🚩Wichtig zu wissen: In diesem Artikel werden alle verfügbaren Funktionen erklärt. Bitte beachte, dass möglicherweise nicht alle davon in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten sind. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
Voraussetzung dafür, dass du dir die Daten aus deinem Property Management System (PMS) und Reservierungssystem (RS) in gastromatic anzeigen lassen kannst, ist die Einrichtung einer Schnittstelle von deinen Systemen zu gastromatic. Derzeit unterstützen wir folgende Anbieter:
ASA
ibelsa
OpenTable
protel (On-Air, On-Premise)
Sihot
Mews
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Die Schnittstellen gruppieren wir in gastromatic in sogenannten “Datenquellen”. Innerhalb einer Datenquelle kannst du mehrere Schnittstellen hinterlegen. Diese Gruppierung ist wichtig für den Fall, dass du dein System ggf. perspektivisch wechselst oder parallel mehrere Systeme verwendest, damit keine Daten verloren gehen. Verwendest du mehrere Systeme gleichzeitig, dann summieren wir die Daten auf. Hast du in gastromatic mehrere Betriebe angelegt, ist es empfehlenswert, mehrere Datenquellen anzulegen.
Navigation
Datenquellen anlegen
Gehe in die Sidebar links und klicke auf die 3 Punkte “Mehr”. Dort findest du das Modul “Externe Daten”. Oben unter “Art der Daten” kannst du zwischen POS und PMS&RS auswählen. Wähle entsprechend den Tab "PMS&RS" aus. Dort findest du wiederum zwei Reiter: Planungsdaten und Datenquellen. Klicke unter Datenquellen einfach den +Button an, im Anschluss öffnet sich ein Modal. Vergib der Datenquelle einen aussagekräftigen Namen, füge wenn notwendig eine kurze Beschreibung hinzu und wähle die Betriebsart aus. Dadurch öffnen sich weitere Felder für die Standortinformationen und fülle diese aus. Nach dem Hinterlegen der Standortinformationen wirst du in die Datenquelle weitergeleitet.
Standortinformationen
Die Standortinformationen kennst du bereits, wenn du ein POS nutzt und über gastromatic abgebildet hast. Du definierst darüber, welche Art von Betrieb du hast. Beim Anlegen der Datenquelle werden die gleichen Informationen von dir abgefragt, wie bei den POS-Standortinformationen. Diese Standortinformationen werden insbesondere für später geplante Features (Prognosen, Kennzahlen zum Thema Auslastung etc.) benötigt.
Schnittstellen anlegen
Die Schnittstellen kannst du erst anlegen, wenn die Datenquelle definiert hast. Um eine Schnittstelle anlegen zu können, klickst du auf deine bereits angelegte Datenquelle. Dort findest du rechts oben den grünen Button ➕Schnittstelle. Klicke auf diesen Button und Datenfelder zum Befüllen für das Anlegen der Schnittstelle öffnen sich. Vergib deiner Schnittstelle einen Namen und wähle unter “System” das PMS oder RS aus, das du nutzt. Je nachdem, welches System du auswählst, musst du entsprechende Authentifizierungs-daten wie Benutzer, Passwort, Token u. Ä. angeben.
Diese Informationen erhältst du von deinem Ansprechpartner des PMS oder RS. Außerdem kannst du ein Startdatum (obligatorisch) und auch ein Enddatum (fakultativ) für die Schnittstelle auswählen. Diese Informationen zeigen uns an, für welchen Zeitraum wir deine Daten synchronisieren sollen. Wenn du deine Schnittstelle erst in der Zukunft verwendest, würdest du das Startdatum in die Zukunft setzen. Unterstützt dein System historische Daten, kannst du ein Startdatum aus der Vergangenheit auswählen. Solltest du das PMS-/RS-System irgendwann nicht mehr verwenden oder die Daten nicht mehr in gastromatic einspielen wollen, kannst du ein Enddatum setzen. So wird kein Fehler erzeugt, dadurch dass die Importe von Daten fehlschlagen.
Hast du alle Informationen eingegeben, ist mit einem Klick auf “Speichern” die Schnittstelle final angelegt und wir stellen eine Verbindung zu deinem PMS-/RS-System her. Je nach System und Systemart (sogenanntes Push- oder Pull-Verfahren) kann es unterschiedlich lange dauern, bis die ersten Daten im System erscheinen. Das Status-Icon gibt dir einen Hinweis, inwieweit die Synchronisation abgeschlossen ist. Die Besonderheiten der einzelnen Systeme findest du nachfolgend.
