Externe Daten (sprich: Daten, die nicht in gastromatic erzeugt werden, sondern z. B. aus einem Fremdsystem in gastromatic übertragen werden) werden in gastromatic benötigt, um kennzahlenbasiert zu planen und die Wirtschaftlichkeit deines Betriebes sicherzustellen. In gastromatic bieten wir Schnittstellen sowohl zu Point-Of-Sales-Systemen (POS) als auch zu Property Management Systemen (PMS) und Reservierungssystem (RS) an. Die Schnittstellen ermöglichen es dir, mit den Kennzahlen aus den Fremdsystemen in gastromatic zu arbeiten. Über die Anbindung eines POS-Systems (lies dazu in diesem Artikel 📖) kannst du bspw. deine Umsätze, über die Anbindung eines PMS (lies dazu in diesem Artikel 📖) Informationen wie Reservierungen, Ein-/Auschecken von Gästen, Zimmerzuweisungen etc. im Dienstplan für eine noch bessere Planung einfließen lassen.

In gastromatic findest du die Möglichkeit der POS-System-/PMS&RS-Anbindung unter dem Modul “Externe Daten”. Gehe hierzu auf die linke graue Sidebar, klicke auf die 3 Punkte “Mehr” und dort auf “Externe Daten”. In der Übersicht kannst du oben bei “Art der Daten” über die beiden Tabs zwischen “POS” und "PMS&RS" wählen. Wenn du beides anbinden möchtest, dann kannst du hier zwischen den Daten aus den beiden Systemen hin- und herwechseln.

ℹ Hinweis: Das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Schnittstellen und Planungsdatentabellen darf nur vom Super Admin oder vom/von Admin(s) getätigt werden. Wer in deinem Betrieb die Tabellen sehen oder mit Kennzahlen im Dienstplan und in der Auswertung arbeiten darf, wird in der Rechteverwaltung definiert.

Unter “POS” verbergen sich die Daten, die vormals unter “Umsatzbuch” zu finden waren bzw. unter “Umsatzbuch” angelegt wurden. Wenn du bereits ein Umsatzbuch oder mehrere angelegt hattest, dann wird das automatisch von uns übernommen und du musst hier nichts neu einrichten. Du kannst dir unter dem Tab “POS” Planungsdatentabellen anlegen, die mit einem POS-System verknüpft sind. Wie das funktioniert, findest du hier📖. In der Tabelle findest du die täglichen Ist-Umsätze, die automatisch aus dem POS-System befüllt werden.

Außerdem kannst du deine Planwerte und deine Ziel-Umsatzproduktivität für den gewählten Zeitraum angeben. Um eine gute Umsatzplanung zu machen, geben wir dir zur Orientierung Umsatzprognosen/statische Werte an die Hand. Diese kannst du automatisiert verwenden oder als Inspirationsquelle verwenden. Die Umsätze bzw. berechneten Werte werden automatisch entsprechend ihrer Einstellung in der Tabelle im Dienstplan und in der Auswertung angezeigt. Falls du ein POS-System verwendest, das wir nicht unterstützen, kannst du deine Daten über “Manuelle Eingabe” händisch einpflegen.

Unter dem Tab “PMS&RS” kannst du unter dem Reiter “Datenquellen” Schnittstellen zu PMS & RS anlegen und dir die Daten unter dem Reiter “Planungsdaten” anzeigen lassen. Die einzelnen Datenreihen kannst du dir nach individuellen Kriterien über einen Filter zusammenstellen. Pro Datenreihe kannst du definieren, ob und wo im Dienstplan die Kennzahlen verwendet werden sollen.

ℹ Hinweis: Die entsprechenden Spalten (Belegte Zimmer, Anreisen, Abreisen etc.) müssen manuell hinzugefügt werden und durch die entsprechenden Filter manuell vom Anwender gesetzt werden. Aufgrund der Vielseitigkeit der verschiedenen Schnittstellen kann es vorkommen, dass es Abweichungen von max. 4 Einheiten gibt.