetzlich verpflichtet sind, dem Arbeitnehmenden einen solchen Beleg weiterhin auszuhändigen.
Nach dem Arztbesuch, spätestens bis 24:00 Uhr, übermittelt die Arztpraxis die Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch an die Krankenkasse. Im Falle eines Krankenhausaufenthaltes übermittelt das Krankenhaus die Aufenthalts- und Entlassungsdaten an die Krankenkasse.
Der Arbeitgeber, ein Beauftragter (z.B. eine Steuerberatungskanzlei) oder eine Softwarelösung wie gastromatic sendet eine Anfrage nach der eAU an die Krankenkasse über deren Kommunikationsserver.
Die Anfrage der eAU kann erst erfolgen, wenn es wahrscheinlich ist, dass die eAU bei der Krankenkasse vorliegt. Falls ab dem 1. Krankheitstag eine AU vorliegen muss, kann somit erst am 2. Krankheitstag die Anfrage erfolgen. Falls ab dem 3. Krankheitstag eine AU vorliegen muss, kann die Anfrage am 4. Krankheitstag erfolgen.
Nach Erhalt der Anfrage stellt die Krankenkasse die eAU zum Abruf auf dem Kommunikationsserver bereit. Der Arbeitgeber erhält eine Benachrichtigung über die erfolgte Bereitstellung und kann die eAU-Anfrage anschließend versenden.
eAU mit gastromatic
Mit gastromatic bieten wir dir eine einfache Lösung, die eAU ganz bequem über unsere Software abzufragen und alle Daten sorgfältig zu pflegen.
Worauf musst du achten, wenn du mit der eAU-Abfrage über gastromatic arbeitest?
Das A und O bei der Nutzung der eAU-Abfrage über gastromatic ist eine regelmäßige Datenpflege! Folgende Daten müssen in gastromatic eingetragen und immer auf dem neusten Stand sein:
Der Name des Betriebs, die Betriebsnummer sowie Adresse des Betriebs muss im jeweiligen Betrieb korrekt eingetragen sein. Das kannst du unter Verwaltung und Betriebe prüfen und ggf. noch hinterlegen.
Alle Mitarbeitende müssen dem richtigen Stammbetrieb zugeordnet sein.
Alle Mitarbeitende müssen Vertragsdaten hinterlegt haben.
Des Weiteren müssen folgende Stammdaten bei den Mitarbeitenden zwingend befüllt sein:
Vor- und Nachname,
Geschlecht,
Geburtsdatum,
Art der Krankenversicherung,
Krankenkasse (für gesetzliche Arbeitnehmer),
🚩 Wichtig: Bei dem Eingabefeld "Krankenkasse" muss unbedingt auch bei Aushilfen die tatsächliche Krankenkassen (Bsp. Techniker) gepflegt werden, nicht die Knappschaft.
Sozialversicherungsnummer.
Wir empfehlen alle 6 Monate die oben genannten Daten bei deinen Mitarbeitenden abzufragen und ggf. anzupassen. Dazu bieten wir in gastromatic eine Erinnerungsfunktion an, welche du im eAU-Modell aktivieren kannst.
eAU-Einstellungen in gastromatic
💡 Um die eAU-Abfrage aus gastromatic nutzen zu können sind 3 Schritt notwendig:
relevante Daten müssen in gastromatic gepflegt sein
entsprechende Abwesenheitskategorien (Krankheit und Krankheit ohne Entgeltfortzahlung) müssen auf "Systemgenehmigung" gesetzt werden
Einstellungen der Abwesenheitskategorien
Zu diesem Menüpunkt gelangst du über die Einstellungen, Abwesenheiten & Abwesenheitskategorien.
Im ersten Schritt stellst du die Abwesenheitskategorien, die für die eAU-Abfragen verwendet werden sollen in den Einstellungen auf “Systemgenehmigung”.
Wir empfehlen dir ausschließlich die Kategorie “Krankheit” und “Krankheit ohne Entgeltfortzahlung” auf “Systemgenehmigung” zu stellen.
Du hast jedoch selbstverständlich die Möglichkeit weiterhin mit mehreren Abwesenheitskategorien bezogen auf Krankheitstage zu arbeiten.
Für die Umstellung gehst du in die Einstellungen - Abwesenheiten - Abwesenheitskategorien und öffnest bspw. die Krankheit. Unter Genehmigungspflichtiger Antrag? stellst du "Systemgenehmigung" ein. Die eAU wird automatisch ausgewählt.
Mehr Infos zu dieser Einstellung, findest du in diesem Handbuchartikel.
🚩 Wichtig: Bitte beachte, dass das Umstellen der (Standard- u./o. Individuellen-) Abwesenheitskategorien auf “Systemgenehmigung” nach den oben genannten Kriterien richtig erfolgen muss. Beispielsweise wäre eine Abwesenheitskategorie "Kind krank" nicht zulässig für die eAU-Abfrage.
Einstellungen des eAU-Modelle
Zu diesem Menüpunkt gelangst du über die Einstellungen, Abwesenheiten & eAU.
