🚩Wichtig zu wissen: In diesem Artikel werden alle verfügbaren Funktionen erklärt. Bitte beachte, dass möglicherweise nicht alle davon in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten sind. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
Du hast in gastromatic die Möglichkeit die digitale Personalakte zu nutzen. Somit hast du die Möglichkeit, bei deinen Mitarbeitenden Dokumente wie Arbeitsvertrag, Personalerfassungsbogen, Immatrikulationsbescheinigung uvm. zu hinterlegen und oder Dokumente anfragen. Dokumente kannst du einem Mitarbeitenden in den Mitarbeiterdetails unter Ablage (Handbuchartikel 📖) oder auch in der Dokumentengesamtliste (=Modul Dokumente📖) hinterlegen.
Navigation
Dokumentenmodul im Überblick
Zu den Dokumenten gelangst du links über die hellblaue Sidebar unter dem Modul mit dem Dokumenten-Symbol. Dieses Modul bietet dir unter anderem die Möglichkeit alle Mitarbeiter-Dokumente in einer Übersicht einzusehen und nach diversen Kriterien zu filtern.
Des Weiteren hast du die Möglichkeit ein Dokument oder mehrere Dokumente mit wenigen Klicks mehreren oder allen Mitarbeitenden hochzuladen und anzufragen. Solltest du demnach einem speziellen Mitarbeitenden ein oder mehrere Dokumente hochladen wollen, eignet sich die Mitarbeiter-Ablage dafür. Wie das funktioniert, erfährst du hier.
In der Übersicht findest du alle Mitarbeiter-Dokumente mit den dazugehörigen Informationen und Einstellungen. Neben dem Namen siehst du, welchem Mitarbeitenden das jeweilige Dokument hochgeladen wurde, welche Dokumentenart angegeben wurde und, ob das Dokument mit einem Ablaufdatum versehen ist. Abschließend erkennst du direkt unter Eigenschaften, ob das Dokument vertraulich, für den Mitarbeitenden in der App sichtbar, ein Dokument mit Unterschrift und/oder als revisionssicher gekennzeichnet ist.
Du kannst mit einem Klick auf die Kopfzeilen der einzelnen Spalten über Name, Mitarbeiter, Dokumentenart oder Ablaufdatum die Sortierung bestimmen. Hast du mehrere Seiten mit Dokumenten, erfolgen Sortierung und Filterung über alle Seiten hinweg.
Außerdem kannst du über den dir bekannten Filter+ nach verschiedenen Kriterien wie Mitarbeitername, Dokumentenart, Ablaufdatum, Status uvm. filtern oder oben rechts über die Suchleiste nach einem bestimmten Dokument suchen.
Über einen Quicklink kannst du auch direkt in die Mitarbeiter-Ablage eines bestimmten Mitarbeitende geleitet werden. Fahre mit der Maus über den jeweiligen Mitarbeiternamen, dann wird dir dieser mit einem Unterstrich angezeigt. Klicke darauf und du wirst in die entsprechende Mitarbeiter-Ablage geleitet.
Befindet sich ein Dokument noch in einem Anfrage- oder Unterschriftenprozess, wird es gelb umrandet. Wird ein Dokument abgelehnt, wird es in rot markiert. Die entsprechende Begründung findest du in der Dokumentenhistorie, sofern eine Begründung abgegeben wurde
ℹ️ Hinweis: Wir empfehlen dir für die Benennung deiner Dokumente eindeutige Dokumentennamen zu verwenden, sodass du dir bei der Suche bzw. beim Filtern leichter tust.
Wenn du mit deiner Maus über das Dokument drüberfährst, findest du ganz rechts einen kleinen Button mit den drei Punkten. Wenn du mit der linken Maustaste darauf klickst, werden dir folgende Optionen auf das Dokument bezogen angezeigt:
Bearbeiten: Hierüber öffnet sich das oben genannte Modal “Dokumente bearbeiten” und du kannst bei Bedarf deine Anpassungen vornehmen.
Öffnen: Das Dokument wird dir in einem neuen Browser-Tab als Vorschau geöffnet.
Herunterladen: Über diese Funktion kannst du dir das Dokument auf deinen PC herunterladen.
