Auf den ersten Blick bieten sich mehrere Optionen, mit deren Hilfe wir Kurzarbeit in gastromatic abbilden können: Abwesenheiten, eine Anpassung der Anstellungsverhältnisse oder das Arbeiten mit Saldokorrekturen (wenn wir uns primär mit der Korrektheit der Arbeitszeitkonten beschäftigen). Nur die Verwendung einer passend konfigurierten Abwesenheit erfüllt aus unserer Sicht jedoch alle Voraussetzungen für eine saubere Darstellung - neben der Korrektheit von Sollstunden, Kosten und Arbeitszeitkonten soll schließlich auch die Dokumentation als Grundlage der Erstattung gewährleistet werden.

In den Einstellungen (Abwesenheiten / Abwesenheitskategorien) wird dazu eine neue Abwesenheitskategorie mit der Bezahlung "Unbezahlter freier Tag" erstellt:

Wird nun für einen Mitarbeiter eine Abwesenheit dieser Kategorie erstellt, werden je nach Dauer sowohl das Soll (sofern vorhanden) als auch der Lohn des Mitarbeiters gesenkt. Gleichzeitig lassen sich die Abwesenheiten leicht exportieren und bilden damit den Nachweis über alle Stunden, die durch Kurzarbeit entfallen sind.

Beispiel: Eine Mitarbeiterin hätte in einer Woche regulär 5 Tage à 6 Stunden (jeweils von 9 bis 15 Uhr) arbeiten sollen. Da das Unternehmen jedoch eine Kurzarbeit von 50% verordnet hat, wird die Mitarbeiterin nur die Hälfte dieser Zeit eingesetzt (hier z.B. von 9 bis 12 Uhr). Für die restliche Zeit wird entsprechend die Abwesenheit Kurzarbeit eingetragen - das kann direkt im Dienstplan passieren, wenn ihr das Eintragen von Abwesenheiten aktiviert habt:

Beim Eintragen der Abwesenheit solltet ihr darauf achten, diese nicht als halbtägige Abwesenheit zu erstellen (das passiert im Dienstplan durch einen Klick auf das Symbol "AM" / "PM" oder im Abwesenheitsmodul durch Setzen des entsprechenden Hakens), sonst wird unabhängig von der eingetragenen Zeit stets das halbe Tagessoll berechnet, was zu Verzerrungen führen würde. Noch ein Tipp für höchste Effizienz: Tragt im Dienstplan zuerst die Abwesenheit Kurzarbeit (ganztägig) ein, passt die Zeit der Abwesenheit an (hier auf 12 bis 15 Uhr) und erstellt dann den Arbeitseinsatz. Die Start- bzw. Endzeit des Arbeitseinsatzes wird in der Folge automatisch so angepasst, dass sie an die zuvor erstellte Abwesenheit angrenzt (im Beispiel 9 bis 12 Uhr, obwohl die Frühschicht normalerweise bis 15 Uhr geht).

Dieses Vorgehen ist zugegebenermaßen etwas mühsam, in genau diesem Detailgrad verlangt die Bundesagentur für Arbeit allerdings die Aufstellungen bei der Beantragung eurer Erstattung. Wir empfehlen daher, den Aufwand gleich beim Erstellen eurer Dienstpläne zu leisten, denn hinterher wird das Einpflegen der Abwesenheiten nur noch schwieriger. Die Abwesenheit Kurzarbeit führt im Falle unserer Mitarbeiterin nun dazu, dass ihr Soll und ihr Lohn jeweils um die Hälfte gesenkt werden, somit werden Arbeitszeitkonto und Personalkennzahlen korrekt berechnet.

Seid ihr gezwungen, mit eurem Unternehmen zu 100% in Kurzarbeit zu gehen, sprich die Türen vorübergehend zu schließen, kann grundsätzlich auf das gleiche Vorgehen zurückgegriffen werden: Die Abwesenheit Kurzarbeit wird für die Dauer der Schließung einfach durchgängig (ganztägig) für alle Mitarbeiter erstellt, auch hier werden die relevanten Werte sauber abgebildet. In diesem speziellen Fall kommt allerdings auch die Möglichkeit in Frage, alle Anstellungsverhältnisse in gastromatic zu beenden und bei Wiedereröffnung neu starten zu lassen - den Ausfall von 100% kann euer Steuerberater oder Lohnbüro auch ohne zugelieferte Listen leicht im Antrag zur Erstattung kenntlich machen.

 

War diese Antwort hilfreich für dich?