Um einen zielgerichteten Dienstplan effizient schreiben zu können, ist es hilfreich mit bestimmten Key Performance Indicators (KPIs) zu arbeiten. Im Dienstplan stehen dir grundsätzlich zwei Kategorien von Kennzahlen zur Verfügung: Arbeitsbereichs- & Betriebsebene auf Tages-/Wochen-/Monatsbasis und Schicht- bzw. Mitarbeiterebene 📖. In diesem Artikel gehen wir lediglich auf die betrieblichen KPIs ein. Übrigens benötigst du für die umsatzbasierten Kennzahlen gastromatic PRO 📦.

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KPIs einblenden

Stunden & Schicht

Umsatz

Umsatzproduktivität

Stundenlimit

Ziel-Umsatzproduktivität

KPIs einblenden

Um die Arbeitsbereichs- bzw. Betriebs-KPIs im Dienstplan zu nutzen, steht dir oben in der Steuerleiste das Auge-Symbol zur Verfügung. Darüber blendest du die Leisten für die Betriebs- und Arbeitsbereichskennzahlen ein. Außerdem kannst du festlegen, ob dir die Stunden-Kennzahlen in Industrieminuten angezeigt werden. In den Dienstplaneinstellungen 📖 wird übrigens festgelegt, wie viele KPI-Leisten dir auf Arbeitsbereichs- und Betriebsebene angezeigt werden.

Aktivierst du die Arbeitsbereichskennzahlen, wird dir bei jedem Arbeitsbereich ein Leisten-Symbol neben dem Namen des Arbeitsbereiches eingeblendet. Über dieses Symbol kannst du dann wiederum bestimmen, ob du die Kennzahlen für den Arbeitsbereich sehen oder lieber ausblenden möchtest. Aktivierst du über die Anzeigeeinstellungen die Betriebskennzahlen, wird dir am unteren Ende des Browsers eine Leiste eingeblendet. Diese stellt die Kennzahlen für den gesamten Betrieb oder die ausgewählten Arbeitsbereiche dar. Das kannst du individuell bestimmen.

In einem weiteren Artikel 📖 wird tiefer auf die Bedeutung und Berechnung dieser Kennzahlen auf Arbeitsbereichs- und Betriebsebene eingegangen.

ℹ️ Hinweis: Die Arbeitsbereichs- und Betriebskennzahlen werden nur Mitarbeitern mit den entsprechenden Rollen und Rechten 📖 in gastromatic angezeigt.

Grundsätzlich werden bei Kennzahlen auf Arbeitsbereichs- und Betriebsebene weitere Informationen für den Planer zur Verfügung gestellt: Plan-, Ist-Werte und Abweichungen (relativ & absolut). Bei der absoluten Abweichung wird zudem ein Trendindikator (👍 👎 Daumen) eingeblendet, welcher sich sowohl an der positiven als auch negativen Plan-Ist-Abweichung orientiert. Diese Informationen findest du im Mouseover jeder Kennzahl.

Zudem kannst du dir die Summe der Stunden auf Wochen- oder Monatsbasis anzeigen lassen. Die Summe wird als letzte Kennzahl in der jeweiligen KPI-Leiste dargestellt und ist mit einem Summenzeichen versehen. Um letztlich die Summe sehen zu können, musst du die Spalte rechts des Dienstplanes aktivieren.

ℹ️ Hinweis: Fährst du mit der Maus über die Summe in der rechten Spalte, erscheint ein Pfeil-Symbol , darüber wechselst du zwischen Monats- und Wochensumme.

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Stunden & Schicht

Wählst du die Stunden aus, wird dir pro Tag die Summe der geplanten Stunden dargestellt. Übrigens kannst du dir die Summe der Stunden auch auf Schichtbasis anzeigen lassen.

  • Kennzahlen im Arbeitsbereich: Hier wird dir die Summe der geplanten Stunden für den ausgewählten Arbeitsbereich dargestellt

  • Kennzahlen im Betrieb: In dieser Kennzahlenleiste wird dir die Summe aller geplanten Stunden für den gesamten Betrieb eingeblendet oder nur für die ausgewählten Arbeitsbereiche.

ℹ️ Hinweis: In der Zukunft werden auch die Stunden von Schichthüllen und offenen Schichten berücksichtigt.