Archivieren: Mit dieser Option kannst du das Dokument archivieren. Archivierte Dokumente findest du direkt bei dem Mitarbeitenden in den Mitarbeiterdetails unter Ablage📖 > Dokumente > Archivierte Dokumente oder ganz hinten auf den letzten Seiten eingereiht in der Gesamtliste.
Löschen: Wenn du das Dokument nicht mehr in gastromatic benötigst, kannst du das Dokument löschen.
Wenn du mit der Maus über das Dokument fährst, wird dir bei Dokumentenformaten links von den drei Punkten noch ein Schnellzugriff-Button "Öffnen" (siehe rote Markierung nachfolgendes Bild) angezeigt. Klickst du hier drauf, dann öffnet sich direkt das Dokument. Dies gilt nicht für Excel-Dokumente, für dieses Dokumentenformat findest du einen Schnellzugriff-Download-Button (Wolkensymbol) und kannst das Excel-Dokument herunterladen.
Über die Checkboxen hast du abschließend die Möglichkeit dir mehrere oder alle Dokumente in deiner Ansicht auszuwählen und entweder zu archivieren, herunterzuladen oder zu löschen. Die heruntergeladenen Dokumente werden dir anschließend in einer Zip-Datei zusammengefasst. Wählst du alle Dokumente aus, werden jeglichen Dokumente über alle Seiten hinweg ausgewählt.
Dokumente hochladen
Möchtest du nun Dokumente bei deinen Mitarbeitenden hochladen, stehen dir verschiedene Optionen zur Verfügung.
Ein Dokument bei mehreren Mitarbeitende hochladen
Um mehreren Mitarbeitenden ein Dokument hochzuladen, klickst du zunächst links oben auf ➕Neu und wählst ➕Hochladen aus. Anschließend öffnet sich eine Maske. Da du in diesem Fall keine Automatisierung benötigst, lässt du im ersten Schritt “Keine Automatisierung” stehen. Im nächsten Schritt kannst du über den ➕Filter die entsprechenden Mitarbeitenden auswählen. Du kannst hier über Mitarbeitername die Mitarbeitenden suchen.
Du hast zudem auch die Möglichkeit nach Stammbetrieben, Stammarbeitsbereiche, Arbeitsbereichen und Anstellungstypen zu filtern.
ℹ️Hinweis: Solltest du nach Stammbetrieb, Stammarbeitsbereich, Arbeitsbereich oder Anstellungstyp filtern und es gibt ein paar Mitarbeitende, die dieses Dokument nicht hochgeladen bekommen sollen, setzt du ganz einfach über das + einen zweiten Filter und hakst zunächst alle Mitarbeitende an und anschließend die Mitarbeitenden ab, die das Dokument nicht erhalten sollen.
🚩Wichtig ist auch, dass der Filter ausschließlich alle aktiven Mitarbeitenden berücksichtigt.
Als nächstes legst du die Dokumentenart fest. Fehlt dir eine Dokumentenart, kannst du ganz leicht mit einem Klick links unten auf “Dir fehlt eine Dokumentenart” eine weitere erstellen.
Zudem gibst du noch an, ob das Dokument vertraulich, für den Mitarbeitenden in der App sichtbar und/oder revisionssicher sein soll. Welche Auswirkungen die jeweiligen Eigenschaften haben, kannst du hier nachlesen.
Du kannst anschließend noch eine Beschreibung hinterlegen sowie angeben, ob das Dokument mit einem Ablaufdatum versehen werden soll.
Danach gehst du auf weiter und kannst nun das entsprechende Dokument für den Upload auswählen. Daraufhin wird dir ein Dokument angezeigt. Mit einem Klick darauf, kannst du dir nochmal alle Einstellungen ansehen. Du könntest sie gegebenenfalls nochmal anpassen oder das Dokument oben rechts löschen und ein neues Dokument auswählen. Sollte alles korrekt hinterlegt sein, klickst du auf Hochladen und die Datei wird allen vorher ausgewählten Mitarbeitenden in der Ablage und ggf. in der gastromatic-App hochgeladen.
ℹ Hinweis: Der Upload von Dokumenten für mehrere Mitarbeitende beschränkt sich aktuell auf 1000 Dokumente pro Upload aus technischen Gründen.
