Im Menüpunkt Mitarbeiter 👤 verwaltest du deine Angestellten, d. h. du legst dort deine neuen Mitarbeiter an, kannst bestehende bearbeiten oder Informationen einsehen. Außerdem kannst du die Mitarbeiterdaten exportieren. Zur Mitarbeiterverwaltung gelangst du über den Mitarbeiter 👤 in der hellblauen Sidebar.
Menüleiste
In der Menüleiste stehen dir folgende Informationen und Funktionen zur Auswahl:
Anzahl aktive Mitarbeiter: Zunächst wird dir links oben neben Mitarbeiter in dem kleinen grauen Kästchen die Anzahl angezeigt, wie viele aktive Mitarbeiter in deinem gastromatic Konto angelegt sind. Sind Mitarbeiter gelöscht worden, sind diese nicht mehr in dieser Anzahl inkludiert.
Mitarbeiter anlegen: Um den Dienstplan schreiben und deinen Mitarbeitern zur Verfügung stellen zu können, musst du zunächst deine Mitarbeiter in gastromatic anlegen. Erst dann können diese auf die Mitarbeiter-App zugreifen und über die wetime App. Um einen neuen Mitarbeiter anzulegen, klickst du auf den grünen + Button. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem du erste persönliche Angaben zum Mitarbeiter machst, Pflichtfeld ist lediglich der Vorname. Anschließend klickst du auf "Mitarbeiter anlegen" und die Person erscheint nun in der Mitarbeiterverwaltung.
ℹ️ Hinweis: Du hast jederzeit die Möglichkeit die Mitarbeiterdaten zu bearbeiten und weitere Details hinzuzufügen. Gehe hierzu in die Mitarbeiterübersicht und klicke den Mitarbeiter an, den du bearbeiten möchtest, dann öffnen sich die Mitarbeiterdetails.Suchfeld: Hierüber kannst du direkt nach einem Mitarbeiter suchen. Suchkriterien sind Personalnummer, Vor- und Nachname.
Export: Über diese Exportfunktion kannst du eine Mitarbeiterliste mit den jeweiligen Daten aus gastromatic heraus als Excel-Dokument exportieren.
Einladungsmails erneut senden: Über das Feld mit den drei Punkten ⋯ steht dir die Funktion zur Verfügung, die Einladungsmail zur Nutzung von gastromatic an alle deine Mitarbeiter erneut zu versenden.
Filter: Über das "+"-Symbol links oben hast du die Möglichkeit nach bestimmten Mitarbeitern, Personalnummern oder Anstellungstypen zu filtern.
Mitarbeiterübersicht
In der Mitarbeiterübersicht werden dir alle angelegten und aktiven Mitarbeiter aufgelistet. Zudem siehst du in der Übersicht weitere Informationen (Personalnummer & Anstellungsverhältnis), die dir die Arbeit erleichtern, ohne dass du dir direkt jeden Mitarbeiter einzeln im Detail anschauen musst.
Über das Stiftsymbol ✎ rechts kannst du den Mitarbeiter bearbeiten, alternativ klickst du direkt auf den Mitarbeiter. Daneben kannst du über den Pfeil ˅ rechts den Mitarbeiter direkt löschen. In der Übersicht werden dir in den Spalten diese Informationen bereitgestellt:
E-Mail: In dieser Spalte siehst du anhand der Farbe, ob bei deinem Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist und ob diese aktiviert ist.
Grün: aktiviert
Orange: Einladungsmail noch nicht bestätigt
Rot: keine E-Mail-Adresse hinterlegt.Personalnummer
Vorname
Nachname
Anstellungsverhältnis & Gültigkeit: Hierüber siehst du, ob und welcher Anstellungstyp bei deinem Mitarbeiter hinterlegt ist. Zudem siehst du, ob das Anstellungsverhältnis befristet oder unbefristet ist bzw. in wie vielen Tag dein Mitarbeiter eintritt oder austritt.
Unbefristet:
Befristet:
Mitarbeiterdetails
In den Mitarbeiterdetails befinden sich Informationen bzgl. Stammdaten und Anstellungsverhältnis deines Mitarbeiters. Zu den Mitarbeiterdetails gelangst du, indem du in der Mitarbeiterliste den gewünschten Mitarbeiter anklickst.
Stammdaten: Bei den Stammdaten kannst du neben persönlichen Angaben und Anschrift auch die Sozialversicherungs-, Steuer- und Bankverbindungsdaten hinterlegen.
ℹ️ Hinweis: In den Stammdaten findest du übrigens die Stempel-ID. Diese benötigen deine Mitarbeiter, um sich über die Stempeluhr einstempeln zu können. Die Stempel-ID wird automatisch beim Anlegen des Mitarbeiters vom System erstellt, der Mitarbeiter findet seine ID auch in den Einstellungen in der MitarbeiterApp.
Anstellungsverhältnis: Im Anstellungsverhältnis gibst du an, um welchen Anstellungstyp es sich handelt, bspw. Vollzeit, Teilzeit, Minijob etc. Zudem hinterlegst du das Eintrittsdatum (& Austrittsdatum) und den Bruttolohn bzw. das Bruttogehalt der Person. Sollte sich der Lohn oder das Gehalt eines Mitarbeiters ändern, kannst du direkt im Anstellungsverhältnis eine "Wertänderung" eintragen. Des Weiteren hast du die Möglichkeit, bei einer Änderung des Anstellungstyps das bestehende Anstellungsverhältnis zu beenden und ein Neues bei "zukünftiges Anstellungsverhältnis" zu erstellen.
Außerdem kannst du noch Beschäftigungsgrenzen angeben, bspw. bei einem Minijobber die Grenze von 520€/Monat, eine Jahresgrenze oder auch maximale Arbeitstage im Jahr für kurzfristig Beschäftigte. Ob eine der eingetragenen Grenzen erreicht ist, kannst du dann im Dienstplan 📖 über die Kennzahlenspalte rechts einsehen.
Ablage: Über die Ablage gibt es die Möglichkeit Notizen und Informationen in Textform im Profil eines Mitarbeiters zu erstellen und zu verwalten. Dadurch erhältst du eine Historie zu deinem Mitarbeiter und erleichterst deine Verwaltungsaufgaben durch eine einfache Dokumentation. Die Notizen sind übersichtlich und chronologisch im Profil des Mitarbeiters einzusehen. Zusätzlich zur Textnotiz kannst du das Erstellungs- sowie das Bearbeitungsdatum sehen.
ℹ Die hinterlegten Notizen siehst nur du, sie werden dem Mitarbeiter nicht in der WebApp oder in der MitarbeiterApp angezeigt.