🚩Bitte beachte, dass dieser Lohnexport möglicherweise nicht in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten ist. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
gastromatic verfügt über einen Lohnexport, um erfasste Arbeitszeiten und Abwesenheiten aus gastromatic in das Datev Modul LODAS zu importieren. Dies erspart langwieriges Übertragen der Auswertungsdaten per Hand und sorgt auch für eine Zeitersparnis in der Lohnbuchhaltung.
Wir empfehlen dir, unseren neuen Datev-Lodas-Export zu nutzen.
Folgende Vorteile bietet der neu entwickelte Lodas-Export:
Die Erfassung der Daten ist nicht mehr nur auf eine Kalendererfassung beschränkt, sondern lässt auch die Monatserfassung zu.
Es können auch Saldokorrekturen in dem Export erfasst werden.
Sowohl die Arbeitszeiten von Stundenlöhner, als auch die von Gehaltsempfänger (neu) werden exportiert.
Es können unterschiedliche Lohnarten für Abwesenheiten pro Gehaltsempfänger und Stundenlöhner eingerichtet werden.
Für Abwesenheiten können auch statistische und berechnete Tage exportiert werden.
Du bist dir unsicher, ob für deinen Account der neue Export freigeschaltet ist? Dann melde dich gerne bei unserem Support!
Navigation
Voraussetzungen
Um den DATEV-Export nutzen zu können, muss der Lohnexort über gastromatic freigeschaltet sein. Ebenfalls müssen einige Einstellungen in gastromatic vorgenommen werden um einen erfolgreichen Export durchführen zu können:
Personalnummer: Für jeden Mitarbeitenden muss in gastromatic eine Personalnummer hinterlegt sein, die identisch zu jener in DATEV LODAS ist.
Kostenstellen: Wird mit Kostenstellen gearbeitet, so müssen für die verschiedenen Organisationseinheiten ebenfalls die Kostenstellennummern hinterlegt werden.
Lohnart und Ausfallschlüssel: Bei den Löhnen, Zuschlägen und den Abwesenheiten müssen Lohnart und Ausfallschlüssel hinterlegt sein, die identisch zu denen in DATEV LODAS sind. Diese kannst du bei deinem Lohnbüro erfragen.
Lohn: Alle Mitarbeitende müssen in gastromatic einem Lohn zugeordnet sein, sonst werden diese nicht in die Export Datei übertragen.
ℹ️ Hinweis: Es werden nur die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden in DATEV übermittelt, die einen stündlichen Lohn in gastromatic besitzen.
💡Tipp: Sind sowohl Gehaltsempfänger als auch Lohnempfänger bei dir angestellt, kannst du im Zuge dessen bei den Mitarbeitenden die Eigenschaften "Lohnempfänger" & "Gehaltsempfänger" hinterlegen. Damit kannst du dann die Arbeitszeitdaten für beide Personengruppen exportieren.
⚡Bitte berücksichtige bei diesem Thema unseren Hinweis im entsprechenden Kapitel.
Einrichtung in gastromatic
Löhne
Für jeden stündlichen Lohn muss die Lohnart eingetragen werden. Dazu gehst du in die Einstellungen - Vertragsdaten - Vergütung - Löhne.
Es ist für jedes Modell auf der linken Seite möglich die Lohnart einzutragen. Um in allen Modellen mit Stundenlohn die entsprechende Lohnart einzutragen, klickst du auf das Modell und auf der rechte Seite auf Lohnart. Anschließend kannst du über
➕Programm das Lohnprogramm auswählen und die Lohnart eingeben.
Ob es sich bei dem Modell um ein stündliches Modell handelt, siehst du in den Einstellungen des Modells. Dort siehst du auch für welchen Anstellungstyp das Modell freigegeben ist. Denn die Lohnarten unterscheiden sich oftmals innerhalb der Anstellungstypen.
Zuschläge
Bei der Einrichtung der Lohnart in den Zuschlägen gehst du ähnlich wie bei den Löhnen vor (Einstellungen - Vertragsdaten - Vergütung- Zuschläge).
Du öffnest das Modell für den entsprechenden Zuschlag und gehst auf der rechten Seite unterhalb der Einstellungen auf Lohnart.
