🚩Wichtig zu wissen: In diesem Artikel werden alle verfügbaren Funktionen erklärt. Bitte beachte, dass möglicherweise nicht alle davon in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten sind. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
Das Abwesenheitsmenü bietet dir drei Funktionen: Du erhältst eine Kalenderübersicht über die Abwesenheiten deiner Mitarbeitenden, du kannst die Abwesenheiten eintragen/bearbeiten/löschen und du erhältst eine Übersicht zu Urlauben und weiteren Abwesenheitskategorien deiner Mitarbeitenden. Zu den Abwesenheiten gelangst du über das Flugzeug ✈ in der hellblauen Sidebar.
ℹ️ Hinweis: Möchtest du von allen Mitarbeitenden den Resturlaub in einer Übersicht sehen, gehst du in die Auswertung wählst dort die Kennzahl "Resturlaub" aus.
Navigation
Menüleiste
In der Menüleiste stehen dir verschiedene Funktionalitäten zur Verfügung.
Über das ➕Symbol kannst du neue Abwesenheiten erstellen
Mithilfe des Filter-Symbols kannst du die Abwesenheitsübersicht entsprechend deiner Wünsche selektieren.
Über das Feld "Anträge" siehst, ob und wie viele unbearbeitete Anträge ausstehen. Klickst du darauf, siehst du, welcher Mitarbeitende wann welchen Abwesenheitsantrag gestellt hat und kannst diese entsprechend bearbeiten.
Klickst du auf den Drucker 🖨️, wir eine PDF-Datei von der Kalenderansicht generiert.
ℹ️ Hinweis: Pro PDF werden maximal Abwesenheiten von 60 Mitarbeitenden exportiert. Um weitere zu exportieren, muss am unteren Ende des Kalenders die Folgeseite ausgewählt werden und ebenso sind 60 Mitarbeitende pro Seite auszuwählen.
Kalender
Mithilfe des Kalenders kannst du dir schnell einen Überblick verschaffen, welche deiner Mitarbeitenden wann abwesend sind oder Anträge ausstehen haben.
Über den Status kannst du wählen, ob du alle Abwesenheiten sehen möchtest oder nur die nicht genehmigten, genehmigten oder gar abgelehnten.
Rechts oben im Kalender wählst du das Format aus, indem der Kalender dir angezeigt werden soll: Woche, Monat oder Jahr.
Entsprechend des gewählten Formats kannst du dann in der Mitte der Kalenderzeile in den Wochen/Monaten/Jahren vor- und zurückgehen.
Am unteren Ende des Kalenders kannst du die anzuzeigenden Mitarbeitende pro Blatt bestimmen und die Seiten umblättern.
In der Legende kannst du einsehen, welche Bedeutung die Farben und Muster haben.
💡 Tipp: Fährst du mit der Maus über eine Abwesenheit, bekommst du folgende Informationen eingeblendet: Kategorie, Status, Zeit, Bezahlung und bei Urlaub den Resturlaubsanspruch.
ℹ️ Hinweis: Die Auswahl, die du in der Kalenderansicht triffst, wird auch in der PDF-Datei übernommen.
Anträge
Klickst du auf das Feld "Anträge" öffnet sich eine Liste mit den ausstehenden Abwesenheitsanträgen. Neben dem Namen des Mitarbeitenden siehst du außerdem auf einen Blick die Abwesenheitskategorie, wann und für welchen Zeitraum der Antrag gestellt, wie viele Arbeitstage bezahlt sind und den Status. Den Status "nicht genehmigt" bearbeitest du mithilfe der Symbole rechts daneben.
Weiter erkennst du mit dem Status, welche Abwesenheiten durch die eAU (Systemgenehmigung) noch bestätigt wird, also aussteht, oder ein Konflikt (und welcher, wenn du mit der Maus über das Blitzsymbol fährst) besteht. Mehr über die eAU-Abfrage bei gastromatic erfährst du hier.
Klick auf Antrag = Antrag bearbeiten
Klickst du mit der Maus auf einen Antrag, öffnet sich der Antrag. Anschließend klickst du auf den Stift und bearbeitest den Antrag entsprechend. Dann klickst du auf das Disketten-Symbol und der Antrag wird erstellt (= genehmigt)
Haken ✔: Antrag akzeptieren
Klickst du auf den Haken, wird der Antrag umgehend genehmigt. Du kannst eine Notiz eintragen und begründen, weshalb du den Antrag genehmigst. Der Mitarbeitende wird dann über den akzeptierten Antrag benachrichtigt und kann die Notiz einsehen, wenn diese nicht als “vertraulich” markiert wurde.
Kreuz ✖: Antrag ablehnen
Klickst du auf das Kreuz, wird der Antrag umgehend abgelehnt. Du kannst eine Notiz eintragen und begründen, weshalb du den Antrag ablehnst. Der Mitarbeitende wird dann über den abgelehnten Antrag benachrichtigt und kann die Begründung einsehen. Soll der Mitarbeitende diese Begründung nicht sehen können, setzt du zusätzlich einen Haken bei vertraulich.
ℹ️ Hinweis: Die angezeigten Abwesenheitsanträge beziehen sich stets auf den gewählten Zeitraum im Kalender. Hast du bspw. die Wochenansicht gewählt, werden dir nur Anträge für diese ausgewählte Woche angezeigt. Um einen Überblick über alle gestellten Anträge zu erhalten, bietet es sich an die Jahresansicht zu wählen.
💡 Tipp: Deine Mitarbeitenden können bei der Erstellung eines Antrages auch eine Nachricht/einen Grund angeben. Diese kannst du einsehen, wenn du den Abwesenheitsantrag öffnest.
Filter
Klickst du in der Menüleiste auf das Filter-Symbol, hast du eine Reihe an Kategorien nach denen du filtern kannst. Um einen Filter einzustellen, klickst du in das Eingabefeld.
Daraufhin erscheint eine Dropdown-Liste aus der du den gewünschten Mitarbeitenden/Betrieb/etc. auswählen kannst. Alternativ kannst du die Suche beschleunigen, indem du direkt den Namen eintippst.
Zudem kannst du dir nach Genehmigungsstatus, also nach Genehmigt, Abgelehnt oder Offen, filtern. Diese Funktion ist nebenbei sehr hilfreich, wenn du mit der eAU in gastromatic arbeitest, denn unter “Offen” kannst du dir weiter verschiedene Kategorien in Bezug auf die Systemgenehmigung anzeigen lassen. Mehr über die eAU-Abfrage bei gastromatic erfährst du hier.
Um die Filter wieder zu schließen, klickst du einfach nochmal auf das Filter-Symbol in der Menüleiste.
Außerdem hast du die Möglichkeit, dir dann auch deaktivierte Mitarbeitende und nur Mitarbeitende mit Abwesenheitssperren 📖 anzeigen zu lassen.