Wie du dir deine Daten anschließend im Dienstplan anzeigen lassen kannst, erfährst du übrigens in diesem Video oder in diesem Handbuchartikel.
ASA
Sofern du ASA als PMS nutzt, musst du einmal einen Benutzernamen und ein Passwort eingeben. Beide Daten sind frei wählbar und müssen anschließend in ASA hinterlegen werden. Bitte beachte, dass das Passwort nicht die Sonderzeichen ":.?/" enthalten haben darf.
Deine Daten werden einmal pro Tag aktualisiert.
⚠️ Achtung: Auf Seiten von ASA können Kosten 💰 für das Erstellen der Schnittstelle anfallen.
Wie du dir deine Daten anschließend im Dienstplan anzeigen lassen kannst, erfährst du übrigens in diesem Handbuchartikel.
ibelsa
Hast du ibelsa als PMS, dann sind folgende Angaben für die Authorisierung der Schnittstelle notwendig: Benutzer, Passwort und Schlüssel. Trage diese Informationen entsprechend in die dafür vorgesehen Felder ein. Bitte beachte, dass es sich bei Benutzer und Passwort nicht um Benutzer und Passwort deines ibelsa Zugangs handelt. Du musst dir noch mal im Backend von ibelsa für die Schnittstellenanbindung einen Benutzernamen und ein Passwort hinterlegen. Wie das funktioniert, findest du weiter unten.
⚠️ Achtung: Auf Seiten von ibelsa können Kosten 💰 für das Erstellen der Schnittstelle anfallen.
ℹ️Hinweis: Beim Anlegen einer Ibelsa Schnittstelle muss zusätzlich Folgendes beachtet werden:
Die Zugangsdaten (Benutzer und Passwort), die beim Anlegen der Schnittstelle angegeben wurden, werden zunächst im Backend von Ibelsa (unter "Schnittstellen") hinterlegt. In dem Feld
"Base auth username" setzt du den Usernamen (Beispiel hier: ibelsa_test)
"Base auth password" setzt du das Passwort und wiederholst dieses noch mal unter "Passwort wiederholen" (Beispiel hier: Felder mit den 4 Sternchen)
Zudem sollten unter den nachfolgenden URL-Feldern folgende URLs eingetragen werden
"Neue Raumreservierung": https://orthos.data.gastromatic.de/ibelsa/roomres/create
"Änderung Raumreservierung": https://orthos.data.gastromatic.de/ibelsa/roomres/modify
"Storno Raumreservierung": https://orthos.data.gastromatic.de/ibelsa/roomres/cancel
Wie du dir deine Daten anschließend im Dienstplan anzeigen lassen kannst, erfährst du übrigens in diesem Handbuchartikel.
OpenTable
Wenn du OpenTable für deine Reservierungen nutzt, dann kannst du die Schnittstelle zu gastromatic kostenfrei anlegen, sofern du bereits User von OpenTable bist.
Folgende Schritt sind notwendig, damit die Schnittstelle zu gastromatic eingerichtet werden kann:
In OpenTable:
Kontaktiere deinen Kundenbetreuer bei OpenTable oder das Support-Team und lasse dir zur Unterschrift einen Vertragszusatz aushändigen. Sobald du den Vertragszusatz unterschrieben hast und deine Anfrage an api@opentable.com gesendet wurde, wird die Schnittstelle von OpenTable freigegeben.
Über das OpenTable Partnerportal stellt dir OpenTable die entsprechenden Daten (Client ID, Client Secret) zum Einrichten der Schnittstelle zur Verfügung. Die Restaurant ID wird dir ebenfalls in deinem OpenTable Kundenzugang angezeigt. Solltest du die Daten nicht finden, wende dich bitte direkt an den Support von OpenTable.
Sobald dir die Daten vorliegen, richtest du die Schnittstelle in gastromatic fertig ein.
In gastromatic:
Wie du die Datenquelle in gastromatic angelegen kannst, kannst du hier nachlesen.
ℹ️ Hinweis: Wählst du bei der Betriebsart "Sonstiges", müssen keine weiteren Angaben getätigt werden. Die Angabe der Art hat keine Auswirkungen auf deine Daten. Eine Datenquelle fasst mehrere Schnittstellen eines Systems zusammen, im Fall von OpenTable benötigst du nur eine Datenquelle.Die Beschreibung, wie du anschließend die Schnittstelle anlegst, findest du in dem Kapitel "Schnittstellen anlegen".