Anschließend klickst du auf ➕Programm, wählst dein Lohnprogramm aus und gibst die Lohnart ein.
Abwesenheitskategorien
Für Abwesenheiten werden die Lohnart und der Ausfallschlüssel benötigt. Angaben müssen für bezahlte Abwesenheiten getroffen werden. Dazu gehst du in die Einstellungen - Abwesenheiten - Abwesenheitskategorien. Bei bestehenden Abwesenheitskategorien kannst du Lohnart und Ausfallschlüssel nachtragen, indem du auf die Abwesenheit klickst, diese bearbeitest und speicherst.
Kostenstellen (optional)
Arbeitest du mit Angabe der Kostenstellen, kannst du diese auf Betriebs- oder Arbeitsbereichsebene angeben. Gehe hierzu in die Einstellungen - Verwaltung - Betriebe und bearbeite über das Stift-Symbol den betreffenden Betrieb. In den Stammdaten gibst du die Kostenstellen für den Betrieb an oder auf Arbeitsbereichsebene in den einzelnen Arbeitsbereichen.
ℹ️ Hinweis: Kostenstellen auf Betriebsebene überschreiben die Kostenstellen für die Arbeitsbereiche.
Mitarbeitereigenschaft (optional)
Sind sowohl Gehaltsempfänger- als auch Lohnempfänger bei dir angestellt, ist es sinnvoll Mitarbeitereigenschaften bei den Personen einzupflegen. Dies ermöglicht dir schnellen und richtigen Export der Bewegungsdaten an dein Lohnbüro.
Du begibst dich in die ⚙️ Einstellungen - Mitarbeiter - Attribute und erstellst dort die Mitarbeitereigenschaften "Gehaltsempfänger" und "Lohnempfänger".
Anschließend gehst du in das 👤 Mitarbeitermodul und klickst den jeweiligen Mitarbeitenden an. Unter Stammdaten findest du die Registerkarte Mitarbeitereigenschaft und hakst dort die entsprechende Eigenschaft an.
ℹ️ Hinweis: Bitte beachte, dass die Eigenschaften in den Stammdaten nicht zeitabhängig für die Auswertung sind. Wenn also ein Mitarbeitender beispielsweise von einem Stundenlöhner zu einem Gehaltsempfänger wird oder von Vollzeit zu Teilzeit wechselt, stelle die Eigenschaft erst um, nachdem die letzte Lohnabrechnung auf Stundenlohnbasis oder für den Vollzeitmitarbeitenden stattgefunden hat. Der Filter zieht immer den aktuellen Eintrag der Eigenschaft ohne Berücksichtigung der Terminierung.
Arbeitszeitdaten in DATEV LODAS exportieren
Das DATEV-Export Feature funktioniert über den Export und Download einer Datei durch gastromatic. Diese exportierte Datei wird dann wiederum in DATEV importiert, und DATEV übernimmt die Daten automatisch (siehe Voraussetzungen).
ℹ️ Hinweis: Denke daran die Mitarbeitenden nach Gehaltsempfänger und Lohnempfänger zu filtern. Wichtig ist an dieser Stelle vor allem, dass du bei Gehaltsempfänger keine bezahlten Abwesenheiten exportierst, da dies zu einer doppelten Vergütung in Datev führt. Du führst daher zwei Exporte aus: Einen für Gehaltsempfänger ohne Abwesenheiten und einen für Lohnempfänger mit Abwesenheiten (und Arbeitszeiten).
Der Download wird in der Auswertung über das Feld "Export" in den Aktionen generiert. In dem Dropdown-Menü wählst du dann den DATEV LODAS-Export aus. Daraufhin öffnet sich ein weiteres Menü für den „DATEV Export“.
Du wählst den zu exportierenden Monat aus und kannst die Berater- und Mandantennummer angeben, dies ist jedoch optional. Weiterhin kann der Export mit Kostenstellen mittels Anhaken des entsprechende Kästchens aktiviert werden, sofern Kostenstellen verwendet und eingepflegt sind. Zum Schluss bestimmst du, ob die Dauer in netto oder brutto exportiert werden soll. Netto Arbeitszeiten sind exklusive und Brutto Arbeitszeiten inklusive Pausen. Um den Export zu starten, klickst du nun auf "exportieren" und du erhältst eine datev.txt-Datei.