💡Lesebestätigung für Dokumente:
Hast du ein Dokument bei einem Mitarbeitenden hochgeladen, wird dir in der Mitarbeiter-Ablage sowie in dem Dokumentenmodul das kleine Männchen in grün angezeigt, sobald der Mitarbeitende das Dokumente geöffnet hat. Fährst du mit der Maus über das grüne Männchen, siehst du zusätzlich, wann der Mitarbeitende das Dokument gesehen hat.
Mehrere Dokumente bei mehreren Mitarbeitende hochladen
Um mehreren Mitarbeitenden mehrere Dokumente hochzuladen, klickst du zunächst links oben auf ➕Neu und wählst ➕Hochladen aus. Anschließend öffnet sich eine Maske. Da du in diesem Fall keine Automatisierung benötigst, lässt du im ersten Schritt “Keine Automatisierung” stehen. Im nächsten Schritt kannst du über den ➕Filter die entsprechenden Mitarbeitenden auswählen.
Im nächsten Schritt kannst du über den ➕Filter die entsprechenden Mitarbeitenden auswählen. Du kannst hier über Mitarbeitername die Mitarbeitenden suchen.
Du hast zudem auch die Möglichkeit nach Stammbetrieben, Stammarbeitsbereiche, Arbeitsbereichen und Anstellungstypen zu filtern.
ℹ️Hinweis: Solltest du nach Stammbetrieb, Stammarbeitsbereich, Arbeitsbereich oder Anstellungstyp filtern und es gibt ein paar Mitarbeitende, die dieses Dokument nicht hochgeladen bekommen sollen, setzt du ganz einfach über das + einen zweiten Filter und hakst zunächst alle Mitarbeitende an und anschließend die Mitarbeitende ab, die das Dokument nicht erhalten sollen.
🚩Wichtig ist auch, dass der Filter ausschließlich alle aktiven Mitarbeitende berücksichtigt.
Als nächstes legst du die Dokumentenart fest. Fehlt dir eine Dokumentenart, kannst du ganz leicht mit einem Klick links unten auf “Dir fehlt eine Dokumentenart” eine weitere erstellen.
Zudem gibst du noch an, ob die Dokumente vertraulich, für den Mitarbeitenden in der App sichtbar und/oder revisionssicher sein sollen. Welche Auswirkungen die jeweiligen Eigenschaften haben, kannst du hier nachlesen.
Du kannst anschließend noch eine Beschreibung hinterlegen sowie angeben, ob das Dokument mit einem Ablaufdatum versehen werden soll.
Danach gehst du auf weiter und kannst nun die entsprechenden Dokumente für den Upload auswählen. Daraufhin werden dir mehrere Dokumente angezeigt. Mit einem Klick auf ein Dokument, kannst du dir nochmal alle Einstellungen ansehen. Du könntest die Einstellungen pro Dokument gegebenenfalls nochmal anpassen oder ein Dokument oben rechts löschen und ein neues Dokument auswählen. Sollte alles korrekt hinterlegt sein, klickst du auf Hochladen und die Dokumente werden allen vorher ausgewählten Mitarbeitenden in der Ablage und ggf. in der gastromatic-App hochgeladen.
ℹ Hinweis: Der Upload von Dokumenten für mehrere Mitarbeitende beschränkt sich aktuell auf 1000 Dokumente pro Upload aus technischen Gründen.
💡Lesebestätigung für Dokumente:
Hast du ein Dokument bei einem Mitarbeiter hochgeladen, wird dir in der Mitarbeiter-Ablage sowie in dem Dokumentenmodul das kleine Männchen in grün angezeigt, sobald der Mitarbeitende das Dokumente geöffnet hat. Fährst du mit der Maus über das grüne Männchen, siehst du zusätzlich, wann der Mitarbeiter das Dokument gesehen hat.
Mehrere Dokumente bei mehreren Mitarbeitenden mit der Uploadautomatisierung hochladen
Du möchtest mehrere Dokumente der ein und der selben Dokumentenart (Beispiel: Lohnscheine) den entsprechenden Mitarbeitende direkt und automatisiert in gastromatic hochladen, dann nutze unsere Uploadautomatisierung.