ℹ️Hinweis: Hier gibst du die Client ID, Client Secret und Restaurant ID an. Bei OpenTable benötigst du i.d.R. nur eine Schnittstelle.
Möchtest du, dass die Daten erst zu einem bestimmten Datum eingespielt werden, wähle den entsprechenden Tag aus. Sollten die Daten nur bis zu einem bestimmten Datum über die Schnittstelle synchronisiert werden, setze ein Enddatum. Möchtest du, dass die Synchronisierung immer weiter läuft, lässt du dieses Feld frei. Sobald du abspeicherst, ist die Schnittstelle aktiv.
Zusätzlich kannst du pro Datentyp, der dir in der Tabelle angezeigt wird, bestimmen, was genau angezeigt und gefiltert werden soll. Wie du Filter und Instanzen setzt, erfährst du hier.
Gastromatic synchronisiert die Daten etwa einmal alle 3 Stunden. Reservierungen werden bis zu 90 Tagen in der Zukunft geladen.
ℹ️ Hinweis: Bis die ersten Daten nach der Einrichtung synchronisiert werden kann es etwas dauern. Schaue am besten am nächsten Tag nochmal nach.
Wie du dir deine Daten anschließend im Dienstplan anzeigen lassen kannst, erfährst du übrigens in diesem Handbuchartikel.
Protel
Um mit Protel eine Verbindung herstellen zu können, musst du dich zunächst an deinen Ansprechpartner bei Protel wenden, damit dieser gastromatic als Drittsystem in deinem Protel Backend freischalten kann. Sofern dies geschehen ist, gib den von uns erstellten Authorisierungstoken an deinen Ansprechpartner weiter. Dieser wird dir einen Token zurücksenden. Diesen trägst du unter “Antwort Token” ein. Im Anschluss speicherst du die Schnittstelle über den Button “Speichern” ab. Damit ist die Schnittstelle erstellt.
ℹ️ Hinweis: Da wir einen historischen Import ziehen müssen, kann es eine Weile dauern, bis du die ersten Daten verfügbar hast.
Wie du dir deine Daten anschließend im Dienstplan anzeigen lassen kannst, erfährst du übrigens in diesem Handbuchartikel.
Sihot
Um die Schnittstelle zu Sihot anlegen zu können, benötigst du für die Authorisierung einmal eine URL, den Benutzernamen, Passwort und eine Hotel ID. Der Authorisierungstoken ist erst mal noch nicht notwendig. Die jeweiligen Daten erhältst du von Sihot selbst. Die Schnittstelle kann kostenlos angelegt werden und deine Daten werden einmal täglich aktualisiert.
⚠️ Achtung: Auf Seiten von Sihot können Kosten 💰 für das Erstellen der Schnittstelle anfallen.
Wie du dir deine Daten anschließend im Dienstplan anzeigen lassen kannst, erfährst du übrigens in diesem Handbuchartikel.
Mews
Um die Schnittstelle in Mews anlegen zu können, gehst du zunächst auf den Menüpunkt "Marketplace", suchst nach der Integration für gastromatic und klickst auf "Entdecken" und anschließend auf "Verbinden". Sobald du auf Verbinden geklickt hast, öffne oben den Reiter "Mein Abonnement", wo du alle aktiven Integrationen findest. Gehe anschließend auf die "Einstellungen" der Integration von gastromatic, um über den Schlüssel den Zugrifftoken zu kopieren, den du anschließend für die Schnittstellenanlage in gastromatic benötigst. Alle Informationen zu der Integration in Mews findest du in diesem Video.
Wie du die Datenquelle in gastromatic anlegst, wurde dir bereits am Anfang des Artikels beschrieben.
Es können folgende Daten an gastromatic übermittelt werden: Anzahl Gäste, Anreisen für Gäste & Zimmer, Abreisen für Gäste & Zimmer.
Sobald du die Datenquelle erfolgreich mit dem Zugriffstoken aus Mews angelegt hast, richtest du mit in den entsprechen Filter die Planungsdaten, die du benötigst, in gastromatic ein. Wie du das machst, erfährst du in diesem Artikel.
Die Daten werden alle 12 Stunden aktualisiert.
Wie du dir deine Daten anschließend im Dienstplan anzeigen lassen kannst, erfährst du übrigens in diesem Handbuchartikel.