Im Dienstplan 📅 trägst du neben den Diensten ebenso Abwesenheiten, wie bspw. Urlaub und Krankheit, ein und du kannst Arbeitszeiten nachtragen oder ggf. Arbeitszeiten anpassen.
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Ansicht: Hierüber wählst du die Ansicht, in der du arbeiten möchtest. Du kannst wählen zwischen Schicht- und Mitarbeiteransicht.
Bei der Schichtansicht, werden die Schichten links (grau hinterlegt) als eigene Zeilen aufgelistet und du besetzt diese mit Mitarbeitern.
Bei der Mitarbeiteransicht ist es genau umgekehrt: hier findest du deine Mitarbeitenden links in einzelnen Zeilen aufgelistet und kannst jedem Mitarbeiter am jeweiligen Tag eine bestimmte Schicht (bei Teildiensten auch bspw. zwei Schichten) zuweisen. Über die 6 Punkte links des Mitarbeiternamens kannst du die Reihenfolge deiner Mitarbeiter via Drag&Drop verschieben Nur in dieser Ansicht kannst du Abwesenheiten eintragen!
Zeitraum: Über diese Funktion wählst du die Kalenderwoche, die du planen oder einsehen möchtest. Du kannst den Dienstplan immer wochenweise wechseln über die Pfeile < >.
Symbolleiste: An dieser Stelle findest du die Buttons Plandaten, Konflikte und Abwesenheiten. Sind die Felder aktiv, also grau hinterlegt, werden dir entsprechende Daten eingeblendet. Um die einzelnen Daten auszublenden, deaktivierst du diese mit Klick auf den jeweiligen Button, sodass dieser weiß hinterlegt ist.
👁 Plandaten: Hierüber werden dir die Geburtstage, Kennzahlen, Pausen und Mitarbeiter mit geplanten Schichten werden angezeigt.
💡 Info: Bei den Kennzahlen handelt es sich um Folgende: Stunden auf Betriebsebene (siehe hellblaue Leiste Betriebskennzahlen unten); in der rechten Spalte kannst du dir in der Schichtansicht Kennzahlen wie Stunden und Schichten auf Wochen- oder Monatsbasis anzeigen lassen, in der Mitarbeiteransicht Kennzahlen wie Arbeitszeit und Arbeitstage (Wochen- oder Monatsbasis), Arbeitseinsätze, Max. Arbeitstage oder max. Verdienst (€) (Wochen- oder Monatsbasis) aufrufen.
🗲 Konflikte: Hierüber werden dir Konflikte in Rot mit dem Blitzsymbol angezeigt, wenn Arbeitseinsätze sich zeitlich überschneiden oder durch Abwesenheiten überschrieben werden, Ruhezeiten verletzt oder die max. Arbeitsstunden pro Tag (=10h) und der max. monatliche Verdienst überschritten werden.
✈ Abwesenheiten: Oberhalb des Dienstplanes werden dir alle Abwesenheiten in der ausgewählten Kalenderwoche zusätzlich zu der Eintragung beim jeweiligen Mitarbeiter angezeigt.
Aktionen: Mit einem Klick auf das Druckersymbol 🖨️ gelangst du zur Druckansicht des Dienstplanes und kannst dann ein PDF generieren.
Dienstplanung
Um einen Dienstplan zu schreiben, klickst du in der Schichtansicht bei dem jeweiligen Tag in das weiße Feld auf das + (siehe Screenshot unten) und fügst eine Person hinzu. Bereits in dem Dropdown siehst du, ob es Konflikte (roter Blitz 🗲) gibt, die gegen einen Arbeitseinsatz sprechen, bspw. wenn eine Person bereits über den monatlichen Maximalverdienst gearbeitet hat. Damit deine Mitarbeiter über ihre Arbeitseinsätze informiert werden, musst du nach dem Schreiben und ggf. Speichern, den Dienstplan über das rote Feld rechts veröffentlichen.
In der Mitarbeiteransicht teilst du eine Person ein, indem du neben dem jeweiligen Mitarbeiter über das weiße Feld am entsprechenden Tag drüberfährst und dort auf das kleine Kalendersymbol klickst. Im Dropdown werden dann alle Schichten und der freie Tag eingeblendet (diesen kannst du auswählen, wenn es dir deine Planung übersichtlicher macht). Die Abwesenheiten trägst du ein, indem du in dem weißen Feld am jeweiligen Tag auf das Flugzeugsymbol klickst. Damit deine Mitarbeiter über ihre Arbeitseinsätze informiert werden, musst du nach dem Schreiben und ggf. Speichern den Dienstplan über das rote Feld rechts veröffentlichen.
Du kannst die Reihenfolge der Mitarbeiter ändern, in dem du auf die sechs Punkte links des Namens mit der linken Maustaste klickst und nach oben oder unten ziehst. So kannst du via Drag&Drop deine Mitarbeiter bspw. nach Anstellungstypen sortieren.