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Umsatz

Hast du die Funktion Umsatzbuch (gastromatic PRO 📦) in gastromatic freigeschaltet, kannst du nach Erstellen eines Umsatzbuches entsprechende KPIs bei dem im Umsatzbuch angegeben Betrieb/Arbeitsbereich im Dienstplan einsehen und bei der Planung heranziehen.

ℹ️ Hinweis: Planer sehen die Umsätze nur, wenn sie die entsprechenden Rechte 📖 besitzen. Betriebsleiter bzw. Arbeitsbereichsleiter sehen grundsätzlich nur die Umsätze aus ihrem Zuständigkeitsbereich. Hast du dein Umsatzbuch auf Betriebsebene angelegt, sieht ein Arbeitbereichsleiter (mit Rechten und Zuständigkeitsbereich) den Umsatz des gesamten Betriebes❗

Wählst du die KPI Umsatz aus, wird dir folgendes angezeigt:

  • Arbeitsbereichsebene: Hier wird ein Umsatz eingeblendet, wenn das Umsatzbuch auf Arbeitsbereichsebene angelegt wurde.

  • Betriebsebene: Ist das Umsatzbuch auf Betriebsebene angezeigt, wird hier der Gesamtumsatz des Betriebes angezeigt. Ist das Umsatzbuch auf Arbeitsbereichsebene angelegt, kannst du dir den Umsatz gefiltert anzeigen lassen, d. h. nur für ausgewählte Arbeitsbereiche oder den gesamten Betrieb.

  • Plan- und Ist-Umsatz: In der Vergangenheit wird stets der Ist-Umsatz eingeblendet. In der Zukunft ist immer der Plan-Umsatz zu sehen.
    🚩 Wichtig: Die Umsatz-KPI am heutigen Tag ist im Dienstplan immer der Plan-Umsatz. Erst wenn der heutige Tag vergangen ist, wechselt die KPI vom Plan- zum Ist-Umsatz.

  • Mouseover: Fährst du mit der Maus über die Umsatzkennzahl, werden dir im Mouseover weitere Informationen zur Verfügung gestellt: In der Vergangenheit wird der Plan- und der Ist-Umsatz samt Abweichung (absolut & relativ) dargestellt. In der Gegenwart und Zukunft wird der Plan-Umsatz und der Ist-Umsatz der Vorwoche samt Abweichung (absolut & relativ) angezeigt.

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Umsatzproduktivität

Hast du die Funktion Umsatzbuch (gastromatic PRO 📦) in gastromatic freigeschaltet, kannst du nach Erstellen eines Umsatzbuches entsprechende KPIs bei dem im Umsatzbuch angegebenen Betrieb/Arbeitsbereich im Dienstplan einsehen und bei der Planung heranziehen.

ℹ️ Hinweis: Planer sehen die Umsatzproduktivität nur, wenn sie die entsprechenden Rechte 📖 besitzen. Betriebsleiter sehen grundsätzlich nur die Umsatzproduktivität ihres Zuständigskeitsbereichs. Arbeitsbereichsleiter können diese Kennzahl im Dienstplan gar nicht einsehen.

Wählst du die KPI Umsatzproduktivität aus, wird dir folgendes angezeigt:

  • Arbeitsbereichsebene: Hier wird eine Umsatzproduktivität eingeblendet, wenn das Umsatzbuch auf Arbeitsbereichsebene angelegt wurde.

  • Betriebsebene: Ist das Umsatzbuch auf Betriebsebene angezeigt, wird hier die Umsatzproduktivität des gesamten Betriebes angezeigt. Ist das Umsatzbuch auf Arbeitsbereichsebene angelegt, kannst du dir die Umsatzproduktivität gefiltert anzeigen lassen, d. h. nur für ausgewählte Arbeitsbereiche oder den gesamten Betrieb.

  • Berechnung 📖: Die Umsatzproduktivität wird mittels Umsatz und Arbeitszeiten berechnet. Fährst du mit der Maus über die Kennzahl Umsatzproduktivität, werden dir im Mouseover weitere Informationen zur Verfügung gestellt:
    ▪️ Vergangenheit: Ist-Umsatz geteilt durch Ist-Arbeitszeiten (schließt geplante Arbeitseinsätze, die nicht bestätigt oder gelöscht wurden, mit ein) samt Abweichung (absolut & relativ)
    ▪️ Gegenwart: Plan-Umsatz geteilt durch Plan- und Ist-Arbeitszeiten
    ▪️ Zukunft: Plan-Umsatz geteilt durch Plan-Arbeitszeiten
    ℹ️ Hinweis: In der Zukunft werden auch die Stunden von Schichthüllen und offenen Schicht berücksichtigt.

