In unserem ausführlichen Blogartikel gehen wir auf die rechtlichen Grundlagen in Deutschland ein und führen Beispiele zur Berechnung des Kurzarbeitergelds an. In diesem Artikel soll aufgezeigt werden, wie Kurzarbeit angezeigt und die Erstattung des Kurzarbeitergelds beantragt wird.

Wie wird Kurzarbeit angezeigt?

Sobald ihr die Entscheidung getroffen habt, mit eurem Betrieb in Kurzarbeit zu gehen, solltet ihr einen entsprechenden Antrag bei der Bundesagentur für Arbeit stellen. Auch wenn die für Kurzarbeit notwendigen Bedingungen deutlich gelockert wurden, ist es absolut elementar, dass ihr die Kurzarbeit rechtzeitig anzeigt, im Normalfall also vor der Aufnahme. Dazu sind folgende Schritte nötig:

  1. Abklären, ob die Bedingungen zur Gewährung von Kurzarbeitergeld erfüllt sind. Diese beinhalten Kriterien wie vorübergehenden Arbeitsausfall, den Umfang des Arbeitsausfalls und die Anzahl betroffener Arbeitnehmer*innen (nachzulesen in unserem Blogartikel).
  2. Einholen der Zustimmung aller betroffenen Mitarbeitenden bzw. des Betriebsrats, beispielsweise mithilfe dieses Formulars (Muster).
  3. Anzeigen des Arbeitsausfalls über Formular Kug 101 der Bundesagentur für Arbeit.

Diese Schritte reichen bereits aus, um die Kurzarbeit für euer Unternehmen zu beantragen - die Formulare Kug 107 & 108 sind hier explizit noch nicht relevant, sie kommen erst später ins Spiel (siehe unten). Obwohl die Bundesagentur für Arbeit momentan weit über ihrer Kapazitätsgrenze arbeitet, erfolgt die Bestätigung innerhalb weniger Tage. Ihr erhaltet eine sogenannte "Stamm-Nr. Kug", die in der Folge auf allen entsprechenden Formularen angegeben werden muss.
Auch wenn ihr noch keine Bestätigung erhalten habt, kann bereits zur Kurzarbeit übergegangen werden, der Bewilligung steht (bei korrekter Beantragung) in der Regel nichts im Wege. Ganz wichtig: Das Kurzarbeitergeld wird von der Bundesagentur für Arbeit immer erst im Nachhinein erstattet, für die Zahlung von Lohn/Gehalt inkl. Kurzarbeitergeld nach Monatsende ist der Arbeitgeber zunächst selbst verantwortlich.

Wie wird die Erstattung beantragt?

Während die Beantragung von Kurzarbeit noch recht unbürokratisch über die Bühne geht, muss für die Erstattung des Kurzarbeitergelds mehr Zeit eingeplant werden. Ist der Abrechnungsmonat beendet, wird zunächst das Kurzarbeitergeld berechnet und die Mitarbeiter*innen werden bezahlt. Dann müssen Abrechnungslisten für alle Arbeitnehmenden in Kurzarbeit erstellt und bei der Bundesagentur für Arbeit eingereicht werden, hier liegt die wesentliche Herausforderung. Diese Leistungen führt in aller Regel euer Steuerberater oder Lohnbüro für euch durch, von euren dortigen Ansprechpartnern solltet ihr deshalb auch genauere Informationen zum Ablauf erhalten.

Damit euer Steuerberater oder das Lohnbüro alle Anträge formgerecht und inhaltlich korrekt stellen kann, müsst ihr einen detaillierten Nachweis über die geleisteten und ausgefallenen Stunden erbringen. Ideal dafür ist in gastromatic der Einfach-Export (mit Auswahl "einzelne Datenblätter pro Mitarbeiter") in Kombination mit dem Kompaktexport - in weiteren Handbuchartikeln erklären wir das Vorgehen zur Abbildung des Kurzarbeitergelds im Detail.

Mithilfe der genauen Auflistungen wird nun ein Leistungsantrag bei der Bundesagentur für Arbeit gestellt, dazu werden die Formulare Kug 107 und Kug 108 verwendet. Auch diese Formulare solltet ihr nicht selbst ausfüllen müssen, da die Inhalte teilweise nicht trivial sind und eng mit der Lohnabrechnung zusammenhängen. Kunden der gastromatic Lohnfabrik liefern beispielsweise nur die entsprechenden Exporte zu, den Rest erledigen ihre Sachbearbeiter bei der Lohnfabrik. Hier sollten keine Risiken eingegangen werden, denn Ungereimtheiten können nicht nur zu einer langsameren oder ausbleibenden Erstattung, sondern im schlimmsten Fall - nämlich dann, wenn ein Betrugsversuch unterstellt wird - sogar zur strafrechtlichen Verfolgung führen.

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