🚩Wichtig zu wissen: In diesem Artikel werden alle verfügbaren Funktionen erklärt. Bitte beachte, dass möglicherweise nicht alle davon in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten sind. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
Über die Sofortmeldungs-Funktion in gastromatic kannst du deine Mitarbeitende nun bequem und einfach aus gastromatic sofortmelden. Die Sofortmeldung wird über das Sofortmeldeportal der gastromatic payroll an die Deutsche Rentenversicherung Bund weitergeleitet.
Hast du deinen Betrieb in gastromatic noch nicht für die Sofortmeldung registriert, dann kannst du hier 📖 nachlesen, wie das geht. Falls du den Punkt Sofortmeldung nicht in deinem Account siehst, dann melde dich zur Freischaltung im Support.
Navigation
Mitarbeitende sofortmelden
Die Sofortmeldung für einen bestimmten Mitarbeitenden erfolgt immer über den Anwender. Du kannst die Sofortmeldung über den Menüpunkt "Mitarbeiter" 👤 durchführen.
Für die Sofortmeldung mit Sozialversicherungsnummer benötigst du
die Sozialversicherungsnummer, die Staatsangehörigkeit, das Geschlecht und die aktuelle Anschrift des Mitarbeitenden
Für die Sofortmeldung ohne Sozialversicherungsnummer benötigst du
die Staatsangehörigkeit, die Anrede, den Geburtstag Geburtsort, das Geburtsland und die aktuelle Anschrift des Mitarbeitenden
Um einen Mitarbeitenden sofortzumelden, hast du zwei Möglichkeiten: Entweder führst du die Sofortmeldung direkt beim Anlegen eines neuen Mitarbeitenden durch oder du machst die Sofortmeldung, nachdem du den Mitarbeitenden angelegt hast.
ℹ️ Hinweis: Die Rollen Arbeitsbereichsleiter, Betriebsleiter, Admin und Super-Admin können Sofortmeldungen von Mitarbeitenden durchführen.
Im ersten Fall gehst du im Menü "Mitarbeiter"👤 auf die Mitarbeiterübersicht und klickst auf den grünen ➕Mitarbeiter-Button, um einen neuen Mitarbeitenden anzulegen. Das Fenster zum Eintragen der Mitarbeiter-Stammdaten öffnet sich. Setzt du in dem Kästchen "Sofortmeldung" das Häkchen, werden dir die Felder rot umrandet angezeigt, die du für die Sofortmeldung befüllen musst.
Hast du die Felder entsprechend befüllt und alle wesentlichen Informationen beim Mitarbeitenden hinterlegt, kannst du beim Speichern des Mitarbeiterdatensatzes die Sofortmeldung mit erledigen.
Im zweiten Fall gehst du im Menü "Mitarbeiter"👤 auf die Mitarbeiterübersicht, suchst nach dem betreffenden Mitarbeitenden und klickst am rechten Ende des Mitarbeitenden auf den Pfeil. Im Drop-Down-Feld wird dir die Option "Sofortmeldung abgeben" angezeigt.
Wähle "Sofortmeldung abgeben" aus, im Anschluss öffnet sich ein Fenster mit den benötigten Datenfeldern. Über dieses hast du die Möglichkeit, unter "Antragsdaten" je nach Fall den Mitarbeiter "mit Sozialversicherungsnummer" oder "ohne Sozialversicherungsnummer" sofortzumelden.
Möchtest du einen Mitarbeitenden "mit Sozialversicherungsnummer" sofortmelden, wähle die entsprechende Option aus. Sofern Angaben fehlen (siehe in Rot "Fehlende Angaben"), musst du die fehlenden Angaben beim Mitarbeitenden befüllen indem du auf "Mitarbeiter bearbeiten" klickst. Die fehlenden Angaben kannst du dann beim Mitarbeitenden in den Personaldaten ergänzen. Ansonsten kannst du auf 'Weiter' klicken.
Wenn du einen Mitarbeitenden "ohne Sozialversicherungsnummer" sofortmelden möchtest, dann wähle die entsprechende Option aus und klicke auf "Mitarbeiter bearbeiten", sofern Angaben fehlen (siehe in Rot "Fehlende Angaben"). Die fehlenden Angaben kannst du anschließend beim Mitarbeitenden in den Personaldaten ergänzen.