Um die Automatisierung nutzen zu können, müsstest du erst die entsprechenden Einstellungen für die Automatisierung tätigen. In diesem Handbuchartikel findest du alles wissenswerte darüber.
Sind alle Einstellungen getätigt, klickst du zunächst links oben auf ➕Neu und wählst ➕Hochladen aus. Unter Automatisierung kannst du nun eine deiner vorher definierten Automatisierung in den Einstellungen auswählen.
Der Dokumentenname, Mitarbeitende, und die Dokumentenart (optional) werden beim Hochladen der Dokumente automatisch nach den vorher definierten Regeln in der Automatisierung richtig zugeordnet.
Jetzt musst du nur noch bestimmen, ob die Dokumente vertraulich, für den Mitarbeitenden in der App sichtbar und/oder revisionssicher sein sollen. Welche Auswirkungen die jeweiligen Eigenschaften haben, kannst du hier nachlesen.
Handelt es sich bei deiner Automatisierung beispielsweise um Lohnscheine, musst du noch das Abrechnungsdatum angeben. Optional kannst du noch eine Beschreibung des Dokuments hinterlassen.
Anschließend klickst du auf weiter und kannst nun deine gesamten Dokumente für den Upload auswählen oder in das Feld ziehen.
🚩 Wichtig ist, dass die Dokumente (bspw. Lohnscheine), die für den Upload ausgewählt werden, in keiner Sammel-PDF enthalten, sondern in einzelnen PDF-Dateien pro Mitarbeitende vorhanden sind. Dies kann zum Beispiel bei Datev Lohn & Gehalt, Datev Lodas, RZL, eGecko oder BMD im Lohnprogramm eingestellt werden.
Bei Datev Lohn & Gehalt muss unter Mandant-Ausgabe der Export "Datev Netto/Brutto" sowie "SV Nachweise" getrennt voneinander exportiert werden und vorher "Mitarbeiterauswertungen mitarbeiterspezifisch exportieren" angehakt sein.
Bei Datev Lodas wählst du zunächst die Abrechnung und anschließend die Lohnzettel aus. Über den Punkt Lohn-Auswertung >Mitarbeiterauswertungen ausgeben klickst du auf Exportieren. Danach legst du den Dateinamen (Standard) sowie den Exportpfad fest. Du setzte die Kennwörter und kannst die ZIP-Datei mit deinem Kennwort verschlüsseln.
Wie genau das bei anderen Lohnabrechungstools eingestellt wird, müsstest du oder dein Lohnbüro bei dem jeweiligen Support erfragen oder in deren Handbuch nachlesen.
Die Dokumente werden anhand der Personalnummer und ggf. des Namens den richtigen Mitarbeitenden zugeordnet und dir einzeln pro Mitarbeiter-Dokument aufgeführt.
Mit einem Klick auf ein Dokument, gelangst du in eine Detailansicht. Hier kannst du, wenn notwendig, noch nachträgliche Anpassungen tätigen. Beispielsweise könntest du die Dokumentenart oder die Eigenschaften ändern sowie eine individuelle Beschreibung für das Dokument hinterlassen oder ein Ablaufdatum einstellen.
Um von einem zum nächsten Dokument zu gelangen, kannst du mit der Maus nach unten scrollen oder rechts den grauen Schieberegler nutzen. Alternativ kannst du auch über die Suchfunktion rechts oben gehen.
Sobald du auf Hochladen klickst, werden alle Dokumente den jeweiligen Mitarbeitenden hochgeladen. Du findest die hochgeladenen Dokumente entweder im Dokumentenmodul oder in der Ablage der jeweiligen Mitarbeitenden.
ℹ️Hinweis: Bei der Automatisierung werden auch deaktivierte Mitarbeitende berücksichtig. Das ist wichtig, wenn ein Mitarbeitender nicht mehr im Unternehmen tätig ist, jedoch eine Lohnabrechnung noch aussteht.
🚩Wichtig: Konnten einzelne Dokumente nicht zugeordnet werden, werden diese dir ganz oben mit einem Hinweis und aufgeklappt angezeigt.
