Wir gehen an dieser Stelle davon aus, dass du - unseren anderen Artikeln zur Kurzarbeit folgend - die Kurzarbeitsstunden durch eine eigene Abwesenheitskategorie abbildest und gewissenhaft einträgst. Für den Antrag zur Erstattung des Kurzarbeitergelds an die Bundesagentur für Arbeit ist es nötig, die Kurzarbeitsstunden detailliert zu dokumentieren, damit auf dieser Basis die Anträge Kug 107 und Kug 108 ausgefüllt werden können (das sollte dein Steuerberater bzw. Lohnbüro für dich übernehmen).

Generell empfehlen wir die Kombination aus zwei verschiedenen Exporten (zu finden in der Auswertung unter Exporte / Excel): Zum einen den Einfachexport, zum anderen den Kompaktexport. Wie immer bei Exporten ist darauf zu achten, dass du den korrekten Zeitraum und ggf. passende Filter ausgewählt hast.

  • Einfachexport: Wichtig ist, dass neben den Arbeitszeiten die Abwesenheiten "Kurzarbeit" und "Krankheit Kug" ausgewählt sind, sonst werden diese nicht mit exportiert. Außerdem solltest du die Frage "Einzelne Datenblätter pro Mitarbeiter?" mit Ja beantworten, damit du eine differenzierte Aufstellung bekommst.
  • Kompaktexport: Auch hier müssen die entsprechenden Abwesenheiten angewählt sein, als Abwesenheitsformat wählst du Stunden aus.

Im Einfachexport findest du nun für jeden Mitarbeiter die detaillierte Aufstellung seiner Stunden (Arbeitszeiten sowie Abwesenheiten inkl. Kurzarbeitsstunden). Daran kann man nachvollziehen, wie und wo genau das Kurzarbeitergeld fällig wird - diese Dokumentation ist sehr wichtig und sollte unbedingt angefertigt werden, wahrscheinlich wird sie auch dein Steuerberater bzw. Lohnbüro verlangen.

Da die Abwesenheitskategorie Kurzarbeit jedoch sollreduzierend wirkt und keine Iststunden schreibt, werden die Abwesenheiten dieser Kategorie (ebenso bei Krankheit Kug) im Einfachexport stets mit 0 Stunden bewertet. Um trotzdem eine Summe der Kurzarbeitsstunden zu erhalten, wirfst du einen Blick in den Kompaktexport und findest diese dort in der entsprechenden Spalte.

Exporte per Lohnschnittstelle

Wenn du eine unserer Schnittstellen zu Lohnabrechnungs-Programmen wie Datev verwendest, können ggf. auch die Abwesenheiten für Kurzarbeit, Feiertage und Krankheit Kug über diese Schnittstelle exportiert werden. Das hängt natürlich davon ab, ob die Schnittstelle den Export von Abwesenheiten unterstützt (Datev z.B. tut das) und ob dein Steuerberater bzw. Lohnbüro die Abwesenheiten auch einliest.

Das Prozedere unterscheidet sich dabei eigentlich nicht von dem in jedem anderen Monat: Du ziehst den Export der entsprechenden Schnittstelle und achtest darauf, dass auch hier die neuen Abwesenheiten enthalten sind. Zuvor stellst du sicher, dass in den Einstellungen der Abwesenheitskategorien die richtigen Ausfallschlüssel (und ggf. Lohnarten) hinterlegt sind, mit denen dein Steuerberater bzw. Lohnbüro die Abwesenheiten einliest.
Da je nach Einstellung die Abwesenheit nur mit Ausfallschlüssel, aber ohne Lohnart eingelesen wird, haben wir für den Datev-Export die Möglichkeit geschaffen, auch Abwesenheiten ohne Lohnart zu exportieren:

Kunden der gastromatic Lohnfabrik übermitteln ihrem Sachbearbeiter nach Freigabe der Bewegungsdaten die oben beschriebenen Einfach- und Kompaktexporte per nextCloud, auf Basis dieser Daten werden dann die Formulare zur Erstattung des Kurzarbeitergelds erzeugt.

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