Warum mit Schichthüllen arbeiten?  

1. Mitarbeiterbedarf perfekt vorausplanen    

Mit Hilfe der Schichthüllen kannst du im Dienstplan deinen Mitarbeiterbedarf genau festlegen. Neben der geplanten Arbeitszeit und Pause kannst du weitere wichtige Aspekte für deine Planung berücksichtigen. Du kannst beispielsweise bestimmen welche Position, Fähigkeit, Anstellungstyp und Eigenschaft gebraucht werden.

Die Bedarfsplanung dient dazu, dass du dir Gedanken darüber machst, ob deine Planung wirtschaftlich und prozessual sinnvoll ist. 

"Wirtschaftlich" meint in diesem Zusammenhang, ob eine bestimmte Produktivität und das Budget eingehalten? Als Hilfestellung hierfür wird in Zukunft eine Kennzahlen-Leiste im unteren Bereich des Dienstplans zur Verfügung gestellt.

"Prozessual" meint in diesem Zusammenhang, ob Beispielweise die Dauer der geplanten Schichten sinnvoll gewählt ist, die Vor- und Nachbereitungen (z.B. Aufbau der Terrasse) berücksichtigt wurden usw.

2. Die passende Mitarbeiterzuteilung

Die Zuteilung der Mitarbeiter ist ein Vorgang, in dem viele regulatorische, gesetzliche- und Fairnessbedingungen berücksichtigt werden müssen. 

  • Regulatorisch: Die Einhaltung der gesetzlichen, vertraglichen sowie den sozialversicherungs- & steuerrelevanten Vorgaben. Dadurch können z.B. unangekündigte Zollkontrollen oder Betriebsprüfungen oder nachträgliche Korrekturen der aufgelaufenen Arbeitszeiten vermieden werden.
  • Gesetzliche Vorgaben: Die Einhaltung von Arbeitszeitvorgaben, also Ruhezeiten und Pausen, Einhaltung von maximalen Stunden am Tag, Nachtarbeit.
  • Fairnessbedingungen: Die Zufriedenheit der Mitarbeiter sicherstellen, indem Wunschzeiten oder Sperrzeiträume berücksichtigt werden oder eine faire Verteilung der Wochenenden.

Die Einhaltung dieser Bedingungen kann arbeits- und zeitaufwändig sein. Durch die Automatisierung des Dienstplans kann dieser Vorgang jedoch enorm erleichtert werden.

Hinweis: Wir sind der Meinung, dass das beste Gesamtergebnis nur dann erzielt wird, wenn die beschriebenen Schritte (Bedarfsplanung und Mitarbeiterzuteilung) getrennt voneinander „geplant“ werden. 

Abgrenzung zu "Offenen Schichten"

Die Schichthüllen sind klar von den offenen Schichten zu trennen. Denn offene Schichten werden nach außen kommuniziert, deine Mitarbeiter bekommen eine Benachrichtigung, um sich darauf zu bewerben. Schichthüllen allerdings werden nur intern kommuniziert. Es ist jedoch kein Problem eine Schichthülle in eine offene Schicht umzuwandeln. 


Hinweis
: Die Anforderungen, die hier gesetzt werden, haben aber keinen Einfluss auf den Bewerberkreis. Trotz der Anforderungen kann sich jeder Mitarbeiter auf die offene Schicht bewerben. Beachte allerdings, dass sich dies in Zukunft ändern wird, dass bedeutet: Sobald Anforderungen gesetzt wurden, erhalten nur die Mitarbeiter eine Benachrichtigung, die auf die Anforderungen zu treffen, um sich darauf zu bewerben.

Die besten Arbeitsabläufe, um einen Dienstplan mit Hilfe von Schichthüllen zu erstellen

a) Schichthüllen einzeln planen:
Um den Bedarf optimal zu planen, bewegst du dich am besten in der Schichtansicht. Hier bestimmst du zunächst deinen Mitarbeiterbedarf und legst für jede Schicht eine Schichthülle an. Dann wechselst du in die Mitarbeiteransicht und teilst die Schichten einfach per Drag & Drop den Mitarbeitern zu. Hast du Anforderungen in der Schicht gesetzt, werden dir direkt die Mitarbeiter zur Zuteilung angeboten, die hierfür in Frage kommen. Bei der Einteilung der Mitarbeiter solltest du auch deine Kennzahlen im Blick haben, beispielsweise das Arbeitszeitkonto oder die Beschäftigungsgrenze bei Minijobbern.  


b) Mit Vorlagen geschickt arbeiten:

Navigiere in eine vergangene Woche, in der deine Planung "optimal" war und speichere diesen Dienstplan als Vorlage ab. Nun fügst du diesen gespeicherten Plan in der aktuell zu planenden Woche ein. Um schnell eine passende Vorlage aus Schichthüllen zu bekommen, wurde die Funktion „Dienstplan löschen angepasst“, das heißt du löschst alle Mitarbeiter aus den Einsätzen heraus. Nun bleiben nur noch die „leeren“ Schichthüllen bestehen. Diese kannst du jetzt ebenfalls als Vorlage abspeichern und immer wieder verwenden und dann die Mitarbeiter zuordnen.

  

Bitte beachte:
Wenn du bei den Anforderungen mit Fähigkeiten arbeiten möchtest, musst du den Support kontaktieren, um das Feature freischalten zu lassen.   

Solltest du nicht mit Schichthüllen arbeiten wollen, kannst du es einfach im Dienstplan über das Augensymbol ausschalten, in dem du den Haken raus nimmst.


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