Möchtest du Mitarbeiter temporär ausblenden, dann kannst du das tun, indem du in der Mitarbeiteransicht mit dem Mauszeiger über den Mitarbeiter drüberfährst. Dann findest du in der Ecke rechts oben ein X.
Darüber kannst du den Mitarbeiter ausblenden und er verschwindet aus dem Dienstplan. Wiederherstellen kannst du den Mitarbeiter, in dem du auf den Button + Mitarbeiter klickst und den jeweiligen Mitarbeiter anklickst, damit er wieder im Dienstplan erscheint. Bitte beachte, dass du Mitarbeiter nur dann ausblenden kannst, wenn bei diesen noch keine geplanten Schichten hinterlegt sind.
ℹ Hinweis: Sofern du Änderungen am Dienstplan hast (unabhängig von der gewählten Ansicht), denke daran, den Dienstplan nach jeder Änderung neu zu veröffentlichen, da die Mitarbeiter die Änderung sonst nicht in ihrer App sehen können. Speichern bedeutet lediglich, dass du einen Entwurf speicherst, dieser wird aber nicht automatisch veröffentlicht.
Klicke auf eine ausgewählte Schicht, um sie zu bearbeiten. Um die Arbeitszeit zu bearbeiten, klickst du auf die Start- bzw.- Endzeit und trägst eine neue Zeit ein. Möchtest du die Pause bearbeiten, klickst auf das Feld mit den zwei Pfeilen in der Schichtkarte rechts oben und gehst auf den Reiter ⚙Pausen. Zudem kannst du Mitarbeitern individuell eine Nachricht zukommen lassen, indem du auf den Reiter 🗨 Nachricht klickst und dort in das Feld deine Nachricht eingibst. Der Mitarbeiter sieht diese dann in der Mitarbeiter-App sobald er sich zum Arbeitseinsatz einstempelt. Die Schichtnachricht ist im Dienstplan in der MitarbeiterApp für den Mitarbeiter sichtbar und sie wird dem Mitarbeiter auch beim Einstempeln in der wetime App angezeigt.
Das Glockensymbol rechts oben zeigt dir an, wenn du eine Benachrichtigung bekommen hast. dann findest du ein rote Zahl beim Glockensymbol, welche dich darauf hinweist, wie viele neue Benachrichtigungen du erhalten hast. Dies kann z. B. sein, wenn Mitarbeiter automatisch ausgestempelt wurden o.Ä.
Wenn du auf das Glockensymbol klickst, dann siehst du alle Benachrichtigungen, die du neu erhalten hast. du kannst diese entweder alle löschen oder über das kleine hellgraue x entfernen. Dann verschwindet auch die rote Zahl beim Glockensymbol.
Arbeitszeiten für die Lohnabrechnung
Sobald ein Tag in der Vergangenheit liegt, handelt es sich bei dem Arbeitseinsatz nicht mehr um eine Planung, sondern diese Daten sind lohnrelevant und wichtig für die Aufbewahrungspflicht der Dokumentation, außerdem können deine Mitarbeiter diese Arbeitszeiten über die Mitarbeiter-App einsehen. Daher hast du für die Vergangenheit im Dienstplan weitere Einstellungsmöglichkeiten.
Arbeitszeiten bearbeiten: Sobald eine Schicht in der Vergangenheit liegt, wird diese mit einer zweiten Zeile mit Start- und Endzeit versehen. In der unteren Zeile kannst du die Zeiten anpassen. Diese ist relevant für die Lohnabrechnung und die Dokumentation.
Wurde eine Schicht erst nachträglich erstellt oder ungeplant gestempelt, dann steht in der ersten Zeile "Ungeplant" statt der Planzeit. Auch diese kannst du dann anpassen.
Arbeitseinsätze löschen: Ist ein Mitarbeiter nicht zum Arbeitseinsatz erschienen oder du hast umgeplant, kannst du auch noch zu einem späteren Zeitpunkt den geplanten Arbeitseinsatz löschen. Das geht über das rote Mülleimersymbol 🗑️, das erscheint, wenn du über die jeweilige Schicht mit dem Mauszeiger drüberfährst.
Ungeplante & nicht gestempelter Arbeitseinsatz eintragen: Du klickst auf einen Tag in der Vergangenheit und erstellst über das + (Schichtansicht) oder den Kalender (Mitarbeiteransicht) einen Arbeitseinsatz.
Pausen bearbeiten: Hat dein Mitarbeiter mehr oder weniger Pause als geplant genommen, kannst du die Pausendauer/-zeit anpassen. Klicke auf die zwei Pfeile oben rechts, die erscheinen, wenn du über die Schichtkarte fährst und gehe auf ⚙Pausen. Über den + Button kannst du eine oder mehrere Pausen hinzufügen.
Abwesenheiten eintragen: Ist ein Mitarbeiter bspw. krank gewesen und du hast es nicht geschafft dies am gleichen Tag einzutragen, kannst du die Abwesenheit rückwirkend über den Dienstplan, d.h. in der Mitarbeiteransicht über das Flugzeugsymbol an dem betreffenden Tag eintragen.