Sind in beiden Fällen alle Felder bereits befüllt und somit durch grüne Häkchen markiert, kannst auf den grünen Button "Weiter" klicken. Unter "Sofortmeldung abgeben" hast du die Option, die entsprechende Betriebsnummer auszuwählen, für die der Mitarbeitende sofortgemeldet werden soll. Setze unter "Abgeben" bei der betreffenden Betriebsnummer das Häkchen und wähle unter "Arbeitsbeginn" das Datum der Sofortmeldung aus. Anschließend klickst du auf den grünen Button "Sofortmeldung beantragen" und dein Sofortmeldeantrag für den Mitarbeitenden wird versendet.
ℹ️ Hinweis: Der Status der Sofortmeldung wird automatisch vom System in "Abgegeben" geändert. Den Status der Sofortmeldung siehst du, wenn du bei dem jeweiligen Mitarbeitenden auf den Drop-Down-Pfeil klickst und unter "Sofortmeldung bearbeiten" gehst.
Nach Abgabe der Sofortmeldung erhältst du automatisch eine Abgabebestätigung der Sofortmeldung. Die Abgabebestätigung findest du als PDF-Dokument in der Ablage bei den Mitarbeiterdetails des entsprechenden Mitarbeitenden. Das Dokument kannst du dir über den Download-Button herunterladen und abspeichern. Folgende Inhalte findest du in der Abgabebestätigung:
Nach Abgabe der Sofortmeldung kannst du den Status beim Mitarbeitenden noch einmal prüfen. Gehe hierzu in die Mitarbeiterübersicht auf die betreffende Person und klicke auf den kleinen Pfeil rechts (Drop-Down-Menü) auf die Option „Sofortmeldung bearbeiten“. Unter dem Punkt „Sofortmeldung bearbeiten“ siehst du den Status der Sofortmeldung und wann du die Sofortmeldung (Datum, Uhrzeit) abgegeben hast.
💡Tipp: Über das SV-Meldeportal hast du zukünftig auch die Möglichkeit jederzeit selbst auf die Meldebescheinigungen zuzugreifen, falls du sie einmal benötigst, z.B. bei einer Zollkontrolle. Dazu musst du dir nur selbst einen Zugang freischalten. Wie das geht, erfährst du auf der Webseite des Portals.
ℹ Hinweis: Für eventuelle Prüfungen im Betrieb, haben wir auch vorgesorgt, sollte der prüfenden Stelle der Nachweis der Abgabebestätigung nicht ausreichen. Leite uns ins diesem Fall bitte einfach die Kontaktdaten der Prüfstelle an die E-Mail-Adresse sofortmeldung@gastromatic.com weiter und wir versenden die Meldebescheinigung direkt dorthin.
Mitarbeitende erneut sofortmelden
War dein Mitarbeitender zwischenzeitlich aus deinem Betrieb ausgeschieden und nimmt seine Tätigkeit wieder auf, muss er erneut sofortgemeldet werden. Neuanmeldungen von Mitarbeitenden, die bereits schon einmal im Betrieb tätig waren, können erneut unter der entsprechenden Betriebsnummer gemeldet werden.
Hierzu den deaktivierten Mitarbeitenden wieder reaktivieren und erneut sofortmelden. Gehe hierzu auf den reaktivierten Mitarbeitenden und klicke am rechten Ende des Mitarbeitenden den Pfeil. Im Drop-Down-Menü klickst du dann auf "Sofortmeldung abgeben". Anschließend kannst du eine neue Sofortmeldung beantragen.
Status der Sofortmeldung in gastromatic
Sobald du einen Mitarbeitenden sofortgemeldet hast, wird dieser automatisch auf „gemeldet“ gesetzt und du findest, wie oben erwähnt, die Abgabebestätigung in der Mitarbeiter-Ablage.
Bei Unstimmigkeiten bei der Sofortmeldung, d.h. wenn diese abgelehnt wird, wird sich zeitnah die gastromatic payroll mit dir unter deiner angegebenen E-Mail-Adresse mit dir in Verbindung setzen. In diesem Fall kannst du den Mitarbeitenden zunächst für dich manuell auf „Abgelehnt“ setzen. Dann erscheint der Mitarbeitende unter „Mitarbeiter mit ausstehender Sofortmeldung.“ Hast du die Korrekturen vorgenommen, kannst du deinen Mitarbeitenden erneut sofortmelden, wie oben beschrieben. Im Anschluss wird der Mitarbeitende bei erneuter Meldung wieder automatisch auf Status „Abgegeben“ gesetzt und erscheint dann ganz normal in der Mitarbeiterübersicht.
🚩 Wichtig: Das Löschen der Mitarbeiterdaten in gastromatic bedeutet nicht, dass der Mitarbeitende bei der deutschen Rentenversicherung gelöscht bzw. abgemeldet wird.