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Stundenlimit

Hast du die Funktion Umsatzbuch (gastromatic PRO 📦) in gastromatic freigeschaltet, kannst du nach Erstellen eines Umsatzbuches entsprechende KPIs bei dem im Umsatzbuch angegebenen Betrieb/Arbeitsbereich im Dienstplan einsehen und bei der Planung heranziehen. Das Stundenlimit zeigt dir an, wie viele Stunden du für die angestrebte Ziel-Umsatzproduktivität einplanen darfst und wie viele Stunden du geplant hast. Der Soll-Ist-Vergleich wird über einen Balken dargestellt. Abhängig von den Einstellungen im Umsatzbuch, ist die Kennzahl auch auf Arbeitsbereichsebene verfügbar.

ℹ️ Hinweis: Die KPI Stundenlimit kann von allen leitenden Mitarbeitern eingesehen werden, wenn ein Umsatzbuch für deren Zuständigkeitsbereich angelegt ist.

Um das Stundenlimit nutzen zu können, sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

  • Umsatzbuch: Es muss entweder auf Betriebs- oder Arbeitsbereichsebene ein Umsatz angelegt sein. Hast du ein Umsatzbuch auf Betriebsebene, musst du eine Schlüsselung eingeben, wie sich die Stunden auf die einzelnen Arbeitsbereiche verteilen.

  • Ziel-Umsatzproduktivität: Im Umsatzbuch musst du pro Tag eine Ziel-Umsatzproduktivität angeben.

  • Plan-Umsatz: Für die Berechnung des Stundenlimits in der Zukunft wird der Plan-Umsatz benötigt. Außerdem ist der Plan-Umsatz für den Vergleich mit dem Ist-Umsatz erforderlich.

  • Ist-Umsatz: Für die Berechnung des Stundenlimits und die Bewertung der Planung wird der Ist-Umsatz benötigt.

  • Die Zielstunden, die letztlich das Stundenlimit festlegen, werden anhand der Ziel-Umsatzproduktivität, des Plan- bzw. Ist-Umsatzes und ggf. der Schlüsselung pro Arbeitsbereich berechnet. Mehr Infos zu den Berechnungen beim Stundenlimit findest du hier 📖.

Hast du deine angestrebte Ziel-Umsatzproduktivität und den Plan-Umsatz eingegeben, siehst du im Dienstplan das Stundenlimit und verplanst so viele Stunden bis das Stundenlimit erreicht ist. Überschreitest du das Stundenlimit, wir der Balken gelb und die zu viel geplanten Stunden werden angezeigt. Hast du zu wenige Stunden geplant, ist der Balken noch nicht komplett grün. Fährst du mit der Maus über den Balken, siehst du die Zielstunden, die geplanten Stunden und die Differenz der beiden Werte.

Liegt ein Tag in der Vergangenheit, bekommst du über das Stundenlimit weitere Informationen zu deiner Planung und du siehst auf einen Blick, wie deine Planung und Prognose waren. Fährst du mit der Maus über den Balken, werden dir mögliche Abweichungen im "Dienstplan", in der "Prognose" und in der "Zeiterfassung" angezeigt. Aus diesen Werten wird ebenso sie Differenz berechnet und diese entspricht der Darstellung im Balken.

  • Dienstplan: Hierbei handelt es sich um die Abweichung zwischen Zielstunden und den Stunden, die der Planer eingetragen hat. Dieser Wert entspricht der "Differenz" beim Stundenlimit in der Zukunft.
    Wurden bei der Planung bereits zu viele oder wenige Stunden geplant?

  • Prognose: Bei der Prognose werden Zielstunden auf Basis des Plan-Umsatzes mit den Zielstunden basierend auf dem Ist-Umsatz verglichen.
    Wie haben sich die Zielstunden durch einen höheren oder niedrigeren Ist-Umsatz verändert?