ℹ Hinweis: Grund für eine fehlende Zuordnung ist, dass entweder der Dateiname nicht nach dem Schema der eingerichteten Automatisierungsregel passt, eine Personalnummer fehlt oder ggf. doppelt vergeben wurde. Es könnte auch sein, dass ein Doppelname eines Mitarbeitenden mit dem gleichen Trennzeichen, der für die Automatisierung verwendet wird, in den Stammdaten angegeben wurde. In diesem Fall müsste der Doppelname in den Stammdaten mit einem anderen Trennzeichen versehen werden.
Sollten fehlende Zuweisungen bestehen, hast du zwei Möglichkeiten. Du kannst diese entweder löschen, die Fehler korrigieren und anschließend einen zweiten Versuch starten. Oder du kannst die Zuordnung manuell tätigen, indem du den richtigen Mitarbeitenden auswählst und mit dem Upload fortfahren.
ℹ️ Hinweis: Der Upload von Dokumenten für mehrere Mitarbeitende beschränkt sich aktuell auf 1000 Dokumente pro Upload aus technischen Gründen.
💡 Zusatzinformation Datev Lohn & Gehalt/Doppelname:
Hast du Mitarbeitende mit einem Doppelnamen kann es sein, dass Datev Lohn & Gehalt im Datei-Namen den Doppelnamen mit dem gleichen Trennzeichen trennt und dadurch die Uploadautomatisierung in gastromatic einen Fehler meldet.
In diesem Fall musst du lediglich eine kleine Änderung in den Einstellungen bei Datev Lohn & Gehalt tätigen. Dafür gehst du auf Kanzlei-Ebene (bei geschlossenem Mandanten) sowie auf Extras/Kanzlei-Einstellungen und aktivierst den Reiter "Sonderzeichen verwenden". Somit wird das tatsächlich hinterlegte Sonderzeichen für den Dateinamen des Mitarbeitenden bei einem Doppelnamen verwendet und nicht automatisch bspw. ein Unterstrich.
Dokumente anfragen/genehmigen/ablehnen
Du möchtest bei allen deinen Mitarbeitenden die Studienbescheinigung anfragen? Dann hast du in gastromatic die Möglichkeit mehreren Mitarbeitenden eine Anfrage auf einmal zu senden. Deine Mitarbeitende können daraufhin in ihrer gastromatic-App diese als Foto oder Datei hochladen.
ℹ️Hinweis: Für eine einzelne Anfrage empfehlen wir dir über die entsprechende Mitarbeiter-Ablage zu gehen.
Um eine Anfrage mehreren Mitarbeitenden zu senden, gehst du oben auf das ➕Neu und ➕Anfrage. Als erstes vergibst du der Anfrage einen Namen. Im nächsten Schritt kannst du über ➕Filter die entsprechenden Mitarbeitende auswählen. Du kannst hier über Mitarbeitername die Mitarbeitende suchen. Du hast zudem auch die Möglichkeit nach Stammbetrieben, Stammarbeitsbereiche, Arbeitsbereichen und Anstellungstypen zu filtern.
ℹ Hinweis: Solltest du nach Stammbetrieb, Stammarbeitsbereich, Arbeitsbereich oder Anstellungstyp filtern und es gibt ein paar Mitarbeitende, die dieses Dokument nicht hochgeladen bekommen sollen, setzt du ganz einfach über das + einen zweiten Filter und hakst die jeweiligen Mitarbeitenden über Mitarbeitername ab.
Abschließend vergibst du der Anfrage eine Dokumentenart und legst unter Eigenschaft noch fest, ob das Dokument vertraulich ist. Sobald du auf Anfragen klickst, werden die Anfragen oberhalb in der Dokumentenübersicht hinterlegt und gelb umrandet angezeigt sowie den Mitarbeitenden in der gastromatic-App angezeigt.
In der Dokumentenübersicht kannst du nun deine Anfragen einsehen und rechts über die 3 Punkte ⋯ die Anfragen bearbeiten oder löschen.
Deine Mitarbeitender werden über die Anfrage benachrichtigt und laden über die gastromatic-App das gewünschte Dokument als Datei oder als Bild (auch mehrere Bilddateien sind möglich) hoch.
