Wie wir in unseren anderen Artikeln zur Kurzarbeit beschrieben haben, werden Stunden oder Tage mit Kurzarbeitergeld am besten mithilfe einer dafür angelegten Abwesenheitskategorie abgebildet. Damit das Eintragen leicht von der Hand geht und du nicht ständig zwischen Dienstplan und Abwesenheitsmodul hin- und herwechseln musst, beschreiben wir hier im Detail, wie die entsprechenden Abwesenheiten direkt im Dienstplan eingetragen werden können.

Damit Abwesenheiten im Dienstplan eingetragen werden können, müssen zwei Einstellungen gesetzt sein:

  • In den Einstellungen unter Dienstplan / Registerkarte "Schichten" muss die Option "Abwesenheiten eintragen" aktiviert sein - diese Einstellung kann nur von Admins oder dem Super-Admin vorgenommen werden.
  • Im Dienstplan muss in den Anzeigeeinstellungen (Button mit Auge-Symbol in der oberen Leiste) die Option "Abwesenheiten eintragen" ebenfalls aktiviert sein - dies funktioniert nur in der Mitarbeiteransicht des Dienstplans:

Nun können Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Kurzarbeit direkt im Dienstplan hinterlegt werden.

Beispiel: Wir möchten für die Mitarbeiterin Julia Klein einen Arbeitseinsatz von 9 bis 12 Uhr und Kurzarbeitsstunden von 12 bis 15 Uhr hinterlegen. Dazu tragen wir zunächst die Abwesenheit ein und wählen dann die Frühschicht aus - obwohl diese normalerweise von 9 bis 15 Uhr geht, wird sie automatisch gekürzt und schließt sich an die Abwesenheit Kurzarbeit an, sodass keine weitere Änderung notwendig ist. Bitte achte darauf, die Abwesenheit stets zunächst als ganztägige Abwesenheit (wie dargestellt) einzutragen und dann die Uhrzeit anzupassen. Die Eintragung als halbtägige Abwesenheit (Klick auf das Symbol "AM" / "PM") führt dazu, dass immer genau das halbe Tagessoll berechnet wird, dies ist in diesem Fall nicht immer erwünscht (es sei denn, es wird genau die Hälfte des Tagessolls als Kurzarbeit benötigt).


Sind die Mitarbeiter zu 100% in Kurzarbeit, d.h. es wird gar nicht mehr gearbeitet, kann natürlich die entsprechende Abwesenheit ganztägig bzw. auch über mehrere Tage oder Wochen erstellt werden - diese Abwesenheiten erstellst du am besten im Abwesenheitsmodul. Arbeitest du mit einem geringeren Prozentsatz von Kurzarbeit, dies aber sehr regelmäßig und über einen längeren Zeitraum hinweg, kannst du dazu (ebenfalls im Abwesenheitsmodul) eine Abwesenheitsserie mit regelmäßiger Wiederholung erstellen.

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