  • Zeiterfassung: Hierbei werden die Planzeiten mit den Istzeiten vergleichen.
    Wie gut wurde nachgesteuert? Wurden Mitarbeiter nach Hause geschickt, wenn zu wenig los war oder sind sie länger geblieben, wenn es erforderlich war?

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Ziel-Umsatzproduktivität

Hast du die Funktion Umsatzbuch (gastromatic PRO 📦) in gastromatic freigeschaltet, kannst du nach Erstellen eines Umsatzbuches entsprechende KPIs bei dem im Umsatzbuch angegebenen Betrieb/Arbeitsbereich im Dienstplan einsehen und bei der Planung heranziehen. Mittels der Ziel-Umsatzproduktivität wird visuell dargestellt, ob deine Plan- (Zukunft) bzw. Ist-Umsatzproduktivität (Vergangenheit) mit deiner Ziel-Umsatzproduktivität übereinstimmt.

Deine Ziel-Umsatzproduktivität hast du im Umsatzbuch angegeben. Dieser Wert -5/+5% wird bei der Kennzahl im Dienstplan als Zielbereich (hellgrün) dargestellt. Das bedeutet, dass du dich bei der Planung an diesem Zielbereich orientierst und versuchst eine Umsatzproduktivität (dargestellt durch das Ⅰ-Symbol) innerhalb diese Bereiches zu erreichen.

Liegt deine Umsatzproduktivität außerhalb des Zielbereiches, wird das Ⅰ-Symbol rot. Liegt die Umsatzproduktivität, sogar außerhalb der Anzeige, wird dir anhand von einem Pfeil (links ← oder rechts →) angezeigt. Den Bereich der Anzeige definierst du über die Dienstplaneinstellungen 📖.

ℹ️ Hinweis: Die KPI Ziel-Umsatzproduktivität kann nur bei entsprechenden Rechten und Rollen eingesehen werden.

Um die KPI Ziel-Umsatzproduktivität nutzen zu können, sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

  • Umsatzbuch: Es muss entweder auf Betriebs- oder Arbeitsbereichsebene ein Umsatz angelegt sein.

  • Ziel-Umsatzproduktivität: Im Umsatzbuch musst du pro Tag eine Ziel-Umsatzproduktivität angeben.

  • Plan-Umsatz: Für die Berechnung der Umsatzproduktivität (Ⅰ-Symbol) wird in der Zukunft der Plan-Umsatz benötigt. Außerdem ist der Plan-Umsatz für den Vergleich mit dem Ist-Umsatz erforderlich.

  • Ist-Umsatz: Für die Berechnung der Umsatzproduktivität (Ⅰ-Symbol) und die Bewertung der Planung wird der Ist-Umsatz benötigt.

  • Stunden: Du musst mindestens eine Schicht geplant haben, damit eine Umsatzproduktivität berechnet und eine Darstellung erzeugt werden kann.

Hast du deine angestrebte Ziel-Umsatzproduktivität und den Plan-Umsatz eingegeben und Schichten geplant, siehst du im Dienstplan die Visualisierung der Ziel-Umsatzproduktivität. Planst du zu viele Stunden, bewegt sich die Umsatzproduktivität (Ⅰ-Symbol) nach links, planst du weniger Stunden, bewegt diese sich nach rechts. Fährst du mit der Maus über die Kennzahl, siehst du den Wert der Ziel-Umsatzproduktivität, deine Umsatzproduktivität und ggf. die Differenz der beiden Werte.

  • Dienstplan: Hierbei handelt es sich um die Abweichung zwischen Plan-Umsatzproduktivität zur Ziel-Umsatzproduktivität.
    Wurden bei der Planung bereits zu viele oder wenige Stunden geplant, sodass die Ziel-Umsatzproduktivität nicht erreicht wurde?

  • Prognose: Bei der Prognose wird die Umsatzproduktivität auf Basis von Istumsatz und Planstunden mit der Umsatzproduktivität basierend auf Planumsatz und -stunden verglichen.
    Wie hat sich die Umsatzproduktivität durch einen höheren oder niedrigeren Ist-Umsatz verändert?

  • Zeiterfassung: Hierbei werden die Planzeiten mit den Istzeiten vergleichen.
    Wie gut wurde nachgesteuert? Wurden Mitarbeiter nach Hause geschickt, wenn zu wenig los war oder sind sie länger geblieben, wenn es erforderlich war?

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