Du wirst über den Dokumentenupload des jeweiligen Mitarbeitenden benachrichtigt.
Dokument genehmigen: Ist das Dokument vollständig und korrekt kannst du den Antrag deines Mitarbeitenden "Genehmigen"
Dokument ablehnen/erneut anfragen: Ist das hochgeladene Dokument deines Mitarbeitenden ein falsches oder unvollständig, gibt es die Möglichkeit über "Ablehnen" das Dokument erneut anzufragen oder das Dokument abzulehnen und eine Nachricht zu hinterlassen. Lehnst du ein Dokument ab, ist eine Begründung verpflichtend, sodass der Mitarbeitende über die App nachlesen kann, aus welchen Gründen das Dokument nicht angenommen wurde.
ℹ️Hinweis: Dokumentenanfragen, bei denen bereits ein Dokument vom Mitarbeitenden hochgeladen wurde, erscheinen priorisiert oben in der Liste.
Dokumentenanfrage für Mitarbeitende beantworten
Wird das angefragte Dokument nicht über die Anfrage in gastromatic an dich herangetragen, ist es sogar möglich, dass du die Anfrage für deinen Mitarbeitenden beantwortest, indem du das Dokument für den Mitarbeitenden hochlädst.
Öffne dafür einmal das Dokumentenmodul links in der hellblauen Sidebar.
Über den Filter kannst du dir die entsprechende Anfrage, die an den Mitarbeitenden gestellt wurde, anzeigen lassen.
Nun gehst du entweder auf "Hochladen" oder öffnest die Anfrage und gehst dann auf "Hochladen" und wählst das Dokument für den Upload aus.
Anschließend ist aus der Anfrage ein Upload des Dokuments geworden und es ist kein To-Do mehr offen.
Der Mitarbeitende erhält abschließend eine Benachrichtigung, dass ein Dokument hochgeladen wurde und die Anfrage verschwindet. Stattdessen sieht der Mitarbeitende das vom Planer hochgeladene Dokument.
Dokumente unterschreiben lassen
Möchtest du, dass ein Dokument von einer oder mehreren Personen unterschreiben werden sollen, nutze unser Add-on "Dokumentencreator mit E-Signaturen".
Mit dieser Funktion lassen sich ganz einfach per Vorlage Dokumente mit Mitarbeiterdaten befüllen und via App unterzeichnen.
Mehr über unser Add-on erfährst du hier.
Dokumenteneigenschaften
In Dokumentenablage von gastromatic hast du die Möglichkeit mit drei Eigenschaften zu arbeiten:
Vertraulich: Ist des Häkchen für diese Eigenschaft gesetzt können lediglich Personen das Dokument sehen, die das Recht haben vertrauliche Dokumente sehen und ggf. bearbeiten dürfen. Welche Personen vertrauliche Dokumente sehen und bearbeiten dürfen, legst du in dem jeweiligen Rechtemodell fest.
In der Mitarbeiter-App sichtbar: Mit dieser Eigenschaft gibst du das Dokument auch für den Mitarbeitenden frei, der das Dokument über die App einsehen kann.
Revisionssicher: Bestimmst du, dass ein Dokument revisionssicher sein muss, kann das hochgeladene Dokument nach der Erstellung/ nach dem Upload nur noch innerhalb 48 Stunden gelöscht werden. Danach ist das Dokument fest in der Ablage verankert und nicht mehr löschbar.
Leidglich die Metadaten, wie Name des Dokumente und die restlichen Eigenschaften können bearbeitet werden.
Ist einmal ein Dokument als revisionssicher gekennzeichnet, kann die Eigenschaft nicht mehr entfernt werden.
Du hast auch die Möglichkeit bereits bestehende Dokumente nachträglich noch als revisionssicher zu markieren. 🚩 Beachte bitte dabei, dass Erstelldatum des Dokuments ausschlaggebend ist. Besteht das Dokument bereits mehr als 48 Stunden und du setzt nachträglich noch das Häkchen bei revisionssicher, ist das Dokument direkt nicht mehr löschbar.
Alle Aktivitäten rund um revisionssichere Dokumente wird zudem ausführlich im Aktivitätenprotkoll aufgeführt.