Im nächsten Schritt kannst du deine Regeln für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) angeben. Du definierst für die Mitarbeitenden deines gesamten Unternehmens, eines Betriebs, einer Abteilung, einer Gruppe von Rollen oder Anstellungstypen (oder auch individuell pro Mitarbeitender), nach wie vielen Tagen deine Mitarbeitende eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung benötigen. Wie genau du ein oder mehrere eAU-Modell(e) anlegst, erfährst du hier.
eAU-Abfrage über gastromatic
💡 Hinweis: Bevor auf den genauen Ablauf der eAU in gastromatic eingegangen wird, möchten wir dich noch darauf hinweisen, dass die eAU ab dem Zeitpunkt der oben genannten Umstellung/Einstellung in deinem Account funktioniert.
Hast du bereits Krankheiten in der Vergangenheit oder für die Zukunft eingetragen, kannst du diese einmal löschen und neu eintragen, damit der eAU-Prozess angestoßen wird.
Wie das genau funktioniert, erfährst du im folgenden Abschnitt.
Um dir den Ablauf der eAU über gastromatic gut erklären zu können, arbeiten wir mit einem Beispiel eAU-Modell, das besagt, dass die Mitarbeitenden ab dem 3. Tag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung benötigen.
Meldet sich nun ein Mitarbeitender bei dir für 2 Tage krank, trägst du zunächst die “Krankheit” über das Modul Abwesenheiten oder über den Dienstplan als ganze Tage ein. Die Abwesenheit wird automatisch genehmigt, da der Mitarbeitende erst ab dem 3. Tag eine AU braucht.
ℹ Hinweis: Werden Abwesenheiten der gleichen Kategorie an aufeinanderfolgende Tage über den Dienstplan eingetragen, werden diese Tage als eine gesamte Abwesenheit im Modul Abwesenheiten angezeigt.
Gibt dir der Mitarbeitende einen Tag später Bescheid, dass er doch länger krank ist, beim Arzt war und zusätzlich 3 weitere Tage krank ist, öffnest du dir die bereits eingetragene Krankheit und verlängerst den Zeitraum um 3 weitere Tage. Der Status der Abwesenheit wird automatisch auf “offen” gesetzt und die Abfrage an die Krankenkasse wird einen Tag später aus gastromatic verschickt.
💡Tipp: Möchtest du noch einen Schritt weitergehen und dir noch mehr Zeit und Aufwand ersparen, kannst du die entsprechende Abwesenheitskategorie für die Mitarbeitenden auswählbar machen. Somit können die Mitarbeitenden sich über die gastromatic-App krankmelden und das System der eAU funktioniert wie nachfolgend beschrieben. Du bestimmst dies in den Einstellungen der Abwesenheitskategorie unter Rechte.
Nachdem du die Abwesenheit gespeichert hast, siehst du jederzeit bei dem “i” in der Abwesenheit, wann die eAU-Abfrage aus gastromatic an die Krankenkasse versendet wird, ob die eAU-Anfrage bereits versendet wurde und wann mit einer Rückmeldung gerechnet werden kann.
ℹ Hinweis: Im Normalfall kannst du, sobald die eAU versendet wurde, mit einer Rückmeldung bis zum Folgetag rechnen. Es kommt jedoch ganz darauf an, wie schnell die eAU von der Arztpraxis an die Krankenkassen versendet und dort verarbeitet wird. Die eAU-Anfrage bleibt maximal 14 Tage bei der Krankenkasse bestehen. Sollte gastromatic bis dahin keine Rückmeldung haben, wird dir ein Konflikt angezeigt.
Zusätzlich werden dir folgende eAU-Informationen angezeigt: Bestätigung, Zeitraum der Bestätigung, Konflikte bei Abweichungen. Mehr zum Thema Konflikte, kannst du im nachfolgenden Kapitel lesen.
Wurde die eAU nun bei der Krankenkasse abgefragt und die eAU kann durch die Krankenkasse bestätigt werden, stellt sich der Status dieser Abwesenheit automatisch auf “genehmigt”. Die eAU-Inhalte kannst du danach einmal über das “i” rechts neben der Statusmeldung einsehen. Des weiteren findest du bei deinem Mitarbeitenden in der Ablage das entsprechende eAU-Dokument und einen Eintrag im Aktivitätenprotokoll.
ℹ Hinweis: An einer Benachrichtigungsfunktion bei Bestätigung der eAU durch die Krankkasse wird aktuell gearbeitet.
ℹ Hinweis: Das eAU-Dokument ist automatisch für den Mitarbeitenden in der gastromatic-App unter Dokumente und “Bescheinigung” sichtbar.
Folgebescheinigung:
Meldet sich dein Mitarbeitender anschließend erneut krank und hat sich durch einen Arzt krankschreiben lassen, erstellst du in gastromatic über das Abwesenheitenmodul eine neue Krankheit und startest damit den oben beschriebenen eAU-Prozess.
Genehmigungsstatus eAU
Generell gibt es in gastromatic verschiedene Abwesenheit-Status: Genehmigt, Abgelehnt, Offen.
