Willkommen bei gastromatic 🅻🅸🅶🅷🆃! 😊 Damit du schnell mit der Digitalisierung deines Dienstplanes und der Zeiterfassung durchstarten kannst, geben wir dir eine Anleitung zur Hand. In 3 Schritten hast du gastromatic 🅻🅸🅶🅷🆃 eingerichtet und den Dienstplan geschrieben, der 4. Schritt ist dann bereits die Lohnabrechnung.
Betrieb einrichten
Bevor du mit deiner Arbeit mit gastromatic 🅻🅸🅶🅷🆃 starten kannst, richtest du zunächst deinen Betrieb ein. Dafür gehst du links über die hellblaue Sidebar in das Modul Betrieb 🏠. Hier hast du die Möglichkeit unter Stammdaten deine Betriebsnummer sowie die Anschrift zu hinterlegen. Unter dem Reiter Arbeitsbereiche kannst du einzelne Schichten erstellen, die du im Dienstplan vergeben möchtest. Die Zeiten kannst du übrigens im Dienstplan auch nochmal manuell anpassen. Unter Zeiterfassung findest du die Links zu den AppStores für Apple oder Android Geräte zum Download der kostenfreien wetime-App sowie den Link zur wetime-Browserversion.
Detaillierte Informationen zum Betrieb 🏠 bekommst du hier 📖.Mitarbeiter anlegen
Der nächste Schritt ist nun, deine Mitarbeiter in gastromatic 🅻🅸🅶🅷🆃 anzulegen. Dafür gehst du links über die hellblaue Sidebar in das Mitarbeitermodul 👤. Um einen neuen Mitarbeiter hinzuzufügen, klickst du oben links auf das Plus "+".
Zunächst trägst du hier den Namen des Mitarbeiters ein und wählst die Anrede aus (alle weiteren Daten sind optional). Sobald du auf "Mitarbeiter anlegen" klickst, ist der Mitarbeiter in deiner Mitarbeiter-Liste verfügbar.
Als nächstes kannst du die Mitarbeiter-Daten vervollständigen, indem du den Mitarbeiter anwählst.
❗ Wichtig: Damit deine Mitarbeiter über die Mitarbeiter-App ihre Dienstpläne einsehen können, ist es erforderlich deren E-Mail-Adresse zu hinterlegen.
Zuletzt hinterlegst du für deinen Mitarbeiter ein Anstellungsverhältnis.
ℹ️ Hinweis: Hast du kurzfristig Beschäftigte oder Minijobber in deinem Betrieb, kannst du eine Beschäftigungsgrenze hinterlegen. Ob diese Grenze erreicht ist, kannst du dann über die Kennzahlen im Dienstplan einsehen.
Detaillierte Informationen zu den Mitarbeitern👤bekommst du hier 📖.
Dienstplan schreiben
Sobald du alle Mitarbeiter in gastromatic angelegt hast, kannst du mit dem Schreiben des Dienstplans beginnen. Dafür gehst du einmal links in der Sidebar auf den Dienstplan 📅.
Den Dienstplan schreibst du, indem du einem Mitarbeiter eine Schicht hinzufügst (Mitarbeiteransicht) bzw. einer Schicht einen Mitarbeiter zuteilst (Schichtansicht).
Sowie der Dienstplan geschrieben wurde, ist es wichtig, diesen (zu speichern und letztlich) zu veröffentlichen. Erst mit der Veröffentlichung erhalten deine Mitarbeiter über die Mitarbeiter-App 📖 die Einsicht in ihre geplanten Arbeitseinsätze.
Nun ist es Aufgabe der Mitarbeiter sich auf die geplanten Arbeitseinsätze an den entsprechenden Tagen einzustempeln und bei Dienstende sich auszustempeln (Zeiterfassung 📖) .
Detaillierte Informationen zum Dienstplan📅bekommst du hier 📖.
Lohnabrechnung
Über das Modul Lohnvorbereitung 📊 hast du die Möglichkeit dir von dem gesamten Monat oder einem individuell gewählten Zeitraum einen Export über die Arbeitszeiten und Abwesenheiten bzw. Löhne zu ziehen.
Detaillierte Informationen zur Lohnvorbereitung 📊 bekommst du hier 📖.