Diese ermöglichen dir nach den verschiedenen Status zu filtern. Unter “Offen” gibt es weitere Unterkategorien, die du nutzen kannst, um den Genehmigungsstatus deiner eAU-Anfragen zu filtern. Dabei ist “Warten auf manuelle Genehmigung” für den eAU-Status nicht relevant.
Warten auf Systemgenehmigung: Dieser Status sagt dir, dass die eAU-noch versendet wird oder bereits versendet wurde.
Konflikt Systemgenehmigung: Dieser Status sagt dir, ob die Abwesenheit auf Grund eines oder mehrerer Konflikte nicht verschickt oder nicht bestätigt werden konnte. Welche Konflikte es gibt, kannst du hier nachlesen.
Konflikte bei eAU-Anfragen
Wir unterscheiden hier zwischen Konflikten, die dir bereits beim Eintragen einer Krankheit oder nach dem Versenden einer eAU-Anfrage (Anfrage noch offen) angezeigt werden und denen, die durch eAU-Rückmeldung durch die Krankenkassen auftreten können. Konflikte werden dir über das “i” in der Abwesenheit selbst angezeigt und wenn du mit der Maus über den Balken in der Abwesenheitsübersicht oder in der Antrag-Liste über das Blitzsymbol fährst.
Konflikte, da eAU-Anfrage nicht möglich
Grundsätzlich treten Konflikte bereits beim Erstellen einer Krankheit auf, wenn Daten fehlen. Welche Daten zwingend für eine eAU-Abfrage bei deinen Mitarbeitenden hinterlegt sein müssen, findest du in diesem Kapitel.
Welche Daten das sind, wird dir angezeigt, sodass du zunächst den Fehler beheben kannst und dann die Abwesenheit erneut erstellen kannst.
Außerdem erhältst du einen Konflikt, wenn dein Mitarbeitender privatversichert ist. In diesem Fall musst du die Abwesenheit manuell genehmigen. Du kannst jedoch erstmal die Abwesenheit auf “offen” stehen lassen und wartest mit der manuellen Genehmigung, bis der Mitarbeitende dir die AU vorlegt. Anschließend öffnest du die Abwesenheit und setzt den Status auf “genehmigt”.
Konflikte durch eAU-Rückmeldung
Kommt es durch die Rückmeldung der Krankenkassen zu einem Konflikt, kann das verschiedene Gründe haben.
Zeitraum nicht valide: Der Zeitraum der erstellen Abwesenheit ist länger als die eAU. Das bedeutet, nur ein Teil der erstellen Krankheit kann bestätigt werden. In diesem Fall solltest du erstmal Rücksprache mit deinem Mitarbeitenden halten. Du kannst die Abwesenheit manuell genehmigen oder verkürzen und für die nicht bestätigten Tage beispielsweise eine Abwesenheit Krankheit ohne Attest / mit fehlendem AU-Nachweis erstellen. Welchen Weg du hier gehst, hängt von euren internen Regelungen ab.
🚩 Wichtig: Ist die eAU, die durch die Krankenkasse bestätigt wird, länger als die eingetragene Abwesenheit, wird diese automatisch genehmigt. Du erkennst die eAU durch die gelbe Markierung hinter der Abwesenheit. Du hast anschließend die Option, die Abwesenheit zu verlängern oder du lässt sie so stehen, wie sie ist, wenn der Mitarbeitende bereits wieder arbeiten war.
eAU-Anfrage wurde abgeschlossen. Bei der Krankenkasse sind keine eAUs für das angefragte Datum vorhanden: Es liegt demnach nach 14 Tagen keine eAU bei der Krankenkasse vor. Auch in diesem Fall, würden wir empfehlen zunächst mit deinem Mitarbeitenden zu sprechen, ggf. liegt der Fehler auch bei der Arztpraxis. Du kannst anschließend entweder die Abwesenheit manuell genehmigen oder du bearbeitest die Abwesenheit und änderst die Kategorie bspw. in “Krankheit ohne Attest”. Welchen Weg du hier gehst, obliegt alleine dir- wir geben dir lediglich ein paar Möglichkeiten mit auf dem Weg.
Konflikte nach dem Versenden einer eAU-Anfrage
Wurde die eAU-Anfrage bereits an die Krankenkasse versendet und du wartest auf eine Rückmeldung, kann es in diesem Fall nur zu einem Konflikt kommen: “Anfrage wurde storniert”.
eAU-Anfragen werden nur aus einem Grund storniert: Es wurden nach dem Versenden entweder relevante Mitarbeiterdaten gelöscht oder die Betriebsnummer wurde entfernt. Kontrolliere in diesem Fall gerne einmal die Daten. Hast du den Fehler bereinigt, lösche die Abwesenheit und erstelle eine neue Krankheit zur eAU-Abfrage.
eAU-erneut anstoßen
Möchtest du eine eAU-Abfrage erneut anfragen, kannst du dies anstoßen, indem du die Abwesenheit öffnest und oben in dem Infofeld auf "eAU erneut anfordern" klickst.
